秘書學(xué)第二章

第二章秘書工作的起源與開展第一節(jié)秘書工作的起源一、傳說中的秘書工作《尚書·舜典》《呂氏春秋·先識(shí)》二、有文字記載的秘書工作甲骨卜辭從對(duì)文字發(fā)端和演進(jìn)的考察中，可以知道，早在殷商甲骨文產(chǎn)生以前的三干年間，我國(guó)秘書工作賴以產(chǎn)生的一個(gè)條件--文字，已經(jīng)具備。

三、產(chǎn)生秘書工作的條件一、西周至春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的秘書工作“士〞的出現(xiàn)新的文書載體：竹木簡(jiǎn)牘文書封泥制度太史、內(nèi)史、御史、尚書、左徙門客。。。。。。第二節(jié)我國(guó)秘書工作的開展雖有士之奔波游說，出謀劃策，也有了丞相、宰相等的類似秘書的人物和相應(yīng)的官署，秘書官員多以刻事、記事、記言、主政等到各種雜合的身份出現(xiàn)。著名的人物故事有：毛遂自薦跟從平原君使楚救趙；馮諼為孟嘗君“薛國(guó)市義〞、營(yíng)造“三窟〞；蘇秦刺股懸梁負(fù)六國(guó)相印合縱攻強(qiáng)秦等。

一、西周至春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的秘書工作

二、秦漢時(shí)期的秘書工作

三公府：御史大夫、丞相、太魏秘書機(jī)構(gòu)的擴(kuò)大和書寫工具的進(jìn)步：毛筆與紙張尚書臺(tái)與秘書監(jiān)東漢：我國(guó)歷史上第一次出現(xiàn)以秘書冠名的秘書官職。秦漢兩代奠定了古代秘書工作的根本框架。

三、魏晉南北朝時(shí)期的秘書工作

秘書令、中書令、秘書監(jiān)、錄事參軍、記室內(nèi)省事令、閣下記室令、記室督。。。曹操曾設(shè)秘書令，是我國(guó)歷史上第一次出現(xiàn)的現(xiàn)代“秘書〞一詞涵義根本相同的古代秘書官職。不久，魏文帝曹丕即位，“置中書令，典尚書奏事；而秘書改令為監(jiān)〞〔《晉書·百官志》〕四、隋唐時(shí)期的秘書工作三省制：中書省、門下省、尚書省尚書省下設(shè)六部：吏、戶、禮、兵、刑、工五、宋元時(shí)期的秘書工作宋朝時(shí)期，由于唐末以來藩鎮(zhèn)割據(jù)與北方契丹族的嚴(yán)重威脅，實(shí)行了前所未有的中央集權(quán)的封建專制，建立了一整套以皇權(quán)為中心的龐大的封建官僚機(jī)構(gòu)。作為階級(jí)統(tǒng)治工具之一的秘書工作，在隋唐根底上有了重大變革和開展。一、實(shí)行軍政分立的方法；二、秘書機(jī)構(gòu)比唐朝龐雜，職務(wù)分工更加細(xì)密。其中，朝廷三省中的秘書機(jī)構(gòu)逐漸專業(yè)化，成為一個(gè)較為完整的系列；皇宮秘書機(jī)構(gòu)翰林學(xué)士院繼續(xù)開展；信訪機(jī)構(gòu)演進(jìn)為鼓院、檢院兩個(gè)系統(tǒng)；秘書人員的選拔制度更趨專業(yè)化；文書、檔案工作全面別離，秘書工作制度較唐朝又有開展。五、宋元時(shí)期的秘書工作元朝參照宋、遼、金舊制，設(shè)立了中書省，而其長(zhǎng)官中書令那么由太子兼任，防止權(quán)力外泄。為了加強(qiáng)對(duì)地方的控制，在全國(guó)設(shè)行中書省和行樞密院。行中書省是按照地區(qū)設(shè)置的，全國(guó)分設(shè)十一個(gè)，由皇帝親自控制，指派大批官員往各地代中央行事。在戰(zhàn)爭(zhēng)期間，樞密院設(shè)立前線指揮機(jī)構(gòu)，稱行樞密院。行樞密院掌各地軍事機(jī)要，統(tǒng)帥各地軍隊(duì)。元朝統(tǒng)治者對(duì)秘書人員的選拔很嚴(yán)格；文書制度也日趨完善；中央還建立了通政院管理各地驛站，并設(shè)立了急傳鋪，負(fù)責(zé)傳遞緊急文書，大大提高了文書的傳遞速度，是中央與地方之間的信息渠道更加暢通，掌握各地的情報(bào)更加及時(shí)。六、明清時(shí)期的秘書工作明朝作為我國(guó)封建社會(huì)后期階段，封建主義君主專制制度大幅度加強(qiáng)。明太祖朱元璋取締了丞相一職，由皇帝親自處理政務(wù)，設(shè)立六部作為中央政務(wù)中樞，有六部尚書分任國(guó)務(wù)，各自對(duì)皇帝負(fù)責(zé)。這一改變，一方面造成了皇權(quán)的高度集中；另一方面，導(dǎo)致了皇帝處理政務(wù)的數(shù)量也隨之劇增，于是，皇帝開始設(shè)立陣容龐大、數(shù)量眾多的秘書機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化秘書工作，依靠專職秘書機(jī)構(gòu)直接指揮國(guó)事，處理政務(wù)，從而推動(dòng)了秘書工作的開展。由于實(shí)際上代替了丞相的職位，中央秘書機(jī)構(gòu)和秘書官吏的實(shí)際地位也隨之提高，在國(guó)家管理活動(dòng)中起到了重要作用。各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作制度進(jìn)一步健全，趨于完備。秘書人員主要來自科舉出身者，文化水平高，從而高了秘書工作的質(zhì)量。

六、明清時(shí)期的秘書工作清初，國(guó)家機(jī)構(gòu)的設(shè)置與各項(xiàng)工作制度全面效仿明制，因此，清朝的秘書工作不但未落后于前代，反而在明朝的根底上繼續(xù)向前開展。清統(tǒng)治者在吸取歷代經(jīng)驗(yàn)的根底上，一度扭轉(zhuǎn)了明朝中后期以來秘書工作衰退的現(xiàn)象，解決了宦官秘書干政問題，并采用嚴(yán)密的防范措施，有效地控制住了中央主要秘書部門的越權(quán)問題；同時(shí)，秘書機(jī)構(gòu)和人員仍具有較寬的職掌，且功能更全；文書檔案等各項(xiàng)工作也開展完善。尤其是被皇帝緊緊控制的軍機(jī)處，制度周密，人員精干，辦事迅速，效率甚高，是協(xié)助皇帝處理國(guó)務(wù)的得力輔助機(jī)構(gòu)，其工作制度和軍機(jī)處人員的選拔制度已高度完善。因此，清代是我國(guó)古代秘書工作的高度強(qiáng)化時(shí)期。但是，這種高度強(qiáng)化的結(jié)果只是在中央主要秘書機(jī)構(gòu)起了明顯的作用，而在部院和地方政府中，卻在一定程度上由書吏和幕僚控制著實(shí)際政務(wù)，導(dǎo)致官吏徇私舞弊、官場(chǎng)昏暗，以致史稱“清與吏胥共天下〞。在這也從一個(gè)方面說明封建制度已走向腐朽沒落。

七、辛亥革命時(shí)期的秘書工作

承政廳秘書長(zhǎng)政府文秘1911年建立中華民國(guó)，建立大總統(tǒng)府，效法資本主義國(guó)家的政體，成立國(guó)務(wù)院，并設(shè)立了秘書廳、廳下設(shè)秘書長(zhǎng)、秘書。是我國(guó)行政建制史上秘書廳設(shè)置的由來。

八、國(guó)民黨政府的秘書工作

改革第一是健全了秘書機(jī)構(gòu)第二是規(guī)定了各級(jí)秘書機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍與秘書人員的任職條件。第三是改革文書工作秘書長(zhǎng)秘書處

九、中國(guó)共產(chǎn)黨建黨初期及抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

毛澤東是中共文獻(xiàn)記載中的第一位秘書在中共文獻(xiàn)記載里，“秘書〞字樣最早見于1923年4月，而特別有意思的是，這位秘書就是后來成為中共最高領(lǐng)導(dǎo)人的毛澤東。時(shí)任中共湘區(qū)區(qū)委書記的毛澤東，到在上海的中央工作了兩個(gè)月，既參與中央的領(lǐng)導(dǎo)工作，又兼任秘書，負(fù)責(zé)起草文件、處理文書、會(huì)議記錄、保管檔案等工作。

十、解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

解放區(qū)人民政府秘書機(jī)構(gòu)——秘書廳

1948年8月，原晉察冀邊區(qū)政府和晉冀魯豫邊區(qū)政府合并，成立了華北

人民政府，它是中央人民政府正式成立前中共領(lǐng)導(dǎo)下的一個(gè)規(guī)模最大、機(jī)構(gòu)

設(shè)置最健全的政府機(jī)構(gòu)，為以后中華人民共和國(guó)中央人民政府的建立和各省

市人民政府的組建積累了珍貴的經(jīng)驗(yàn)。華北人民政府設(shè)有專門的秘書機(jī)構(gòu)─

─秘書廳，秘書廳與各部、委、院并列。秘書廳由秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)政

府機(jī)關(guān)的秘書工作。

1949年2月，人民解放軍進(jìn)駐北平，隨后成立了北平市人民政府，由葉

劍英同志任市長(zhǎng)。北平市人民政府的機(jī)構(gòu)設(shè)置吸收了華北人民政府的經(jīng)驗(yàn)，

設(shè)立了秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的秘書廳，秘書廳下再設(shè)二級(jí)機(jī)構(gòu)秘書處、行政處、人

事處、新聞處、交際處(接待處)、調(diào)查研究室等。這種機(jī)構(gòu)設(shè)置的模式為新

中國(guó)成立后各級(jí)人民政府秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置提供了有益的經(jīng)驗(yàn)。古代秘書機(jī)構(gòu)和秘書名稱演變商——太史寮西周——太史寮加以開展，使之成型戰(zhàn)國(guó)——史官的職責(zé)起了變化，不僅參與決策、草擬公文、而且是國(guó)君的重要隨從?！踩纾呵取城亍O(shè)承相府、太尉府、御史大夫漢——尚書臺(tái)魏晉南北朝——秘書令隋唐——中書、門下、尚書宋——中書省，內(nèi)有主事房、催驅(qū)房元——中書省明——通政司清——依次設(shè)“內(nèi)三院〞；南書房；軍機(jī)處

第三節(jié)國(guó)外秘書概況一、美國(guó)的秘書與秘書工作〔一〕美國(guó)對(duì)秘書的定義國(guó)際職業(yè)秘書聯(lián)合會(huì)對(duì)秘書的定義是:“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手:她(他)掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。“美國(guó)是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)最興旺、科技最強(qiáng)盛的資本主義國(guó)家。在美國(guó)，秘書是一項(xiàng)興盛的職業(yè)，數(shù)百萬秘書分布于各行各業(yè)，形成一個(gè)龐大的職業(yè)群，其職業(yè)化程度相當(dāng)成熟，專業(yè)化水平相當(dāng)興旺，為各國(guó)現(xiàn)代秘書職業(yè)的開展提供了可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)?！捕趁绹?guó)秘書的分類1、行政秘書〔1〕B級(jí)秘書小公司的管理人員或者大公司中的低層管理人員，工作職責(zé)是“執(zhí)行范圍有限的秘書職務(wù)〞，相當(dāng)于LR－l級(jí)。工作任務(wù)大致包括口授、安排約會(huì)和公務(wù)旅行、答復(fù)日常信函和保管文件檔案等，內(nèi)容以事務(wù)性事項(xiàng)為主，范圍比較確定?！?〕A級(jí)秘書“執(zhí)行范圍不定的秘書職務(wù)〞。工作任務(wù)要負(fù)責(zé)較為復(fù)雜的工作，因此要求具有關(guān)于本公司的經(jīng)營(yíng)實(shí)踐和組織結(jié)構(gòu)等方面的知識(shí)，具有中級(jí)以上的秘書工作和行政工作技能?！捕趁绹?guó)秘書的分類〔3〕經(jīng)理秘書高級(jí)行政首腦或者企事業(yè)單位中的高層決策人員,是“執(zhí)行全部秘書和行政職務(wù)〞的職位。工作任務(wù)要負(fù)責(zé)方案、方案的制定和調(diào)整，并負(fù)責(zé)使之按時(shí)完成，還要為經(jīng)理辦理各種行政方面的具體事務(wù)等。因此要求具有關(guān)于本公司的經(jīng)營(yíng)實(shí)踐和組織結(jié)構(gòu)等方面的知識(shí)，并掌握秘書和行政工作的高級(jí)技能?？梢钥闯?，B級(jí)秘書、A級(jí)秘書和經(jīng)理秘書，實(shí)際上是分別為各類企業(yè)組織和社會(huì)團(tuán)體的基層、中層和高層領(lǐng)導(dǎo)人配備的三種秘書職位，其職級(jí)分別屬于低級(jí)、中級(jí)和高級(jí)?！捕趁绹?guó)秘書的分類2、通信秘書〔1〕文字處理員〔2〕首席文字處理員〔三〕美國(guó)秘書的考試

“國(guó)際行政管理者協(xié)會(huì)〞每年舉辦“特許職業(yè)秘書考試〞，于世界設(shè)250個(gè)考場(chǎng)同時(shí)進(jìn)行，報(bào)考條件很嚴(yán)，高中生要有6年秘書工齡，大學(xué)生要有共６年的大學(xué)學(xué)齡和秘書工齡才能報(bào)考。有學(xué)士學(xué)位的人須完成一年經(jīng)過證明的工作經(jīng)驗(yàn)亦能報(bào)考?？荚嚳颇繛椋浩髽I(yè)法、企業(yè)行為科學(xué)、企業(yè)管理、人際學(xué)、秘書會(huì)計(jì)學(xué)、秘書技能、辦公室秘書工作程序等?？荚囘B續(xù)進(jìn)行12小時(shí)。1980年曾有6000人報(bào)考，1000人合格。合格者獲“特許職業(yè)秘書〞資格〔簡(jiǎn)稱CPS〕。在美國(guó)，所有秘書都期望獲此資格，以求個(gè)人有所開展。

自1952年起，"國(guó)際行政管理者協(xié)會(huì)"還將每年4月最后一個(gè)工作周定為"秘書周"，該周的星期三定為秘書節(jié)，并舉行相關(guān)的慶?；顒?dòng)。舉行這樣的慶祝會(huì)被認(rèn)為是為了認(rèn)同辦公室里工作的秘書的奉獻(xiàn)，和吸引更多的人從事秘書或行政工作。2000年，"國(guó)際行政管理者協(xié)會(huì)"宣布將秘書周和秘書日改名為行政專員周和行政專員日，與當(dāng)今不斷變化的工作名稱和職責(zé)增加保持一致?！菜摹趁貢温氋Y格要求

美國(guó)“全美秘書協(xié)會(huì)〞對(duì)秘書的職業(yè)要求

1.像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；2.像政治家一樣有靈敏的頭腦；3.像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度；4.有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)；5.有良好的速記能力以及文字功夫；6.諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；7.能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備；8.具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)；9.能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類?！参濉吃O(shè)有全國(guó)秘書協(xié)會(huì)“國(guó)際行政管理者協(xié)會(huì)會(huì)〞，是世界上30多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的秘書成員交流秘書工作經(jīng)驗(yàn)的中心和聚集互通信息的陣地。其前身為“國(guó)際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)〞〔PROFESSIONALSECRETARIESINTERNATIONAL〕，是當(dāng)今世界有名的跨國(guó)性的職業(yè)組織。該組織成立于1942年，原名美國(guó)全國(guó)秘書協(xié)會(huì)，其總部設(shè)于美國(guó)密蘇里州堪薩斯城。會(huì)員4萬多人，700家分支機(jī)構(gòu)，除美國(guó)的在職秘書外，包括歐、亞、拉美各洲30多個(gè)國(guó)家和地區(qū)，如英國(guó)、德國(guó)、意大利、瑞士、挪威、比利時(shí)、冰島、澳大利亞、日本、菲律賓、馬來西亞、新加坡、印度尼西亞、香港、臺(tái)灣、巴西、秘魯、哥倫比亞、玻利維亞、巴拿馬以及南非等等。其宗旨是：作為秘書的代言機(jī)構(gòu)，維護(hù)秘書的合法利益；通過連續(xù)教育，提高秘書人員的素質(zhì)和水平；介紹最新技術(shù)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能，提高秘書的職業(yè)地位。"國(guó)際行政管理者協(xié)會(huì)"提供給會(huì)員的刊物有：

《秘書》雜志:為國(guó)際秘書領(lǐng)域主要刊物，交流介紹秘書工作方面的新思想、新觀念、新動(dòng)態(tài)、新技術(shù)

《秘書工作范例》:為國(guó)際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)同各分支機(jī)構(gòu)中企業(yè)經(jīng)理代表人物合作創(chuàng)辦的一種多方面綜合論述刊物，適用于各種辦公室環(huán)境，反映秘書職責(zé)的共同特性

《職業(yè)秘書道德準(zhǔn)那么》:建立和傳播職業(yè)行為標(biāo)準(zhǔn)，表達(dá)秘書的職業(yè)道德觀念。

二、日本的秘書與秘書工作

秘書一詞，日語(yǔ)解釋為秘密藏書之意。溯其源，同我國(guó)古代指宮禁中秘藏的書籍同出一轍，秘書原系指物而非指人，故其由來與我國(guó)古代屬同一沿革。日本的秘書是官職，相當(dāng)于中央政府一級(jí)的副部長(zhǎng)或部長(zhǎng)助理，是行政首長(zhǎng)，而不完全是幕僚或從事文字工作的，故而日本政府的秘書機(jī)構(gòu)如下：日本內(nèi)閣官房，是日本內(nèi)閣的辦事機(jī)構(gòu)，也是內(nèi)閣主要的輔助機(jī)構(gòu)之一。內(nèi)閣官房主要任務(wù)為負(fù)責(zé)安排內(nèi)閣會(huì)議議程，負(fù)責(zé)內(nèi)閣的日常事務(wù)，收集重要情報(bào)進(jìn)行調(diào)查研究，向內(nèi)閣提出制定重要政策的根據(jù)?？偫砀怯煽偫泶蟪加H自擔(dān)任首長(zhǎng)的行政機(jī)關(guān)。以總理府總務(wù)長(zhǎng)官為行政領(lǐng)導(dǎo)的部門，稱之為總理府本府。大臣官房負(fù)責(zé)秘書處工作，保管官印和機(jī)密文件。官內(nèi)廳，是皇室的一個(gè)重要辦事機(jī)構(gòu)，主要掌握皇室事務(wù)并保管國(guó)璽，掌管天皇有關(guān)國(guó)事行為的事務(wù)，直屬于內(nèi)閣總理大臣管轄的總理府。官內(nèi)廳長(zhǎng)官下設(shè)次長(zhǎng)、侍從長(zhǎng)等，協(xié)助官內(nèi)廳長(zhǎng)官工作。

〔一〕日本對(duì)秘書的定義

1.日本學(xué)者認(rèn)為秘書是“幫助上司處理各種事務(wù)的公務(wù)人員〞；還有通俗的說法：“秘書是全能運(yùn)發(fā)動(dòng)〞。這突出說明了秘書的工作范圍是隨著領(lǐng)導(dǎo)人的工作范圍而變化的，“賦予性〞強(qiáng)，是很難明確界定的，同時(shí)也強(qiáng)調(diào)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)人效勞的“直接性〞。日本社會(huì)具有東西交融的特點(diǎn)，它對(duì)秘書必須絕對(duì)忠于領(lǐng)導(dǎo)的要求特別強(qiáng)烈。

2.政府機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體中日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人。〔二〕日本秘書的分類1、見習(xí)秘書未受過專門的秘書教育，主要任務(wù)是值班、接、送信、來訪接待等效勞性工作。2、初級(jí)秘書2—3年秘書工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)3、中級(jí)秘書4—5年秘書工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，工作上能獨(dú)當(dāng)一面。4、高級(jí)秘書相當(dāng)于秘書長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)者名副其實(shí)的助手。

〔三〕日本秘書教育考核體系

1、秘書的培養(yǎng)教育學(xué)校教育：在職業(yè)高中開設(shè)秘書課程、開辦秘書專門學(xué)校、在大學(xué)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)性的大學(xué)秘書教育。社會(huì)教育：上崗培訓(xùn)、崗?fù)馀嘤?xùn)、函授教育、專業(yè)交流。

2、秘書的資格考試

日本文部省認(rèn)定的秘書技能測(cè)試日本秘書協(xié)會(huì)自立標(biāo)準(zhǔn)組織的考試考試課程為17門，分別為：根底課：經(jīng)濟(jì)學(xué)、定量研究學(xué)、法律入門、組織行為、辦公室管理入門；專業(yè)根底課：會(huì)計(jì)入門、商業(yè)法、信息網(wǎng)絡(luò)學(xué)、人事管理；專業(yè)課：共8門，其中必修課4門，即會(huì)議學(xué)、公司法、系統(tǒng)管理、、管理原理和技巧；選修課4門，可以選修與秘書工作密切相關(guān)的秘書業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)