國外大型會議策劃的流程

國外大型會議策劃的流程_大型會議策劃方案

任何一場大型會議活動，其會議治理都可分為五大步驟：會前預(yù)備、會議開頭、會議進(jìn)展，會議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。常言道，會務(wù)治理是核心，活動治理是目標(biāo)。因此，要想勝利舉辦一場大型的會議活動，前期的會議籌劃是關(guān)鍵。所謂會議籌劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在掌握會議風(fēng)險的根底上，使會議效果最正確。要想會議開得好，風(fēng)險掌握早做到。大凡一場會議活動最可能消失的失誤，在不同的會議階段有不同的表現(xiàn)。比方：

1、會前預(yù)備：會議主題和日程及任務(wù)安排不明確，參會人員毫無針對性，參會人員也預(yù)備得不充分。

2、會議開頭：會議程序太過繁復(fù)冗長，主持人力量有限，主題變動隨便，而且參會人員的層次參差不齊。

3、會議進(jìn)展：會議爭論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會議過程拖沓，經(jīng)常表現(xiàn)為議而不決。

4、會議總結(jié)：會議效果不明顯，工作安排沒有針對性，也沒有條理清楚的會議總結(jié)。

5、跟蹤執(zhí)行：常常是那完那了，根本沒有準(zhǔn)時有效的后續(xù)工作跟進(jìn)和信息反潰

會議本身是一個很重要的治理工具和手段，通過會議籌劃，可以很好地對會議中的各個細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。如同工程治理一樣，需要進(jìn)展不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進(jìn)，以確保工程準(zhǔn)時、精彩

色地完成。比方會議預(yù)備方面的籌劃，涉及到會議目標(biāo)的設(shè)立、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點(diǎn)的選擇、會議議程的擬定、會議通知的派發(fā)等等。

不僅如此，會場布置檢查的重點(diǎn)、預(yù)訂會議地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮工程、簽訂書面合同時的留意事項、襯托良好的會議氣氛的技巧、會務(wù)治理人員分組、與會人員分組需留意的事項、會議證件的制作、會議紀(jì)念品、獎品的制備、會議名冊的編制、開會前24小時的驗(yàn)收工程、開會前12小時的檢查工作細(xì)則，以及會務(wù)物品預(yù)備的名細(xì)等等，都特別重要。

會議流程籌劃方案

會議流程籌劃方案（一）

（一）活動主題：

主題：學(xué)校學(xué)生專業(yè)技能與就業(yè)專題研討會

（二）會議時間：20xx年6月30日

（三）會議地點(diǎn)：一樓報告廳

（四）活動主旨：

提高每位大學(xué)生的專業(yè)技能，樹立正確的就業(yè)觀。

（五）活動目的：讓每位學(xué)生樹立正確的人生觀，消退就業(yè)

擇業(yè)消極觀，恐驚心理。學(xué)習(xí)鉆研專業(yè)技能，樹立正確的就業(yè)觀。從而促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)率。

（六）活動目標(biāo)：

1、參會人數(shù)：1000人（綜合考慮到活動的整體效果、費(fèi)用支出、到會人數(shù)、現(xiàn)場氣氛營造等因素、限1000人規(guī)模較為抱負(fù)）。

2、預(yù)期收獲：參加的人員乘興而來，滿足而歸。

3、塑造形象：大力鼓舞學(xué)生學(xué)習(xí)專業(yè)學(xué)問，樹立好的形象。

4、傳播思想：把會議的積極思想傳播給學(xué)生，使得他們更好的去把握積極向上的思想。

（七）時間與留意事項：

07：00盤點(diǎn)清查各種物品的預(yù)備狀況。

07：10確定能夠到場的主要人員，并建立與會代表數(shù)據(jù)庫，打印表格。

07：30到達(dá)會場，開頭會場的布置。08：00開頭會議。

10：00會議完畢。

10：10歡迎人員，清理睬場。

會議流程籌劃方案（二）

一、會議主題：

“共享閱歷相互鼓勵團(tuán)結(jié)進(jìn)取”

二、會議時間

20xx年8月31日，9月1日

三、會議地點(diǎn)

會會議目的及意義

1、隨著20xx年過半，為了更好地把我們這半年來的各項工作進(jìn)展全面系統(tǒng)、詳實(shí)精確地總結(jié)，共同共享我們的成長與閱歷，也為了在下半年我們能有更好地進(jìn)展，公司打算組織召開20xx年半年度活動。

2、今年作為海航公司清潔生產(chǎn)審核工程的標(biāo)準(zhǔn)之年，我們遇到了新的問題和困難，在各位同仁的共同努力下，我們根本完成年初制定的目標(biāo)，在此對各位的支持和努力表示感謝！

四、會議參會人員

公司全體員工

五、會議流程與安排

本次年會的流程與安排如下：

20xx年8月31日（周五）

8:30全體參會員工到達(dá)會議指定地點(diǎn)，按指定排座就位并簽到，行政人員清點(diǎn)到場人數(shù)，預(yù)備會議開頭；

9:00—9:10大會進(jìn)展第一項

由主持人宣布大會議程、宣讀到會人員名單，宣布大會開頭，放國歌，齊唱國歌。

9:10-9:20大會進(jìn)展其次項

在主持人帶著下，全體員工齊讀公司存在的根源

9:20—10:20大會進(jìn)展第三項

市場與技術(shù)部狀元、榜眼就自己的成長過程與勝利閱歷與大家進(jìn)展共享，()并由總經(jīng)理頒發(fā)個人榮譽(yù)獎。（每人10分鐘）

10:20-10:40大會進(jìn)展第四項

公司兩位老員工就公司變化歷程做歷史見證的講話。（每人10分鐘）

10:40-12:00大會進(jìn)展第五項

技術(shù)效勞中心術(shù)中心XXx代表公司目前最高審核技術(shù)主題進(jìn)展發(fā)言（20分鐘）

然后每位員工就20xx年上半年個人工作進(jìn)展全面總結(jié)，并結(jié)合20xx年年初制定的規(guī)劃與實(shí)際工作內(nèi)容進(jìn)展具體比照，明確提出自身存在的差距和問題并制定相應(yīng)的解決方法；挨次為：

行政效勞部xxx的總結(jié)和規(guī)劃（每人20分鐘）財務(wù)效勞部xxx的總結(jié)和規(guī)劃（20分鐘）

12:00-14：00午餐

14:00-18:00會議進(jìn)展第六項

工程進(jìn)展中心xxxxxx的總結(jié)和規(guī)劃（每人20分鐘）技術(shù)中心xxxxxxxxx的總結(jié)和規(guī)劃（每人20分鐘）20xx年9月1日（周六）

9:00-10:30會議進(jìn)展第七項

各部門主管就部門20xx年上半年整體狀況和閱歷教訓(xùn)進(jìn)展具體全面的總結(jié)，進(jìn)展預(yù)備；挨次為

工程開發(fā)部xxx經(jīng)理就部門20xx年上半年整體狀況和閱歷教訓(xùn)進(jìn)展具體全面的總結(jié)，進(jìn)展述職報告預(yù)備（45分鐘）

技術(shù)效勞中心xxx主任就部門20xx年上半年整體狀況和閱歷教訓(xùn)進(jìn)展具體全面的總結(jié)，進(jìn)展述職報告預(yù)備（45分鐘）

10:30-11:00會議進(jìn)展第八項

公司領(lǐng)導(dǎo)就公司20xx年上半年整體狀況和閱歷教訓(xùn)進(jìn)展具體全面的總結(jié)，進(jìn)展述職報告預(yù)備；

11:00主持人宣告此次大會完畢，組織員工離場。

六、會議預(yù)備及相關(guān)留意事項

會議的通知與宣傳：公司行政效勞部將本次會議活動進(jìn)展公示和宣傳，到達(dá)全員知悉，爭取全民參加。

物品的選購預(yù)備：軟皮筆記本2包，簽字筆2盒，水果若干，咖啡1盒，紙杯1袋物品預(yù)備：投影儀、激光筆、簽到表

七、會議籌辦任務(wù)

表格略

會議流程籌劃方案（三）

1.時間：20xx年1月25日左右下午16：20－22：00；

2.地點(diǎn)：莎娜賓館三樓錦繡廳

3.活動流程：

主題一：年度總結(jié)

地點(diǎn)：共好會議室

（1）時間：13：30——15：00

人員：吳總

內(nèi)容：總結(jié)2023年公司的進(jìn)展及20xx年公司的目標(biāo)

（2）時間：15：00——15：50

人員：戴工、劉工、陳工、紀(jì)工、華主管

內(nèi)容：匯報各部門的總結(jié)與展望

（3）時間：15：50——16：00

人員：陳明燕、來工、蔣斌、王西軍、王福祥、姜水金

內(nèi)容：給當(dāng)月的生日人員過生日

主題二：布置會場

地點(diǎn)：蕭山賓館三樓錦繡廳

時間：16：20：——17：00

人員：人力資源部全體

內(nèi)容：充分利用資源，把會場布置的有節(jié)日氣氛

主題三：簽到

時間：17：00——17：30

人員：全體人員

引導(dǎo)人員：崔甜甜（發(fā)放簽到筆）

內(nèi)容：全體人員在畫卷簽到墻上寫上對公司的祝福及簽下自己的姓名

主題四：用餐

時間：17：30-----19：00

主題五：晚會正式開頭

時間：19：30——22：00

4.附晚會流程

致開場詞（3分鐘）

歌曲開場（5分鐘）

3個節(jié)目（20分鐘）

嬉戲+抽獎

（1）報紙時裝秀（15分鐘）

（2）抽取三等獎（約35人）（約10分鐘）

5、5個節(jié)目（40分鐘）

6、嬉戲+抽獎

（1）我是pose王（10分鐘）

（2）抽取二等獎（10個）（約5分鐘）

7、5個節(jié)目（40分鐘）

8、嬉戲+抽獎

（1）一個蘿卜一個坑（15分鐘）

（2）抽取一等獎（5個）（約5分鐘）

備選嬉戲

（1）心有靈犀一點(diǎn)通

（2）大串聯(lián)

9、頒獎（15分鐘）

（1）最正確員工獎（1名）入圍名單。

入圍條件：月考核成績在良好以上的

（2）最正確設(shè)計師（1名）入圍名單。

入圍條件：月產(chǎn)值在50萬以上的，或者年產(chǎn)值在200萬以上的

（3）最正確工程經(jīng)理（1名）

入圍條件：客戶滿足度在90分以上的，工程質(zhì)量在90分以上的，沒有未收尾款的

（4）最正確新人獎（1個）

入圍條件：工作半年以上的，未到一年，各項成績表現(xiàn)突出的

10、完畢，拍全家福

大型會議籌劃書

大型會議籌劃書（一）

一、會議名稱：2023年XXX影視集團(tuán)年終表彰大會

二、會議時間：2023年11月18日8:30-11:3014:00-18:00

三、會議分組安排：

組別

負(fù)責(zé)人

負(fù)責(zé)內(nèi)容

總指揮

張正

是整個會議流程、安排及各小組總領(lǐng)導(dǎo)。

籌劃組

張紅

會議內(nèi)容、會場布置、會議、會議方式等籌劃。

組織組

田明

依據(jù)各組需求，安排人員及安排工作。

后勤組

陶葉

車輛、安保、飲食、休息效勞及領(lǐng)導(dǎo)接站到站效勞工作等。

宣傳組

隋水

通過各種傳播渠道宣傳會議及會議參與人員通知工作。

秘書組

米阿敏

會議前材料的派發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)講話記錄、語言文字翻譯、會議總結(jié)。

五、詳細(xì)時間安排

上午

6:00

各工作組就位、車輛動身、工作人員就位開頭布置。

8:30-10:00

各考勤組開頭對相關(guān)人員、簽到考勤工作。

10:00-11:30

省委領(lǐng)導(dǎo)講話、機(jī)關(guān)單位相關(guān)人員講話。

11:30-12:30

全體人員用餐。

下午

13:45-14:00

各考勤組開頭對相關(guān)人員、簽到考勤工作。

14:00-16:00

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話，各分公司負(fù)責(zé)人講話及相關(guān)報告與總結(jié)。

16:00-18:00

年終表彰、先進(jìn)代表講話、各部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展相關(guān)總結(jié)。

18:10

各工作組就位、車輛動身、工作人員就位開頭整理睬場。

六、會議內(nèi)容

第一項：省委領(lǐng)導(dǎo)講話（省委領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)機(jī)關(guān)單位通過ppt、數(shù)據(jù)及相關(guān)材料敘述XXX影視集團(tuán)近幾年的進(jìn)展以及在政府的幫忙下所取得的成績及以后相關(guān)扶持政策。）

其次項：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話，各分公司2023年報告與總結(jié)（集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)通過ppt、數(shù)據(jù)、短片及材料敘述2023年在某背景下所取得的成果和所遇到的問題及缺乏和今后解決問題方法。各分公司2023年的報告與總結(jié)。）

第三項：對先進(jìn)集體、個人等進(jìn)展頒獎、先進(jìn)代表講話、此次會議各組部門負(fù)責(zé)人對此次會議進(jìn)展相關(guān)總結(jié)。

經(jīng)費(fèi)預(yù)算

11.水費(fèi)1x3=3元2.材料費(fèi)2x30=60元3.氣球0.5x30=15元4.條幅3x25=752車輛、伙食、效勞人員加班、宣傳等支出。

大型會議籌劃書（二）

主標(biāo)題：“中國人口安康救濟(jì)工程”系列活動

副標(biāo)題：《擁抱安康時代》專題講座暨“救濟(jì)工程”啟動儀式

橫幅：了百姓心愿圓人類幻想

關(guān)愛時時有救濟(jì)到處在

為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)讓天下百姓歡樂安康

活動宗旨：

為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)，讓天下百姓歡樂安康。

活動目的：

讓各級計生與衛(wèi)生系統(tǒng)充分了解“中國人口安康救濟(jì)工程”，了解其獨(dú)特的宣導(dǎo)和效勞，以消退百姓對“救濟(jì)工程”的生疏感及對昂揚(yáng)醫(yī)療費(fèi)的恐驚心理。樹立“關(guān)愛時時有，救濟(jì)到處在”的效勞人口安康事業(yè)的品牌形象，從而促進(jìn)“救濟(jì)工程”的全面推動。

活動目標(biāo)：

1、參會人數(shù)：200人（綜合考慮到活動的整體效果、費(fèi)用支出、到會人數(shù)、現(xiàn)場氣氛營造等因素，限200人規(guī)模較為抱負(fù)）。

2、預(yù)期收獲：參加的單位和個人乘興而來，滿足而歸。

3、塑造形象：以各項產(chǎn)品和效勞讓受益百姓記住“救濟(jì)工程”，并樹立強(qiáng)勢品牌形象。

4、傳播品牌：形成一套成熟的品牌傳播方案，以不斷優(yōu)化復(fù)制。

為了掌握風(fēng)險和提升會議效果，我又對會議流程、現(xiàn)場治理及會場布置等做了準(zhǔn)確設(shè)計，準(zhǔn)確到從現(xiàn)在起的每人、每天、每事，甚至準(zhǔn)確到會議當(dāng)中的每人、每事、每分鐘。如：

時間事項

07：00盤點(diǎn)清查各種物品的預(yù)備狀況。

07：10確定能夠到會的嘉賓，并建立與會代表數(shù)據(jù)庫、打印表格。

07：20相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會動身。

07：50到達(dá)會場，開頭會場外的布置。

08：30開頭會場內(nèi)的布置，調(diào)試各種設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)。

09：10會場布置完成，相關(guān)人員待命。

09：20與會代表開頭在會場門口聚攏，等待入場。

09：30開頭入場，禮儀、檢票、護(hù)衛(wèi)、主持、與會代表、專家、領(lǐng)導(dǎo)等就位。

09：50播放視頻

09：55-10：00幕后音

10：00-10：05開場白

10：05-10：07護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一入場，播放“拉德茨基進(jìn)展曲”

10：07-10：20領(lǐng)導(dǎo)一講話

10：20鮮花

10：20-10：22護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一退場播放“退場音樂”

10：22-10：25主持

10：25-10：27護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二入場播放“拉德茨基進(jìn)展曲”

10：27-10：35領(lǐng)導(dǎo)二講話

10：35鮮花

10：35-10：37護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二退場播放“退場音樂”

10：37-11：10專家演講：《擁抱安康時代》

11：10-11：30演示產(chǎn)品

11：30-11：40試點(diǎn)代表受贈，領(lǐng)導(dǎo)授匾／授牌

11：40-12：00受贈代表講話（4位）

12：00-12：05領(lǐng)導(dǎo)退場播放“會后音樂”

12：05-12：15代表入席午餐宴會

12：15-12：20組委會領(lǐng)導(dǎo)：祝酒詞

12：20-13：30午餐宴會／產(chǎn)品演示區(qū)及體驗(yàn)區(qū)開頭活動

13：30-14：00歡迎嘉賓出場

14：00會場清理

大型會議接待方案

大型會議接待方案（一）

一、會前預(yù)備工作

1、組織會務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會議還要制定具體的會務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點(diǎn)、與會人員范圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定留意事項。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、爭論地點(diǎn)。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分表達(dá)會議氣氛。

（1）懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟登。

（2）設(shè)置主席臺，落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，訪問席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。

（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

（5）擺放相宜花卉。

7、后期效勞工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化消遣、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的預(yù)備工作。

9、進(jìn)展會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報預(yù)備工作狀況。

二、會務(wù)組織與效勞工作

1、會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場預(yù)備狀況。

2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3、落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4、按預(yù)訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開頭前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。

6、做好會議紀(jì)錄，寫好會議簡報。

7、組織照相。

8、為與會人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。

三、會議善后工作

1、會議完畢后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。依據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報道工作。

大型會議接待方案（二）

依據(jù)參與會議的人數(shù)不同、會議接待的預(yù)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

依據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必需寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參與者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要留意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參與會議，預(yù)備參與會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參與者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避開了外地人問路的很多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的詳細(xì)安排，它是人們了解會議狀況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

選擇會場。

選擇會場，要依據(jù)參與會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是到達(dá)一下標(biāo)準(zhǔn)：

第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“肯定不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！?/p>

其次：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住宅較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員肯定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、效勞、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)展檢查，不能夠由于“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順當(dāng)”。否則，可能會造成損失。

第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，依據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡送和慶祝?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會場更加莊重，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗潔凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。假如是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消退不公平的感覺。另外，與會者能清晰地看到其他人的面容，因而有利于相互交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)留意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及伴隨面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。假如使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采納得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)狀況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比擬多、而且與會者之間不需要爭論、溝通意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

預(yù)備會議資料。

會務(wù)組應(yīng)當(dāng)預(yù)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，便利于與會者的閱讀和做好發(fā)言預(yù)備。

會議前的接待禮儀。

會前檢查。

這是對在預(yù)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)展的補(bǔ)救。比方檢查音像、文件、錦旗等是否預(yù)備齊全。

提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)當(dāng)在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

①簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，假如是要求接待檔次比擬高，可以派禮儀小姐擔(dān)當(dāng)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。假如是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精巧些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)常常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開頭前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱忱向與會者解答各種問題，滿意各種要求，供應(yīng)盡可能周到的效勞。

會議中的效勞禮儀

會議進(jìn)展中的效勞要做到穩(wěn)重、大方、靈敏、準(zhǔn)時。

倒茶效勞人員留意觀看每一位與會者，以便準(zhǔn)時為期天茶水。到誰是動作輕快、快捷、標(biāo)準(zhǔn)。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水精確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。假如操作不慎，出了過失，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌驚慌張，來回奔馳，將與會者的留意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他效勞會議按擬定的程序進(jìn)展，應(yīng)緊湊，不要消失冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項預(yù)備工作。如，會議進(jìn)展第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)馬上播放出國歌。又如，大會宣布方法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)快速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)展模擬訓(xùn)練，避開會場上消失混亂。

假如與會者有電話或有人要相告特殊重要的事，效勞人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。假如要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避開無關(guān)人員在臺