印章使用管理辦法(WORD版)

印章使用管理辦法1、目的為強(qiáng)化對(duì)印章管理工作重要性的認(rèn)識(shí)、樹(shù)立高度責(zé)任心，避免責(zé)任意識(shí)淡薄、杜絕違法、違規(guī)行為，防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生、有效地維護(hù)公司利益，須嚴(yán)格規(guī)范公司印章管理工作，建立健全印章審批、使用、管理等規(guī)章制度，進(jìn)一步落實(shí)印章管理責(zé)任制，提高工作效率，確保用印安全，特制定本辦法。2、公司印章的范圍2.1公司公章、法定代表人章；2.2合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、投標(biāo)專用章等部分專用章；2.3各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)印章。3、印章保管的部門(mén)3.1公司公章、合同專用章、投標(biāo)專用章、工會(huì)章、黨支部章等專用章由行政人事部負(fù)責(zé)管理；3.2財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理；3.3各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的印章由各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保管。4、使用公司印章審批權(quán)限4.1由總經(jīng)理審批蓋章的文件4.1.1公司重要文件4.1.2向總公司的請(qǐng)示、報(bào)告等4.1.3公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和公司中層以上干部任免文件4.1.4法定代表人授權(quán)委托書(shū)（行政人事部存一份）4.1.5公司對(duì)外簽署合同或協(xié)議4.1.6公司員工人事勞動(dòng)合同4.1.7公司重要報(bào)表4.1.8其他需要總經(jīng)理審批的文件4.2按管理層分工，公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理授權(quán)人員對(duì)管理范圍內(nèi)的各種文件、報(bào)表、證明性材料等進(jìn)行審批。詳見(jiàn)《煙臺(tái)磐能電氣控制系統(tǒng)有限公司印章管理審批一覽表》（附件1）。4.3專項(xiàng)業(yè)務(wù)用章按總經(jīng)理授權(quán)執(zhí)行。5、印章的管理5.1印章的刻制5.1.1須填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》（附件2）報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政人事部負(fù)責(zé)到公安機(jī)關(guān)備案并到指定店面刻制，各類印章的形體、規(guī)格、材質(zhì)、格式等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。5.1.2各部門(mén)及個(gè)人不得擅自刻制印章，違反本項(xiàng)規(guī)定致公司造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任。5.2印章檔案的建立公司各類印章須經(jīng)行政人事部分別進(jìn)行登記，填寫(xiě)《印章登記卡》（附件3），并建立《印章臺(tái)帳》（附件4），以便印章的存檔和備案。5.3有下列情況印章須停用（廢止）：5.3.1印章使用磨損或損壞，需對(duì)原印章停用而替換成新印章的；5.3.2公司名稱變動(dòng)，原印章廢止的；5.3.3印章遺失或被竊，聲明作廢的。需更換印章的，須填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交由行政人事部負(fù)責(zé)辦理；印章停用（廢止）時(shí)須填寫(xiě)《印章停用（廢止）申請(qǐng)單》（附件5）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后及時(shí)停用印章送交行政人事部封存或銷毀，并在《印章登記卡》及《印章臺(tái)帳》作好相應(yīng)登記。5.4公司印章的保管5.4.1公司各印章的管理部門(mén)必須確定印章保管及使用責(zé)任人即印章管理員，按本辦法使用印章。5.4.2公司各類印章的保管必須安全可靠，應(yīng)放在保險(xiǎn)柜或加鎖保存。印章使用時(shí)，要隨用隨拿，用后歸位，嚴(yán)禁隨意放置。5.4.3各種印章應(yīng)妥善保管，如有遺失須立即向行政人事部書(shū)面報(bào)告，行政人事部應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰等。5.4.4印章管理員臨時(shí)因事離崗超過(guò)兩天的，須由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定人員暫時(shí)代管，并辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《印章交接登記表》（附件6），以免貽誤工作。5.4.5印章管理員須做到監(jiān)督用印登記和存檔手續(xù)清晰明了、齊全可查，并定期將填寫(xiě)完畢的《印章使用管理登記表》（附件7）及用印資料檔案全部交行政人事部存檔。6、各類印章的使用規(guī)定6.1公司各類印章實(shí)行用印登記制度。用印申請(qǐng)人須登錄OA系統(tǒng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，并上傳用印文件，選擇“只用印”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、印章管理部門(mén)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，印章管理員方可施印。6.2印章管理員施印時(shí)須認(rèn)真填寫(xiě)《印章使用管理登記表》或《服務(wù)合同專用印章登記表》，寫(xiě)明時(shí)間、事由、蓋章數(shù)等，做好登記工作。6.3印章管理員要嚴(yán)格按程序辦事，按權(quán)限用印，用印前要檢查文件是否符合規(guī)定格式，手續(xù)是否齊全，審批是否有效，對(duì)審批手續(xù)不完備的各類文件有權(quán)拒絕用印。6.4禁止在空白紙張或內(nèi)容填寫(xiě)不全的文件、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書(shū)、發(fā)文批準(zhǔn)書(shū)、業(yè)務(wù)報(bào)表、邀請(qǐng)函上加蓋公司印章。6.5使用印章須在公司內(nèi)，禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出；用印經(jīng)辦人如確有攜帶印章外出需求時(shí)，須登錄OA系統(tǒng)，填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，選擇“需外借”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)附件3：印章登記卡印章名稱登記編號(hào)登記日期印模留樣保管部門(mén)：印章管理員：種類形狀用途制成時(shí)間印章材質(zhì)制印人廢止理由廢止日期備注：附件4：公司印章臺(tái)帳序號(hào)印章名稱枚數(shù)啟用時(shí)間印章編號(hào)保管部門(mén)印章管理員交接情況停用時(shí)間備注姓名簽收簽收日期交接人簽字交接時(shí)間1234567891011121314附件5：印章停用（廢止）申請(qǐng)單申請(qǐng)日期申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人印章全稱數(shù)量停用（廢止）理由停用（廢止）印章留樣：申請(qǐng)部門(mén)審核：年月日總經(jīng)理審批：年月日注銷日期注銷人備注附件6：印章交接登記表印章名稱轉(zhuǎn)交時(shí)間（起/止）管理員接管人審核人批準(zhǔn)人歸還時(shí)間歸還人管理員

附件7：