會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)課件

第一章系統(tǒng)服務(wù)思考題

1.賬套的啟用日期與系統(tǒng)日期的關(guān)係？

2.用戶與角色的有哪些區(qū)別？

3.賬套輸出的功能有哪些？

4.賬套輸出與總賬工具的不同作用？

5.系統(tǒng)管理員與賬套主管分別有哪些操作許可權(quán)？學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求學(xué)習(xí)目標(biāo)

系統(tǒng)學(xué)習(xí)啟動(dòng)企業(yè)門戶，啟用各個(gè)系統(tǒng)及基礎(chǔ)檔案設(shè)置等功能的基本知識(shí)和操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：?jiǎn)⒂孟到y(tǒng)的方法、設(shè)置各種分類及檔案的方法瞭解：企業(yè)門戶與各個(gè)系統(tǒng)的關(guān)係第一節(jié)財(cái)務(wù)軟體的安裝一、財(cái)務(wù)軟體的運(yùn)行環(huán)境用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境硬體及軟體最低配置推薦配置硬體環(huán)境客戶端記憶體256M以上、CPU500MHz以上、磁片空間2GB以上記憶體512M以上、1GHz以上、磁片空間4GB以上數(shù)據(jù)伺服器記憶體1GB以上、CPU頻率1GHz以上、磁片空間10GB以上記憶體1GB以上、CPU1GHz以上多CPU、磁片空間10GB以上發(fā)佈伺服器記憶體1GB以上、CPU1GHz以上、磁片空間10GB以上記憶體1GB以上、CPU1GHz以上多CPU、磁片空間10GB以上網(wǎng)路寬頻廣域網(wǎng)：56KBPS以上局域網(wǎng)：10MBPS以上軟體環(huán)境操作系統(tǒng)Win98、WinNT4.0、Win2000、WinXP，建議使用Win2000/XP資料庫(kù)MSSQL2000，MSDE2000TCP/IP、NamedPipe第一節(jié)財(cái)務(wù)軟體的安裝二、財(cái)務(wù)軟體安裝1.安裝MSED2000

在安裝用友ERP-U8管理軟體之前應(yīng)安裝“MSSQL2000”或“MSDE2000”?，F(xiàn)在安裝用友ERP-U8管理軟體中的“MSDE2000”。

2.安裝用友ERP-U8管理軟體第一節(jié)財(cái)務(wù)軟體的安裝一、財(cái)務(wù)軟體安裝注意

?在安裝財(cái)務(wù)軟體前應(yīng)先安裝“MSSQL2000”或“MSDE2000”。

?機(jī)器名不能帶“-”字元，不能是中文字元。

?檢查硬碟空間，無論應(yīng)用程式安裝在哪個(gè)路徑下，程式安裝後需佔(zhàn)用操作系統(tǒng)所在盤200MB空間。

?安裝前建議關(guān)閉所有殺毒軟體。

?安裝正版軟體，需安裝加密盒。如果是網(wǎng)路應(yīng)用模式，首先把加密盒插在伺服器的並口上。如果是單機(jī)應(yīng)用模式，則把加密盒插在本地並口上。

?在初次啟動(dòng)機(jī)器時(shí)，系統(tǒng)會(huì)要求進(jìn)行“配置U8服務(wù)”，系統(tǒng)初始狀態(tài)下超級(jí)用戶(SA)的口令為空，可以在此設(shè)置。

第二節(jié)系統(tǒng)管理一、啟動(dòng)系統(tǒng)管理

系統(tǒng)允許以兩種身份註冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身份。

啟動(dòng)系統(tǒng)管理的操作包括啟動(dòng)系統(tǒng)管理模組並進(jìn)行註冊(cè)，即登錄進(jìn)入系統(tǒng)管理模組。注意

?在實(shí)際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，必須為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。

?在教學(xué)過程中，由於一臺(tái)電腦供多個(gè)學(xué)員使用，為了方便則建議不為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。

?如果以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理則應(yīng)在啟動(dòng)系統(tǒng)管理後，在操作員欄錄入賬套主管的編號(hào)或姓名，如果有口令還應(yīng)錄入相應(yīng)的口令。第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶

為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)提供了角色管理和用戶管理功能，以便在電腦系統(tǒng)上進(jìn)行操作分工及許可權(quán)控制。第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶(一)角色管理

角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個(gè)角色組織可以是實(shí)際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。注意

?用戶和角色的設(shè)置可以不分先後順序，但對(duì)於自動(dòng)傳遞許可權(quán)來說，應(yīng)該首先設(shè)定角色，然後分配權(quán)限，最後進(jìn)行用戶的設(shè)置。這樣在設(shè)置用戶的時(shí)候，選擇其歸屬哪一個(gè)角色，則其自動(dòng)具有該角色的許可權(quán)，包括功能許可權(quán)和數(shù)據(jù)許可權(quán)。

?一個(gè)角色可以擁有多個(gè)用戶，一個(gè)用戶也可以屬於多個(gè)不同的角色。

第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶(二)用戶管理

用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員，即通常意義上的“操作員”。每次註冊(cè)登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行用戶身份的合法性檢查。第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶(二)用戶管理1.增加用戶注意

?

操作員編號(hào)在系統(tǒng)中必須惟一。

?所設(shè)置的操作員一旦被使用，則不能刪除。

?在實(shí)際工作中可以根據(jù)需要隨時(shí)增加操作員。

?為保證系統(tǒng)安全，分清責(zé)任應(yīng)設(shè)置操作員口令。?在設(shè)置用戶時(shí)可以直接指定該用戶的角色，使該用戶直接擁有了該角色的相應(yīng)的許可權(quán)。如果不指定該用戶的角色，則應(yīng)在許可權(quán)設(shè)置中再設(shè)置該用戶所擁有的某一賬套的操作許可權(quán)。第二節(jié)系統(tǒng)管理二、設(shè)置用戶(二)用戶管理2.修改用戶

所設(shè)置的操作員在未被使用前，可以進(jìn)行修改。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理

賬套是指一組相互關(guān)聯(lián)的賬務(wù)數(shù)據(jù)。一般來說，可以為企業(yè)中每一個(gè)獨(dú)立核算的單位建立一個(gè)賬套，系統(tǒng)最多可以建立999套賬。其中“998”和“999”賬套是系統(tǒng)內(nèi)置的演示賬套。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

建立賬套，即採(cǎi)用ERP-U8用友應(yīng)用系統(tǒng)之前為本企業(yè)建立一套賬簿檔。根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置，主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時(shí)間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

1.設(shè)置賬套資訊注意

?

新建賬套號(hào)不能與已存賬套號(hào)重複。?賬套名稱可以是核算單位的簡(jiǎn)稱，它將隨時(shí)顯示在正在操作的財(cái)務(wù)軟體的介面上。?賬套路徑為存儲(chǔ)賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。

?啟用會(huì)計(jì)期為啟用財(cái)務(wù)軟體處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的日期。?啟用會(huì)計(jì)期不能在機(jī)內(nèi)系統(tǒng)日期之後。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

2.輸入單位資訊第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

3.確定核算類型注意

?

行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著系統(tǒng)為該賬套提供適合於該行業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

?賬套主管可以在此確定，也可以在操作員許可權(quán)設(shè)置功能中修改。

?系統(tǒng)默認(rèn)按所選行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。如果單擊“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”複選框，則不按行業(yè)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。

系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇了工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受託代銷業(yè)務(wù)；如果選擇商業(yè)模式，委託代銷和受託代銷業(yè)務(wù)都能處理。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

4.確定分類資訊

如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對(duì)較多，可以對(duì)它們進(jìn)行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動(dòng)購(gòu)銷存系統(tǒng)時(shí)再進(jìn)行設(shè)置。若選擇各項(xiàng)分類核算，則必須先設(shè)置各項(xiàng)分類方案，然後才能設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

5.確定編碼方案

為了便於對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)核算、統(tǒng)計(jì)和管理，軟體將對(duì)會(huì)計(jì)科目、企業(yè)的部門等進(jìn)行編碼。編碼方案是指設(shè)置編碼的級(jí)次方案，這裏採(cǎi)用群碼方案,這是一種分段組合編碼,每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段,每段有幾位。一級(jí)至最底層的段數(shù)稱為級(jí)次,每級(jí)(或每段)的編碼位數(shù)稱為級(jí)長(zhǎng)。編碼總級(jí)長(zhǎng)為每級(jí)編碼級(jí)長(zhǎng)之和。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

5.確定編碼方案

?

除科目編碼級(jí)次的第1級(jí)外，均可以直接根據(jù)需要進(jìn)行修改。?由於系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會(huì)計(jì)制度預(yù)置了一級(jí)會(huì)計(jì)科目，因此第1級(jí)科目編碼級(jí)次不能修改。

?在系統(tǒng)未使用前，如果分類編碼方案設(shè)置有誤，可以在“系統(tǒng)控制臺(tái)”的“基礎(chǔ)設(shè)置”中進(jìn)行修改。注意第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(一)建立賬套

6.確定數(shù)據(jù)精度

數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由於各單位對(duì)數(shù)量、單價(jià)的核算精度要求不一致，為了適應(yīng)不同的需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(二)修改賬套

經(jīng)過一段時(shí)間的運(yùn)行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些資訊需要修改或補(bǔ)充，可以通過修改賬套功能來完成。此功能還可以幫助用戶查看某個(gè)賬套的資訊。系統(tǒng)要求，只有賬套主管才有權(quán)利註冊(cè)使用賬套修改功能。如果要修改某一賬套的資訊，首先應(yīng)在啟動(dòng)系統(tǒng)管理後，以賬套主管的身份登錄註冊(cè)系統(tǒng)管理，並選擇要修改的賬套。注意

?

若當(dāng)前操作員不是要修改賬套的主管，則應(yīng)在“系統(tǒng)管理”窗口中，先註銷當(dāng)前操作員，再重新選擇操作員。?註冊(cè)系統(tǒng)的“操作員”，即可以是操作員的編號(hào)，也可以是操作員的名稱。第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(三)輸出賬套

賬套輸出(即會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份)就是將ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬碟、軟碟或光碟中保存起來。其目的是長(zhǎng)期保存，防備意外事故造成的硬碟數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞；能夠利用備份數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到儘快恢復(fù)以保證業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。賬套的“輸出”功能除了可以完成賬套的備份操作外還可以完成刪除賬套的操作。如果系統(tǒng)內(nèi)的賬套已經(jīng)不需再繼續(xù)保存，則可以使用賬套的“輸出”功能進(jìn)行賬套刪除。注意

?

只有系統(tǒng)管理員才有許可權(quán)輸出賬套。?在刪除賬套時(shí)，必須關(guān)閉所有系統(tǒng)模組。

第二節(jié)系統(tǒng)管理三、賬套管理(四)引入賬套

賬套引入(即會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù))是指把軟碟上或硬碟上的備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬碟上指定目錄下，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)。進(jìn)行賬套引入(或數(shù)據(jù)恢復(fù))的目的是：當(dāng)硬碟數(shù)據(jù)被破壞時(shí)，將軟碟或光碟上的最新備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬碟中。系統(tǒng)還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而有利於集團(tuán)公司的操作。例如子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合併工作。注意

?

恢復(fù)備份數(shù)據(jù)會(huì)將硬碟中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)覆蓋，因此如果沒有發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，不要輕易進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。?在引入賬套時(shí)系統(tǒng)默認(rèn)的賬套路徑如果與實(shí)際要引入的賬套路徑不同，則應(yīng)修改賬套路徑。第二節(jié)系統(tǒng)管理四、設(shè)置操作員許可權(quán)

在用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)中可以實(shí)現(xiàn)三個(gè)層次的許可權(quán)管理。

第一個(gè)層次是功能級(jí)許可權(quán)的管理。

第二個(gè)層次是數(shù)據(jù)級(jí)許可權(quán)管理。

第三個(gè)層次是金額級(jí)許可權(quán)管理。第二節(jié)系統(tǒng)管理四、設(shè)置操作員許可權(quán)(一)增加操作員許可權(quán)

由於操作員許可權(quán)是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作許可權(quán)，因此，在設(shè)置操作員和建立該核算賬套之後，可以在操作員許可權(quán)設(shè)置功能中對(duì)非賬套主管的操作員進(jìn)行操作員許可權(quán)的設(shè)置。注意

?

賬套主管右側(cè)文本框中的下三角按鈕為設(shè)置操作員許可權(quán)的賬套選擇按鈕。

?在“增加許可權(quán)”對(duì)話框中，可以單擊上級(jí)許可權(quán)後打開該上級(jí)許可權(quán)所屬的明細(xì)許可權(quán)，根據(jù)自己的需要?jiǎng)h除或選擇明細(xì)許可權(quán)。第二節(jié)系統(tǒng)管理四、設(shè)置操作員許可權(quán)(二)修改操作員許可權(quán)1.設(shè)定或取消賬套主管

賬套主管的設(shè)立首先在建立賬套時(shí)指定，修改時(shí)由系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬套主管的設(shè)定與放棄的操作，首先在“操作員許可權(quán)”左邊窗口中選擇欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員，然後在對(duì)話框右上角選擇賬套，最後選中旁邊的“賬套主管”複選框。在實(shí)際工作中一個(gè)賬套可以定義多個(gè)賬套主管，一個(gè)操作員也可以擔(dān)任多個(gè)賬套的賬套主管。在設(shè)置操作員許可權(quán)時(shí)，只需對(duì)非賬套主管的操作員設(shè)置相應(yīng)的操作許可權(quán)，而系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動(dòng)擁有該賬套的全部許可權(quán)。第二節(jié)系統(tǒng)管理四、設(shè)置操作員許可權(quán)(二)修改操作員許可權(quán)2.刪除操作員許可權(quán)

系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對(duì)非賬套主管的操作員已擁有的許可權(quán)進(jìn)行刪除。注意

?系統(tǒng)約定，操作員許可權(quán)一旦被使用，便不能被修改或刪除。

?如果要?jiǎng)h除某一操作員的某一賬套的多個(gè)操作許可權(quán)，可以在選中第一個(gè)要?jiǎng)h除的許可權(quán)後，按住Shift鍵，同時(shí)移動(dòng)滑鼠，便可選定一批許可權(quán)，然後單擊“刪除”按鈕，執(zhí)行批量刪除的功能。第三節(jié)總賬工具

總賬工具是總賬系統(tǒng)攜帶的一個(gè)應(yīng)用程式，它可以實(shí)現(xiàn)不同賬套或同一賬套不同機(jī)器之間的數(shù)據(jù)傳遞。主要包括：公共目錄複製、憑證引入和賬簿數(shù)據(jù)整理。第三節(jié)總賬工具一、確定數(shù)據(jù)源及目的數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)源即系統(tǒng)已經(jīng)建立或外部系統(tǒng)的賬套資訊。若屬於外部系統(tǒng)的賬套資訊，則需將其先存為文本檔。確定數(shù)據(jù)源的目的是將數(shù)據(jù)源中的公用目錄複製到目的數(shù)據(jù)之中。

目的數(shù)據(jù)即在建立新賬套後，需要將系統(tǒng)中已存在的某一賬套的公用目錄數(shù)據(jù)複製過來的賬套。第三節(jié)總賬工具二、複製數(shù)據(jù)源資訊注意

?

目的數(shù)據(jù)的賬套必須預(yù)先設(shè)置，並且，如果要複製數(shù)據(jù)源中的會(huì)計(jì)科目，則應(yīng)該在建立目的數(shù)據(jù)的賬套時(shí)不能預(yù)置會(huì)計(jì)科目，否則將不能複製會(huì)計(jì)科目。?如果使用的是網(wǎng)路版，執(zhí)行本功能前應(yīng)將使用“目的數(shù)據(jù)”賬套的所有站點(diǎn)關(guān)閉。

?複製後的賬套初始化資料，若仍有與新賬套要求不同之處，可以在新賬套中再行修改。?

對(duì)於有分級(jí)的公共目錄，如：會(huì)計(jì)科目、部門目錄、專案分類等，目的賬套的相應(yīng)目錄應(yīng)為空，否則，將不能進(jìn)行複製。?對(duì)於無分級(jí)的公共目錄，如：個(gè)人目錄、專案目錄、客戶目錄等，將把不同的目錄追加複製到目的賬套中。第三章總賬學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求學(xué)習(xí)目標(biāo)

系統(tǒng)學(xué)習(xí)總賬系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理和期末業(yè)務(wù)處理的工作原理和操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：總賬系統(tǒng)初始化中設(shè)置會(huì)計(jì)科目、錄入期初餘額及設(shè)置各種分類、檔案資料的方法；掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的憑證處理和記賬的方法。瞭解：期末業(yè)務(wù)的內(nèi)容和處理方法

思考題

1.總賬系統(tǒng)初始化主要包括哪些內(nèi)容？

2.在錄入期初餘額時(shí)發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤應(yīng)該怎麼辦？

3.已審核的憑證應(yīng)如何修改？

4.如何刪除憑證？

5.在實(shí)際工作中有哪些業(yè)務(wù)可以通過設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的方法進(jìn)行處理？

第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化一、啟動(dòng)總賬系統(tǒng)

使用總賬系統(tǒng)之前，應(yīng)該已經(jīng)建立賬套，並且在建立賬套後或在企業(yè)門戶中啟用總賬系統(tǒng)的操作，否則不能啟動(dòng)總賬系統(tǒng)。注意

?在啟動(dòng)總賬系統(tǒng)前應(yīng)先在系統(tǒng)管理中設(shè)置相應(yīng)的賬套。

?在進(jìn)入任何系統(tǒng)時(shí)，均必須先錄入有權(quán)利操作該賬套的操作員，可以是操作員的編碼，也可以是操作員的名稱，只有當(dāng)錄入正確的操作員後，系統(tǒng)才會(huì)列示該操作員可以操作的賬套。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化二、設(shè)置總賬系統(tǒng)啟用參數(shù)

系統(tǒng)啟用後，如果系統(tǒng)預(yù)置的“總賬系統(tǒng)啟用”參數(shù)與實(shí)際需要不符，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，在總賬系統(tǒng)使用之前通過設(shè)置總賬系統(tǒng)“選項(xiàng)”正確選擇適合本單位的各種參數(shù)，以達(dá)到會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的目的。總賬系統(tǒng)“選項(xiàng)”對(duì)話框包括憑證、賬簿、會(huì)計(jì)日曆和其他四個(gè)選項(xiàng)頁(yè)簽。1.憑證選項(xiàng)2.憑證編號(hào)方式選項(xiàng)區(qū)域

3.賬簿選項(xiàng)4.會(huì)計(jì)日曆選項(xiàng)第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

設(shè)置會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算的方法之一，是用戶將在會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理中所需要的會(huì)計(jì)科目在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置。它用於分門別類地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算資料，為登記賬簿，編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表奠定基礎(chǔ)，便於提供詳細(xì)、總括的核算資訊，便於經(jīng)營(yíng)管理者做出經(jīng)營(yíng)決策，制定經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。注意

?會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求。

?會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目間的協(xié)調(diào)性和體系的完整性。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

如果用戶所使用的會(huì)計(jì)科目基本上與所選行業(yè)會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目一致，則可以在建立賬套時(shí)選擇預(yù)置會(huì)計(jì)科目。這樣，在會(huì)計(jì)科目初始設(shè)置時(shí)只需對(duì)不同的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行修改，對(duì)缺少的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增加處理即可。(一)增加會(huì)計(jì)科目

如果所使用的會(huì)計(jì)科目與會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目相差較多，則可以在建立賬套時(shí)選擇不預(yù)置會(huì)計(jì)科目，這樣可以根據(jù)自身的需要自行設(shè)置全部會(huì)計(jì)科目。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目(一)增加會(huì)計(jì)科目注意

?增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，要遵循先建上級(jí)再建下級(jí)的原則。

?會(huì)計(jì)科目編碼的長(zhǎng)度及每級(jí)位數(shù)要符合編碼規(guī)則。?

編碼不能重複。?科目已經(jīng)使用後再增加明細(xì)科目時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將上級(jí)科目的數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新增加的第一個(gè)明細(xì)科目上，以保證賬賬平衡。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

如果要對(duì)已經(jīng)設(shè)置完成的會(huì)計(jì)科目的名稱、編碼及輔助專案等內(nèi)容進(jìn)行修改，應(yīng)在會(huì)計(jì)科目未使用之前在會(huì)計(jì)科目的修改功能中完成。(二)修改會(huì)計(jì)科目注意

?沒有會(huì)計(jì)科目設(shè)置權(quán)的用戶只能流覽會(huì)計(jì)科目，而不能進(jìn)行修改。

?非末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。?

已經(jīng)使用過的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。?已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目餘額清零後再修改。?被封存的科目在制單時(shí)不可以使用。?

只有末級(jí)科目才能設(shè)置匯總列印，且只能匯總到該科目本身或其上級(jí)科目。?只有處?kù)缎薷臓顟B(tài)才能設(shè)置匯總列印和封存。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

如果某些會(huì)計(jì)科目目前暫時(shí)不需用或者不適合用戶科目體系的特點(diǎn)，可以在未使用之前將其刪除。(三)刪除會(huì)計(jì)科目注意

?刪除科目後不能被自動(dòng)恢復(fù)，但可通過增加功能來完成。

?非末級(jí)科目不能刪除。?已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目餘額清零後再刪除。?被指定為現(xiàn)金銀行科目的會(huì)計(jì)科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

如果用戶原來有許多往來單位，並且個(gè)人、部門、專案是通過設(shè)置明細(xì)科目來進(jìn)行核算管理的，那麼，在使用總賬系統(tǒng)後，最好改用輔助核算進(jìn)行管理，即將這些明細(xì)科目的上級(jí)科目設(shè)為末級(jí)科目並設(shè)為輔助核算科目，同時(shí)將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算後，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì)同時(shí)登記在總賬和輔助明細(xì)賬上?？梢赃M(jìn)行輔助核算的內(nèi)容主要有：部門核算、個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來及專案核算等。(四)設(shè)置會(huì)計(jì)科目輔助專案第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目(四)設(shè)置會(huì)計(jì)科目輔助專案注意

?輔助賬類必須設(shè)在末級(jí)科目上，但為了查詢或出賬方便，可以將其上級(jí)和末級(jí)科目上同時(shí)設(shè)置輔助賬類。

?由於不啟用往來款系統(tǒng)，往來業(yè)務(wù)的核算在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行，所以在設(shè)置供應(yīng)商往來和客戶往來款項(xiàng)的輔助核算項(xiàng)時(shí)，應(yīng)不設(shè)置受控系統(tǒng)。如果默認(rèn)了系統(tǒng)設(shè)置的受控系統(tǒng)，則往來科目應(yīng)主要在往來款系統(tǒng)使用。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化四、設(shè)置憑證類別

在開始使用電腦錄入憑證之前，應(yīng)根據(jù)企業(yè)管理和核算的要求在系統(tǒng)中設(shè)置憑證類別，以便將憑證按類別分別編制、管理、記賬和匯總。系統(tǒng)提供了常用的憑證分類方式，用戶可以從中選擇，也可以根據(jù)實(shí)際情況自行定義。如果選擇了“收款憑證付款憑證轉(zhuǎn)賬憑證”的分類方式，應(yīng)根據(jù)憑證分類的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)限制條件的設(shè)置，以便提高憑證處理的準(zhǔn)確性。注意

?限制科目數(shù)量不限，科目間用英語(yǔ)狀態(tài)下的逗號(hào)分隔。

?填制憑證時(shí)，如果不符合這些限制條件，系統(tǒng)拒絕保存。?

可以通過憑證類別列表右側(cè)的上下箭頭按鈕調(diào)整明細(xì)賬中憑證的排列順序。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化五、設(shè)置結(jié)算方式

該功能用來建立和管理在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及到的貨幣結(jié)算方式。結(jié)算方式最多可以分為2級(jí)。注意

?結(jié)算方式的編碼必須符合編碼原則。

?結(jié)算方式的錄入內(nèi)容必須唯一。?

票據(jù)管理的標(biāo)誌可以根據(jù)實(shí)際情況選擇是否需要。

第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化六、錄入期初餘額

為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)連續(xù)完整，並與手工賬簿數(shù)據(jù)銜接，賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用前還需要將各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要是各明細(xì)科目的年初餘額和系統(tǒng)啟用前各月的發(fā)生額。其上級(jí)科目的餘額和發(fā)生額由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行匯總。一般情況下，資產(chǎn)、費(fèi)用類科目餘額在借方，負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、利潤(rùn)類科目餘額在貸方。如果是數(shù)量金額類科目還應(yīng)輸入相應(yīng)的數(shù)量和單價(jià)。

在輸入期初數(shù)據(jù)時(shí)，如果某一科目設(shè)置了輔助核算類別，還應(yīng)輸入輔助核算類別的有關(guān)初始餘額。數(shù)據(jù)錄入完畢後，為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，滿足數(shù)據(jù)間的平衡關(guān)係，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化六、錄入期初餘額

在開始使用總賬系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先將各帳戶啟用月份的月初餘額和年初到該月的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，並輸入到總賬系統(tǒng)中。(一)錄入基本科目餘額

如果是年初建賬，可以直接錄入年初餘額；如果是在年中建賬，則可錄入啟用當(dāng)月(如4月)的期初餘額及年初未用的月份(即1月至3月)的借、貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算年初餘額。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化六、錄入期初餘額(一)錄入基本科目餘額注意

?如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣餘額，而且必須先錄入本幣餘額，再錄入數(shù)量外幣餘額。

?非末級(jí)會(huì)計(jì)科目餘額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級(jí)明細(xì)科目自動(dòng)匯總計(jì)算填入。?出現(xiàn)紅字餘額用負(fù)號(hào)輸入。?修改餘額時(shí)，直接輸入正確數(shù)據(jù)即可。?憑證記賬後期初餘額變?yōu)榱饔[只讀狀態(tài)，不能再修改。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化

如果某科目涉及個(gè)人往來輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“個(gè)人往來期初”對(duì)話框中輸入相關(guān)資訊。注意

?只要求錄入最末級(jí)科目的餘額和累計(jì)發(fā)生數(shù)，上級(jí)科目的餘額和累計(jì)發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。

?借貸方累計(jì)發(fā)生額直接錄入，期初餘額在輔助項(xiàng)中錄中。?

如果某科目涉及部門輔助核算，則必須按輔助項(xiàng)錄入期初餘額。具體操作步驟參照個(gè)人往來科目期初餘額的錄入。六、錄入期初餘額(二)錄入個(gè)人往來科目餘額第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化

如果某科目涉及客戶及供應(yīng)商輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“客戶往來期初”或“供應(yīng)商往來期初”對(duì)話框中輸入相關(guān)的資訊。注意

?

在錄入往來科目期初餘額時(shí)，往來單位必須是已經(jīng)設(shè)置客戶及供應(yīng)商檔案的單位，如果在錄入期初餘額時(shí)還未設(shè)置這些檔案，則應(yīng)先補(bǔ)設(shè)檔案資料再錄入餘額。

?如果使用應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，則應(yīng)同時(shí)在應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中錄入含客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細(xì)期初餘額，並將總賬與應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)餘額進(jìn)行對(duì)賬。六、錄入期初餘額(三)錄入單位往來科目餘額第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化

一般情況下，系統(tǒng)默認(rèn)資產(chǎn)類科目餘額為借方，負(fù)債及所有者權(quán)益類科目的餘額方向?yàn)橘J方。但是在實(shí)際工作中，有一部分會(huì)計(jì)科目與原有的系統(tǒng)設(shè)置的餘額方向不相一致，也沒有在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，如“壞賬準(zhǔn)備”、“累計(jì)折舊”等科目的餘額方向與同類科目默認(rèn)的餘額方向相反。在錄入會(huì)計(jì)科目餘額時(shí)，系統(tǒng)提供了調(diào)整餘額方向的功能，即在還未錄入會(huì)計(jì)科目餘額時(shí)如果發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)科目的餘額方向與系統(tǒng)設(shè)置的方向不一致時(shí)可以將其方向調(diào)整。六、錄入期初餘額(四)調(diào)整餘額方向注意

?總賬科目與其下級(jí)明細(xì)科目的餘額方向必須一致。

?餘額的方向應(yīng)以科目屬性或類型為準(zhǔn)，不以當(dāng)前餘額方向?yàn)闇?zhǔn)。第一節(jié)總賬系統(tǒng)初始化

期初餘額及累計(jì)發(fā)生額輸入完成後，為了保證初始數(shù)據(jù)的正確性，必須依據(jù)“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益+收入-成本費(fèi)用”的原則進(jìn)行平衡校驗(yàn)。六、錄入期初餘額(五)試算平衡注意

?期初餘額試算不平衡，可以填制憑證但不能記賬。

?已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初餘額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年餘額”的功能。

校驗(yàn)工作由電腦自動(dòng)完成，校驗(yàn)完成後系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)校驗(yàn)結(jié)果報(bào)告，如果試算結(jié)果不平衡，則應(yīng)依次逐項(xiàng)進(jìn)行檢查、更正後，再次進(jìn)行平衡校驗(yàn)，直至平衡為止。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理

在總賬系統(tǒng)中，當(dāng)初始設(shè)置完成後，就可以開始進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和列印輸出各種憑證、賬簿，進(jìn)行月末處理等。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和最頻繁的工作。在使用電腦處理賬務(wù)後，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴於記賬憑證，因而在實(shí)際工作中，必須確保準(zhǔn)確完整地輸入記賬憑證。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(一)增加憑證1.輸入憑證頭部分

填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)先完成憑證頭部分的錄入。此項(xiàng)操作對(duì)於錄入各種類型的憑證，其操作步驟都是類似的。注意

?憑證類別為初始設(shè)置時(shí)已定義的憑證類別代碼或名稱。

?採(cǎi)用自動(dòng)編號(hào)時(shí)，電腦自動(dòng)按月按類別連續(xù)進(jìn)行編號(hào)。

?採(cǎi)用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大於或等於啟用日期，但不能超過機(jī)內(nèi)系統(tǒng)日期。?在“附單據(jù)數(shù)“處可以按Enter鍵通過，也可以輸入單據(jù)數(shù)量。?憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號(hào)均不能修改。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(一)增加憑證2.輸入憑證正文部分

憑證頭部分完成後，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，採(cǎi)用不同的方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。注意

?正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。新增分錄完成後，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動(dòng)複製到下一分錄行。

?科目編碼必須是末級(jí)的科目編碼。

?金額不能為“零”，紅字以“－”號(hào)表示。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(一)增加憑證3.輸入輔助核算資訊

當(dāng)輸入具有輔助核算的科目時(shí)，要求輸入相應(yīng)的輔助資訊。注意

?當(dāng)選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)為支票管理時(shí)，銀行賬輔助資訊不能為空，而且該方式的票號(hào)應(yīng)在支票登記簿中有記錄。

?輸入的結(jié)算方式、票號(hào)和發(fā)生日期將在進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)使用。

?若當(dāng)前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，則在金額處按“=”鍵即可。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(二)修改憑證

輸入憑證時(shí)，儘管系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的手段，但誤操作是在所難免的，記賬憑證的錯(cuò)誤，必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為更正錯(cuò)誤，可以通過系統(tǒng)提供的修改功能對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改。

對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(二)修改憑證“無痕跡”修改，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。下列兩種狀態(tài)下的錯(cuò)誤憑證可實(shí)現(xiàn)無痕跡修改:(1)對(duì)已經(jīng)輸入但未審核的機(jī)內(nèi)記賬憑證進(jìn)行直接修改；

(2)已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改,可以先取消審核再修改。注意

?

若已採(cǎi)用制單序時(shí)控制，則在修改制單日期時(shí)，不能在上一張憑證的制單日期之前。

?若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證許可權(quán)控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。

?外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(二)修改憑證“有痕跡”修改，即留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，通過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡。如果已記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，是不能再修改的，對(duì)此類錯(cuò)誤的修改要求留下審計(jì)線索。這時(shí)可以採(cǎi)用紅字沖銷法或者補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(三)沖銷憑證

如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可以製作紅字沖銷憑證的方法。注意

?只能針對(duì)已記賬憑證製作“紅字沖銷”憑證。

?製作紅字沖銷憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷後，需要再編制正確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。

?通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(四)作廢及刪除憑證

日常操作過程，若遇到某張憑證需要作廢時(shí)，可以使用“作廢/恢復(fù)”功能，將這些憑證作廢。注意

?作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號(hào)，只顯示“作廢”字樣。

?作廢憑證不能修改，不能審核。

?在記賬時(shí)，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但系統(tǒng)不對(duì)作廢憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，即相當(dāng)於一張空憑證。

?賬簿查詢時(shí)，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。?

若當(dāng)前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復(fù)”選項(xiàng)，取消作廢標(biāo)誌，並將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。

第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證(四)作廢及刪除憑證

如果不想保留作廢憑證時(shí)，可以通過“憑證刪除/整理”功能，將其徹底刪除，並對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。注意

?只能對(duì)未記賬的憑證作憑證整理。

?已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先取消記賬，再作憑證整理。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理(五)查詢憑證

在制單過程中，可以通過“查詢”功能對(duì)憑證進(jìn)行查看，以便隨時(shí)瞭解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。注意

?在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單中的選項(xiàng)可以查看到當(dāng)前科目最新餘額、外部系統(tǒng)制單資訊、聯(lián)查明細(xì)賬及查找分單等。

?如果憑證尚未記賬，則可以直接在填制憑證功能中查看。一、填制憑證第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理二、審核憑證

審核憑證是指由具有審核許可權(quán)的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對(duì)制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。其目的是防止錯(cuò)誤及舞弊。注意

?在確認(rèn)一批憑證無錯(cuò)誤時(shí)可以單擊“審核”菜單中的“成批審核憑證”功能，可以完成成批審核的操作。

?作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。

?審核人和制單人不能是同一個(gè)人。

?憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字後才可操作。?已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)後才能審核。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理三、記賬

記賬是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有帳戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理三、記賬(一)記賬

記賬憑證經(jīng)審核後，即可以進(jìn)行登記總賬、明細(xì)賬、日記賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬採(cǎi)用嚮導(dǎo)方式，使記賬過程更加明確，記賬工作由電腦自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。注意

?記賬範(fàn)圍可輸入數(shù)字、“－”和“，”。

?第一次記賬時(shí)，若期初餘額試算不平衡，不能記賬。?上月未結(jié)賬，本月不能記賬。?未審核憑證不能記賬，記賬範(fàn)圍應(yīng)小於等於已審核範(fàn)圍。?作廢憑證不需審核可直接記賬。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理三、記賬(一)記賬注意

?在設(shè)置過程中，如果發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯(cuò)誤，可單擊“上一步”返回後進(jìn)行修改。如果不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”，取消本次記賬工作。

?記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷後，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然後再重新記賬。?在記賬過程中，不得中斷退出。

第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理三、記賬(二)取消記賬

如果由於某種原因，事後發(fā)現(xiàn)本月已記賬的憑證有錯(cuò)誤且必須在本月進(jìn)行修改，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，將本月已記賬的憑證恢復(fù)到未記賬狀態(tài)，進(jìn)行修改、審核後再進(jìn)行記賬。注意

?如果選擇的是恢復(fù)至本月月初，需要輸入會(huì)計(jì)主管的口令後，系統(tǒng)才開始進(jìn)行恢復(fù)工作。

?對(duì)於已結(jié)賬的月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。?如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢

科目賬查詢主要包括查詢總賬、餘額表、明細(xì)賬和多欄賬等。通過科目賬查詢可以總括地瞭解總賬、明細(xì)賬、多欄賬科目及餘額表的期初餘額、本期發(fā)生額和期末餘額的情況。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢(一)三欄式總賬

總賬通常被定義為三欄式，即借貸餘三欄賬。在電算化方式下，通過三欄式總賬查詢功能，不但可以查詢各總賬科目的年初餘額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末餘額，而且還可查詢所有二至五級(jí)明細(xì)科目的年初餘額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末餘額等。注意

?科目範(fàn)圍為空時(shí)，系統(tǒng)認(rèn)為查詢所有科目。

?如果需查詢一至三級(jí)科目，可選擇級(jí)次範(fàn)圍“1-3”，如果需查詢所有末級(jí)科目，則應(yīng)選中“末級(jí)科目”複選框。?如果需查看明細(xì)賬還可在“總賬查詢”窗口中單擊“明細(xì)”按鈕。

?如果需查詢包含未記賬憑證的總賬，則應(yīng)選中“包含未記賬憑證”複選框。?可將查詢條件保存到“我的賬簿”中。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢(二)餘額表

餘額表查詢與總賬查詢基本相似，主要用於查詢和統(tǒng)計(jì)各級(jí)科目的本月發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和餘額等，可輸出某月或某幾個(gè)月的所有總賬科目或明細(xì)科目的期初餘額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、期末餘額等?？梢苑謩e按會(huì)計(jì)科目的類型和金額區(qū)間等方式查詢。此處主要介紹未記賬餘額表的查詢。注意

?輸入“科目編碼”時(shí)可以使用通配符“？”，如：？？？？01表示查一級(jí)為任何編碼，二級(jí)為01的科目。

?通配符使用時(shí)只能是某個(gè)級(jí)次編碼都用“？”，不能在某個(gè)級(jí)次的編碼一個(gè)用“？”一個(gè)用編碼。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢(三)明細(xì)賬

明細(xì)賬查詢與總賬查詢的操作步驟基本相同，主要用於查詢二至五級(jí)明細(xì)科目的年初餘額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末餘額等。明細(xì)賬的查詢格式主要有普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。普通明細(xì)賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排序的明細(xì)賬；按科目排序明細(xì)賬是按非末級(jí)科目查詢，按其有發(fā)生額的末級(jí)科目排序的明細(xì)賬；月份綜合明細(xì)賬是按非末級(jí)科目查詢，包含非末級(jí)科目總賬數(shù)據(jù)及末級(jí)科目明細(xì)數(shù)據(jù)的綜合明細(xì)賬，使各級(jí)科目的數(shù)據(jù)關(guān)係一目了然。第三節(jié)賬簿管理一、科目賬查詢(三)明細(xì)賬1.普通明細(xì)賬

普通明細(xì)賬查詢主要用於平時(shí)按科目範(fàn)圍查詢各帳戶的明細(xì)發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。注意

?

在明細(xì)賬查詢窗口中可以聯(lián)查到相應(yīng)科目的總賬及記賬憑證等。第三節(jié)賬簿管理二、輔助賬

在總賬系統(tǒng)的強(qiáng)大的查詢功能中，除了能夠查詢總賬、明細(xì)賬和日記賬之外，系統(tǒng)還提供了輔助賬的查詢和管理功能。第三節(jié)賬簿管理二、輔助賬(一)部門賬

在總賬系統(tǒng)中，如果在定義會(huì)計(jì)科目時(shí)，把某科目賬類定認(rèn)為部門輔助核算，系統(tǒng)則對(duì)這些科目除了進(jìn)行部門核算外，還提供了橫向和縱向的查詢統(tǒng)計(jì)功能，為企業(yè)管理者輸出各種會(huì)計(jì)資訊，真正體現(xiàn)了“管理”的功能。注意

?

在“部門總賬”介面，用滑鼠單擊“明細(xì)”可聯(lián)查部門明細(xì)賬。第三節(jié)賬簿管理二、輔助賬(二)個(gè)人往來賬

個(gè)人往來輔助賬主要涉及個(gè)人往來輔助賬餘額表及明細(xì)賬。注意

?

在個(gè)人往來兩清自動(dòng)勾對(duì)後，單擊“返回”按鈕可以顯示勾對(duì)結(jié)果。?

用滑鼠單擊“總賬”按鈕可以查詢個(gè)人往來總賬情況；單擊“憑證”按鈕可以查詢相應(yīng)的憑證情況

第四節(jié)期末處理

期末會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是指會(huì)計(jì)人員將本月所發(fā)生的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬後，在每個(gè)會(huì)計(jì)期末都需要完成的一些特定的會(huì)計(jì)工作，主要包括：期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)、試算平衡、對(duì)賬、結(jié)賬以及期末會(huì)計(jì)報(bào)表的編制等。由於各會(huì)計(jì)期間的許多期末業(yè)務(wù)均具有較強(qiáng)的規(guī)律性，因此由電腦來處理期末會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，不但可以規(guī)範(fàn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理還可以大大提高處理期末業(yè)務(wù)的工作效率。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證

轉(zhuǎn)賬憑證的定義提供了自定義轉(zhuǎn)賬憑證、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本及結(jié)轉(zhuǎn)期間損益等。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(一)自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置

由於各個(gè)企業(yè)情況不同，必然會(huì)造成各個(gè)企業(yè)對(duì)各類成本費(fèi)用的分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)方式的不同。在電算化方式下，為了實(shí)現(xiàn)各個(gè)企業(yè)不同時(shí)期期末會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的通用性，用戶可以自行定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證以完成每個(gè)會(huì)計(jì)期末的固定會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。自定義轉(zhuǎn)賬憑證功能可以完成對(duì)各種費(fèi)用的分配、分?jǐn)?、?jì)提、稅金的計(jì)算及期間損益轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置等。注意

?

轉(zhuǎn)賬序號(hào)是指自定義轉(zhuǎn)賬憑證的代號(hào)，轉(zhuǎn)賬序號(hào)不是憑證號(hào)，轉(zhuǎn)賬序號(hào)可以任意定義，但只能輸入數(shù)字、字母，不能重號(hào)。?

轉(zhuǎn)賬憑證號(hào)在執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬時(shí)由系統(tǒng)生成，一張轉(zhuǎn)賬憑證對(duì)應(yīng)一個(gè)轉(zhuǎn)賬序號(hào)。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(一)自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置1.定義借方轉(zhuǎn)賬分錄資訊注意

?科目缺省，取對(duì)方所有科目的金額之和。

?如果使用應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)中，不能按客戶、供應(yīng)商輔助項(xiàng)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，只能按科目總數(shù)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。?如果公式的運(yùn)算式明確，可直接輸入公式。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(一)自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置2.定義貸方轉(zhuǎn)賬分錄資訊注意

?輸入公式時(shí)，如果公式的運(yùn)算式不太明確，可採(cǎi)用嚮導(dǎo)方式輸入金額公式。

?

函數(shù)公式中，選擇期初、期末時(shí)，方向一般為空，避免由於出現(xiàn)反向餘額時(shí)發(fā)生取數(shù)錯(cuò)誤。?如果輸入常數(shù)的窗口沒有打開，可以單擊“上一步”按鈕返回後，再單擊“下一步”按鈕重新打開。第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(二)對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置

對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可以進(jìn)行兩個(gè)科目一對(duì)一的結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進(jìn)行科目的一對(duì)多結(jié)轉(zhuǎn)。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的科目可以是上級(jí)科目，但其下級(jí)科目的科目結(jié)構(gòu)必須一致(相同明細(xì)科目)。注意

?

對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)只結(jié)轉(zhuǎn)期末餘額。

?

一張憑證可定義多行，轉(zhuǎn)出科目及輔助項(xiàng)必須一致，轉(zhuǎn)入科目及輔助項(xiàng)可不相同。

?如果同一憑證轉(zhuǎn)入科目有多個(gè)，並且若同一憑證的結(jié)轉(zhuǎn)係數(shù)之和為1，則最後一筆結(jié)轉(zhuǎn)金額為轉(zhuǎn)出科目餘額減當(dāng)前憑證已轉(zhuǎn)出的餘額。

第四節(jié)期末處理一、定義轉(zhuǎn)賬憑證(三)期間損益設(shè)置

本功能用於在一個(gè)會(huì)計(jì)期間終了將損益類科目的餘額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中，從而及時(shí)反映企業(yè)利潤(rùn)的盈虧情況。注意

?

損益科目與本年利潤(rùn)科目都有輔助核算，則輔助賬類必須相同。?

本年利潤(rùn)科目必須為末級(jí)科目，且為本年利潤(rùn)入賬科目的下級(jí)科目。第四節(jié)期末處理二、生成轉(zhuǎn)賬憑證

在定義完成轉(zhuǎn)賬憑證後，每月月末只需執(zhí)行本功能即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動(dòng)追加到未記賬憑證中去。由於轉(zhuǎn)賬是按照已記賬憑證的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的，所以在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬工作之前，必須先將所有未記賬憑證記賬，否則，將影響生成的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)的正確性。注意

?轉(zhuǎn)賬生成之前，注意轉(zhuǎn)賬月份為當(dāng)前會(huì)計(jì)月份。

?進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成之前，選將相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證登記入賬。?若憑證類別、制單日期和附單據(jù)數(shù)與實(shí)際情況有出入，可直接在當(dāng)前憑證上進(jìn)行修改，然後再保存。

?生成對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)憑證和銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證的操作與自定義轉(zhuǎn)賬生成的操作基本相同。第四節(jié)期末處理二、生成轉(zhuǎn)賬憑證注意

?轉(zhuǎn)賬憑證每月只生成一次。

?轉(zhuǎn)賬憑證生成時(shí)，系統(tǒng)中如果有未記賬的憑證，系統(tǒng)會(huì)提示。如果該未記賬憑證並不會(huì)影響此時(shí)生成的記賬的憑證，則可以繼續(xù)此時(shí)的操作，否則應(yīng)在將未記賬憑證記賬後再繼續(xù)生產(chǎn)轉(zhuǎn)賬憑證的操作。

?生成的轉(zhuǎn)賬憑證，仍需審核、才能記賬。?在生成憑證時(shí)必須注意業(yè)務(wù)發(fā)生的先後次序，否則計(jì)算金額時(shí)就會(huì)發(fā)生差錯(cuò)。第四節(jié)期末處理三、月末結(jié)賬

在會(huì)計(jì)期末，除了對(duì)收入、費(fèi)用類帳戶餘額進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)外，還要進(jìn)行對(duì)賬、結(jié)賬，並在結(jié)賬之前進(jìn)行試算平衡。第四節(jié)期末處理三、月末結(jié)賬

對(duì)賬是對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要是通過核對(duì)總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對(duì)。為了保證賬證相符、賬賬相符，應(yīng)經(jīng)常使用“對(duì)賬”功能進(jìn)行對(duì)賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。(一)對(duì)賬注意

?

在對(duì)賬功能中，可以按Ctrl+H啟動(dòng)恢復(fù)記賬前功能。

第四節(jié)期末處理三、月末結(jié)賬

結(jié)賬指每月月末計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末餘額，並終止本期的賬務(wù)處理工作的過程。結(jié)賬只能每月進(jìn)行一次，要正確地完成結(jié)賬工作必須符合系統(tǒng)對(duì)結(jié)賬工作的要求。(二)結(jié)賬注意

?結(jié)賬只能由有結(jié)賬許可權(quán)的人進(jìn)行。

?本月還有未記賬憑證時(shí)，不能結(jié)賬。?結(jié)賬必須按月連續(xù)進(jìn)行，上月未結(jié)賬，本月也不能結(jié)賬，但可以填制、審核憑證。

?若總賬與明細(xì)賬對(duì)賬不符，不能結(jié)賬。?如果與其他聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)未全部結(jié)賬，本系統(tǒng)不能結(jié)賬。第四節(jié)期末處理三、月末結(jié)賬(二)結(jié)賬注意

?已結(jié)賬月份不能再填制憑證。

?結(jié)賬前，要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。在結(jié)賬的過程中，可以單擊“取消”按鈕取消正在進(jìn)行的結(jié)賬操作。

?取消結(jié)賬功能鍵為：Ctrl+Shift+F6。第四章UFO報(bào)表學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求學(xué)習(xí)目標(biāo)

系統(tǒng)學(xué)習(xí)自定義簡(jiǎn)單報(bào)表和利用報(bào)表範(fàn)本生成報(bào)表的基本知識(shí)和操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：報(bào)表格式設(shè)置、公式設(shè)置及報(bào)表數(shù)據(jù)的計(jì)算方法，利用報(bào)表範(fàn)本生成報(bào)表數(shù)據(jù)的方法。瞭解：設(shè)置報(bào)表範(fàn)本的方法思考題

1.UFO報(bào)表管理系統(tǒng)的主要功能有哪些？

2.在報(bào)表的格式狀態(tài)下能完成哪些工作？

3.如何調(diào)整關(guān)鍵字的位置？

4.可以對(duì)報(bào)表範(fàn)本中的公式進(jìn)行修改嗎？

5.生成報(bào)表數(shù)據(jù)應(yīng)具備哪些條件？

第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)

定義一張報(bào)表，首先應(yīng)該定義報(bào)表數(shù)據(jù)的載體—報(bào)表格式。報(bào)表格式設(shè)計(jì)是製作報(bào)表的基本步驟，它決定了整張報(bào)表的外觀和結(jié)構(gòu)。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)一、啟動(dòng)UFO報(bào)表

在使用UFO報(bào)表系統(tǒng)處理會(huì)計(jì)報(bào)表之前，應(yīng)首先啟動(dòng)UFO系統(tǒng)，並建立一張空白的報(bào)表，然後在這張空白報(bào)表的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)報(bào)表的格式。注意

?建立新表後，將得到一張系統(tǒng)默認(rèn)格式的空表，保表名默認(rèn)為Report1.rep。

?空白報(bào)表建立起來以後，裏面沒有任何內(nèi)容，所有單元的類型均默認(rèn)為數(shù)值單元。

?新報(bào)表建立起來以後，默認(rèn)的狀態(tài)欄為格式狀態(tài)。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)二、設(shè)計(jì)表樣

設(shè)計(jì)表樣主要包括設(shè)計(jì)報(bào)表的表格，輸入報(bào)表的表間專案，以及定義報(bào)表中各項(xiàng)目的顯示風(fēng)格，定義單元屬性。通過設(shè)置報(bào)表表樣可以確定整張報(bào)表的大小和外觀。

報(bào)表表樣設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括設(shè)置報(bào)表尺寸，定義報(bào)表行高和列寬，畫表格線，定義組合單元，輸入表頭、表體、表尾內(nèi)容，定義單元屬性等。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)二、設(shè)計(jì)表樣(一)設(shè)置報(bào)表尺寸

設(shè)置報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)二、設(shè)計(jì)表樣(二)定義報(bào)表的行高和列寬注意

?行高和列寬的定義，可以通過菜單操作，也可以直接利用滑鼠拖動(dòng)某行或某列來調(diào)整行高和列寬。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)二、設(shè)計(jì)表樣(三)畫表格線

報(bào)表的尺寸設(shè)置完之後，在報(bào)表輸出時(shí)，該報(bào)表示沒有任何表格線的，為了滿足查詢和列印的需要，還需要在適當(dāng)?shù)奈恢蒙袭嫳砀窬€。注意

?畫好的表格線在格式狀態(tài)下變化並不明顯。操作完以後可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下查看效果。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)二、設(shè)計(jì)表樣(四)定義組合單元

有些內(nèi)容如標(biāo)題、編制單位、日期及貨幣單位等資訊可能一個(gè)單元容納不下，所以為了實(shí)現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。注意

?組合單元實(shí)際上就是一個(gè)大的單元，所有針對(duì)單元的操作對(duì)組合單元均有效。?

組合單元可以用該區(qū)功能變數(shù)名稱或者區(qū)域中的任一單元名來加以表示。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)二、設(shè)計(jì)表樣(五)輸入表間專案

報(bào)表表間專案是指報(bào)表的固定文字內(nèi)容，主要包括表頭、表體專案、表尾專案等。注意

?在錄入報(bào)表專案時(shí)，編制單位、日期一般不需要錄入，UFO報(bào)表系統(tǒng)將其單獨(dú)設(shè)置為關(guān)鍵字。?

專案錄入完之後，默認(rèn)的格式均為普通宋體12號(hào)，居左。?一個(gè)表樣單元最多能錄入63個(gè)字元或31個(gè)漢字，允許換行顯示。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)二、設(shè)計(jì)表樣(六)設(shè)置單元屬性

單元屬性主要指單元類型、數(shù)據(jù)格式、對(duì)齊方式、字型、字體、字型大小及顏色、邊框樣式等內(nèi)容的設(shè)置。注意

?報(bào)表新建時(shí)，所有單元的單元類型均默認(rèn)為數(shù)值型。?

格式狀態(tài)下，錄入的內(nèi)容均默認(rèn)為表樣單元。?“字元”單元類型和“數(shù)值”單元類型錄入以後，只對(duì)本表頁(yè)有效；“表樣”單元類型錄入以後，對(duì)所有的表頁(yè)有效。?設(shè)置完之後可以在預(yù)覽窗口中查看效果。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)三、設(shè)置關(guān)鍵字

定義關(guān)鍵字主要包括設(shè)置關(guān)鍵字和調(diào)整關(guān)鍵字在表頁(yè)上的位置。關(guān)鍵字主要有六種：?jiǎn)挝幻Q、單位編號(hào)、年、季、月、日，另外還包括自定義關(guān)鍵字?？梢愿鶕?jù)用戶的實(shí)際需要任意設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)三、設(shè)置關(guān)鍵字(一)設(shè)置關(guān)鍵字第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)三、設(shè)置關(guān)鍵字(二)調(diào)整關(guān)鍵字位置注意

?關(guān)鍵字在格式狀態(tài)下定義，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。

?每張報(bào)表可以同時(shí)定義多個(gè)關(guān)鍵字。?關(guān)鍵字（如年，月等）會(huì)隨同報(bào)表數(shù)據(jù)一起顯示，在定義關(guān)鍵字時(shí)既要考慮編制報(bào)表的需要，又要考慮列印的需要。?關(guān)鍵字在一張報(bào)表中只能定義一次，即同一張報(bào)表中不能有重複的關(guān)鍵字。?如果關(guān)鍵字的位置設(shè)置錯(cuò)誤，可以單擊【數(shù)據(jù)】︱【關(guān)鍵字】︱【取消】，取消後重新設(shè)置。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)四、編輯公式(一)單元公式

單元公式是指為報(bào)表單元進(jìn)行賦值的公式，利用它可以將單元賦值為數(shù)值，也可以賦值為字元。對(duì)於需要從報(bào)表本身或其他模組（如總賬、工資、固定資產(chǎn)等模組）中取數(shù)以及一些小計(jì)、合計(jì)、匯總等數(shù)據(jù)的單元，都可以利用單元公式進(jìn)行取數(shù)。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)四、編輯公式(一)單元公式

1.直接錄入公式注意

?

單元公式在錄入時(shí)，凡是涉及到數(shù)學(xué)符號(hào)的均須錄入英文半角字元。否則系統(tǒng)將認(rèn)為公式錄入錯(cuò)誤而不能被保存。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)四、編輯公式(一)單元公式

2.利用函數(shù)嚮導(dǎo)錄入公式注意

?

如果錄入的會(huì)計(jì)科目有輔助核算，還可以錄入相關(guān)輔助核算內(nèi)容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可錄入。?

在“財(cái)務(wù)函數(shù)”介面，選中“包含未記賬憑證”，表示連同未記賬憑證數(shù)據(jù)一併取到報(bào)表中。

如果用戶對(duì)UFO的函數(shù)不太瞭解，直接定義單元公式有困難，可以利用函數(shù)嚮導(dǎo)引導(dǎo)錄入公式。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)四、編輯公式(二)審核公式

由於報(bào)表中各個(gè)數(shù)據(jù)之間一般都存在某種勾稽關(guān)係，可以利用這種勾稽關(guān)係定義審核公式，來進(jìn)一步檢驗(yàn)報(bào)表編制的結(jié)果是否正確。

審核公式由驗(yàn)證關(guān)係公式和提示資訊組成。注意

?

審核公式在格式狀態(tài)下編輯，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)四、編輯公式(三)舍位平衡公式

報(bào)表的數(shù)據(jù)生成後往往非常龐大，不方便讀者閱讀。另外在報(bào)表匯總時(shí)，各個(gè)報(bào)表的貨幣度量單位有可能不統(tǒng)一，這時(shí)，需要將報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行位數(shù)轉(zhuǎn)換，將報(bào)表單位數(shù)據(jù)由個(gè)位轉(zhuǎn)換為百位、千位或萬(wàn)位，如將“元”單位轉(zhuǎn)換為“千元”或“萬(wàn)元”單位，這種操作稱為進(jìn)位操作。進(jìn)位操作以後，原來的平衡關(guān)係可能會(huì)因?yàn)樾?shù)位四捨五入而被破壞，因此還需要對(duì)進(jìn)位後的數(shù)據(jù)平衡關(guān)係重新調(diào)整，使舍位後的數(shù)據(jù)符合指定的平衡公式。這種用於對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)舍位及重新調(diào)整報(bào)表舍位之後平衡關(guān)係的公式稱之為舍位平衡公式。

定義舍位平衡公式需要指明舍位的表名、舍位範(fàn)圍、以及舍位位數(shù)，並且必須錄入平衡公式。第一節(jié)報(bào)表格式設(shè)計(jì)五、保存報(bào)表

報(bào)表的格式設(shè)置完成之後，為了確保今後能夠隨時(shí)調(diào)出使用並生成報(bào)表數(shù)據(jù)，應(yīng)將會(huì)計(jì)報(bào)表的格式保存起來。注意

?

ERP為用友報(bào)表檔專用擴(kuò)展名。

?

如果沒有保存就退出，系統(tǒng)將彈出“是否保存報(bào)表？”資訊提示對(duì)話框。第二節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理一、進(jìn)入報(bào)表數(shù)據(jù)狀態(tài)

進(jìn)入報(bào)表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進(jìn)入，也可以直接使用【數(shù)據(jù)/格式】切換按鈕進(jìn)入。第二節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理二、錄入關(guān)鍵字

關(guān)鍵字是表頁(yè)定位的特定標(biāo)誌，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字後，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對(duì)其實(shí)際賦值才能真正成為表頁(yè)的鑒別標(biāo)誌，為表頁(yè)間、表間的取數(shù)提供依據(jù)。注意

?

每一張表頁(yè)均對(duì)應(yīng)不同的關(guān)鍵字，輸出時(shí)隨同單元一起現(xiàn)實(shí)。?

日期關(guān)鍵字可以確認(rèn)報(bào)表數(shù)據(jù)取數(shù)的時(shí)間範(fàn)圍，即確定數(shù)據(jù)生成的具體日期。第二節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理三、整表重算

當(dāng)完成報(bào)表的格式設(shè)計(jì)並完成關(guān)鍵字的錄入之後，便可以計(jì)算指定賬套並指定報(bào)表時(shí)間的報(bào)表數(shù)據(jù)了。計(jì)算報(bào)表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進(jìn)行的，它既可以在錄入完成報(bào)表的關(guān)鍵字後直接計(jì)算，也可以使用菜單功能計(jì)算。第三節(jié)報(bào)表範(fàn)本

在會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)中，一般都提供了多種常用的會(huì)計(jì)報(bào)表格式及公式，稱為報(bào)表範(fàn)本。在每個(gè)範(fàn)本中詳細(xì)設(shè)計(jì)了該報(bào)表的格式與公式。利用報(bào)表範(fàn)本可以迅速建立一張符合實(shí)際需要的財(cái)務(wù)報(bào)表。另外，對(duì)於一些本企業(yè)常用但報(bào)表範(fàn)本中沒有提供標(biāo)準(zhǔn)格式的報(bào)表，在定義完這些報(bào)表以後可以將其定制為報(bào)表範(fàn)本，以後使用時(shí)可以直接調(diào)用這個(gè)範(fàn)本。第三節(jié)報(bào)表範(fàn)本一、調(diào)用報(bào)表範(fàn)本

用友UFO報(bào)表系統(tǒng)為用戶提供了16個(gè)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表範(fàn)本。如果用戶需要使用系統(tǒng)內(nèi)的報(bào)表範(fàn)本，則可以直接調(diào)用。注意

?

如果所需要的報(bào)表格式或公式與調(diào)用的範(fàn)本有所不同，可以在格式狀態(tài)下直接修改，然後再在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入關(guān)鍵字，計(jì)算報(bào)表數(shù)據(jù)。?

如果要生成該範(fàn)本所對(duì)應(yīng)的報(bào)表數(shù)據(jù)，則應(yīng)進(jìn)入“數(shù)據(jù)”狀態(tài)錄入關(guān)鍵字並進(jìn)行報(bào)表計(jì)算。第三節(jié)報(bào)表範(fàn)本二、定義報(bào)表範(fàn)本

用戶除了使用系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)報(bào)表範(fàn)本外，還可以根據(jù)本單位的實(shí)際需要定制內(nèi)部報(bào)表範(fàn)本，並將自定義的範(fàn)本加入系統(tǒng)提供的範(fàn)本庫(kù)內(nèi)，也可以根據(jù)本行業(yè)的特徵，增加或刪除各個(gè)行業(yè)及其內(nèi)置的範(fàn)本。注意

?

如果某張報(bào)表不需要了，還可以在此狀態(tài)下刪除。

自定義報(bào)表範(fàn)本主要需要定義報(bào)表的所屬行業(yè)及報(bào)表名稱。第五章工資管理學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求學(xué)習(xí)目標(biāo)

系統(tǒng)學(xué)習(xí)工資管理系統(tǒng)的初始化、日常業(yè)務(wù)處理、期末業(yè)務(wù)處理、統(tǒng)計(jì)分析的工作程式和實(shí)際操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：工資賬套的建立，工資類別、人員類別、工資專案的設(shè)置方法；工資數(shù)據(jù)編輯及計(jì)算匯總，個(gè)人所得稅的計(jì)提及扣繳及工資分配轉(zhuǎn)賬憑證生成的方法。瞭解：瞭解工資管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、主要數(shù)據(jù)檔和基本編輯的作用與特點(diǎn)思考題

1.工資管理系統(tǒng)的基本功能有哪些？

2.工資賬套與企業(yè)賬套的有哪些聯(lián)繫與區(qū)別？

3.應(yīng)如何設(shè)置“工資專案”？

4.設(shè)置銀行檔格式的應(yīng)中順序完成哪些操作步驟？

5.

“統(tǒng)計(jì)分析”中憑證查詢功能中可以對(duì)憑證進(jìn)行哪些操作？第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化一、啟動(dòng)工資系統(tǒng)

首次使用工資系統(tǒng)之前，應(yīng)通過“系統(tǒng)管理”建立賬套，輸入有關(guān)資訊。在建立賬套後或在企業(yè)門戶中已經(jīng)進(jìn)行了啟用工資系統(tǒng)的操作，否則不能啟動(dòng)工資系統(tǒng)。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化二、建立工資賬套

在初次進(jìn)入工資系統(tǒng)後應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況建立相應(yīng)的工資賬套。建立工資財(cái)套的內(nèi)容主要包括參數(shù)設(shè)置、扣稅設(shè)置、扣零設(shè)置、人員編碼設(shè)置等。注意

?工資賬套與企業(yè)核算賬套是不同的概念，企業(yè)核算賬套在系統(tǒng)管理中建立，是針對(duì)整個(gè)ERP系統(tǒng)而言的，而工資賬套只針對(duì)於用友ERP系統(tǒng)中的工資系統(tǒng)。即企業(yè)核算賬套中包含工資賬套。

?如果企業(yè)中所有員工的工資發(fā)放專案相同，工資計(jì)算方法也相同，那麼可以對(duì)全部員工進(jìn)行統(tǒng)一的工資核算，選擇系統(tǒng)中提供的單個(gè)工資類別應(yīng)用方案，否則則選擇多個(gè)工資類別。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化二、建立工資賬套注意

?扣零設(shè)置通常在採(cǎi)用現(xiàn)金發(fā)放工資時(shí)使用，如果單位採(cǎi)用銀行代發(fā)工資可不進(jìn)行此項(xiàng)設(shè)置。

?人員編碼即單位人員編碼位數(shù)，共10位字元?？梢愿鶕?jù)需要自定義，但總長(zhǎng)度不能超過10位字元。?工資賬套建立完成後可以直接設(shè)置工資類別，也可以以後再設(shè)置工資類別。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化三、設(shè)置工資類別

工資系統(tǒng)提供處理多個(gè)工資類別的功能，可以為按周或一個(gè)月多次發(fā)放工資，或者有多種不同類別的人員，工資發(fā)放專案不盡相同，計(jì)算公式也不相同，但是需要進(jìn)行統(tǒng)一工資核算管理的單位提供解決方案。工資系統(tǒng)按工資類別進(jìn)行管理，每個(gè)職工類別中有職工檔案、工資變動(dòng)、工資數(shù)據(jù)、扣稅處理、銀行帳號(hào)代發(fā)等內(nèi)容。注意

?同一個(gè)部門可以設(shè)置多個(gè)工資類別。

?已被使用的部門不能取消選擇，選擇上級(jí)部門後不再進(jìn)行“選定下級(jí)部門”。?工資類別的啟用日期確定後不能進(jìn)行修改。?工資類別建立後，系統(tǒng)直接打開新建的工資類別。

第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化三、設(shè)置工資類別

?在打開工資類別的情況下，“工資類別”菜單中顯示“打開工資類別”和“關(guān)閉工資類別”兩個(gè)選項(xiàng)。單擊“關(guān)閉工資類別”後，“工資類別”菜單中顯示“新建工資類別”、“打開工資類別”和“刪除工資類別”選項(xiàng)。注意第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化四、設(shè)置人員附加資訊

系統(tǒng)中除了兼顧人員檔案管理的基本功能外，還提供了人員附加資訊的設(shè)置功能，豐富了人員檔案管理的內(nèi)容，便於對(duì)人員進(jìn)行更加有效的管理。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化五、設(shè)置人員類別

人員類別是指按某種特定的分類方式將企業(yè)職工分成若干類別，不同類別的人員工資水準(zhǔn)可能不同，從而有助於實(shí)現(xiàn)工資的多級(jí)化管理。人員類別的設(shè)置與工資費(fèi)用的分配、分?jǐn)傆嘘P(guān)，合理設(shè)置人員類別，便於按人員類別進(jìn)行工資的匯總計(jì)算，為企業(yè)提供不同人員類別的工資資訊。注意

?人員類別名稱可以隨時(shí)修改。

?已經(jīng)使用的人員類別不允許刪除，人員類別只剩下一個(gè)時(shí)不允許刪除。?人員類別設(shè)置的目的是為“工資分配”設(shè)置入賬科目時(shí)使用。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化六、設(shè)置工資專案

工資數(shù)據(jù)最終由各個(gè)工資專案體現(xiàn)。工資專案設(shè)置即定義工資核算所涉及的專案名稱、類型、寬度等。工資管理系統(tǒng)中提供了一些固定的工資專案，它們是工資賬中不可缺少的，主要包括“應(yīng)發(fā)合計(jì)”、“扣款合計(jì)”、“實(shí)發(fā)合計(jì)”；若在工資建賬時(shí)設(shè)置了“扣零處理”，則系統(tǒng)在工資專案中自動(dòng)生成“本月扣零”和“上月扣零”兩個(gè)指定名稱的專案：若選擇了“扣稅處理”，則系統(tǒng)在工資專案中自動(dòng)生成“代扣稅”專案，這些專案不能刪除和重命名。其他專案可以根據(jù)實(shí)際需要定義或參照增加。如基本工資、獎(jiǎng)金等。在此設(shè)置的工資專案對(duì)於多工資類別的工資賬套而言，是針對(duì)所有工資類別所需要使用的全部工資專案，對(duì)於單工資類別而言，就是此工資賬套所使用的全部工資專案。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化六、設(shè)置工資專案注意

?與選擇的工資賬套參數(shù)無關(guān)，系統(tǒng)均是提供應(yīng)發(fā)合計(jì)、扣款合計(jì)、實(shí)發(fā)合計(jì)幾項(xiàng)固定的工資專案。

?如果建賬（見圖5-3）時(shí)選擇了“是否核算計(jì)件工資”，則系統(tǒng)提供“計(jì)件工資”工資專案。?如果建賬（見圖5-4）時(shí)選擇了“代扣個(gè)人所得稅”，則系統(tǒng)提供代扣稅專案。?如果建賬（見圖5-5）時(shí)選擇了“扣零”處理，則系統(tǒng)提供“本月扣零”和“上月扣零”兩個(gè)工資專案。?工資專案名稱必須唯一。?

已使用的工資專案不可刪除，不能修改數(shù)據(jù)類型。?系統(tǒng)提供的固定工資專案不能修改。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化七、設(shè)置銀行名稱

當(dāng)企業(yè)發(fā)放工資採(cǎi)用銀行代發(fā)形式時(shí)，需要確定銀行名稱及帳號(hào)長(zhǎng)度。發(fā)放工資的銀行可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置多個(gè)，這裏銀行名稱設(shè)置是指所有工資類別涉及到的銀行名稱。如果同一工資類別中的人員由於在不同的工作地點(diǎn)，需要由不同的銀行代發(fā)工資，或者不同的工資類別由不同的銀行代發(fā)工資，均需將相應(yīng)的銀行名稱在此一併設(shè)置。注意

?銀行帳號(hào)長(zhǎng)度不得為空，且不能超過30位。

?輸入時(shí)需要自動(dòng)帶出的帳號(hào)長(zhǎng)度是指在輸入“人員檔案”的銀行帳號(hào)時(shí)，從第二個(gè)人開始，系統(tǒng)根據(jù)用戶在此定義的長(zhǎng)度自動(dòng)帶出銀行帳號(hào)的相應(yīng)長(zhǎng)度，可以有效提高錄入的速度。?如果刪除銀行名稱則同銀行名稱有關(guān)的所有設(shè)置將一同刪除，包括銀行的代發(fā)檔格式設(shè)置、磁片輸出格式的設(shè)置等。第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化八、人員檔案

人員檔案的設(shè)置用於登記工資發(fā)放人員的姓名、職工編號(hào)、所在部門、人員類別等資訊，此外人員的增減變動(dòng)都必須先在本功能中處理。人員檔案的操作是針對(duì)於某個(gè)工資類別的，即應(yīng)先打開相應(yīng)的工資類別才能進(jìn)行人員檔案的設(shè)置。注意

?由於進(jìn)行銀行名稱設(shè)置時(shí)已經(jīng)設(shè)置了“錄入時(shí)需要自動(dòng)帶出的帳號(hào)長(zhǎng)度”，因此，在輸入第1個(gè)人員檔案後，其他的人員檔案中的銀行帳號(hào)會(huì)自動(dòng)帶出相應(yīng)的帳號(hào)的位數(shù)。

?在增加“人員檔案——基本資訊”對(duì)話框中“停發(fā)工資”、“調(diào)出”和“數(shù)據(jù)檔案”不可選，只有在修改狀態(tài)下才能編輯。(一)增加人員檔案第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化八、人員檔案

人員檔案在修改的狀態(tài)下可以進(jìn)行“停發(fā)工資”、“調(diào)出”和“數(shù)據(jù)檔案”的編輯。已作調(diào)出標(biāo)誌的人員，所有檔案資訊不可修改，其他編號(hào)可以再次使用。調(diào)出人員可在當(dāng)月末結(jié)算前，取消調(diào)出標(biāo)誌，但編號(hào)已被其他人員使用時(shí)，不可取消。有工資停發(fā)標(biāo)誌的人員不再進(jìn)行工資發(fā)放，但保留人員檔案，以後可恢復(fù)發(fā)放。標(biāo)誌為停發(fā)或調(diào)出人員，將不再參與工資的發(fā)放和匯總。如果在人員檔案中直接輸入職工工資，可以在“工資數(shù)據(jù)錄入——頁(yè)編輯”對(duì)話框中進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入。由於現(xiàn)在還未對(duì)“在崗人員”選定工資專案，因此，現(xiàn)在暫不進(jìn)行工資數(shù)據(jù)的錄入。(二)修改人員檔案第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化八、人員檔案

當(dāng)個(gè)別人員的檔案需要修改時(shí)，在“人員檔案”對(duì)話框中可以進(jìn)行修改。當(dāng)一批人員的某個(gè)工資專案同時(shí)需要修改時(shí)，可以利用數(shù)據(jù)替換功能，即將符合條件的人員的某個(gè)工資專案的內(nèi)容，統(tǒng)一替換為某個(gè)數(shù)據(jù)，以提高人員資訊的修改速度。(三)數(shù)據(jù)替換第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化九、設(shè)置計(jì)算公式

由於不同的工資類別，工資發(fā)放專案不同，計(jì)算公式也不同，因此在進(jìn)入某個(gè)工資類別後，應(yīng)選擇本工資類別所需要的工資專案，再設(shè)置工資專案對(duì)應(yīng)的計(jì)算公式。注意

?工資專案一旦被選擇，即可進(jìn)行公式定義。?沒有選擇的工資專案不允許在計(jì)算公式中出現(xiàn)。?不能刪除已輸入數(shù)據(jù)的工資專案和已設(shè)置計(jì)算公式的工資專案。?如果所需的工資專案不存在，則要關(guān)閉本工資類別，然後新增工資專案，再打開此工資類別進(jìn)行選擇。(一)選擇工資專案第一節(jié)工資系統(tǒng)初始化九、設(shè)置計(jì)算公式

設(shè)置計(jì)算公式即定義工資專案之間的運(yùn)算關(guān)係，計(jì)算公式設(shè)置的正確與否關(guān)係到工資核算的最終結(jié)果。定義公式可以通過選擇工資專案、運(yùn)算符、關(guān)係符、函數(shù)等組合完成。注意

?函數(shù)公式嚮導(dǎo)只支持系統(tǒng)提供的函數(shù)。(二)設(shè)置計(jì)算公式第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、工資變動(dòng)

第一次使用工資系統(tǒng)必須將所有人員的基本工資數(shù)據(jù)輸入電腦，每月發(fā)生的工資數(shù)據(jù)變動(dòng)也在此進(jìn)行調(diào)整，如獎(jiǎng)金、扣款資訊的錄入等。工資變動(dòng)處理之前，需要事先設(shè)置好工資專案及計(jì)算公式。注意

?第一次使用工資系統(tǒng)必須將所有人員的基本工資數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。工資數(shù)據(jù)可以在錄入人員檔案時(shí)直接錄入，需要計(jì)算的內(nèi)容再在此功能中進(jìn)行計(jì)算。也可以在工資變動(dòng)功能中錄入，當(dāng)工資數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)應(yīng)在此錄入。?如果工資數(shù)據(jù)變化較大可以使用替換功能進(jìn)行替換第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、工資變動(dòng)注意

?在修改了某些數(shù)據(jù)，重新設(shè)置了計(jì)算公式，進(jìn)行了數(shù)據(jù)替換或在個(gè)人所得稅中執(zhí)行了自動(dòng)扣稅等操作，必須調(diào)用“計(jì)算”和“匯總”功能對(duì)個(gè)人工資數(shù)據(jù)重新計(jì)算，以保證數(shù)據(jù)正確。?如果對(duì)工資數(shù)據(jù)只進(jìn)行了“計(jì)算”的操作，而未進(jìn)行“匯總”操作，則退出時(shí)系統(tǒng)提示“數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)後尚未進(jìn)行匯總，是否進(jìn)行匯總？”，如果需要匯總則單擊“是”按鈕；否則，單擊“否”按鈕即可。第二節(jié)日常業(yè)務(wù)處理二、扣繳所得稅

個(gè)人所得稅是根據(jù)《中華人民共和國(guó)個(gè)人所得稅法》對(duì)個(gè)人所得徵收的一種稅。手工情況下，每個(gè)月財(cái)務(wù)部門都要對(duì)超過扣除基數(shù)金額的部分進(jìn)行計(jì)算納稅申報(bào)，系統(tǒng)提供申報(bào)只對(duì)工資薪金所得徵收所得稅。

鑒於許多企、事業(yè)單位計(jì)算職工個(gè)