企業(yè)采購(gòu)管理組織教材

采購(gòu)管理

企業(yè)采購(gòu)管理組織

第一節(jié)采購(gòu)組織管理概述組織結(jié)構(gòu)建立的根本原那么1.必須反映目標(biāo)和方案；2.必須根據(jù)工作需要設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)；3.必須保證決策指揮的統(tǒng)一；4.必須創(chuàng)造人盡其才的環(huán)境；5.必須有利于全過(guò)程及全局的控制。一、建立采購(gòu)組織的重要性1.企業(yè)采購(gòu)組織表達(dá)了與企業(yè)戰(zhàn)略相符的管理機(jī)制

企業(yè)戰(zhàn)略最終要分解落實(shí)到各職能部門(mén)，各部門(mén)在戰(zhàn)略的指導(dǎo)下制訂相應(yīng)的政策和策略，在組織機(jī)構(gòu)、資源配置和運(yùn)行機(jī)制上為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略提供支持。

方法計(jì)劃步驟生產(chǎn)力市場(chǎng)產(chǎn)品系列服務(wù)于什么市場(chǎng)？需要什么樣的產(chǎn)品系列？戰(zhàn)略水平

定向計(jì)劃“效率”客戶服務(wù)戰(zhàn)術(shù)水平

結(jié)構(gòu)化計(jì)劃“效率”何時(shí)、何地、怎樣？訂購(gòu)多少及合時(shí)訂購(gòu)？多少？在哪里？渠道設(shè)計(jì)庫(kù)存戰(zhàn)略網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)

材料管理采購(gòu)/供應(yīng)，生產(chǎn)實(shí)體配送管理倉(cāng)儲(chǔ)，運(yùn)輸運(yùn)作水平職能活動(dòng)“效率”普通問(wèn)題

信息成本/服務(wù)提前期附加價(jià)值設(shè)施設(shè)備系統(tǒng)結(jié)構(gòu)員工技能風(fēng)格價(jià)值多少？何時(shí)？何地？采購(gòu)與企業(yè)戰(zhàn)略企業(yè)計(jì)劃周期戰(zhàn)略性計(jì)劃:產(chǎn)品和市場(chǎng)利潤(rùn)和收益資源要求投資計(jì)劃戰(zhàn)術(shù)性計(jì)劃:運(yùn)營(yíng)預(yù)算客戶服務(wù)目標(biāo)生產(chǎn)時(shí)序安排資源的可利用性運(yùn)營(yíng)性計(jì)劃:勞動(dòng)力生產(chǎn)流程運(yùn)營(yíng)利用和績(jī)效物料計(jì)劃及采購(gòu)實(shí)施變化績(jī)效評(píng)估和控制:實(shí)際與計(jì)劃差異分析和偶然性分析中期修整對(duì)戰(zhàn)略的再審視2.采購(gòu)組織是采購(gòu)行動(dòng)部門(mén)，也是企業(yè)采購(gòu)的管理部門(mén)不僅日常運(yùn)作的管理，還包括相關(guān)政策制定、采購(gòu)決策等，負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的組織、方案、指揮、協(xié)調(diào)和控制，保證企業(yè)物資的供給。3.完善的采購(gòu)組織是精簡(jiǎn)、高效、職責(zé)明晰的組織4.完善的采購(gòu)組織有利于制定采購(gòu)管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和制度，探索先進(jìn)管理方法5.為何需要專門(mén)的采購(gòu)組織——組織設(shè)置與企業(yè)的規(guī)模企業(yè)開(kāi)展帶來(lái)的問(wèn)題：職責(zé)不清、管理混亂、效率降低、本錢(qián)上升、業(yè)務(wù)停頓，損失增多。老板疲于應(yīng)付，員工士氣低落?？尚械倪x擇：分權(quán)與授權(quán)分權(quán)：權(quán)力、責(zé)任下放組織結(jié)構(gòu)化分權(quán)的好處①高層管理者減輕負(fù)擔(dān)。②提高決策的質(zhì)量和速度。③下屬將會(huì)更加關(guān)注本錢(qián)。④強(qiáng)化了鼓勵(lì)機(jī)制。分權(quán)的缺點(diǎn)①不能進(jìn)行良好的控制與信息溝通。②亟需大量的稱職的經(jīng)理人員。③政策的弱化與淡化。通過(guò)組織結(jié)構(gòu)化分權(quán)使分工明確、權(quán)責(zé)清楚，縮短管理流程、降低本錢(qián)，提高效率。授權(quán)：權(quán)力行使權(quán)下放、責(zé)任歸己總經(jīng)理簽字審核權(quán)暫時(shí)下放授權(quán)的意義：提高部屬的主觀能動(dòng)性本人生產(chǎn)力可得到延伸部屬可得到開(kāi)展時(shí)機(jī)對(duì)部屬的鼓勵(lì)和信任可提高部屬的責(zé)任心可到達(dá)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)可使氣氛和諧授權(quán)易出現(xiàn)的問(wèn)題1、失控混亂2、自作主張3、多考慮本部門(mén)利益4、政出多門(mén)，無(wú)統(tǒng)一戰(zhàn)略5、對(duì)公司戰(zhàn)略執(zhí)行無(wú)積極性6、無(wú)行為標(biāo)準(zhǔn)組織結(jié)構(gòu)

什么是組織結(jié)構(gòu)： 對(duì)組織的設(shè)計(jì)，說(shuō)明了為了讓組織有效地到達(dá)其目標(biāo)，人與人之間的關(guān)系應(yīng)該為怎樣，職能應(yīng)如何履行。直線制職能制直線職能制事業(yè)部結(jié)構(gòu)〔事業(yè)部制〕矩陣結(jié)構(gòu)不同組織結(jié)構(gòu)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)行為有著不同而重要的影響。〔1〕直線制廠長(zhǎng)工段長(zhǎng)車間主任車間主任工段長(zhǎng)班組長(zhǎng)班組長(zhǎng)工人工人組織結(jié)構(gòu)的常見(jiàn)形式直線制：是由一個(gè)上級(jí)直接指揮多個(gè)下級(jí)的一種組織形式。優(yōu)點(diǎn)：1.較高的控制強(qiáng)度2.加強(qiáng)管理責(zé)任的強(qiáng)度3.直接交流，貼近現(xiàn)實(shí)4.實(shí)現(xiàn)個(gè)性化管理缺點(diǎn)：管理范圍有限，不適宜復(fù)雜的、大規(guī)模的組織適用于：小型個(gè)體企業(yè)的家長(zhǎng)式管理總經(jīng)理營(yíng)銷部生產(chǎn)部研發(fā)部財(cái)務(wù)部人事部生產(chǎn)主管班組長(zhǎng)工人統(tǒng)計(jì)員〔2〕直線職能制直線職能制：是在直線制的根底上加上職能制，相當(dāng)于直線制能力的擴(kuò)大優(yōu)點(diǎn)：管理更寬、更細(xì)、更深適用于：任何大型、復(fù)雜的系統(tǒng)。是采用最多的一種形式

總經(jīng)理職能部1職能部1事業(yè)部1事業(yè)部2事業(yè)部3職能科2職能科1生產(chǎn)單位1生產(chǎn)單位2生產(chǎn)單位3〔3〕事業(yè)部制事業(yè)部制：以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的一個(gè)從決策到執(zhí)行的管理全過(guò)程都齊全，精干、便高效運(yùn)行的管理系統(tǒng)。這是一種分權(quán)式的組織結(jié)構(gòu)。事業(yè)：某一項(xiàng)專業(yè)化的職能。如專營(yíng)某個(gè)市場(chǎng)、某種產(chǎn)品特點(diǎn)：：以事業(yè)為核心，管理決策程序小兒全，效率高。公司與各事業(yè)部的關(guān)系：適用于：大型或跨國(guó)的企業(yè)公司?？偨?jīng)理財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)車用電池事業(yè)部經(jīng)理電燃事業(yè)部經(jīng)理微型電池事業(yè)部經(jīng)理銷售財(cái)務(wù)電瓶廠電木廠銷售干電池廠手電池廠計(jì)劃微電池廠研究室銷售成本中心利潤(rùn)中心決策中心〔4〕矩陣制臨時(shí)性的聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)，以任務(wù)〔工程〕為核心，由各個(gè)部門(mén)人員臨時(shí)組合起來(lái)的一個(gè)機(jī)構(gòu)。各個(gè)組織經(jīng)常被叫做工程組。組員選定主要考慮以下方面：專業(yè)背景、業(yè)務(wù)能力、合作能力、經(jīng)驗(yàn)、性別和個(gè)性等。在直線職能制垂直狀態(tài)指揮系統(tǒng)根底上，又增設(shè)了一種橫向的指揮系統(tǒng)，形成具有雙重職權(quán)關(guān)系的組織系統(tǒng)，構(gòu)成二維組織結(jié)構(gòu)平面圖。矩陣結(jié)構(gòu)經(jīng)理（廠長(zhǎng)）職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)項(xiàng)目（規(guī)劃）小組A項(xiàng)目（規(guī)劃）小組B項(xiàng)目（規(guī)劃）小組C

總經(jīng)理營(yíng)銷部生產(chǎn)部財(cái)務(wù)部人事部研究與開(kāi)發(fā)部大項(xiàng)目經(jīng)理A項(xiàng)目經(jīng)理B項(xiàng)目經(jīng)理C項(xiàng)目經(jīng)理22矩陣制組織在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，工程組成員在工程組領(lǐng)導(dǎo)下完本錢(qián)工程中相應(yīng)的任務(wù)；同時(shí)還受原來(lái)部門(mén)的指導(dǎo)和協(xié)助。工程結(jié)束后組織解散。特點(diǎn)：任務(wù)性強(qiáng)，柔性化〔靈活性和應(yīng)變能力〕，效率高；要求有很好的橫向溝通與協(xié)作，人力、物力的支持；培養(yǎng)合作精神與創(chuàng)新能力。組織結(jié)構(gòu)的選擇考慮的問(wèn)題管理層級(jí)問(wèn)題〔高聳化扁平化〕團(tuán)隊(duì)規(guī)模問(wèn)題〔管理幅度〕專業(yè)知識(shí)問(wèn)題〔組織契合)責(zé)任明確問(wèn)題〔多重領(lǐng)導(dǎo)、越級(jí)指揮〕

管理層戰(zhàn)術(shù)管理〔How〕高層中層基層戰(zhàn)略管理（Why.What)作業(yè)層管理層次圖管理層次管理幅度：管理者直接而有效地領(lǐng)導(dǎo)下屬的人數(shù)，一般直接管理的員工數(shù)不能超過(guò)7人，否那么，管理幅度過(guò)大會(huì)導(dǎo)致效率低下。

因?yàn)楣芾矸让恳粋€(gè)單位量的變化都將使人際關(guān)系數(shù)目繁雜。管理層次與管理幅度的關(guān)系

每個(gè)管理者的管理幅度究竟多大為宜？從未定論。

ABDC有效管理幅度的影響因素⑴工作能力。⑵工作內(nèi)容與性質(zhì)。主管所處的管理層次越高，管理幅度越小。就是因?yàn)闆Q策的工作量越大，用于指導(dǎo)和協(xié)調(diào)下屬的時(shí)間就越??；下屬工作相似，管理容易；方案越完善，管理越容易；非常理性事務(wù)的多少。組織層級(jí)和能力概念能力人際能力技術(shù)能力高層中層基層尋找組織結(jié)構(gòu)的弱點(diǎn)評(píng)估組織現(xiàn)狀權(quán)力層級(jí)到達(dá)了最小嗎?〔管理層級(jí)〕要管的人太多？〔管理幅度〕管理者過(guò)分專注于某一程序或是專門(mén)技術(shù)嗎？〔過(guò)度分工〕這種工作分工會(huì)把相似的工作合并還是分開(kāi)？〔程序合理性〕組織結(jié)構(gòu)對(duì)工作有無(wú)影響？〔結(jié)構(gòu)適應(yīng)性〕組織提出每項(xiàng)要履行的職責(zé)了嗎？〔職責(zé)明晰度〕有獨(dú)立王國(guó)和分得過(guò)細(xì)的問(wèn)題嗎？〔小團(tuán)體〕企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)使某個(gè)人同時(shí)有兩個(gè)上司嗎〔多重管理和越級(jí)管理〕第二節(jié)采購(gòu)管理機(jī)制一、采購(gòu)管理機(jī)制

決定采購(gòu)管理由誰(shuí)管、管什么、怎樣管的問(wèn)題，即解決采購(gòu)管理的權(quán)限范圍、審批機(jī)制和決策程序問(wèn)題采購(gòu)管理機(jī)制與采購(gòu)組織的不同：同一個(gè)采購(gòu)組織在不同的采購(gòu)機(jī)制下的權(quán)限不同、決策程序不一樣、審批機(jī)制不一樣二、幾種不同的采購(gòu)機(jī)制〔一〕基于采購(gòu)的采購(gòu)管理機(jī)制：為了完成采購(gòu)工作而設(shè)立的采購(gòu)管理組織特點(diǎn)：任務(wù)明確、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、甚至哪里采購(gòu)都已經(jīng)規(guī)定好了的?！捕郴谏a(chǎn)的采購(gòu)管理機(jī)制：為了滿足生產(chǎn)需要而設(shè)立的采購(gòu)管理組織特點(diǎn)：不只著眼于完成采購(gòu)本身，而是滿足全廠生產(chǎn)需要的角度來(lái)考慮采購(gòu)問(wèn)題?？紤]的范圍和深度大大擴(kuò)展了?！踩郴阡N售的采購(gòu)管理機(jī)制：基于銷售市場(chǎng)的采購(gòu)管理組織。特點(diǎn)：結(jié)合市場(chǎng)需求，以滿足客戶需要為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合生產(chǎn)情況來(lái)制定采購(gòu)決策，實(shí)施采購(gòu)管理。以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購(gòu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)產(chǎn)、供、銷整體效益最大化。…………供給商的供給商客戶的客戶貨源制造交貨貨源制造交貨計(jì)劃貨源制造交貨貨源交貨供應(yīng)商你的公司客戶第三節(jié)采購(gòu)管理崗位設(shè)置及人員素質(zhì)一、采購(gòu)管理崗位設(shè)置〔一〕需求分析員根本職責(zé)：通過(guò)預(yù)測(cè)分析或?qū)嶋H分析確定未來(lái)時(shí)間內(nèi)的采購(gòu)需求量。實(shí)際分析：對(duì)各單位上報(bào)的采購(gòu)方案匯總統(tǒng)計(jì)。預(yù)測(cè)分析：根據(jù)采購(gòu)歷史數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)。常用定量預(yù)測(cè)方法有：一、時(shí)間序列分析法

簡(jiǎn)單平均法、加權(quán)平均法、簡(jiǎn)單移動(dòng)平均法、加權(quán)移動(dòng)平均法、指數(shù)平滑法二、季節(jié)性預(yù)測(cè)三、線性回歸分析〔二〕、市場(chǎng)分析與供給管理員根本職責(zé)：掌握企業(yè)需要的資源在市場(chǎng)中的分布情況、市場(chǎng)行情、產(chǎn)能、供求關(guān)系、質(zhì)量、技術(shù)動(dòng)態(tài)等各種影響采購(gòu)的信息。建立維護(hù)與供給商的關(guān)系。供給商評(píng)估。波特競(jìng)爭(zhēng)力分析：

供給商關(guān)系類型：〔三〕、采購(gòu)方案員根本職責(zé)：根據(jù)需求分析員和供給商管理員提供的信息，根據(jù)生產(chǎn)情況和庫(kù)存情況制定物料采購(gòu)方案、下達(dá)采購(gòu)任務(wù)書(shū)。

〔四〕、進(jìn)貨管理員

根本職責(zé)：負(fù)責(zé)進(jìn)貨管理。包括以下內(nèi)容：運(yùn)輸方式：選擇空運(yùn)、鐵路、公路還是水運(yùn)。需要考慮交貨時(shí)間、運(yùn)費(fèi)、平安性等因素。公路運(yùn)輸要考慮車輛的選擇、載重量〔空間〕大小等運(yùn)輸路線：哪一條是最適宜的線路，直接運(yùn)達(dá)還是經(jīng)過(guò)中轉(zhuǎn)。運(yùn)輸跟蹤：對(duì)貨物運(yùn)輸狀況實(shí)施跟蹤，包括貨物目前所處位置，貨物狀況，是否有延遲、破損等情況發(fā)生，并與供給商溝通協(xié)調(diào)到貨驗(yàn)收：到達(dá)貨物是否有相應(yīng)的采購(gòu)合同或訂單，與采購(gòu)的品種、數(shù)量和規(guī)格是否相符，有無(wú)隨行的質(zhì)量文件。外包裝有無(wú)破損，是否附貨損單。本錢(qián)核算：對(duì)進(jìn)貨過(guò)程中所涉及到的運(yùn)輸、保險(xiǎn)等費(fèi)用進(jìn)行核算問(wèn)題處理：收貨時(shí)間的安排〔特別是JIT環(huán)境下〕，以上個(gè)方面存在的各種問(wèn)題的協(xié)調(diào)和處理〔五〕質(zhì)量管理員根本職責(zé)：保證購(gòu)進(jìn)的產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。包括處理采購(gòu)供貨過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題，協(xié)調(diào)公司各部門(mén)對(duì)供給商質(zhì)量情況進(jìn)行評(píng)估。

〔六〕、庫(kù)存管理員負(fù)責(zé)庫(kù)存保管，掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)〔七〕、采購(gòu)統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)采購(gòu)統(tǒng)計(jì)和分析，掌握采購(gòu)業(yè)績(jī)〔八〕、財(cái)務(wù)與本錢(qián)核算員〔九〕、采購(gòu)員接受具體采購(gòu)任務(wù)，完成采購(gòu)工作。工作內(nèi)容：詢價(jià)、比價(jià)、選擇供給商、談判、簽訂合同，合同管理。報(bào)關(guān)事務(wù)，外包管理。〔十〕、秘書(shū)〔十一〕采購(gòu)主管方案、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制，開(kāi)展有效的采購(gòu)工作，特別是采購(gòu)過(guò)程中的重大決策活動(dòng)。其中有：制定采購(gòu)管理流程、采購(gòu)部門(mén)員工培訓(xùn)、績(jī)效評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等，參與決定自制還是購(gòu)置、外包采購(gòu)等的決策有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：風(fēng)險(xiǎn)類別：失去價(jià)格優(yōu)勢(shì)、人員錯(cuò)誤、合同做假、合同違法、交貨延遲、貨物損失等。應(yīng)對(duì)的措施：法律風(fēng)險(xiǎn)——法律參謀、授權(quán)控制、培訓(xùn)合同風(fēng)險(xiǎn)——法律參謀、合同管理、完善審核程序人員道德風(fēng)險(xiǎn)——審計(jì)、職責(zé)分清、健全規(guī)章、輪換執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)〔供〕——資質(zhì)、資信調(diào)查，認(rèn)證流程的風(fēng)險(xiǎn)〔己〕——定期審核、調(diào)整更新參與自制還是外購(gòu)的決策自制的理由如下：在空閑的時(shí)間利用閑置的資源給供給商價(jià)格規(guī)定最高限量太少，供給商無(wú)興趣開(kāi)發(fā)/保存專門(mén)技術(shù)質(zhì)量原因〔沒(méi)有有能力的供給商〕外包外包是戰(zhàn)略性地利用外部資源完成傳統(tǒng)上應(yīng)由內(nèi)部員工或內(nèi)部資源來(lái)完成的活動(dòng).外包的好處：更好地利用資產(chǎn)，降低本錢(qián).(供給商更具規(guī)模效應(yīng))通過(guò)合同確定價(jià)格，防止本錢(qián)波動(dòng)減少資本投入〔廠房設(shè)備等〕質(zhì)量提高〔專業(yè)廠商〕減輕管理者工作量，更多關(guān)注開(kāi)展核心競(jìng)爭(zhēng)力提高運(yùn)營(yíng)靈活性對(duì)部屬的績(jī)效評(píng)估設(shè)定績(jī)效目標(biāo)的三個(gè)步驟

1.界定目標(biāo)或職責(zé)。五至七個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域就能夠概括和定義大局部工作。如：本地化、及時(shí)性、良好的內(nèi)部效勞、供給商管理

2.績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容包括質(zhì)量、數(shù)量、本錢(qián)、時(shí)間、利潤(rùn)。設(shè)定原那么應(yīng)是可衡量、簡(jiǎn)單明了、有適合的精確度。3.專題研究報(bào)告就指標(biāo)取得一致一個(gè)合理的績(jī)效目標(biāo)應(yīng)該：基于工作而非人可以到達(dá)為人所知經(jīng)過(guò)同意確定具體且可測(cè)量有時(shí)間限制付諸文字標(biāo)準(zhǔn)可變二、采購(gòu)人員的素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)

1.傳統(tǒng)上重生產(chǎn)、銷售，輕采購(gòu)，對(duì)采購(gòu)人員素質(zhì)要求不高

2.最關(guān)鍵的是采購(gòu)主管

要求:經(jīng)驗(yàn)豐富、熟悉業(yè)務(wù)、和市場(chǎng)，了解生產(chǎn)，具有一定組織能力的人

3.其他崗位人員都要求具有相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)例：某企業(yè)素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)第四節(jié)建立采購(gòu)管理組織的一般步驟一、概述

根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況、采購(gòu)管理的職能、任務(wù)和內(nèi)容，按精干高效原那么設(shè)立職能、崗位、責(zé)權(quán)，選擇適宜人選，建立相互關(guān)系，組成采購(gòu)組織。二、考慮的內(nèi)容和步驟〔一〕考慮采購(gòu)管理組織的職能只有采購(gòu)職能：直線制即可包含其它職能：直線職能制、矩陣制〔二〕考慮采購(gòu)管理組織的任務(wù)量

包含職能的多少及各職能工作量的大小考慮物質(zhì)品種、數(shù)量、空間范圍、工作難易程度，供給商管理、市場(chǎng)信息工作等。如何減少工作量？〔三〕確定采購(gòu)管理組織機(jī)制

管理組織機(jī)制：組織的職權(quán)范圍、審批機(jī)制、組織結(jié)構(gòu)機(jī)制等?！菜摹吃O(shè)計(jì)管理作業(yè)流程

如何設(shè)計(jì)？設(shè)計(jì)管