教育活動文件管理制度

教育活動文件管理制度一、制度概述為規(guī)范教育活動文件管理工作，提高管理效能和效率，建立規(guī)范的文件管理流程和制度，制訂本教育活動文件管理制度。二、適用范圍本制度適用于教育機(jī)構(gòu)所有教育活動相關(guān)文件管理。三、文件的管理分類為了對文件進(jìn)行便于管理，文件應(yīng)根據(jù)其用途和保存期限分為以下兩類：1.文書檔案文書檔案是指用于記錄機(jī)構(gòu)運(yùn)行和管理活動的文書，例如會議紀(jì)要、決策備忘錄、工作報告、評估報告等。2.業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案是指機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)作所產(chǎn)生的各種辦公文書檔案，例如合同、協(xié)議、報價單、發(fā)票等。四、文件的管理流程1.文件的制作文件的制作應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在制作過程中必須保證文件的準(zhǔn)確性、合理性和規(guī)范性。制作完成后，應(yīng)當(dāng)由制作人簽署并交由相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人審核。2.文件的頒發(fā)審查通過的文書檔案應(yīng)當(dāng)于制作完成后發(fā)送至關(guān)聯(lián)部門，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)于制作完成后發(fā)放至相關(guān)部門。3.文件的歸檔機(jī)構(gòu)應(yīng)對各類文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，建立完整、正確、規(guī)范的檔案管理制度，并對檔案加以分級和歸檔，建立檔案檔號、書名號、檔案頁號、頁數(shù)等信息，并建立檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案查詢和維護(hù)。4.文件的借閱機(jī)構(gòu)對檔案材料進(jìn)行實時管理，未經(jīng)授權(quán)不得擅自外借、轉(zhuǎn)移、銷毀，同時應(yīng)建立檔案借閱申請、登記和管理流程，明確借閱人員、借閱目的、借閱時間和借閱期限，并加強(qiáng)對借閱檔案材料的安全保障。5.文件的銷毀按照機(jī)構(gòu)所制定的規(guī)定，檔案應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的保存期限屆滿后進(jìn)行銷毀。機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對檔案材料進(jìn)行暫時保存、鑒定、編目等流程，明確哪些文件可以銷毀、如何銷毀、銷毀后如何記錄等問題，并由收到檔案銷毀通知的人員進(jìn)行銷毀操作。五、文件的保存期限文件的保存期限應(yīng)按照文件類型和需求，在機(jī)構(gòu)規(guī)章制度內(nèi)確定。文件分類清單及其文件保管期限，如下：序號檔案分類保管年限1人事檔案30年2財務(wù)檔案20年3工會檔案10年4客戶檔案3年5合同檔案3年六、文件管理的責(zé)任和義務(wù)1.各部門或負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門或責(zé)任區(qū)內(nèi)文件的管理工作。2.文件管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案的管理和保密工作，確保檔案安全。3.如有發(fā)現(xiàn)違反保密要求、泄露文件機(jī)密的行為，應(yīng)及時報告，追究責(zé)任。七、制度執(zhí)行與修訂本制度在執(zhí)行中如有需要進(jìn)行修訂或補(bǔ)充，應(yīng)由主管部門組織各部門協(xié)商完成，并經(jīng)過機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；自升級執(zhí)行之日起，原有的規(guī)章制度失效。八、監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)對文件管理的制度應(yīng)定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行整改，并制定相應(yīng)的改進(jìn)方案，提高文件管理