單位文件行文管理制度

單位文件行文管理制度1.引言單位為了保證文件行文的規(guī)范和高效，制定本單位文件行文管理制度。2.文件行文內(nèi)容主要包括以下幾個方面：2.1文件的基本要求文件應(yīng)當(dāng)符合以下要求：標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡潔明了；正文應(yīng)當(dāng)簡潔明了，語言通順，表述精煉；文字排版應(yīng)當(dāng)整齊清晰，字跡清楚；統(tǒng)一使用規(guī)范格式。2.2文件的具體要求文件應(yīng)當(dāng)包括標(biāo)題、正文、附件三部分；文件應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一使用電子文檔，避免使用手寫稿件；文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡明扼要，概括全文主旨；正文應(yīng)當(dāng)使用簡潔明了的語言表述重點和要求；附件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注明確，附件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與正文有密切關(guān)系；各類文書的格式應(yīng)當(dāng)按照《公文格式與規(guī)范》的要求執(zhí)行；簽署文件應(yīng)當(dāng)按照《公文處理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。2.3文件的審定規(guī)定文件的起草人應(yīng)當(dāng)對文件的內(nèi)容負(fù)責(zé)，經(jīng)過認(rèn)真審核后提交審批；文件經(jīng)過審核后，應(yīng)當(dāng)交由單位領(lǐng)導(dǎo)批示；文件正式生效需經(jīng)分發(fā)，由被批準(zhǔn)人簽字確認(rèn)。簽署文件時應(yīng)當(dāng)注明時間和簽字人員名字。3.文件行文管理3.1文件起草的程序文件的起草應(yīng)當(dāng)符合以下程序：起草人對文件的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真的梳理和編寫；審核人對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，并指出需要修改的地方；根據(jù)審核人的修改意見，起草人對文件進(jìn)行修改；審核人再次審核文件后，提交給上級領(lǐng)導(dǎo)批示。3.2特殊文件的處理特殊文件的處理應(yīng)當(dāng)符合以下程序：特殊文件應(yīng)當(dāng)由具有專業(yè)知識的人員進(jìn)行審核；特殊文件應(yīng)當(dāng)在有關(guān)部門的指導(dǎo)下進(jìn)行編寫；經(jīng)過指導(dǎo)后，特殊文件應(yīng)當(dāng)提交給審核人審核。3.3文件的查閱文件的查閱應(yīng)當(dāng)符合以下規(guī)定：文件的查閱由文件管理員審核；查閱者應(yīng)當(dāng)在提交申請時說明查閱的用途和內(nèi)容；文件管理員審核通過申請后，由查閱者在規(guī)定時間內(nèi)查閱文件；查閱者不得擅自拿走文件或拍照。4.文件備案管理4.1文件的備份文件的備份應(yīng)當(dāng)符合以下規(guī)定：文件的備份不得少于兩份；備份應(yīng)當(dāng)存放在不同的地點，并定期進(jìn)行更新備份；備份的文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度劃分為不同的等級。4.2文件的保密管理文件的保密管理應(yīng)當(dāng)符合以下規(guī)定：保密文件的密級應(yīng)當(dāng)根據(jù)《保密條例》和《保密管理規(guī)定》規(guī)定執(zhí)行；對于秘密文件和機(jī)密文件的備份，應(yīng)當(dāng)實行封存和加密；對于重要文件的查閱，可以使用電子閱讀器查看；對于重要文件的傳輸，應(yīng)當(dāng)使用加密方式保證傳輸安全。5.文件歸檔管理5.1文件的歸檔文件的歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下規(guī)定：歸檔文件應(yīng)當(dāng)按照工作年度和文件類型分類；歸檔文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行編號并分類存儲；歸檔文件應(yīng)當(dāng)與備份文件進(jìn)行區(qū)別存儲；歸檔文件應(yīng)當(dāng)規(guī)定歸檔期限，并根據(jù)歸檔期限定期進(jìn)行清理和交接。6.文件行文管理的監(jiān)督與評價6.1文件行文管理的監(jiān)督文件行文管理的監(jiān)督應(yīng)當(dāng)符合以下規(guī)定：文件行文管理的監(jiān)督應(yīng)當(dāng)由文件管理員執(zhí)行；文件管理員應(yīng)當(dāng)及時處理與文件行文有關(guān)的投訴和意見；文件管理員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期自查，并向上級匯報。6.2文件行文管理的評價文件行文管理的評價應(yīng)當(dāng)符合以下規(guī)定：對于文件正確、規(guī)范、高效的行文應(yīng)當(dāng)