學(xué)生工作部處2010年9月

學(xué)生工作部（處）2010年9月2010級(jí)新生檔案整理培訓(xùn)一、檔案整理的重要性二、檔案整理的時(shí)間安排三、檔案整理要求一、檔案整理的重要性1.便于學(xué)校了解學(xué)生情況；2.便于學(xué)生工作的順利開展；3.學(xué)生檔案與學(xué)生就業(yè)掛鉤（機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位根據(jù)檔案到達(dá)的時(shí)間發(fā)放工資）。二、檔案整理的時(shí)間安排時(shí)間工作安排地點(diǎn)院系自行決定

2010級(jí)新生檔案整理培訓(xùn)

網(wǎng)絡(luò)下載PPT自學(xué)9.27-9.29領(lǐng)取《華南師范大學(xué)學(xué)生登記表》《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》及學(xué)生檔案袋

學(xué)生事務(wù)管理科（石牌行政樓327，大學(xué)城行政樓A416）

10.1-10.15院系整理新生檔案

院系妥善安排

10.18-10.22（大學(xué)城校區(qū)）上交新生檔案、電子版和紙質(zhì)版的《新生檔案編號(hào)表》（紙質(zhì)版一式兩份）

大學(xué)城校區(qū)行政樓A41610.25-10.29（石牌校區(qū)）石牌校區(qū)桃李園檔案室（會(huì)議室隔壁）

三、檔案整理要求

材料：《華南師范大學(xué)學(xué)生登記表》《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》

學(xué)生檔案袋時(shí)間：9.27－9.29（周一——周三）

地點(diǎn)：石牌——行政樓327

大學(xué)城——行政樓A4161.領(lǐng)取材料2.收齊新生檔案檔案來(lái)源：（1）學(xué)生上交（2）學(xué)生工作處移交（3）招生辦移交3.編制學(xué)生檔案編號(hào)（1）

查閱院系代碼，見下表各院系學(xué)生檔案代碼院系名稱院系代碼院系名稱院系代碼院系名稱院系代碼數(shù)學(xué)科學(xué)學(xué)院I公共管理學(xué)院U文學(xué)院A歷史文化學(xué)院B教育信息技術(shù)學(xué)院R法學(xué)院F政治與行政學(xué)院C化學(xué)與環(huán)境學(xué)院K美術(shù)學(xué)院N外國(guó)語(yǔ)言文化學(xué)院D生命科學(xué)學(xué)院L音樂學(xué)院P教育科學(xué)學(xué)院E地理科學(xué)學(xué)院M綜合文科一班Wa物理與電信學(xué)院J計(jì)算機(jī)學(xué)院Q綜合文科二班Wb經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院G旅游管理系S綜合理科一班Wc體育科學(xué)學(xué)院H軟件學(xué)院V綜合理科一班Wd信息光電子科技學(xué)院T（2）編制學(xué)生檔案編號(hào)編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：年級(jí)+院系代碼（A、B……）+三位數(shù)字（001、002……）

如:文學(xué)院代碼為A，2010級(jí)新生人數(shù)為363人，則檔案編號(hào)為10A001至10A363。

（3）除綜合班為Wa、Wb、Wc、Wd外，其他院系代碼均為英文大寫字母，不要寫成英文小寫字母。

4.組織新生填寫《華南師范大學(xué)學(xué)生登記表》及《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》的基本信息。（見模板1）5.材料核實(shí)、增減與登記

（1）核實(shí)新生中學(xué)階段的檔案材料，并登記

對(duì)照檔案袋里的資料，在檔案目錄相應(yīng)項(xiàng)目的“入學(xué)時(shí)”空格欄中打勾。若無(wú)相對(duì)應(yīng)內(nèi)容，在“其他材料”一欄中補(bǔ)充。（2）檔案材料增加

入檔《華南師范大學(xué)學(xué)生登記表》，并登記。（3）檔案材料分類處理抽取新生團(tuán)員材料及黨員材料，登記整理完后，分別上交院系團(tuán)委和黨委統(tǒng)一處理。6.補(bǔ)充、登記《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》上的相關(guān)信息（具體填寫規(guī)范見模板2）

（1）登記檔案編號(hào)

位置：《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》右上角“檔案編號(hào)”處（2）登記新生檔案整理時(shí)間

位置：《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄表》左下角“入學(xué)整理時(shí)間”處（3）輔導(dǎo)員簽名確認(rèn)

位置：《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄表》右下角“整理人簽名”處模板2《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》右上角“檔案編號(hào)”處《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》頁(yè)腳處7.粘貼《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》

位置：學(xué)生檔案袋正面（粘貼規(guī)范見模板3）粘貼后正面粘貼后背面8.制作電子版《新生檔案編號(hào)表》（1）下載表格模板

位置：《關(guān)于做好2010級(jí)新生檔案整理工作的通知》附表（1個(gè)）（2）填寫電子表格《新生檔案編號(hào)表》（具體填寫規(guī)范見模板4）。模板49.檢查學(xué)生檔案與《新生檔案編號(hào)表》是否一致；10.捆扎新生檔案；

方式：30份一捆11.移交前與接收人預(yù)約石牌/大學(xué)城校區(qū):蔡老師85215261/39310042

12.上交《新生檔案編號(hào)表》電子版院系檔案上交前一天發(fā)送至學(xué)生事務(wù)管理科工作郵箱。

郵箱地址：

石牌——xsswglk@126.com

大學(xué)城——xsswglk2@126.com13.移交新生檔案及紙質(zhì)版《新生檔案編表》，輔導(dǎo)員、蔡老師簽字確認(rèn)

地址：石牌——桃李園檔案室（會(huì)議室隔壁）

大學(xué)城-——行政樓A41614.注意事項(xiàng)（1）各院系副書記或2010級(jí)輔導(dǎo)員在整理過程中必須在場(chǎng)；（2）2010級(jí)新生不宜參加檔案整理，院系可安排非2010級(jí)素質(zhì)好的學(xué)生黨員若干名協(xié)助整理；（3）確保檔案材料沒有錯(cuò)裝；確?！洞髮W(xué)生登