秘書收文制作處理

秘書收文制作處理一、收文的處理程序環(huán)節(jié)簽收啟封登記審核擬辦批辦承辦歸檔催辦■1.簽收就是簽字表示收到來文，是收文處理工作的開端。小型機(jī)關(guān)只設(shè)一個(gè)綜合收發(fā)室或?qū)！布妗陈毷瞻l(fā)員，負(fù)責(zé)文件的簽收、拆封、登記和送閱。大中型機(jī)關(guān)多設(shè)內(nèi)外兩種收發(fā)。先由外收發(fā)部門收文，而后轉(zhuǎn)交秘書人員〔文書〕。公司、企業(yè)的文書信函常由寫字樓的前臺(tái)或辦公樓的總收發(fā)代收，秘書從專門的信箱或前臺(tái)收取。二、收文的處理程序?qū)嵺`詳解將文件封套上的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，發(fā)文機(jī)關(guān)的文件編發(fā)號，以及發(fā)文機(jī)關(guān)的機(jī)要通信號、等登記在的收文簿上

仔細(xì)查看文件封套上所注的收文機(jī)關(guān)部門或姓名，是否是本機(jī)關(guān)，如有誤投，應(yīng)立即退回檢查無誤后，收件人應(yīng)認(rèn)真地在送件人的投遞回執(zhí)清單上簽名，注明收到日期，然后轉(zhuǎn)送到秘書部門■2.啟封是指有權(quán)拆封的秘書對來文拆剪封套，檢查封套內(nèi)來文的程序。對拆封工作應(yīng)認(rèn)真對待，除指定專人或主管文件工作的機(jī)要秘書拆封外，其他人員不得拆封。拆封范圍是：封面上標(biāo)明送本機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)辦公室以及機(jī)關(guān)“負(fù)責(zé)人〞收的所有信件。封面標(biāo)有具體領(lǐng)導(dǎo)同志名字的，或“親啟〞、“親收〞字樣的，一般不得拆封。注意保存原封套的完好，不要損壞封內(nèi)文件、信件，必要時(shí)還應(yīng)把原封套別在文件或信件后一并處理文件的秘密等級在封套上是標(biāo)明的，但如果拆封后發(fā)現(xiàn)是保密文件，不再轉(zhuǎn)讓他人閱讀，拆封人員要負(fù)責(zé)保管

請示類文件，如無發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或其他手續(xù)不全時(shí)，應(yīng)拒收退回；在處理急件時(shí)，應(yīng)告知行文錯(cuò)處■3.登記是有權(quán)拆封的秘書對所經(jīng)手拆閱的文書進(jìn)行管理和保護(hù)的必要措施，也是保障文書迅速辦理的措施，是一項(xiàng)重要的制度。登記制度便于對文書的管理和保護(hù)；便于對目標(biāo)文書的查找和利用；便于統(tǒng)計(jì)和催辦；便于文書工作中的核對和交接。登記用具

作用

收文登記簿、冊的形式，主要是來文登記一覽表

是將所有來文按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)登記在一起，起總體掌握來文及辦理情況的作用

收文登記卡、單的形式

是為每一份來文做一份登記表，起重點(diǎn)表示該份來文辦理情況的作用■根本按公文來源、內(nèi)容以及辦理情況的登記；■中等規(guī)模的機(jī)關(guān)，所用的《收文登記簿》，對三級件〔即黨中央國務(wù)院文件、省委省政府文件、市委市政府文件〕按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱分冊登記。■規(guī)模較小的單位或機(jī)關(guān)收文不多，一般建立綜合性的《收文登記簿》，在簿內(nèi)相隔適當(dāng)冊頁將眉端錯(cuò)落，標(biāo)明各類文件名稱，以便登記和查找?！鲇行┪募恍枰怯?，如各種公開或內(nèi)部不屬機(jī)密的一般性簡報(bào)，越級的請示和一般性抄件，行政事務(wù)性通知、請柬、介紹信等?！?/p>

4.收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用和公文格式是否規(guī)范?！?/p>

5.擬辦是秘書根據(jù)來文的具體情況，對來文如何處理，拿出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人審核決定的過程。對于秘書來說，“擬辦”是在辦文工作中體現(xiàn)“輔助管理”職能的重要環(huán)節(jié)。秘書要做好擬辦應(yīng)該做好以下三點(diǎn)?！鍪紫纫獙砦膬?nèi)容有透徹的了解掌握，要先認(rèn)真閱讀來文，弄清楚：來文的上、下款是否明確；來文的主要內(nèi)容；提出的主要問題，這些問題是否需要辦理；提出的問題與哪些部門有關(guān)系?應(yīng)由哪個(gè)部門主辦，由誰批示；來文的辦理時(shí)限和秘密等級要求。■其次要對相應(yīng)的政策法規(guī)、類似問題的處理常規(guī)有所掌握。■最后要充分掌握自己提出擬辦意見的理由。擬辦也可以由具體承辦部門、承辦人來做。■6.批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或秘書部門負(fù)責(zé)人針對一份來文應(yīng)當(dāng)如何處理而做出的指示性意見，也可以是對擬辦情況的肯定或否定。文件的批辦工作一般由機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人、秘書長或辦公室主任承擔(dān)。秘書的工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)搞好批辦環(huán)節(jié)。

做好批辦的環(huán)節(jié)，可以使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)處理、掌握重要的收文，了解情況，加強(qiáng)對文字秘書的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)對收進(jìn)的文書并不需要一一批辦，主要批辦秘書呈送的收文，因此，要求秘書準(zhǔn)確地把握報(bào)送批辦公文的尺度。這個(gè)尺度一般是秘書在長期的輔助領(lǐng)導(dǎo)做文書擬辦中，使領(lǐng)導(dǎo)對秘書的辦文辦事能力有了充分了解，領(lǐng)導(dǎo)與秘書之間建立了對送批文書范圍的共識(shí)。■7.承辦就是“承接辦理〞，是秘書按照領(lǐng)導(dǎo)的指示，承接辦理某份來文內(nèi)容中要求辦理的事項(xiàng)。這工作可能是撰制一份新的文書，可能是辦一件事，可能是組織準(zhǔn)備一次會(huì)議，也可能以其他綜合辦理的形式表達(dá)。不需要秘書承辦的事，也要由秘書轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)交給承辦人，這在文書處理中亦稱“交辦〞。可見承辦是文書處理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體處理文書所涉及的事務(wù)的過程?！?.催辦是對文件承辦工作的檢查和催促的過程，這是防止辦事拖沓、文件積壓，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)的重要措施。一旦催辦有結(jié)果，秘書要針對該份文件注明辦理結(jié)果，并向交辦的領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門回復(fù)辦理情況，即“辦復(fù)〞。無論是向領(lǐng)導(dǎo)或交辦人口頭匯報(bào)，還是文字“辦復(fù)〞，辦理結(jié)果一般要說明在何時(shí)由何人主辦該事項(xiàng)、辦理結(jié)果以及是否有遺留問題，有無結(jié)論等?！?.立卷歸檔：“注辦〞或“辦復(fù)〞后，秘書部門根據(jù)立卷的要求將文件整理歸卷。立好的案卷，可按照檔案部門的規(guī)定，定期向檔案部門移交。■銷毀：凡已辦理完畢并無查