物資采購管理制度

第頁共頁物資采購管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)：本制度的目的是為了規(guī)范和統(tǒng)一物資采購管理工作，保證采購活動的合規(guī)性、公平性、透明性和高效性，實現(xiàn)最佳采購結(jié)果。本制度依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》和相關(guān)法律、法規(guī)以及公司的內(nèi)部管理規(guī)定制定。第二條適用范圍：本制度適用于公司的所有物資采購活動，包括但不限于設(shè)備、器材、原材料、辦公用品等物資的采購。第三條采購原則：1.公平原則：公開、公正、公平、誠信是物資采購的基本原則，采購活動應(yīng)當(dāng)依法進行，不得有任何歧視性行為。2.經(jīng)濟原則：采購活動應(yīng)當(dāng)以經(jīng)濟合理為原則，追求最佳采購效果，確保物資的質(zhì)量和供應(yīng)的穩(wěn)定。3.省時原則：采購活動應(yīng)當(dāng)積極主動、高效快捷，合理利用時間資源，避免拖延采購進程。第四條相關(guān)職責(zé)：1.公司領(lǐng)導(dǎo)：負責(zé)制定物資采購策略和目標(biāo)，為物資采購工作提供必要的支持和保障。2.采購部門：負責(zé)組織實施物資采購活動，制定物資采購計劃，評估供應(yīng)商，簽訂采購合同，并監(jiān)督供應(yīng)商的履約情況。3.各部門負責(zé)人：根據(jù)需要提出物資需求計劃，并配合采購部門的工作，確保采購活動的順利進行。第二章采購程序第五條采購需求確定：1.采購需求的提出應(yīng)當(dāng)符合公司的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃和財務(wù)預(yù)算，經(jīng)過相關(guān)部門負責(zé)人的審批批準(zhǔn)。2.采購需求應(yīng)當(dāng)明確物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期限等基本信息，并提供相關(guān)資料和技術(shù)要求。第六條供應(yīng)商的選擇：1.采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購需求，制定供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)，并進行供應(yīng)商的調(diào)研和評估。2.供應(yīng)商的選擇應(yīng)當(dāng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽度、資質(zhì)和專業(yè)水平，以及物資質(zhì)量、價格、交貨時間等因素。第七條采購招標(biāo)：1.對于金額較大或者重要性較高的物資采購，采購部門應(yīng)當(dāng)組織招標(biāo)活動，確保公開、公平、公正的原則。2.招標(biāo)活動應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的法律、法規(guī)和公司的內(nèi)部管理規(guī)定進行，包括招標(biāo)文件的編制、發(fā)布、接受和開標(biāo)等環(huán)節(jié)。第八條采購合同簽訂：1.采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和評估報告，選擇中標(biāo)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)當(dāng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的交付和驗收、付款方式和期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。第九條履約監(jiān)督：1.采購部門應(yīng)當(dāng)嚴格履行合同的監(jiān)督責(zé)任，確保供應(yīng)商按照合同要求履行義務(wù)。2.采購部門可以采取巡查、驗收、抽檢、投訴處理等方式來監(jiān)督供應(yīng)商的履約情況。第十條采購評估和總結(jié)：1.采購部門應(yīng)當(dāng)及時評估和總結(jié)物資采購活動，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善采購工作。2.采購評估和總結(jié)應(yīng)當(dāng)包括供應(yīng)商的績效評估、采購流程的審查和改進意見等方面。第三章采購管理與控制第十一條采購計劃的編制：1.采購部門應(yīng)當(dāng)按照公司的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃和財務(wù)預(yù)算，制定年度和季度的采購計劃。2.采購計劃應(yīng)當(dāng)明確物資的種類、數(shù)量、時間安排、采購預(yù)算等基本信息，并提前進行需求調(diào)研和市場比價。第十二條采購文件的管理：1.采購部門應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的采購文件管理制度，確保采購文件的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。2.采購文件應(yīng)當(dāng)包括需求申請書、招標(biāo)文件、評估報告、采購合同等。第十三條采購預(yù)算的控制：1.采購部門應(yīng)當(dāng)按照采購計劃和財務(wù)預(yù)算，控制采購支出，確保物資采購預(yù)算的合理使用。2.采購預(yù)算的調(diào)整應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)的規(guī)定，提交并經(jīng)過上級部門的批準(zhǔn)。第十四條供應(yīng)商的管理：1.采購部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商檔案，定期更新供應(yīng)商的資料，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量證書等。2.供應(yīng)商的管理應(yīng)當(dāng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)審核、供應(yīng)商的績效評估和供應(yīng)商的培訓(xùn)等方面。第十五條采購信息的報送：1.采購部門應(yīng)當(dāng)按照公司的要求，及時報送采購信息和相關(guān)數(shù)據(jù)，包括采購計劃、采購執(zhí)行情況和采購成本等。2.采購信息的報送應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、完整，并確保商業(yè)機密的保密性。第十六條采購合同的管理：1.采購部門應(yīng)當(dāng)建立合同管理制度，對采購合同進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。2.采購合同的存檔應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進行，包括合同的編號、歸檔時間和保存期限等。第四章違約和糾紛處理第十七條違約責(zé)任：1.供應(yīng)商違反采購合同的約定，未履行合同義務(wù)的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.公司部門或者個人違反規(guī)定，影響采購活動的正常進行的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第十八條糾紛處理：1.對于采購過程中產(chǎn)生的糾紛，采購部門應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)法律、法規(guī)和公司內(nèi)部管理規(guī)定，及時處理并解決。2.采購部門可以采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式處理糾紛，確保公司的合法權(quán)益得到保護。第十九條監(jiān)督和檢查：1.公司內(nèi)部的審計、監(jiān)察等部門可以對物資采購活動進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并提出整改意見。2.物資采購活動還可以接受外部審計和監(jiān)督機構(gòu)的監(jiān)察和檢查，確保采購