基于信息資源的電子文件管理(實(shí)踐講解篇)

基于信息資源的電子文件管理

——實(shí)際講解篇2電子文件管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)亡羊補(bǔ)牢未雨綢繆3電子文件管理機(jī)制與方式的設(shè)計(jì)體制：電子文件管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)理順機(jī)制、重組流程：分段——全程變革管理〔changemanagement〕OAIS參考模型1、歸檔、捕獲2、分類3、鑒定4、著錄〔元數(shù)據(jù)管理〕5、存儲(chǔ)6、保管/維護(hù)7、檢索和利用8、存取權(quán)限控制9、日志和審計(jì)10、報(bào)表設(shè)計(jì)和制造電子文件管理系統(tǒng)實(shí)施“八步法〞ISO15489-1初步伐查分析業(yè)務(wù)活動(dòng)確定文件要求評(píng)價(jià)現(xiàn)有系統(tǒng)確定滿足文件要求的戰(zhàn)略設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)實(shí)施電子文件管理系統(tǒng)實(shí)施情況復(fù)審6電子文件管理流程的構(gòu)建內(nèi)容的變化時(shí)間的變化方式的變化添加簡(jiǎn)化復(fù)雜化人員業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的關(guān)系提早延伸7全程管理：電子文件流程重組ABC順序關(guān)系同時(shí)開(kāi)場(chǎng)BAC并行關(guān)系循環(huán)關(guān)系A(chǔ)BC反響關(guān)系A(chǔ)B或者BA排他關(guān)系BAC合并合并關(guān)系8電子文件流程管理1.明確管理目的管理對(duì)象管理要求92.確定需求開(kāi)展的電子文件管理活動(dòng)確認(rèn)與處置捕獲組織傳送維護(hù)提供利用監(jiān)管系統(tǒng)管理103.確定各項(xiàng)電子文件管理活動(dòng)的承當(dāng)者和開(kāi)展時(shí)間11例如：12關(guān)鍵點(diǎn)：系統(tǒng)功能需求13例如：功能需求〔MoReq2〕備份和恢復(fù)4.3.1ERMS必需可以提供或者允許自動(dòng)備份和恢復(fù)的程序，這些程序允許對(duì)全部或挑選的類、案卷、文件、元數(shù)據(jù)、管理參數(shù)以及ERMS的審計(jì)追蹤進(jìn)展備份，并且在需求時(shí)能恢復(fù)。4.3.2ERMS必需允許管理人員經(jīng)過(guò)以下方式列出備份事項(xiàng)清單：明確規(guī)定備份周期；挑選需求備份的類、案卷和文件；分配備份存儲(chǔ)媒介、系統(tǒng)或存放地點(diǎn)〔離線存儲(chǔ)、獨(dú)立的系統(tǒng)、遠(yuǎn)程存放點(diǎn)〕。第一階段：電子文件的構(gòu)成與辦理保證電子文件的真實(shí)保證電子文件的平安保證電子文件的完好第二階段：電子文件的歸檔與移交時(shí)間質(zhì)量手續(xù)第三階段：電子文件的保管與利用平安可用監(jiān)控處置17前端控制——數(shù)據(jù)清理企業(yè)信息資源管理與配置的一個(gè)根底，就是對(duì)企業(yè)根底數(shù)據(jù)進(jìn)展必要的清理。清理根底數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的任務(wù)，但任何企業(yè)誰(shuí)也不能夠繞開(kāi)這個(gè)環(huán)節(jié)而達(dá)成對(duì)信息資源的有效控制。清理根底數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項(xiàng)任務(wù)、各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位產(chǎn)生、處置、發(fā)出的一切信息〔包括文件、圖紙、程序、報(bào)表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進(jìn)展系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運(yùn)轉(zhuǎn)線路明晰，相關(guān)責(zé)任明確。清理根底數(shù)據(jù)必需求對(duì)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要任務(wù)流程進(jìn)展了解，并在此根底上對(duì)數(shù)據(jù)情況進(jìn)展分類和分析，目的是尋覓出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動(dòng)線路，為信息資源配置提供根據(jù)。18數(shù)據(jù)清理的內(nèi)容部門(mén)職〔崗〕位文件稱號(hào)文件形狀文件類型文件走向19數(shù)據(jù)清理的方法根底數(shù)據(jù)清理普通采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)展。首先，對(duì)一個(gè)詳細(xì)的部門(mén)及其其中每個(gè)崗位進(jìn)展問(wèn)卷調(diào)查，主要提問(wèn)五個(gè)問(wèn)題：1、在他的任務(wù)中，收到什么信息？2、在他的任務(wù)中，處置什么信息？3、在他的任務(wù)中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門(mén)或崗位？4、在他的任務(wù)中，他最離不開(kāi)〔或常用〕的信息是什么？5、在他的任務(wù)中，他以為最不需求的信息是什么？在每個(gè)崗位的答案搜集齊全后，經(jīng)過(guò)對(duì)崗位與崗位之間信息互動(dòng)情況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門(mén)的重要信息內(nèi)容，特別要尋覓出本部門(mén)需求擔(dān)任的信息。對(duì)于無(wú)意義信息應(yīng)向有關(guān)指點(diǎn)匯報(bào)，并建議其進(jìn)一步查清這種信息能否可以去除。20數(shù)據(jù)清理清單21電子文件運(yùn)動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的集成22元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)的功能元數(shù)據(jù)規(guī)范元數(shù)據(jù)方案24252627元數(shù)據(jù)例如：元數(shù)據(jù)規(guī)范<信息與文獻(xiàn)－文件管理過(guò)程－文件元數(shù)據(jù)第1部分：原那么>GB/T26163.1-2021<文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案>DA/T46-2021<基于XML的電子文件封裝規(guī)范>DA/T48-2021電子文件歸檔與管理要求數(shù)據(jù)質(zhì)量元數(shù)據(jù)格式分類長(zhǎng)期保管存儲(chǔ)格式純文本：TXT、XML格式化文本：UOF、RTF、WPS、DOC版式文件：PDF/A、CEB、SEP圖像文件：JPEG、TIFF、GIF、PNG、DjVu音頻文件：WAV、MP3、WMA、OGGVorbis視頻文件：AVI、MOV、MPEG<版式電子文件長(zhǎng)期保管格式需求>DA/T47-2021<電子文件存儲(chǔ)與交換格式：文書(shū)類版式文檔><電子文件存儲(chǔ)與交換格式：文書(shū)類流式文檔>長(zhǎng)期存儲(chǔ)方法〔美國(guó)ERA〕BasicPreservationandAccessLegacyformatEnhancedPreservationandAccessMigratetostandardformatOptimalPreservationandAccess(PAM)Legacyformat+persistentversionPLANETS(2006.6.1~2021.5.31)

PreservationandLong-termAccessthroughNetworkedService