存檔管理制度

存檔管理制度一、背景為確保公司各項(xiàng)工作的順利開展和數(shù)據(jù)的有效使用，本公司制定了存檔管理制度。二、定義存檔：指公司的各項(xiàng)文書、資料、信息、數(shù)據(jù)等書面或電子形式的記錄。存檔按照不同的性質(zhì)、用途和保管期限分為多個(gè)類別。三、分類管理1.分類原則存檔管理按照文件的性質(zhì)、用途和保管期限劃分為四類：永久存檔長(zhǎng)期存檔中期存檔短期存檔2.分類規(guī)定(1)永久存檔永久存檔包括公司的發(fā)展歷程、重大事件、決策、規(guī)章制度、政策文件、計(jì)劃報(bào)告、資產(chǎn)保衛(wèi)和安全管理等檔案。永久存檔材料不得報(bào)廢或隨意銷毀。存檔部門應(yīng)嚴(yán)格依照國(guó)家檔案工作法規(guī)和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。(2)長(zhǎng)期存檔長(zhǎng)期存檔包括會(huì)議紀(jì)要、合同、協(xié)議、經(jīng)濟(jì)決策文書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及稅務(wù)登記文件、經(jīng)營(yíng)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算材料、研究開發(fā)、產(chǎn)品管理等檔案。長(zhǎng)期存檔原則上不得銷毀。復(fù)印件或電子文檔應(yīng)分別保存在公司存檔室和資訊中心。(3)中期存檔中期存檔包括辦公自動(dòng)化文件、低值耐用消耗品、基建建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和人事、培訓(xùn)檔案等。中期存檔應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的保管期限進(jìn)行歸檔和清理。被保留的中期存檔材料,復(fù)印件或電子文檔應(yīng)分別保存在公司存檔室和資訊中心。(4)短期存檔短期存檔指日常工作中產(chǎn)生的報(bào)表、通知、備忘錄、往來信件等文件。短期存檔保管期限為3個(gè)月，到期后應(yīng)及時(shí)銷毀。短期存檔暫不歸檔，應(yīng)妥善保管在規(guī)定的存放地點(diǎn)，經(jīng)存檔部門審核后隨時(shí)銷毀。四、存檔管理1.管理機(jī)構(gòu)公司存檔工作由存檔中心負(fù)責(zé)管理，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案的分類、歸檔、管理等工作。2.文件的歸檔流程匯集文件：各部門應(yīng)將各類文件匯集起來，按照不同分類打上彩色標(biāo)簽，加蓋日期和復(fù)制編號(hào)。鑒定定級(jí)：各部門經(jīng)手的文件送存檔部門鑒定、定級(jí)。登記歸檔：鑒定后將文件分類、歸檔，并在存檔表格上登記相關(guān)信息。登記后將文件送至公司存檔室，存檔人員及時(shí)移交或存放。銷毀銷售：到期的文件，按照規(guī)定報(bào)廢、銷毀或銷售處理。存檔中心制度不合適的文件歸檔部門重新鑒定定級(jí)，重新歸入存檔中心。3.數(shù)據(jù)的備份流程執(zhí)行備份：根據(jù)需要申請(qǐng)存檔中心人員執(zhí)行備份操作。驗(yàn)證備份：存檔人員應(yīng)對(duì)存檔數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保備份成功。存儲(chǔ)備份：驗(yàn)證成功后將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到指定位置，并及時(shí)清理存儲(chǔ)介質(zhì)。4.緊急情況處理在緊急情況下，存檔中心人員應(yīng)立即采取措施，最大程度減少存檔數(shù)據(jù)的丟失和損壞。五、附則本制度中未包含的情況，可以參照