秘書 事務(wù)管理 信息管理課件

專題九 信息管理1那些年我們一起上的學(xué)2??

（1）語文考完了，我哭了。數(shù)學(xué)考完了，我發(fā)現(xiàn)我哭早了。醫(yī)生，我最近睡不著心情壞，吃不下飯，我腫么了?醫(yī)生問：你今年多大了?我：15歲。醫(yī)生說：你作業(yè)沒做完吧....從小到大，升旗時注意力不是在國旗上，而是看看國歌奏完時，國旗是不是正好停在桿頂...經(jīng)常指著課本上丑的圖片對同桌說，看，這是你。同桌就翻遍整本書尋找比這個更丑的圖片說，看，這是你！.....這次考試考得很不錯啊，只掛了兩科，文科and理科°......老師說：快要中考了，早戀的就不要吵架了，以免影響心情；沒早戀的就不要表白了，以免被拒絕影響心情....到開學(xué)還未寫假期作業(yè)的同學(xué)，一定能成就大事，因為他們比一般人沉著冷靜，臨危不亂，心靜如水！....假期作業(yè)其實就是你寫一個月，老師寫一個閱.....小學(xué)上課費嘴，初中上課費筆，高中上課費腦，大學(xué)上課費流量。。。...上學(xué)的時候總想玩電腦，放假了只能對著電腦發(fā)呆.....在十幾年前的一個９月１號，我手舞足蹈眉開眼笑的背上小書包，屁顛屁顛的走進學(xué)校，從此踏上了一條不歸路...??（12）我有一個夢想。一張試卷只有5個填空題，3學(xué)校 科目 班級 姓名 學(xué)號。每空20分。

...小時候,我認為8點是最晚的時間,到了初中,我發(fā)覺9.30該睡覺了,現(xiàn)在,每天晚上看下時間,切,才12點.~...每一次下課的【老師再見】都比上課的【老師好】的聲音要大得多......不要和父母吵架。因為你吵不贏的時候只有挨罵，當你吵的贏的時候只有挨打了。聽話吧！...考試就像得了病一樣,考前是憂郁癥,考時是健忘癥,考后病情開始好轉(zhuǎn),拿回卷子時,心臟病就發(fā)作了....突然想到一個很嚴肅的學(xué)術(shù)性問題，是誰把60分定為及格的？??？...獻給即將到來的兒童節(jié)，回憶我們的學(xué)習(xí)時光。??一、信息的收集??二、信息的篩選??三、信息的分類??四、信息的校核??五、信息的傳遞??六、信息的存儲4課程內(nèi)容事務(wù)管理——試題解析5信息管理??單項選擇題示例??秘書直接用感官或借助其他工具認識客觀事物而獲取信息的方法是（ ）。??（A）感覺法??（B）認識法??（C）觀察法??（D）體驗法事務(wù)管理——試題解析6信息管理??多項選擇題示例??信息傳遞的要素包括（ ）。??（A）信碼??（B）信源??（C）信號??（D）信宿事務(wù)管理——試題解析信息管理??工作實務(wù)題示例??背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便

條鐘苗：公司準備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關(guān)市場信息，作為決策的依據(jù)和參考。請你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點。謝謝。行政經(jīng)理 蘇明二○○六年十二月六日72、信息的特點??1、客觀性??2、時效性??3、可塑性??4、共享性??5、依附性：信息的載體有哪些？??6、傳遞性??7、開發(fā)性??8、無限性1、文字形態(tài)2、聲像形態(tài)3、記憶形態(tài)12信息工作流程圖收集－整理－傳遞－存儲－利用－開發(fā)反饋13??做為一個秘書，經(jīng)常接觸到哪些信息？14P201一、信息的收集15??1、秘書工作中，信息收集的主要范圍??政策法規(guī)信息??企業(yè)信息??客戶信息、??貿(mào)易信息、??國際金融信息??國際市場信息??同級相關(guān)信息：平行單位間信息一、信息的收集??2、信息收集的渠道：??1）大眾傳播媒介??2）圖書館??3）聯(lián)機信息檢索渠道（搜索引擎）??4）供應(yīng)商和客戶??5）貿(mào)易交流渠道??6）信息機構(gòu)渠道??7）關(guān)系渠道??8）調(diào)查渠道16??3、信息收集的要求??1）價值性??2）時效性??3）層次性??4）針對性??5）全面性一、信息的收集17??3、信息收集的方法??1）觀察法??2）閱讀法??3）詢問法??4）問卷法??5）網(wǎng)絡(luò)法??6）交談法??7）購置法18一、信息的收集二、信息的篩選??篩選是對收集到的信息進行鑒別和選擇，判斷

信息的價值，決定信息

的取舍，提取真實、有

價值、能滿足需求的信息。19二、信息的篩選??案例??秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活動中接觸到的各種信息都收集，存放抽屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天她的經(jīng)理要查閱一分市場調(diào)查報告，可是鐘苗找了半天也沒個結(jié)果。??思考：鐘苗的工作存在什么問題？20??做為秘書，身邊常備的信息資料有哪些？21秘書常備的信息資料22??參考書（字典、年鑒、百科全書等）??報紙期刊??統(tǒng)計資料??地圖集??內(nèi)部文獻??常用人名聯(lián)系方式??行業(yè)相關(guān)政策匯編、法律法規(guī)匯編二、信息的篩選23??標記說明??摘記??復(fù)印、裁剪??留意標題??

篩選信息資料的方法二、信息的篩選24??

篩選信息資料的要求：??分析信息需求，緊靠主題，選擇與本主題密切相關(guān)的信息，帶有傾向性、動向性或突發(fā)性的信息，能預(yù)見未來發(fā)展趨勢。同時，剔除虛假、過時、重復(fù)、空洞的信息二、信息的篩選??信息篩選的程序看來源－看標題－看正文－決定取舍1、突出主題思想2、選擇典型性、淘汰一般3、有時效性、充滿新意4、從實際出發(fā)，有特點5、選擇宏觀、淘汰微觀25三、信息的分類??信息的分類方法??字母分類法(按作者姓名、單位名稱、標題等）??地區(qū)分類法??主題分類法??數(shù)字分類法??時間分類法（按信息形成先后）根據(jù)工作需要，將各種分類方法結(jié)合使用26三、信息的分類27??信息分類的注意事項??1、利用顏色、標簽區(qū)分類別??2、建立交叉參照卡交叉參照卡名稱/主題：詳見：相關(guān)名稱/主題四、信息的校核28??信息校核的范圍：對信息中的事實、觀點、數(shù)據(jù)、圖表、符號以及時間、地點、人物等。??信息校核的要求：??1、以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)??2、要排除主觀因素的干擾四、信息的校核??信息校核的程序：確定內(nèi)容－選擇校核方法－核實分析信息－作出判斷1、溯源法2、比較法3、核對法4、邏輯法5、調(diào)查法6、統(tǒng)計法29核對計算定性、定量分析邏輯推理判斷真?zhèn)涡畔⒌膫鬟f30??信息傳遞的要求??迅速、準確、保密??信息傳遞的途徑??信源－信道－信宿??信息傳遞的方向??內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進行信息交流溝通??外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息信息傳遞－實戰(zhàn)演練31??內(nèi)向傳遞新聞稿文件傳閱單報刊聲明單位規(guī)章制度員工嘉獎令外向傳遞備忘錄新聞發(fā)布會公司人事會議股份公司股東大會處分通告信息傳遞方法32??語言傳遞??文字傳遞??電訊傳遞??可視化輔助物傳遞信息的儲存33??信息儲存的載體??紙質(zhì)載體??磁性載體：??縮微品：信息存儲的設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、??有專用的柜、櫥或保險箱，能防盜、防火防潮、防蟲??科學(xué)地存放排列信息的儲存34??信息儲存管理系統(tǒng):??

1、信息集中管理系統(tǒng)??

2、信息分散管理系統(tǒng)??

3、信息計算機輔助管理系統(tǒng)??信息儲存要求：??

1、保存有價值的信息??

2、根據(jù)內(nèi)容確定儲存期，對過期信息定期清理??

3、對信息分類??

4、防止信息泄密、損壞??

5、便于查找??

信息儲存程序登記－編碼－排列－保存－保管信息的儲存??信息儲存程序登記－編碼－排列－保存－保管1、手工儲存2、計算機儲存3、電子化儲存4、縮微膠片儲存35二、信息開發(fā)的工作程序36??1、確定主題??2、分析信息材料??3、選擇信息開發(fā)方法??（1）匯集法??（2）歸納法??（3）縱深法??（4）連橫法??（5）濃縮法??（6）轉(zhuǎn)換法??（7）圖表法信息開發(fā)的內(nèi)容37??1、信息開發(fā)的特性：多次性??2、信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，二次信息開發(fā)，三次信息開發(fā)??3、信息開發(fā)的主要形式：剪報，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊，簡訊，調(diào)查報告??4、信息編寫的類型：動態(tài)型，建議型，經(jīng)驗型，問題型，預(yù)測型??5、信息開發(fā)的工作程序：確定主題==分析信息材料==選擇信息開發(fā)方法==選擇信息開發(fā)的形式==形成信息產(chǎn)品4、選擇開發(fā)信息的形式5、形成信息產(chǎn)品38信息的利用391、信息利用的特點：周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實效性2、信息利用的要求遵守信息法規(guī)維護信息安全最大限度地滿足信息需求注意對日常信息的積累案例分析40??天地公司新上任的客戶經(jīng)理趙飛要去拜訪公司的一個客戶。為了讓趙經(jīng)理了解客戶的情況，助理高葉應(yīng)該怎辦？??高葉通過索引和目錄查找客戶信息，為趙經(jīng)理提供了公司以往收集的客戶資料信息，包括以往客戶的采購建議和該客戶全部的

歷史資料，如訂單、支付、送貨、客戶支

持以及市場營銷等。41信息利用的工作程序42熟悉信息的內(nèi)容確定利用需求信息利用是使收集、處理、存儲的信息滿足工作需要的過程。因此，要結(jié)合工作中心、領(lǐng)導(dǎo)決策、日常管理，分析不同層次的利

用對象，找準利用需求。（3）確定信息利用服務(wù)的途徑43①信息檢索服務(wù)四個環(huán)節(jié)：分析信息需求、明確檢索要求、選擇檢索系統(tǒng)，選擇檢索途徑和檢索方法、實施信息檢索，獲取信息②信息加工服務(wù)③定題查詢服務(wù)④信息咨詢服務(wù)⑤網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)獲取信息提供信息44信息的反饋451、信息反饋的目的:檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調(diào)整；為決策提高依據(jù)2、信息發(fā)聵的特點：針對性、及時性、連續(xù)性3、信息反饋的形式：正反饋與負反饋：成績、經(jīng)驗的信息反饋與問題、失誤信息的反饋縱向反饋與橫向反饋：縱向反饋是向上級管理部門和決