電子檔案 管理與開發(fā)利用

廣東中山全市集中化的電子檔案

管理與開發(fā)利用中山檔案局中山檔案局局長：馮榮球提綱建立背景建立思緒中山大集中館室一體化電子檔案館總體方式系統(tǒng)特征運(yùn)用與展望建立背景中山市檔案局及各單位普遍采用手工方式或單機(jī)版系統(tǒng)，版本、格式、功能不一致利用方式單一利用范圍有限單機(jī)版功能較單一不利于檔案局全局管理指點(diǎn)各檔案室向檔案館移交困難建立思緒采用“全市大集中〞方式建立檔案管理系統(tǒng)，檔案采集、歸檔、保管和開發(fā)利用的一體化管理引入“電子檔案室〞概念，實現(xiàn)各單位一致運(yùn)用集中檔案平臺檔案局一致監(jiān)控、各檔案室獨(dú)立運(yùn)作的方式基于檔案資源共享，拓展利用方式和范圍電子檔案館總體方式－館室一體化特征1：全市檔案一體化管理全局管理特征2：檔案室一致管理、獨(dú)立運(yùn)作獨(dú)立運(yùn)作一套程序多套運(yùn)用檔案館Ａ檔案室Ｂ檔案室Ｃ檔案室可訪問任意檔案室對著錄、鑒定銷毀、移交等進(jìn)展在線交互式業(yè)務(wù)指點(diǎn)管理／指點(diǎn)／監(jiān)視特征3：檔案館對檔案室管理/指點(diǎn)/監(jiān)視特征4：跨檔案室的管理、利用譬如:對婚姻檔案管理，民政局檔案人員利用這些檔案，也可將區(qū)一級的民政人員、公安戶政管理人員都授權(quán)參與民政局這個檔案室。經(jīng)過該功能，中山市多個部門實現(xiàn)了對婚姻檔案的共享、利用，充分表達(dá)了檔案平臺對互聯(lián)互通后帶來的便利特征5：實時、快捷方便的檔案移交和接納檔案室經(jīng)過系統(tǒng)將歸檔的檔案設(shè)置為可移交形狀檔案館檢索四處于移交形狀的記錄，完成在線移交與接納的業(yè)務(wù)檔案館管理人員可隨時在線的對各檔案室進(jìn)展移交接納業(yè)務(wù)的指點(diǎn)、反響、監(jiān)控特征6：現(xiàn)行文件的一致管理與發(fā)布利用過去：對現(xiàn)行文件的管理大都采用專門的系統(tǒng)或者單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)展管理，與檔案管理系統(tǒng)相隔離如今：實現(xiàn)了現(xiàn)行文件與檔案管理有機(jī)交融，對可公開現(xiàn)行文件以及開放檔案可以方便的生成指定格式的文件，發(fā)布到外網(wǎng)網(wǎng)站、公眾場所的各種多媒體觸摸屏等，實現(xiàn)現(xiàn)行文件和開放檔案的發(fā)布利用。特征7：檔案開發(fā)利用的多種方式和手段光盤制造：選定檔案范圍〔時間范圍、分類范圍等等〕并選定制造光盤的內(nèi)容〔正文、圖片、多媒體、附件等〕，在線生成打包的適宜刻錄到光盤的數(shù)據(jù)包。數(shù)據(jù)包下載到本地進(jìn)展光盤制造。系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)包提供查詢檢索和顯示功能，制造出來的光盤可進(jìn)展閱讀和檢索，光盤內(nèi)置了全文搜索引擎具有對光盤內(nèi)容進(jìn)展全文檢索的功能。檔案編研：查找和整理一個專題的檔案，編寫專題檔案的相關(guān)文章；系統(tǒng)提供“文件查詢保管〞功能，把經(jīng)常查詢的文件查詢條件保管到虛擬文件夾〔一個專題〕，組織專題相關(guān)的內(nèi)容，方便檔案編研任務(wù)。特征8：強(qiáng)大的自定義功能快速順應(yīng)業(yè)務(wù)的變化強(qiáng)大的自定義功能順應(yīng)業(yè)務(wù)變化運(yùn)用與展望經(jīng)過中山市檔案局與廣州明動軟件嚴(yán)密協(xié)作，于2006年經(jīng)過由多名國家檔案研討所、廣東省檔案局、中山市檔案局的相關(guān)指點(diǎn)和檔案專家組成的驗收小組的專業(yè)驗收，驗收小組一致以為“系統(tǒng)曾經(jīng)到達(dá)了各部門橫向聯(lián)接的集文件采集、歸檔、查詢、檔案移交/接納、編研、保管、統(tǒng)計、分類、開放、銷毀、數(shù)字化、光盤制造于一體的一致平臺和在線管理的目的〞直至今年7月，系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)已達(dá)100多萬條，正式運(yùn)用單位達(dá)60多個。根據(jù)市政府的要求，系統(tǒng)將進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的數(shù)據(jù)資源建立任務(wù)，如做為孫中山的誕生地，正擬建“孫中山文獻(xiàn)目錄檢索中心〞等；加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的備份和異地容災(zāi)；進(jìn)一步