華為時間管理培訓(xùn)教材

華為時間管理培訓(xùn)教材（經(jīng)典）

程時數(shù)：3.5小時

授課方式：講演、案例分析、管理游戲、錄象

必備條件：數(shù)字投影儀、便攜

課程簡介：本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人

們?nèi)粘９ぷ髦性跁r間管理上存在的誤區(qū)的分析及時間管理基本方法、

技巧的講解，幫助學(xué)員進行有效的時間管理、提高工作績效。

適合對象：新員工

培訓(xùn)目標

學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達到：

在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象學(xué)會正確的時間分配并充分

有效地利用時間

學(xué)會制定SMART的工作目標

掌握制定有效工作計劃的方法與過程

課程要點

v時間管理的概念與誤區(qū)

v時間管理的基本準則

...目標原則

……20/80原則

……四象限原則

...有序原則

...對象原則

v時間管理的方法與技巧

……熟悉自己使用時間的方式與狀況

做好工作計劃

縮短別人干擾的時間

不要拖延

第一次就把情況做好

時間的推斷應(yīng)有彈性

第一章：時間管理的概念與誤區(qū)

§1:時間管理的概念

1.1什么是時間？

在我們探討“時間管理”這個問題往常，不妨先來讀篇文章：

1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如

下：

諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你

們，只好送你們一句話。

這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學(xué)問。

往常的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從

今以后，你們能夠依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時

候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時

候，要做學(xué)問也來不及了。

有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？

即使要做學(xué)問，既沒有圖書館，是否具有實驗室，哪能做學(xué)問？

我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也

不肯讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯

做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然

會想出法子來設(shè)置儀器。

至于時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只

能做1點鐘的工作。你們看他的成績！每天花1點種看10頁有用的書,

每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。

諸位，11萬頁書能夠使你成為一個學(xué)者了。但是每天看3種小報

也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰?？葱?/p>

呢？還是打麻將呢？還是努力做一個學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！

易卜生說：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。

學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。

再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。

看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？“時間就

是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸

金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個人都能夠脫口而出，

但是我們做得畢竟如何呢？我們常常聽到一一

“我要是在大學(xué)多學(xué)點東西就好啦！”

“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！”

“時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會與股東像一群蜜

蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔(dān)任與事佬的角色；

家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！”

世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功

與最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫?/p>

用這所擁有的24小時。那么時間畢竟是什么呢？

我們哲學(xué)家這樣說：“時間是物質(zhì)運動的順序性與持續(xù)性，其特

點是一維性，是一種特殊的資源?！?/p>

要想能夠真正地熟悉時間同時管理“時間”，我們有必要對時間

的本質(zhì)有深刻的認識。首先讓我們先熟悉時間的四項特殊性：

（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下

不可能增加、也不可能減少，每天都是24小時，因此我們無法開源。

（2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力與技術(shù)那樣被積蓄儲

藏。不論愿不愿意，我們都務(wù)必消費時間，因此我們無法節(jié)流。

（3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，

時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。

（4）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失,

則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人

都無力挽回。

小案例：

假如銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天能夠

隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一

個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢

你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何

用這筆錢？

1.2什么是“時間管理”？

“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既

定目標。由于時間所具備的四個特殊性，因此時間管理的對象不是“時

間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。

請注意：

（1）所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無奉獻的時間消耗。

（2）所謂‘'自管理者的管理”一一你務(wù)必拋棄陋習(xí)，引進新的工

作方式與生活習(xí)慣，包含要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡

輕重與權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功

倍。

大凡能夠在事業(yè)上做出卓著成績的人都是時間管理的專家，格里

在威格利南方聯(lián)營公司當了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的

超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽。第一，他的工作歷程

記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個記錄中包含連年不斷的銷售記

錄與利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計劃、組織、授權(quán)、激

勵、評價與操縱等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，

他獻身時間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚。在格里看來，

正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時間管理。

在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、

客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無所適從呢？

由于時間所具有的特殊性，時間在各類資源中又往往容易被我們

忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24

小時，每小時由60分鐘構(gòu)成，每分鐘由60秒構(gòu)成，總計就是8.64萬

秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么能夠視而不見？又怎么能夠隨意

處之？這個問題估計需要我們花點時間來考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計過

一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：

睡覺：21年

工作：14年

個人衛(wèi)生：7年

吃飯：6年

旅行：6年

排隊：6年

學(xué)習(xí)：4年

開會：3年

打電話：2年

找東西：1年

其它：3年

看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時間管理”一直是個重

要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下：

*尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要

*信息爆炸

*競爭的壓力

*你的客戶對品質(zhì)的要求

看來我們要成為一個高效的時間管理者與職業(yè)人，減少時間浪費

的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題畢竟在哪里呢？

第二章、時間管理的誤區(qū)

我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的

技能”。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各類因素。下列

列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家認真閱讀并分析，看看自己是否存

在同樣的問題：

誤區(qū)之一：工作缺乏計劃

查爾斯?史瓦在半世紀前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向

管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：”請告訴我如何能在辦

公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費?！崩類鄯埔虼?/p>

遞了一張紙給他，并向他說“寫下你明天務(wù)必做的最重要的各項工作,

先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作

為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘

若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。只要手

中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全

部的重要工作，那么即使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們,

而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為

重要都不清晰。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當這個

建議對你生效時，把它提供給你的部屬使用”。

數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并

附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之因此能夠躍

升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句

真言。

盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來

不做或者是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：

1、因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思

考；

2、不做計劃也能獲得實效；

3、不熟悉做計劃的好處；

4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；

5、不知如何做計劃。

我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為

一個強調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當做工作中的借口，

為什么呢？剖析如下：

1、固然有些情況是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有

可能養(yǎng)成一種“做了再說”或者“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。

試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或者滅

火筒進行搶救，還是應(yīng)花費少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作,

然后再進行搶救？

2、不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；

做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。

3、由于目標中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難

以趨于一致，因此我們務(wù)必定期審察我們的目標與計劃，做出必要的

修正，尋找最佳途徑。但假如是處于無計劃的引導(dǎo)，則一切行動將雜

亂無章，最終走進死胡同。

綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果：

1、目標不明確

2、沒有進行工作歸類的習(xí)慣

3、缺乏做事輕重緩急的順序

4、沒有的時候間分配的原則

誤區(qū)之二：組織工作不當

組織工作不當?shù)囊o表達在下列幾個方面：

*職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)

*“事必躬親，親力而為”

*溝通不良

*工作時斷時續(xù)

首先，學(xué)會如何同意請托：

關(guān)于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其

他同級管理者、或者是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職

務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類盡管也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不

合時宜或者是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務(wù)予履行的請托,

經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。

倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請

托將四面八方地源源涌來。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企

求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬。“明智地同意請托”

的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請托若

由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時的建議。

第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強同意

他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。

因此在我們同意請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我

的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對實現(xiàn)我的目標有幫助嗎？假如同意它，將付出什

么代價？假如不同意他，則需承擔(dān)什么后果？通過這一番“成本一一

效益分析”之后，你就能夠決定取舍了。

其次，學(xué)會利用資源：

關(guān)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從有關(guān)的部門或者人

員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。比

如你想熟悉本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想熟悉公司

的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。

關(guān)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤：

1、擔(dān)心部屬做錯事；

2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；

3、擔(dān)心喪失對下屬的操縱；

4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；

5、找不到合適的下屬授權(quán)。

事實上每個人的精力都是有限的，特別是管理者應(yīng)當學(xué)會授權(quán),

將要緊的精力與時間放在更重要的情況上。

誤區(qū)三：時間操縱不夠

在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習(xí)就是

拖延時間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，

請你先做一下自我評核。

拖延商數(shù)測驗

請據(jù)實選擇下列每一個陳述最切合你的答案：

(1)為了避免對棘手的難題采取行動，我因此尋找理由與借口。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(2)為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(3)我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或者延緩不愉快的事是困難的工

作。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(4)我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(5)當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛?fù)。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(6)我對重要的行動計劃的追蹤工作通常不予理會。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

(7)試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者者攜回家里，以便

在夜晚或者周末處理它。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

（9）我在過分疲勞（或者過分緊張、或者過分泄氣、或者太受抑

制）時，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一

個物件。

A非常同意B略表同意C略表不一致意D極不一致意

評分標準：

每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不一

致意”評2分，“極不一致意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是

拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。總分在21至30分之間，表示你

有拖延的毛病，但不太嚴重。總分多于30分，表示你或者許已患上嚴

重的拖延毛病。

我們通常在時間操縱容易陷入下面的陷井：

1、習(xí)慣拖延時間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典

型的拖延時間的人。

2、不擅處理不速之客的打攪。

3、不擅處理無端電話的打攪。

4、泛濫的“會議病”困擾。很多中、上層管理者曾經(jīng)指出，會議

竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他

們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功

的浪費！

誤區(qū)四：整理整頓不足

辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，由于雜亂是人為的。

“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人

使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一

個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用

“帕金森定律”一一“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時

間”，我們也能夠?qū)С觥拔募逊e定律”一一“文件的堆積將被擴展,

以便填滿可供堆積的空間。”

當你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時間從容不

迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下

面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。

文件處置測驗

請快速地解答下列十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確

切的答案，則請在題目前打問號。

1、訂購文具后所取得的帳單。

2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你

無暇閱讀。

3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。

4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。

5、部屬交來的（或者是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務(wù)報

告的有關(guān)資料。

6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你務(wù)必先打數(shù)次電話才能回復(fù)。

7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mailo

8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或者

其它）調(diào)查報告。

9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本

書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。

10、客戶寄來的一封投訴信。

11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。

12、提醒自己明年及早準備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。

假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或者兩個以上的

“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計

這樣的一套系統(tǒng)（包含你的紙面文件夾與電腦文件夾）！

誤區(qū)五：進取意識不強

我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之因此能夠

讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最

根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作與生活的責(zé)任感與

認真態(tài)度。要緊表現(xiàn)在下列幾個方面：

*個人的消極態(tài)度

*做事拖拉，找借口不干工作

*唏噓不已，做白日夢

*工作中閑聊

假如我們一直處于遲鈍的時間感受中，換句話說，當你覺得時間

可有可無，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時掉下大餡

餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，由于你隨時在喪失寶貴的機

會，隨時可能被社會所淘汰！

好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管往常我們做得

如何，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我

們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。送給大家一句話:

昨天是一張已被注銷的支票，

明天是一張尚未到期的本票，

今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！

3.1時間管理的六項基本原則

通過前面的學(xué)習(xí)，我們對時間管理的概念與誤區(qū)已經(jīng)有了一個基

本的認識，現(xiàn)在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有

了一個認識后，才有可能很好地運用時間管理的技巧與方法。

時間管理的六項基本原則：

1、明確目標

2、有計劃、有組織地進行工作

3、分清工作的輕重緩急

4、合理地分配時間

5、與別人的時間取得協(xié)作

6、制定規(guī)則、遵守紀律

下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。

2.1原則之一■：明確目標

2.1.1目標刺激我們奮勇向上

在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何

處去。美國的一份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老

人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯與睡覺，盡管生活

無憂，但他們后來的壽命通常不可能超過七年。

雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目

標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已

透只是氣，還哪來時間好好想想自己的將來。但這正是問題的癥結(jié)，

就是由于沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡

性循環(huán)罷了！

另外有些人沒有目標，則是由于他們不敢同意改變，與其說安于

現(xiàn)狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與

挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無成！

事實上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒有淋漓盡致發(fā)揮自己

的潛能。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。然

而不幸的是，多數(shù)人對自己的愿望，僅有一點模糊的概念，而只有少

數(shù)人會貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，

只能說有五年一次的經(jīng)驗。

許多年前，某報做過300條鯨魚突然死亡的報道。這些鯨魚在追

逐沙丁魚時，不知不覺被困在一個海灣里，報道上說：“這些小魚把

海上巨人引向死亡。鯨魚由于追逐小利而暴死，為了微不足道的目標

而空耗了巨大力量?！?/p>

美國作家福斯迪克說得好：“蒸汽或者瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，

才能產(chǎn)生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。而生

命唯有在用心一意、勤奮不懈時，才可獲得成長?！毕旅娌环磷屛覀?/p>

一起看看“賴嘉的故事”。

賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。他的父母只有小學(xué)

五年級的學(xué)歷，因此當賴嘉表示要上大學(xué)時，他的親友大多不表示支

持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進大學(xué)的人。但是一年

之后，他卻由于貪玩導(dǎo)致功課不及格而被迫退學(xué)。在接下來的6年，

他過著得過且過的生活，毫無人生目標。他大半時候都在一家低功率

的電臺擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。

有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，

他對自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。重獲新生的賴

嘉，終于熟悉到目標的重要性。的確，目標決定我們的將來。

賴嘉的目標是重返大學(xué)，然而他的成績實在太差了，以致連遭墨

瑟大學(xué)拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院

長韓翠絲，他趁機向她剖明心志。結(jié)果，院長承諾了他的請求，準許

他入學(xué)，但有一個附加條件：他的平均分數(shù)要達到乙等，否則就要再

度退學(xué)。

賴嘉一改過去的散漫態(tài)度，以信心堅定、目標明確、內(nèi)心無畏的

姿態(tài)，重新踏入校門。他每季平均進修多個學(xué)分。通過2年零3個月，

即以優(yōu)異的成績?nèi)〉昧藢W(xué)位，緊接著再邁向更高的目標。

如今，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美進展最

迅速的教會擔(dān)任牧師，教會地點就在費城特爾市，距他成長的亞特蘭

大僅數(shù)分鐘車程。

從上面的例子我們能夠看出，有目標才有結(jié)果，目標能夠激發(fā)我

們的潛能。那么我們畢竟如何選擇或者是制定正確的目標呢？我們認

為在選擇或者制定目標時應(yīng)考慮兩個方面：一是目標要符合自己的價

值觀，二是要熟悉自己目前的狀況。

請記?。撼晒ν耆且环N個人現(xiàn)象，只有你所完成的情況與你的

價值觀相符，你才會覺得成功。為什么有的人成功之后，又會感到空

虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯

個人設(shè)定目標能夠說是一個成功的例子。

在1974年，美國著名證券經(jīng)紀人鄧尼斯是一個已干了6年的證

券經(jīng)紀人，以社會標準來看，他是美國中產(chǎn)階級分子的典范：他擁有

一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患

了潰瘍。證券經(jīng)紀商的收入盡管不錯，卻與他的性格格格不入。他希

望活得更扎實，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運，這使他覺得受挫。

“只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。因此，他開始

設(shè)立自己的目標。他從小就愛好業(yè)余無線電，因此他決定創(chuàng)業(yè)，成立

鄧特隆無線電公司，生產(chǎn)并銷售“火腿”(指業(yè)余無線電愛好者)的

設(shè)備。

1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當資金，以信用卡借款,

開始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無線電設(shè)備。鄧特隆公司誕生了。他的許

多朋友與親戚都以憂傷與驚慌的眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。

1974年8月24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。1975

年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到1975年底，鄧特隆

的營業(yè)額超過了100萬元。今天，鄧尼斯已是一家資產(chǎn)數(shù)百萬元的工

)的股東與總裁。

2.1.2如何制定目標

一個目標應(yīng)該具備下列五個特征才能夠說是完整的：

具體的(specific)

可衡量的(measurable)

可達到的(attainable)

有關(guān)的(relevant)

基于時間的(time-based)

1、具體的：

有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不具體的目

標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個目

標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。

有人曾經(jīng)做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組

人的個子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠

跳過1.2米。”他對第二組說：“你們能夠跳得更高。”通過練習(xí)后,

讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標，結(jié)果第一組每個人都跳

過1.2米，而第二組的人由于沒有具體目標，因此他們中大多數(shù)人只

跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有與沒有具體目標的差別

所在。

2、可衡量的：

任何一個目標都應(yīng)有能夠用來衡量目標完成情況的標準，你的目

標愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在

心里有個底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是

鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確

的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。

3、可達到的：

不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又

沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。15個人被邀

請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個

繩圈套到木棒上，離木棒的距離能夠自己選擇。

站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣

了；有的人站得太遠，老是套不進去，因此很快就泄氣了；但有少數(shù)

人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就

感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設(shè)定具挑

戰(zhàn)性但做得到的目標。

4、有關(guān)的：

目標的制定應(yīng)考慮與自己的生活、工作有一定的有關(guān)性，比如一

個公司的職員，整天考慮的不是如何才能做好工作，卻一心發(fā)著明星

夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不

思進取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺

棄。

5、基于時間的:

任何一個目標的設(shè)定都應(yīng)該考慮時間的限定，比如你說：“我一

定要拿到律師證書?！蹦繕藨?yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成,

還是十年后才完成？

3.2原則之二：有計?劃、有組織地進行工作

所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計

劃，通過采取適當?shù)牟襟E與方法，最終達成有效的結(jié)果。通常會表達

在下列五個方面：

1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理。

2、將整理好有各類事務(wù)按流程或者輕重緩急加以排列。

3、按排列順序進行處理。

4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。

5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該

按什么次序進行，各什么是能夠同時進行的工作。

那么有人會問：畢竟該如何做計劃呢？大致的步驟如下：

1、確立目標；

2、探尋完成目標的各類途徑；

3、選定最佳的完成方式；

4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項；

5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；

6、定期檢查目標的現(xiàn)實性與完成目標的最佳途徑的可行性。

目標如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進行了說明；至于如何制訂

并檢查計劃，我們會在后面的章節(jié)中全面地闡述。

有了計劃，就務(wù)必有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家

記?。?/p>

1、切實實行你的計劃與創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多

好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。

2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。

美國的成功學(xué)家格林演講時，經(jīng)常對觀眾開玩笑地說，美國最大

的快遞公司一一聯(lián)邦快遞，事實上是他發(fā)明的。他不說假話，他的確

有過這個主意。但是我們相信世界是至少還有一萬個與他一樣的創(chuàng)業(yè)

家，也想到同樣的主意。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮

合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時內(nèi)將文件從美國的一端

送一另外一端的時間縫隙中。當時格林曾經(jīng)想到，假如有人能夠開辦

一個能夠?qū)⒅匾募?4小時之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù),該有多好!

這辦法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個名叫弗列德?史

密斯的家伙確實把這主意轉(zhuǎn)換為實際行動。

這個故事的教訓(xùn)是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想

出一千個好主意要有從價值得多。

3.3原則之三：分清工作的輕重緩急

請看下面的行事次序，看看你自己平常喜好用哪種方式？

1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。

2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

3、先做容易的做，然后再做難做的事。

4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量

時間才能做好的事。

5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。

6、先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。

7、先做通過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。

8、先做別人的事，然后再做自己的事。

9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。

10、先做有趣的事，再做枯燥的事。

11、先做易于完成的整件事或者易于告一段落的事，然后再做難

以完成的整件事或者難以告一段落的事。

12、先做自己所尊敬的人或者與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所

拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。

以上的各類行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時

間管理的要求。我們既然是以目標的實現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實

現(xiàn)目標為根據(jù)的待辦事項中，到底什么應(yīng)該先著手處理，什么能夠拖

后處理，什么甚至不予處理？通常認為是按照情況的緊急程度來推斷。

假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，

則依循上面的推斷規(guī)則。但是在多數(shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊

迫。比如參加管理技能培訓(xùn)、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)

接班人等等。假如我們按情況的“緩急程度”辦事的話，不但使重要

的情況的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或者緊急狀態(tài)之下,

最大的惡果是原本重要不緊急的事必定會轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。舉

個例子來說，所有的主管都承認（包含我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報

告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報告的時間尚有一個

月的話，則通常人大概不可能把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不可

能把它視為“今天務(wù)必做的事”，既然今天能夠不做這件事，那么就

能夠不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地

處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報告，就是草率應(yīng)付了事。通過一

番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報告

提早準備好！但是除非能夠完全地改變按“緩急程度”辦事的習(xí)慣，

否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”

嗎？波特的問題估計就在于此。

因此，我們認為：處理情況優(yōu)先次序的推斷根據(jù)是情況的“重要

程度”。所謂“重要程度”，即指對實現(xiàn)目標的奉獻大小。提請注意:

盡管有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按情況“緩急程度”辦事的

習(xí)慣，只是需要強調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時，應(yīng)先考慮情況

的“輕重”，再考慮情況的“緩急”一一也就是我們通常使用的“第

二象限組織法”。

我們下列面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關(guān)

系，請看四象限圖：

第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準時完成工

作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、推斷力的時刻，也是能夠

用心耕耘的園志。假如荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們

也不能不記得，很多重要的事都是由于一拖再拖或者事前準備不足，

而變成迫在眉睫。

第二象限是重要但不緊急的事。要緊是與生活品質(zhì)有關(guān)，包含長

期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建

議等等?；膹U這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓

力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提

高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預(yù)防措

施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的情況不可能對我們造成催促力

量，因此務(wù)必主支去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。

第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，由于迫切的

呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺一一實際上就算重要也是

對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間

在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，事實上只是是在滿足別人的

期望與標準。

第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，因

此根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回

奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分

范圍倒不見得都是休閑活動，由于真正有制造意義的休閑活動是很有

價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦

公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的

毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)事實上是很空虛的。

現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間

最多？請注意，在劃分第一與每三象限時要特別小心，急迫的事很容

易被誤認為重要的事。事實上二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完

成某種重要的目標，假如答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。

請思考下面的問題：

你是否“明白”在哪一方面假如持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活

或者工作會有積極的意義？

這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：

1、改善人際關(guān)系。

2、改善事先準備工作。

3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。

4、善待自己。

5、抓住機會。

5、充實自我。

6、增進能力。

這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。假如你的答案也屬

于這七項，為什么不身體力行呢？

大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時間管理的原則系列之一與之二，現(xiàn)在給大

家做一測試，看看你在做情況的急迫性上是什么樣的情況。

急迫性指數(shù)測驗

選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或者態(tài)度（A=從不；13=有的時候

候；C=常常）

1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）

2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或者緊張，以致無法作深入的自我反

省。（）

3、我常因周圍的人或者事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或者排

隊。（）

4、我休息時會覺得不安。（）

5、我大概永遠在趕時間。（）

6、我常為了完成某項情況而拒人于千里之外。（）

7、我只要片刻沒與辦公室聯(lián)系就覺得不安。（）

8、我在做一件事經(jīng)常會想到另一件事。（）

9、我處理危機時表現(xiàn)最好。（）

10、處理突發(fā)狀況的興奮感，大概比慢工出細活更讓我覺得有成

就。（）

11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲與親友共處時間。（）

12、當我為了處理突發(fā)狀況，務(wù)必取消約會或者中途離開，我認

為別人應(yīng)該能諒解。（）

13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）

14、我常邊工作邊吃飯。（）

15、我一直認為總有一天能做我真正想做的情況。（）

16、一天下來辦公桌上“已辦”文件假如堆得高高的，我會很有

成就感。（）

“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：

（A=0分；B=2分；C=4分）

0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46

分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。

2.4原則之四：合理地安排時間

首先我們來看看穆爾的故事：

案例穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員

的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個

月薪1000美元的目標。當穆爾逐步對工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿

出客戶資料與銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自什么客戶。他發(fā)現(xiàn),

80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他

花在每個客戶身上的時間都是一樣的。因此，穆爾的下一步就是將其

中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。

結(jié)果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年

便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。

最后還當了凱利穆爾油漆公司(Kelly-MoorePaintCompany)的董事

長。

這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還表達了巴列

特定律(也稱80/20原理)：總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所

形成的

按情況的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重

要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明：

80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來自20%的朋友；

80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；

80%的財富集中在20%的人手中；……

再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷

藏庫則位于下端。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是

我們使用冷凍庫的機率高達80%,使用冷凍庫的機率只有20%,致使我

們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼。

基于此，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計上做了修改，將冷藏庫與冷凍

庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不

難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計就是利用了80/20原理。

80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的

多數(shù)問題上，由于就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。

因此，你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，由于掌握了這些重要的

少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。

掌握重點能夠讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為

危機時，犯錯的兒率就會增加。我們很容易陷在日常瑣碎的情況處理

中；但是有效進行時間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動具有最

高的優(yōu)先級。

2.5原則之五：與別人的時間取得協(xié)作

任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性;

而我們作為社會或者是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門

或者人發(fā)生必定的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時

間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。

認清并習(xí)慣組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全

世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是假如你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后

才提出你的構(gòu)想，你可能就不可能有太好的運氣，可能要等到幾個月

后，你的構(gòu)想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去!

同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提早與該部

門人員進行預(yù)約，雙方共同達成一個有關(guān)時間、地點、人員安排等等

的約定。否則，突如其來的打攪會令對方措手不及，甚至有可能將你

拒之門外！

大家想想，我們是不是也在經(jīng)常埋怨外部的打攪（電話、來訪等）、

突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，

嚴格要求自己，提早做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一

份慌亂，多一份從容！

2.6原則之六：制定規(guī)則、遵守紀律

我們在成長的過程中，常被各類紀律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成

方園”，由于有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調(diào)

紀律與規(guī)則。

世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而

他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至能

夠用代數(shù)程式來計算。

歷史學(xué)家梅爾?克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫10封信;

杰出的演說學(xué)家喬?查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期

一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則是用來打

電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。

很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前務(wù)必完成一定

的字數(shù)。這個方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一

個月后，寫1000字便易如反掌。接著你能夠增加字數(shù)到大概1200字,

過十幾天后，或者許可再增加幾百字。

因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀律的核心要緊表達在下列三個

方面：

1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。

2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的

目標。

3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提早與有關(guān)部門取

得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。

在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下

自己使用時間的方式與狀況。

3.2.1分析自己使用時間的方式與狀況

大多數(shù)人不喜歡好好地熟悉自己，躲避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的

行為更容易。面對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的

勇氣。而若你愿意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是

一種有益的經(jīng)驗。

下面的練習(xí)將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多有關(guān)事

項。在本項練習(xí)中列有一個你在一星期內(nèi)花費時間的清單。這里要強

調(diào)的這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習(xí)，而是要求你

記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請記?。簳r間管理并沒有什么

高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。

接下來就請按部就班地完成如何進行時間使用清單的分析，之

后，你會考慮到一些問題，尋找指引你更適當?shù)倪\用你的時間的答案。

請先看表一與表二：

表一：時間使用清單表時間統(tǒng)計

項目活動每星期估計花費的時間（小時）每星期實際花費的時

間（小時）上兩項時間的差額（小時）占每星期的總時間的百分比

(%)

一、公務(wù)活動17雜務(wù)與家事

1上下班18賣雜物

2開會19其它的逛街活動

3打電話20繳款

4閱讀文件、整理通信21看孩子

5幫助下屬22宗教活動

6接待賓客23家庭外出

7向上級匯報24家庭溝通

8公務(wù)出差25其它家庭活動

9拜訪客戶小計

10其它工作上的活動四、休閑活動

小計26聽廣播與音樂

二、個人活動27看電視

11整理儀容28休閑閱讀

12飲食29嗜好

13睡覺30觀看比賽

小計31運動

三、家庭活動32休閑旅游

14煮飯33聚會與社交

15洗熨衣服34其它休閑活動

16打掃房屋35其它活動

小計

時間統(tǒng)計（小時）

表二：一星期時間日志與簡略分析表時間周一周二周三周四

周五周六周日活動標號時間小計

7:001上下班16:0019其它的逛街活動

7:302開會16:3020繳款

8:003打電話17:0021看孩子

8:304閱讀文件、整理通信17:3022宗教活動

9:005幫助下屬18:0023家庭外出

9:306接待賓客18:3024家庭溝通

10:007向上級匯報19:0025其它家庭活動

10:308公務(wù)出差19:3026聽廣播與音樂

11:009拜訪客戶20:0027看電視

11:3010其它工作上的活動20:3028休閑閱讀

12:0011整理儀容21:0029嗜好

12:3012飲食21:3030觀看比賽

13:0013睡覺22:0031運動

13:3014煮飯22:3032休閑旅游

14:0015洗熨衣服23:0033聚會與社交

14:3016打掃房屋23:3034其它休閑活動

15:0017雜務(wù)與家事24:0035其它活動

15:3018賣雜物

實施步驟:

1、熟悉并準備一份“時間使用清單表”（如表一）。這份假設(shè)的清單

是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個孩子，太太也是職

業(yè)婦女，因此效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。

2、在表一中效率先生列出約30項每星期中的要緊活動，并分成五或

者六類。希望你按表一的要求類似地列出公務(wù)活動、個人活動、家庭活動

與休閑及其它活動等類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一

樣。

3、在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。

4、準備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的

活動對應(yīng)地列在表二中。

5、在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二

的適當位置記上該活動的號碼。比如效率先生星期一上午7點到7點半穿

衣服去上班，他就把編號11記在星期一上午7點的空格里。

6、該星期結(jié)束時，表二的所有空格都應(yīng)該有一個號碼。現(xiàn)在統(tǒng)計每一

項活動出現(xiàn)的次數(shù)。比如效率先生在時間表上第二項活動出現(xiàn)了15次，即

表示他花了7個半小時在工作時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄

的“時間小計”中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時間小計”中都

有一個數(shù)目字（可能是零）。

7、然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間”

上。

8、將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數(shù)填在

表一的“上兩項時間的差額”上。假如是負數(shù)，表示你花費在該活動上的

時間多于你的估計；假如是正數(shù)，則正好相反。

9、為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下：

百分比（％）=（每星期實際花費時間+168）X100

10、檢查數(shù)目字。“每星期實際花費時間”的總計應(yīng)該等于168,而“占

每星期總時間的百分比”的總計應(yīng)該是100%。若有些微差異，不必擔(dān)心。

本項練習(xí)的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習(xí)。

11、再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對

你如何使用時間有更明顯的印象。效率先生的總結(jié)清單如表三：

表三一星期時間總結(jié)表時間統(tǒng)計

項目活動每星期估計花費的時間（小時）每星期實際花費的時間（小

時）上兩項時間的差額（小時）占每星期的總時間的百分比（%）

公務(wù)活動小時4550-529.8%

個人活動小時4540523.8%

家庭活動小時3246-1427.4%

休閑活動小時4027.512.516.4%

其它活動64.51.52.6%

時間總計1681680100%

一旦你完成了時間使用清單，并對資料完成通曉，下一步就是應(yīng)用這

份信息、，幫助你在未來把時間使用得更好。毫無疑問地，你確實會有一些

驚訝，可能它們并不全讓你愉快。

現(xiàn)在，請你完成誠實地做到下列練習(xí)。拿出幾張紙、你的時間使用清

單與你寫下來的目標，全面考慮后，寫出你對下列問題的答案：

1、我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預(yù)防或者減低時間的浪

費？

2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其

發(fā)生?

3、什么活動我現(xiàn)在能夠減少、不予考慮或者交給別人做？

4、別人如何浪費我的時間？未來是否具有方法減少或者排除其發(fā)生?

假如有的話，是什么方法？

5、我做的什么事既重要又緊急？

6、我做的什么事對我的目標很重要？

7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？假如沒有，原因何在？

假如有，是什么事？

這些問題的答案應(yīng)能提供許多使你將時間使用得更理想的構(gòu)想。每6

個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時候就輕

松多了。你明白如何做，就不可能感到吃驚。在努力擬定計劃與設(shè)定目標

之后，你大概會發(fā)現(xiàn)你的時間管理技巧有了進展。

新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆

爾?約翰生所言：“習(xí)慣的束縛平常是感受不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)

變得難以破除了?！倍ㄆ谑褂们鍐?，使你有一個更好的機會打破那些束縛。

第七章、如何制定計劃］

在我們對自己時間使用的方式與狀況有了一個初步的熟悉后，就能夠根據(jù)

部門/個人的工作/生活目標來制訂計劃了。首先，讓我們對計劃的基礎(chǔ)概

念有一些認識：

3.2.1計劃的類型

分類標準類型

按廣度分

戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃

按時間框架分

短期計劃、長期計劃

按明確性分

具體性計劃、指導(dǎo)性計劃

應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標與尋求組織在環(huán)境中地位的計劃成為

戰(zhàn)略計劃；而規(guī)定目標如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱之作業(yè)計劃。戰(zhàn)略計劃趨

向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域與不規(guī)定具

體的目標；作業(yè)計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、

日計劃，要緊偏重于實現(xiàn)的方法。

短期計劃與長期計劃

短期是指一年以內(nèi)的期間；長期通常超過5年以上；而中期界于兩者

之間。

具體計劃與指導(dǎo)性計劃

具體的計劃具有明確規(guī)定的目標，不存在容易引起誤解的問題；指導(dǎo)

性計劃只規(guī)定一些通常的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。

比如一個增加利潤的具體計劃，可能具體規(guī)定在未來6個月中，成本要降

低4%,銷售額增加6%；而指導(dǎo)性計劃也許只提出未來6個月使利潤增加

5%-10%o顯然，指導(dǎo)性計劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計劃則更具有明確性。

剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標，實際上目標是計劃的基礎(chǔ)，確定

了方向，怎么走就清晰多了。

3.2.2注意事項

1、事先的熟悉：

1、所在部門的業(yè)務(wù)定位

2、所在崗位的業(yè)務(wù)定位

3、上級主管的業(yè)務(wù)目標

4、上級主管對你的期望與要求

5、與其它有關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系

2、遵循5W2H原則

Why:為什么要做這項任務(wù)，對工作目標是否有支持

What：任務(wù)的內(nèi)容與達成的目標

When：在什么時間段進行

Where：任務(wù)發(fā)生的地點

Who：什么人員參加此任務(wù)，由誰負責(zé)

Howto：用什么方法進行

Howmuch：需要多少成本

3、設(shè)置操縱點(milestone)

1、在目標或者任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可與時發(fā)現(xiàn)

問題，對自己難以解決的，還能夠獲得同事或者領(lǐng)導(dǎo)的支持。比方說，我

們計劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立操縱點,

假如不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能

保證任務(wù)最后的如期完成。

2、堅持工作周記與工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)與

糾正各類偏差，同時對計劃進行調(diào)整與滾動。另外，還能夠?qū)η捌诘墓ぷ?/p>

時間分配進行分析，不斷改進時間管理。

3.2.3利用計劃工具

3.2.3.1計劃管理——WBS

1、定義

WBS(工作任務(wù)分解)是制造出產(chǎn)品所務(wù)必進行的全部活動的清單，它

是PERT、GANTT分層計劃與預(yù)算與人員分配的基礎(chǔ)。

2、WBS基本構(gòu)架

階段、步驟、任務(wù)、活動

3、衡量標準

v是否全部分解完畢

vWBS分解的所有活動是否全部定義了項目的工作

v所分解的活動是否可行

V是否包含臨時的里程碑與監(jiān)控點

VWBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適

v分解后的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動

V是否集成了所有的關(guān)鍵因素

V邏輯上是否合理、清晰與簡單

3.2計劃管理一一PERT

1、定義

PERT(網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù))是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計劃，求得計劃的

最優(yōu)方案，并據(jù)以組織與操縱開發(fā)進程，達到預(yù)定目標的一種科學(xué)管理方

法。

具體來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達一項開發(fā)計

劃中各工作(階段、模塊等)的先后順序與相互關(guān)系；然后，通過計算找

出計劃中關(guān)鍵工序與關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)

方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的操縱與監(jiān)督，保證

合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標完成任務(wù)。

2、計劃要素

(1)PERT要緊反映任務(wù)的時間、資源、配合、操縱等。

(2)WBS要緊反映任務(wù)的層次。

建議：

(1)先畫WBS,標明milestone(里程碑)時間及deadtime(截止時間)

(2)標明任務(wù)間關(guān)系

(3)再畫PERT

2、計劃要素

步驟一：先畫圖

首先不必注重美觀，要緊弄清晰任務(wù)之間的相互關(guān)系。

步驟二：估計時間

v工序時間=(a+4b+c)/6

(a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間)

v倒推法：通常確定結(jié)束時間，再逐步推出各部分需要時間。

v留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)

步驟三：確定關(guān)鍵路徑

1、時間上的關(guān)鍵路徑

繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，能夠很容易算出整個計劃的所需時間。同時，能夠?qū)?/p>

整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線(路線、路徑)，每一條流水線都

能夠算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX,我們稱之關(guān)鍵

路徑。

2、技術(shù)上的關(guān)鍵路徑

某項任務(wù)使用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個任務(wù)的完成時間,

則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。

3、關(guān)鍵路徑是能夠變化的

3.2計劃管