提高效率的良方-時間管理教材

提高效率的良方—時間管理單元目標目標1：學會分析時間哪去了的方法目標2：提高時間管理的技能，并在最差的方面做出改變單元內容5.1學會分析“時間哪去了”的方法5.1.1每日時間分析5.1.2分清習慣的好壞5.1.3找出浪費時間的事情5.1.4摒棄浪費時間的事情5.2設定優(yōu)先順序5.2.1每周計劃指南5.2.2時間分配和行動計劃5.2.3將每天優(yōu)先考慮的事進行合理的日程安排5.2.4學會控制中斷問題的能力5.3學習如何提高你的分派能力5.3.1授權的藝術5.3.2分派計劃

時間管理不是用來制造額外的時間，好讓你處理緊急變故，特殊事件或從事休閑活動，時間管理是讓你有效地運用有效的時間去處理有價值的事情。一天只有24小時時間，時間管理是一種技巧，教你如何安排時間，從容、高效地達到你個人的生活目標。有效的時間管理對你助益良多。如果你對時間管理得非常好，好處顯而易見：你的工作更有效率你將有更多的時間，用來處理有興趣或具挑戰(zhàn)性的工作你會更有生產力，因為你和所有的工作伙伴效率會增加一天的工作結束后，你會有較多的私人時間

學會分析“時間哪里去了”的方法指導：將本“日記”復印１０份，連續(xù)十天進行，詳細填寫，每到一個小時，停下手中的事，這不難，也不浪費你的時間。日記姓名：日期：星期：解析：小時時間范圍準確時間活動描述評注更好的時間分配法８０－３０３０—６０９０－３０３０—６０１００－３０３０—６０１１０－３０３０—６０１２０－３０３０—６０１０－３０３０—６０２０－３０３０—６０３０－３０３０—６０４０－３０３０—６０５０－３０３０—６０６０－３０３０—６０７０－３０３０—６０８０－３０３０—６０９０－３０３０—６０每日時間分析將此單復?。保胺荩诮酉聛淼模保疤炖锩刻旃ぷ鹘Y束后回答問題。答案要盡量詳細一些。具體寫出你將怎能樣更好的安排下一天。今天我做了什么？為什么？今天我做錯了什么？為什么？我是何時著手于最首要的任務的？為什么？能否開始得更早？我在工作時間表中發(fā)現(xiàn)了什么模式？一天中何時效率最高，何時最低？今天最耗費時間的三件事？哪件事需要花更多的時間，哪件事需要較少的時間？明天我會怎樣更有效地分配時間？分清習慣的好壞養(yǎng)成良好的時間分配習慣是有可能的，你應了解哪些活動需要花費更多的時間，哪些活動可以忽視甚至刪除掉。１０天后重新檢查你的日記，找出這１０天之中你所從事的６件最有收效和６件無收效的活動。計算出在此活動上花費的時間總額。６件最有收效的事時間范圍１２３４５６總時間總時間總時間總時間總時間總時間６件最無收效的事時間范圍１２３４５６總時間總時間總時間總時間總時間總時間找出浪費時間的事情一些徒勞無功的行為活動是很普遍的，確認你在后兩項的次數(shù)并累加，看看你屬于哪種情況。從不有時經(jīng)常１、為銷售電話作過多的準備２、把次要的工作放在前面３、沒有仔細考慮就開始工作４、做事半途而廢５、去做那些本來可以交由別人去做的事６、做那些可以由技術設備代替的工作７、做職責范圍外的工作８、做過多繁雜的記錄９、管理太廣泛的業(yè)務10、無法讓自己的談話順利進行11、允許協(xié)商或談論時離題12、不必要的會議、參觀、訪問、通話13、太過注意細節(jié)14、社交活動占用時間過多摒棄浪費時間的事情１、浪費時間的事情２、浪費時間的事情３、浪費時間的事情 淘汰策略淘汰策略淘汰策略

設定優(yōu)先順序以下是有關掌握時間的至理名言：帕金森：“在有限的時間內做盡量多的工作?！卑乩瓐D說：“百分之二十的時間投入產生百分之八十的成果效益。”有效運用時間的秘決就是建立優(yōu)先順序。也就是說了解哪個活動最能帶來收益。分別從你的經(jīng)理、潛在客戶以及自已的角度出發(fā)，列舉出5件收益很大的活動。使用這三個清單將有助于你明確哪些活動最能使你受益。從經(jīng)理的角度出發(fā)：1、2、3、從客戶和潛在客戶的角度出發(fā)：1、2、3、從自身的角度出發(fā)：1、2、3、最高優(yōu)先級活動：1、2、3、

計劃你的工作時間表來完成計劃目標計劃你的工作時間表來完成計劃目標使有效率地使用時間成為一種規(guī)律，為此你必須每天進行實踐活動，也要學會組織每一天每一周計劃，并用各種活動來充實自已。如果你事先用星期天晚上的時間來計劃不周的時間安排，你計劃到星期一的早上，但是工作表會提高工作效率。使用優(yōu)先工作表來確定你必須在一周內實現(xiàn)的五個目標，在紙張上記錄下來，然后大略的寫出達到這些目標所需的活動。每周在需要一個新計劃。目標（一周之內希望完成的工作）達到目標所需進行活動優(yōu)先考慮的事所需時間哪一天

時間分配和行動計劃選擇能夠提高效率的領域。對他們進行優(yōu)先考慮并首先選擇重要的事情去做。在履行其他計劃之前，參照你的行動計劃和一些成功經(jīng)驗，影響以上行為計劃也同樣在別的目標中使用。我將要使用哪一種重點時間管理方法？有什么潛在障礙要克服？試想這些活動的益處是什么？我將怎樣全力以赴實現(xiàn)這個計劃？活動的目標為何？怎樣以及何時來判定自已的成功？什么使我不得不放棄這種行為變化？將每天優(yōu)先考慮的事進行合理的日程安排如果你合理地把優(yōu)先考慮的事安排到每天的工作當中，你的條理性和生產效率將會提高。安排每天最好的方法是使用你的日程表——書面的或使用電子工具。組織“計劃表”在下一頁上，把第二天的工作在前一天晚上制定出來，列出主要活動。最重要的是開始對每個活動制定具體時間以及希望達到的效果。每天使用“線路圖”一樣的計劃表，為了達到你的日常目標，有規(guī)律地對當前工作進行計劃。結束一天工作后，保存“計劃表”以備下次參考。

今日日程事項優(yōu)先級別所需時間完成情況日期/安排事項8：008：309：009：3010：0010：3011：0011：3012：0012：301：001：302：00附注：2：303：003：304：004：305：005：306：006：307：007：308：008：30晚間：學會控制處理中斷問題的時間你曾經(jīng)想過，有中斷你工作的情況嗎？中斷時間需要被控制，這里有一些方法來阻止和技巧性地處理這些問題。在你接電話時需要圓滑的而不是直接地安排通話時間，試著說：“工現(xiàn)在很忙，讓我待會給你打過去?！敝灰闶褂眠@種方法可以做任何事情。最好的方法是有一個助手或者是有電話的接待屏幕，答話機也是比較好的。當你回電話時一定要在最佳時間給你的客戶打電話。為你得電話做好準備，在你撥電話前取出檔案或拿出客戶資料。你的電話簡短并切入重點，注意言談：“你好”。也可以說“嗨，***，我現(xiàn)在給你回電話，我能為你做什么？”給顧客打電話時在你的頭腦里要有一個明確的目的。寫下主要問題防止離題。當你想要顧客珍惜你的時間時，你也要珍惜你的時間。把你的電話分類，例如：銷售電話，尤其是開門見山式的電話應該被放在一起。其他類型的電話包括收集、確認約見和解決問題。對待電話來訪者，盡可能為來訪者留出一定時間，通過站起來或暗示會議結束等技巧地結束會議或不中斷會議。學習如何提高你的分派能力分派能力使領導者與他們的追隨者分開，那是因為許多人發(fā)現(xiàn)很難放棄權利。但在現(xiàn)今的小規(guī)模的組織中，委任責任和義務是基本的，銷售人員的任務如此之多，如果他們希望有效地增加銷售量，他們就必須授權一些活動。以下關鍵的幾點，將會幫你掌握授權的藝術。適合這個計劃的人不要把工作分配給權權有熱情的人，當然，如果任何結果都能接近的話，那樣做也可以。如果你想你的工作做得好的話，那么，你就必須找一個適合這份工作的人，如果這個人不存在，那么，你這找一個更有能力的人，好好訓練他。授權理論和應當承擔的責任你所能作的最糟糕的事就是委派了別人任務又阻撓別人去完成任務。如果你選擇的是正確的對象或者成功訓練了這個人，你就必須給予他權利，讓工作在不受監(jiān)督的情況下完成，你應該讓那個人對他所進行的工作的質量承擔責任。使工作完全地清楚對你將委派給任務的人仔細地說明計劃的本質，根據(jù)任務的復雜性，可采取口頭或書面的形式，任務越新越復雜，你的助手就會有越多的問題。最后期限的決定當你的助手完全明白你的期望，你們倆就處在這段同一位置上，決定你們共同決定的最后期限。精確地回答所有的問題復查與訓練。這里存在一條學習曲線，在這段時期中，你應該定期地復查你助手的進程，如果需要提供額外的培訓。為更多地授權打下基礎一量你嘗試授權，開始訓練助手，使他們能在更多的經(jīng)營活動中幫助你，你就會發(fā)現(xiàn)許多事情能被別人處理，從而充分利用自已的時間，而且你會發(fā)現(xiàn)你有更多的時間