工程建設(shè)EPC總承包項(xiàng)目信息文控管理辦法

工程建設(shè)EPC總承包項(xiàng)目信息文控管理辦法工程總承包項(xiàng)目信息文控管理在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。隨著項(xiàng)目的啟動(dòng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等項(xiàng)目生命周期階段的展開(kāi)，與項(xiàng)目有關(guān)的各類信息會(huì)不斷地產(chǎn)生，項(xiàng)目信息文控管理的效率將直接影響項(xiàng)目管理其它環(huán)節(jié)的工作效率、質(zhì)量和成本。良好的信息文控管理能保證項(xiàng)目各參與方內(nèi)部及相互之間順利的溝通，有利于工程總承包項(xiàng)目的順利實(shí)施。17．1工程總承包項(xiàng)目信息文控管理概述項(xiàng)目信息的收集整理、分析處理、上傳下達(dá)、分類歸檔是總承包項(xiàng)目信息文控管理的主要工作。項(xiàng)目信息最終以各類文件的形式存在，從而進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。1．1．1項(xiàng)目信息的分類(1)按級(jí)別和層次劃分>上級(jí)部門(mén)的信息；>EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部的信息；>分包商的信息；>項(xiàng)目外部的其它信息。(2)按信息來(lái)源劃分>內(nèi)部信息：指EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部傳遞的信息。>外部信息：EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、PMC／監(jiān)理等單位之間的往來(lái)信息。(3)按形式劃分>各種書(shū)面文件，包括通知、報(bào)告、程序、申請(qǐng)、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術(shù)文件。>傳真，傳真文件的有效性應(yīng)視同傳真文件原件。>信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。>電子文件，當(dāng)面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤(pán)、軟盤(pán)、USB盤(pán)和計(jì)算機(jī)紅外線對(duì)傳、網(wǎng)絡(luò)共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。>電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息交流。重要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應(yīng)以電話先行聯(lián)絡(luò)，必要時(shí)應(yīng)以適當(dāng)?shù)臅?shū)面形式及時(shí)予以確認(rèn)。>會(huì)議紀(jì)要，指項(xiàng)目中的例會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。(4)項(xiàng)目文件的分類工程總承包項(xiàng)目文件要求采取先按文件來(lái)源單位不同進(jìn)行分類，然后按管理要素及文件功能進(jìn)行綜合分類，最后按照文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行分類，其詳細(xì)分類情況如表1．1所示。一級(jí)分類目錄(按單位)二級(jí)分類目錄(按要素、功能)三級(jí)分類目錄(僅做參考)業(yè)主項(xiàng)目組文件1．管理文件業(yè)主代表文件2．技術(shù)文件1．決策立項(xiàng)、招投標(biāo)、征地、文控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它(規(guī)劃／細(xì)則、創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃歸入質(zhì)量)。政府質(zhì)量監(jiān)督站文件3．變更文件2．圖紙、設(shè)計(jì)、組織設(shè)計(jì)、方案／措施、各關(guān)鍵特殊作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、其它。PMC／監(jiān)理文件4．培訓(xùn)考核3．設(shè)計(jì)變更、采購(gòu)變更、施工變更。4文控信息、質(zhì)量、HSE、進(jìn)度、費(fèi)用、其它。EPC總承包商文件5．合同文件5．合同、實(shí)物清單及合同條款變更。6．總進(jìn)度計(jì)劃、年／季，月計(jì)劃、征地計(jì)劃、物資計(jì)劃、供應(yīng)商文件6．生產(chǎn)計(jì)劃工作計(jì)劃、作業(yè)計(jì)劃、其它。7．通知、意見(jiàn)、聯(lián)系函、備忘錄、請(qǐng)示、回復(fù)函、匯各分包商文件7．通用公文報(bào)、建議、報(bào)告、其它。8．協(xié)調(diào)會(huì)、調(diào)度會(huì)、專題會(huì)、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、本單位文件8．會(huì)議紀(jì)要9．工程報(bào)表10．工程總結(jié)11．簽認(rèn)報(bào)審12．工程記錄報(bào)告13．資質(zhì)資產(chǎn)PMC／監(jiān)理例會(huì)、其他。9．施工報(bào)表(日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào))、PMC，監(jiān)理報(bào)表(周報(bào)、月報(bào))、人機(jī)料報(bào)表(日、周、月)。10．部門(mén)總結(jié)(信息文控管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制、HSE管理、合同管理)、單位總結(jié)(一般總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié))。11．費(fèi)用報(bào)審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進(jìn)度報(bào)審(開(kāi)停工、復(fù)工、計(jì)劃、延期)、質(zhì)量報(bào)審、HSE報(bào)審、文控信息報(bào)審。12．信息文控、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它。13．單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設(shè)備、儀器工具。EPC總承包商根據(jù)與本單位有信函往來(lái)關(guān)系的單位，按上述一級(jí)目錄表對(duì)文件進(jìn)行選擇分類；對(duì)已建立的一級(jí)目錄均按收到該單位的文件進(jìn)行二級(jí)分類；在二級(jí)目錄分類合理的基礎(chǔ)上，EPC總承包商還應(yīng)進(jìn)行文件三級(jí)目錄的劃分(上表可供參考選取用)，進(jìn)一步的細(xì)化由EPC總承包商自行掌握。EPC總承包商可根據(jù)本單位和本專業(yè)的特點(diǎn)，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對(duì)各自的專業(yè)文件進(jìn)行管理。1．1．2信息文控的編碼EPC總承包商應(yīng)根據(jù)集團(tuán)公司“建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定”(石油辦字[2001】213號(hào))等有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，編制與其相適合的“信息文控編碼程序”，對(duì)總承包項(xiàng)目從投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進(jìn)行編碼，科學(xué)地管理項(xiàng)目信息文控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息文控管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一。1．1．3信息文控管理的組織與職責(zé)分工(1)信息文控管理的組織EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部下設(shè)信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門(mén)。信息文控中心的組成成員應(yīng)包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個(gè)二級(jí)控制模式，信息文控中心從總體上負(fù)責(zé)項(xiàng)目全部信息的匯總、控制和管理。在項(xiàng)目經(jīng)理部各部門(mén)再設(shè)置信息文控人員，負(fù)責(zé)該部門(mén)的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門(mén)的文檔管理人員相互協(xié)調(diào)配合從而構(gòu)成了項(xiàng)目文檔控制網(wǎng)絡(luò)，如圖1．1所示。(2)信息文控管理的職責(zé)分工1)EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理及各部門(mén)經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項(xiàng)目經(jīng)理外出時(shí)可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)報(bào)批文件的簽發(fā)。2)信息文控中心>編制用于指導(dǎo)項(xiàng)目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序的應(yīng)用和推廣。>將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息文控管理工作中，建立總承包項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，建立并維護(hù)計(jì)算機(jī)信息文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，在項(xiàng)目?jī)?nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，使信息可以及時(shí)準(zhǔn)確的獲取、傳遞、更新、共享。>對(duì)項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)備、報(bào)批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過(guò)程進(jìn)行有效的控制和管理，確保項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和格式滿足文檔使用者的需要。>負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時(shí)存檔，提供項(xiàng)目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)。>負(fù)責(zé)文檔整理分類，在項(xiàng)目結(jié)束后負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的移交工作。>負(fù)責(zé)竣工文件的整理工作。>按合同要求負(fù)責(zé)項(xiàng)目其他參與方計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立。3)各部門(mén)信息文控人員>各部門(mén)信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建立本部門(mén)信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。>根據(jù)要求及時(shí)提交各類文件狀態(tài)。負(fù)責(zé)本部門(mén)所有文檔的處理和最終歸檔。>負(fù)責(zé)接受信息文控中心對(duì)本部門(mén)信息文控管理的質(zhì)量審核。1．2工程總承包項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)1．2．1管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)EPC總承包商將項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)連到Intemet網(wǎng)，項(xiàng)目所有參與方通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享工程建設(shè)信息。系統(tǒng)連接Internet網(wǎng)的方式多種多樣。典型的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)示意圖如圖17-2所示。圖17-2管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)示意圖17．2．2管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)系統(tǒng)采用基于Web技術(shù)的B／S架構(gòu)，系統(tǒng)只須在服務(wù)器安裝工程信息管理系統(tǒng)軟件加Web服務(wù)器軟件加數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶端須使用當(dāng)前流行的瀏覽器即可隨時(shí)隨地共享管理信息資源。系統(tǒng)包括工程信息數(shù)據(jù)庫(kù)、工程信息管理系統(tǒng)軟件和網(wǎng)站三個(gè)部分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)示意圖如圖17-3所示。圖17-3管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)示意圖(1)公眾層項(xiàng)目參與方和社會(huì)公眾都可以訪問(wèn)項(xiàng)目網(wǎng)站。外部公眾可以通過(guò)訪問(wèn)網(wǎng)站了解工程動(dòng)態(tài)、有關(guān)工程的新聞，同時(shí)還可以留言和參與某些討論。(2)工程信息管理系統(tǒng)軟件EPC總承包商內(nèi)部通過(guò)用戶名和密碼進(jìn)入工程信息管理系統(tǒng)，向系統(tǒng)提供或獲取工程信息，進(jìn)行網(wǎng)上工作處理，發(fā)布計(jì)劃或指示，了解督辦事宜落實(shí)情況，了解會(huì)議信息，對(duì)工程有關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)上培訓(xùn)，對(duì)方案等進(jìn)行審查和論證等等。(3)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)用來(lái)存儲(chǔ)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的大量信息，它是工程信息系統(tǒng)管理軟件的基礎(chǔ)，工程信息系統(tǒng)管理軟件在工程信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)應(yīng)用。1．2．3管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)包含的功能有：文檔管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制、合同管理、HSE管理、物資管理、電子郵件、網(wǎng)上培訓(xùn)和系統(tǒng)管理，如圖7-4所示。圖17—4項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)構(gòu)成(1)文檔管理子系統(tǒng)本模塊涵蓋了辦公自動(dòng)化的功能，主要功能包括：>文檔的編碼；>文檔的起草、審批、備案和發(fā)送；>文檔接收、審閱、備案、傳遞和處理，文檔的批閱和辦理；>文件的歸檔；>文檔的查詢；>定制文檔流程，對(duì)文檔辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，提供短信息服務(wù)。(2)質(zhì)量控制子系統(tǒng)本模塊是用于對(duì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)質(zhì)量、采購(gòu)質(zhì)量、施工質(zhì)量等進(jìn)行控制和管理，主要功能包括：>項(xiàng)目質(zhì)量要求和質(zhì)量法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)查詢；>實(shí)際質(zhì)量與合同要求的質(zhì)量比較分析；>質(zhì)量驗(yàn)收記錄；>綜合質(zhì)量評(píng)估；>質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)分析；>提供多種格式的質(zhì)量報(bào)表。(3)進(jìn)度控制子系統(tǒng)本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能包括：>計(jì)劃發(fā)布；>計(jì)劃報(bào)審；>進(jìn)度報(bào)表；>進(jìn)度考核；>編制計(jì)劃需加載資源的管理；>工程實(shí)際進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)分析；>實(shí)際進(jìn)度和計(jì)劃進(jìn)度的動(dòng)態(tài)比較；>工程進(jìn)度變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)；>進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整；>工程進(jìn)度的查詢。(4)費(fèi)用控制子系統(tǒng)本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能包括：>各單位工程單價(jià)；計(jì)劃工程量及計(jì)劃費(fèi)用信息查詢；>實(shí)際完成費(fèi)用與計(jì)劃費(fèi)用的動(dòng)態(tài)比較；>各月計(jì)劃費(fèi)用與實(shí)際費(fèi)用的對(duì)比分析；>工程費(fèi)用預(yù)測(cè)；>單位工程與分項(xiàng)工程的費(fèi)用查詢；>提供多種項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)告。(5)合同管理子系統(tǒng)本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：>圍繞項(xiàng)目實(shí)施與合同約定，處理責(zé)任事項(xiàng)、查閱處理警示、跟蹤問(wèn)題(索賠、變更等)、處理郵件等功能，具有催辦督促以及處理文件的功能。>跟蹤項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的所有合同，監(jiān)控跟蹤項(xiàng)目的合同執(zhí)行情況。>通過(guò)狀態(tài)的變化從宏觀角度跟蹤具體工程變更情況。>合同送審與審批。>合同支付計(jì)劃與實(shí)際合同支付情況的跟蹤和對(duì)比分析。(6)HSE管理子系統(tǒng)本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：>HSE管理文件、HSE檢查情況的通報(bào)的網(wǎng)上發(fā)布；>項(xiàng)目參與方及人員對(duì)各個(gè)HSE文件的接受情況及承諾(全部公開(kāi)發(fā)布)；>HSE不符合信息的匯總、分析與查詢；>HSE事故／事件調(diào)查報(bào)告信息的匯總與查詢；>健康衛(wèi)生知識(shí)、安全知識(shí)、環(huán)境保護(hù)知識(shí)的查詢；>HSE不符合事項(xiàng)、事故／事件的級(jí)別判斷。(7)物資管理子系統(tǒng)本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：>進(jìn)場(chǎng)物資查詢；>物資動(dòng)態(tài)分析；>物資基本信息；>物資計(jì)劃管理；>物資采購(gòu)管理；>物資存貨管理；>物資調(diào)撥管理等。(8)電子郵件子系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)為工程內(nèi)部聯(lián)絡(luò)提供方便。其主要功能有包括：>電子郵件的收發(fā)；>企業(yè)獨(dú)立域名：>POP3加密認(rèn)證收信；>SMTP加密認(rèn)證發(fā)信；>Web界面管理；>安全防護(hù)功能；>拒絕訪問(wèn)功能；>自動(dòng)回復(fù)；>列表地址管理；>郵箱空間管理等。(9)網(wǎng)上培訓(xùn)子系統(tǒng)本模塊提供各種形式的網(wǎng)上培訓(xùn)，既可以將需培訓(xùn)的內(nèi)容制作成音像資料放到網(wǎng)上，供各有關(guān)單位下載，又可以采用類似聊天室的文字交互的方式進(jìn)行，還可以將要培訓(xùn)的內(nèi)容直接以文檔的形式放到網(wǎng)上以供學(xué)習(xí)。(10)系統(tǒng)管理子系統(tǒng)系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要包括工程組織結(jié)構(gòu)管理、用戶帳號(hào)和密碼管理、用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)等。為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)既要有自動(dòng)備份功能(每日)，又要有手動(dòng)備份功能，鑒于系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，應(yīng)采用增量備份的方式。當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞或不一致時(shí)，要能夠自動(dòng)恢復(fù)。17．3工程總承包項(xiàng)目信息文控管理流程1．3．1項(xiàng)目信息的收集項(xiàng)目信息的收集是項(xiàng)目信息管理的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目信息管理過(guò)程中，要培養(yǎng)和樹(shù)立項(xiàng)目全員信息管理意識(shí)，保證所收集信息的全面性、準(zhǔn)確性和有效性。在項(xiàng)目信息收集過(guò)程中，要按照項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求，形成標(biāo)準(zhǔn)的原始信息，為項(xiàng)目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲(chǔ)提供方便。信息的積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門(mén)及人員的職責(zé)范圍之中，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。(1)收集范圍凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有利用價(jià)值的各種載體的信息，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。(2)收集時(shí)間應(yīng)按信息形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。(3)各方職責(zé)>項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期信息應(yīng)由業(yè)主各承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。>EPC總承包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門(mén)提交有關(guān)信息。>各分包商負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。>項(xiàng)目PMC／監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中信息收集、積累和齊全、完整、準(zhǔn)確情況。>緊急(質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境)情況由發(fā)現(xiàn)單位迅速上報(bào)，具體按照EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關(guān)程序執(zhí)行。1．3．2項(xiàng)目信息的處理(1)外部信息EPC總承包商接收到的外部信息，在進(jìn)行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料在有效性存在問(wèn)題，應(yīng)立即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對(duì)于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編碼，再根據(jù)文件類別填寫(xiě)“來(lái)文登記表”，登記過(guò)的文件由信息文控人員呈交項(xiàng)目經(jīng)理審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，或提交有關(guān)部門(mén)處理，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。(2)內(nèi)部信息內(nèi)部信息按照EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項(xiàng)目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復(fù)印，然后按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。項(xiàng)目的所有信息資料，在使用前應(yīng)由有關(guān)的責(zé)任部門(mén)或人員進(jìn)行評(píng)審。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與提供部門(mén)聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質(zhì)量。1．3．3項(xiàng)目信息的發(fā)送與回執(zhí)(1)項(xiàng)目信息的發(fā)送>發(fā)往外部的所有報(bào)批文件、信函、傳真、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)使用信息文控中心制訂的統(tǒng)一文件格式和文件編碼。經(jīng)發(fā)件部門(mén)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，由信息文控中心登記編碼后統(tǒng)一發(fā)送、存檔。>傳真應(yīng)以固定的標(biāo)識(shí)和格式明確文件主題、發(fā)文號(hào)、收發(fā)件人等內(nèi)容，要求對(duì)方回復(fù)的事項(xiàng)應(yīng)明確回復(fù)時(shí)間和相關(guān)要求。發(fā)往外部的信函中要求對(duì)方回復(fù)的事項(xiàng)應(yīng)明確要求回復(fù)時(shí)間和相關(guān)要求。>報(bào)批文件由各部門(mén)準(zhǔn)備(內(nèi)容涉及其他部門(mén)時(shí)，由文件編制部門(mén)牽頭會(huì)簽)，連同由部門(mén)經(jīng)理簽字的“文件傳送單”送信息文控中心向業(yè)主提交。>EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要由信息文控中心整理完成，征求各部門(mén)意見(jiàn)后交業(yè)主審閱修改，無(wú)異議后雙方簽字認(rèn)可，傳送各相關(guān)部門(mén)。(2)項(xiàng)目信息的回執(zhí)>各部門(mén)應(yīng)按照職責(zé)要求，要及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)接收到的項(xiàng)目信息及時(shí)進(jìn)行處理及反饋。>各部門(mén)設(shè)置專門(mén)文控人員定時(shí)查看信息平臺(tái)通知欄和公文辦理模塊，定時(shí)查看信息、下載，系統(tǒng)自動(dòng)回執(zhí)，并對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)回執(zhí)信息下載保存，日后跟蹤和追溯。>技術(shù)類文件、程序類文件、管理類文件、設(shè)計(jì)變更、組織設(shè)計(jì)報(bào)批文件等特殊要求的紙質(zhì)傳真類文件，在收到對(duì)方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時(shí)間在“文件傳送單”或其要求的回執(zhí)簽字處簽署，按文件分類規(guī)定進(jìn)行分類歸檔。1．3．4項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)總承包項(xiàng)目中流動(dòng)的各類信息最終都會(huì)以各類文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)保存。針對(duì)項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)管理也即為對(duì)于項(xiàng)目文件的管理。(1)檔案管理基本要求>對(duì)于所有的項(xiàng)目竣工資料都要按項(xiàng)目文檔編碼體系要求進(jìn)行編碼。>歸檔竣工資料