商務(wù)禮儀與溝通 課件 第四章 商務(wù)儀式禮儀

第四章商務(wù)儀式禮儀商務(wù)禮儀與溝通學(xué)習(xí)目標(biāo)【知識(shí)目標(biāo)】（1）了解商務(wù)儀式禮儀的基本概念與種類(lèi)；（2）熟悉開(kāi)業(yè)慶典的籌備工作內(nèi)容；（3）掌握簽約儀式的流程及準(zhǔn)備要點(diǎn)；（4）掌握新聞發(fā)布會(huì)的程序和基本禮儀；【技能目標(biāo)】（1）能禮數(shù)周全地籌備開(kāi)業(yè)慶典；（2）能禮數(shù)周全地安排簽字儀式；（3）能禮數(shù)周全地籌備新聞發(fā)布會(huì)；【素養(yǎng)目標(biāo)】（1）培養(yǎng)策劃、溝通及組織協(xié)調(diào)能力；（2）培養(yǎng)認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的職業(yè)素養(yǎng)；（3）培養(yǎng)尊重他人、文明有禮的道德修養(yǎng)。Contents02.簽約儀式禮儀01.開(kāi)業(yè)慶典禮儀03.新聞發(fā)布會(huì)禮儀案例導(dǎo)入某企業(yè)的新商場(chǎng)布置完畢，定于周日舉行開(kāi)業(yè)儀式，開(kāi)業(yè)儀式的現(xiàn)場(chǎng)布置得很上檔次，儀式的組織者派發(fā)了請(qǐng)束，邀請(qǐng)了很多有社會(huì)地位得嘉賓前來(lái)參加。嘉賓們應(yīng)邀來(lái)到了現(xiàn)場(chǎng)，根據(jù)名簽找到了自己的座位就座，座前擺放了茶水和水果，非常得當(dāng)。隨后，主持人宣布開(kāi)業(yè)慶典開(kāi)始，先奏樂(lè)，然后企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)致詞，最后上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)致詞，開(kāi)業(yè)儀式結(jié)束。整個(gè)儀式過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)重要的嘉賓作介紹，連主席臺(tái)上的嘉賓也未作介紹。開(kāi)業(yè)儀式一結(jié)束，嘉賓們都很不高興地離開(kāi)，有的邊走邊議論：“這是什么開(kāi)業(yè)？連開(kāi)業(yè)的規(guī)矩都不懂”。好好的一場(chǎng)開(kāi)業(yè)儀式，花了那么多心血布置和邀請(qǐng)，最后卻敗在開(kāi)業(yè)儀式主持人的基本流程不到位上，實(shí)在是可惜。問(wèn)題：你知道開(kāi)業(yè)儀式失敗再哪里嗎？失敗的開(kāi)業(yè)慶典分析提示：開(kāi)業(yè)儀式，通常都有約定俗成的程序，主辦方既要遵行禮儀慣例，又要具體情況具體分析，認(rèn)真策劃，注重細(xì)節(jié)，一定要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)來(lái)賓的接待工作。如果不按程序進(jìn)行組織，參加儀式不遵守程序、忽略程序或程序亂套，必然事與愿違。因此，任何商務(wù)儀式都必須按照合理的程序舉行，才能宣傳企業(yè)，擴(kuò)大影響，塑造企業(yè)良好的形象。C01開(kāi)業(yè)慶典禮儀開(kāi)業(yè)慶典儀式的籌備原則開(kāi)業(yè)慶典儀式的準(zhǔn)備工作開(kāi)業(yè)慶典儀式的程序開(kāi)業(yè)慶典儀式的籌備原則籌備開(kāi)業(yè)慶典儀式，首先在指導(dǎo)思想上要遵循熱烈、節(jié)儉與縝密三原則。（一）熱烈想方設(shè)法在開(kāi)業(yè)慶典的進(jìn)行過(guò)程中營(yíng)造出一種歡快、喜慶、隆重而令人激動(dòng)的氛圍。（二）節(jié)儉主辦單位需勤儉持家，在舉辦開(kāi)業(yè)慶典以及為其進(jìn)行籌備工作的整個(gè)過(guò)程中，在經(jīng)費(fèi)的支出方面量力而行，節(jié)制、儉省。反對(duì)鋪張浪費(fèi)，該花的錢(qián)要花，不該花的錢(qián)千萬(wàn)不要白花。（三）縝密主辦單位在籌備開(kāi)業(yè)慶典之時(shí)，既要遵行禮儀慣例，又要具體情況具體分析，認(rèn)真策劃，注重細(xì)節(jié)，分工負(fù)責(zé)，一絲不茍。力求周密、細(xì)致，嚴(yán)防百密一疏，臨場(chǎng)出錯(cuò)。開(kāi)業(yè)慶典儀式的準(zhǔn)備工作（一）宣傳工作舉辦開(kāi)業(yè)儀式前，企業(yè)一般要借助于報(bào)紙、廣播、電視等傳播媒體刊登廣告或張貼開(kāi)業(yè)告示，以引起公眾的注意。這種廣告的內(nèi)容一般包括開(kāi)業(yè)典禮舉行的日期、地點(diǎn)、企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍及特色、惠客政策及服務(wù)措施等。開(kāi)業(yè)廣告或告示一般定在開(kāi)業(yè)前的3~5天內(nèi)發(fā)布。（二）邀請(qǐng)嘉賓開(kāi)業(yè)儀式一般應(yīng)邀請(qǐng)以下幾方面人員參加：1、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。邀請(qǐng)目的主要是感謝其給予企業(yè)的關(guān)心和支持。2、社會(huì)名流。主要是通過(guò)“名人效應(yīng)”更好地提高企業(yè)的知名度。3、媒體人士。多家新聞媒體的公正報(bào)道，有利于加深社會(huì)公眾對(duì)企業(yè)的了解和認(rèn)同，進(jìn)一步宣傳和擴(kuò)大企業(yè)的社會(huì)影響。4、同行代表。主要是有經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)關(guān)系的代表，請(qǐng)他們來(lái)表明彼此合作，促進(jìn)行業(yè)共同發(fā)展的愿景。5、社會(huì)人士。通過(guò)他們?yōu)槠髽I(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境，讓周?chē)嗳耸筷P(guān)心、支持企業(yè)的發(fā)展。開(kāi)業(yè)慶典儀式的準(zhǔn)備工作（三）發(fā)放請(qǐng)柬開(kāi)業(yè)儀式前，開(kāi)業(yè)儀式的人員一旦確定，應(yīng)提前一周發(fā)放請(qǐng)束，便于被邀請(qǐng)者盡早安排和準(zhǔn)備。請(qǐng)柬印制要精美，色彩要喜慶，內(nèi)容要完整，文字要簡(jiǎn)潔，措辭要真誠(chéng)，一般請(qǐng)柬要郵寄或派人送達(dá)。社會(huì)名人和主要領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)束應(yīng)由專(zhuān)人送達(dá)，以示誠(chéng)懇和尊重。必要時(shí)請(qǐng)嘉賓對(duì)能否參加給予明確的答復(fù)。開(kāi)業(yè)慶典儀式的準(zhǔn)備工作（四）布置現(xiàn)場(chǎng)舉行儀式的現(xiàn)場(chǎng)可以是企業(yè)正門(mén)外的廣場(chǎng)，也可以是正門(mén)之內(nèi)的大廳。為了烘托熱烈、隆重、喜慶的氣氛，可在現(xiàn)場(chǎng)懸掛“xx開(kāi)業(yè)典禮（xx隆重開(kāi)業(yè)）”的會(huì)標(biāo)，以及慶祝和歡迎標(biāo)語(yǔ)的條幅等，有的可設(shè)置拱門(mén)等，現(xiàn)場(chǎng)兩邊可放置來(lái)賓贈(zèng)送的花籃，在開(kāi)業(yè)儀式現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)鋪設(shè)紅色地毯，以示對(duì)嘉賓的敬重?，F(xiàn)場(chǎng)所設(shè)主席臺(tái)，應(yīng)按出席人員事前擺好桌簽、水杯等。此外還要準(zhǔn)備好音響、照明、照相、多媒體等設(shè)備。事前要認(rèn)真檢查、調(diào)試，以確保開(kāi)業(yè)儀式順利進(jìn)行。開(kāi)業(yè)慶典儀式的準(zhǔn)備工作（五）安排接待在舉行開(kāi)業(yè)儀式的現(xiàn)場(chǎng)，一定要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)來(lái)賓的接待工作。要安排專(zhuān)門(mén)接待室，要求窗明幾凈，飲水機(jī)和冷熱飲準(zhǔn)備齊全。接待人員一般由年輕精干、身材和相貌端莊的男女青年承擔(dān)。主要負(fù)責(zé)來(lái)賓的門(mén)口迎接引導(dǎo)、陪同、接待以及送別等。在接待重要來(lái)賓時(shí)須由單位的主要負(fù)責(zé)人親自出面。為了做好接待服務(wù)工作，使來(lái)賓感受到主人真摯的尊重和敬意，要對(duì)接待人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)。（六）準(zhǔn)備宣傳材料為了擴(kuò)大企業(yè)的影響，開(kāi)業(yè)儀式上通常會(huì)向來(lái)賓發(fā)放一些企業(yè)簡(jiǎn)介、企業(yè)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、慶典致詞、來(lái)賓名單、開(kāi)業(yè)議程、慶典活動(dòng)內(nèi)容與意義等宣傳材料，使來(lái)賓加深對(duì)企業(yè)的了解。開(kāi)業(yè)慶典儀式的程序（一）開(kāi)幕儀式開(kāi)幕儀式是指公司、企業(yè)、賓館、商店、銀行正式啟用之前，或是各類(lèi)商品的展示會(huì)、博覽會(huì)、訂貨會(huì)正式開(kāi)始之前，所舉行的相關(guān)儀式。每當(dāng)開(kāi)幕儀式舉行之后，公司、企業(yè)、賓館、商店、銀行將正式營(yíng)業(yè)，有關(guān)商品的展示會(huì)、博覽會(huì)、訂貨會(huì)將正式接待顧客與觀眾。其主要程序?yàn)椋?、儀式宣布開(kāi)始，全體肅立，介紹來(lái)賓。2、邀請(qǐng)專(zhuān)人揭幕或剪彩。3、在主人的引導(dǎo)下，全體到場(chǎng)者依次進(jìn)入幕門(mén)。4、主人致詞答謝。5、來(lái)賓代表發(fā)言祝賀。6、主人陪同來(lái)賓進(jìn)行參觀。開(kāi)始正式接待顧客或觀眾，對(duì)外營(yíng)業(yè)或?qū)ν庹褂[宣告開(kāi)始。開(kāi)業(yè)慶典儀式的程序（二）開(kāi)工儀式工廠準(zhǔn)備正式開(kāi)始生產(chǎn)產(chǎn)品、礦山準(zhǔn)備正式開(kāi)采礦石時(shí)，所專(zhuān)門(mén)舉行的慶祝性、紀(jì)念性活動(dòng)。其主要程序?yàn)椋?、儀式宣布開(kāi)始。全體起立，介紹各位來(lái)賓，奏樂(lè)。2、在司儀的引導(dǎo)下，本單位的主要負(fù)責(zé)人陪同來(lái)賓行至開(kāi)工現(xiàn)場(chǎng)肅立。例如，到機(jī)器關(guān)或電閘附近。3、正式開(kāi)工。屆時(shí)應(yīng)請(qǐng)本單位職工代表或來(lái)賓代表來(lái)到機(jī)器開(kāi)關(guān)或電閘旁，首先對(duì)其施禮，然后再動(dòng)手啟動(dòng)機(jī)器或合上電閘。全體人員此刻應(yīng)鼓掌致賀，并奏樂(lè)。4、全體職工各就各位，上崗進(jìn)行操作。5、在主人的帶領(lǐng)下，全體來(lái)賓參觀生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)。開(kāi)業(yè)慶典儀式的程序（三）奠基儀式奠基儀式通常是一些重要的建筑物，比如大廈、場(chǎng)館、亭臺(tái)、樓閣、園林、紀(jì)念碑等，在動(dòng)工修建之初，所正式舉行的慶賀性活動(dòng)。其主要程序?yàn)椋?、儀式正式開(kāi)始。介紹來(lái)賓，全體起立。2、奏樂(lè)。3、主人對(duì)該建筑物的功能以及規(guī)劃設(shè)計(jì)進(jìn)行簡(jiǎn)介。4、來(lái)賓致詞道喜。5、正式進(jìn)行奠基。此時(shí)，應(yīng)鑼鼓喧天，或演奏喜慶樂(lè)曲。首先由奠基人雙手持握系有紅綢的新鍬為奠基石培土。隨后，再由主人與其他嘉賓依次為之培土，直至將其埋沒(méi)為止。開(kāi)業(yè)慶典儀式的程序（四）破土儀式破土動(dòng)工，它是指在道路、河道、水庫(kù)、橋梁、電站、廠房、機(jī)場(chǎng)、碼頭、車(chē)站等正式開(kāi)工之際，所專(zhuān)門(mén)為此而舉行的動(dòng)工儀式。其主要程序?yàn)椋?、儀式宣布開(kāi)始。介紹來(lái)賓，全體肅立。2、奏樂(lè)。3、主人致詞。以介紹和感謝為其發(fā)言的重點(diǎn)。4、來(lái)賓致詞祝賀。5、正式破士動(dòng)工。其常規(guī)的做法是：首先由眾人環(huán)繞于破土之處的周?chē)C立，并且目視破土者，以示尊重。接下來(lái)，破土者須雙手執(zhí)系有紅綢的新鍬墾土三次，以示良好的開(kāi)始。最后，全體在場(chǎng)者一道鼓掌，并演奏喜慶音樂(lè)。開(kāi)業(yè)慶典儀式的程序（五）竣工儀式竣工儀式有時(shí)又稱(chēng)落成儀式或建成儀式，它是指本單位所屬的某一建筑物或某項(xiàng)設(shè)施建設(shè)，安裝工作完成之后，或者是某一紀(jì)念性、標(biāo)志性建筑物－紀(jì)念碑、紀(jì)念塔、紀(jì)念堂、紀(jì)念像、紀(jì)念雕塑等，建成之后，以及某種意義特別重大的產(chǎn)品生產(chǎn)成功之后，所專(zhuān)門(mén)舉行的慶賀性活動(dòng)。其主要程序?yàn)椋?、儀式宣布開(kāi)始，介紹來(lái)賓，全體起立。2、奏樂(lè)，并演奏本單位標(biāo)志性歌曲。3、本單位負(fù)責(zé)人發(fā)言，以介紹、回顧、感謝為主要內(nèi)容。4、進(jìn)行揭幕或剪彩。5、全體人員向竣工儀式的“主角”－剛剛竣工或落成的建筑物，鄭重其事地恭行注目禮。6、來(lái)賓致詞。7、進(jìn)行參觀。開(kāi)業(yè)慶典儀式的程序（六）下水儀式下水儀式是指在新船建成下水之時(shí)所專(zhuān)門(mén)舉行的儀式。準(zhǔn)確一些講，下水儀式乃是造船廠在噸位較大的輪船建造完成、驗(yàn)收完畢、交付使用之際，為其正式下水啟航而特意為之舉行的慶祝性活動(dòng)。其主要程序?yàn)椋?、儀式宣布開(kāi)始。介紹來(lái)賓，全體起立，樂(lè)隊(duì)奏樂(lè)，或鑼鼓齊奏。2、奏樂(lè)。3、由主人簡(jiǎn)介新船的基本狀況。例如，船型、噸位、馬力、長(zhǎng)度、高度、吃水、載重、用途、工價(jià)等。4、由特邀擲瓶人行擲瓶禮。砍斷纜繩，新船正式下水。5、來(lái)賓代表致詞祝賀。開(kāi)業(yè)慶典儀式的程序（七）通車(chē)儀式通車(chē)儀式大都是在重要的交通建筑完工并驗(yàn)收合格之后，所正式舉行的啟用儀式。例如，公路、鐵路、地鐵，以及重要的橋梁、隧道等，在正式交付使用之前，均會(huì)舉行一次以示慶祝的通車(chē)儀式。其主要程序?yàn)椋?、儀式宣布開(kāi)始。介紹來(lái)賓，全體起立。2、奏樂(lè)。3、主人致詞。其主要內(nèi)容是，介紹即將通車(chē)的新線路、新橋梁或新隧道的基本情況，并向有關(guān)方面謹(jǐn)致謝意。4、來(lái)賓代表致詞祝賀。5、正式剪彩。6、首次正式通行車(chē)輛。屆時(shí)，賓主及群眾代表應(yīng)一起登車(chē)而行。有時(shí)，往往還須由主人所乘坐的車(chē)輛行進(jìn)在最前方開(kāi)路。C02簽約儀式禮儀簽約文本準(zhǔn)備禮儀簽約廳的布置禮儀簽約座次安排禮儀簽約文本準(zhǔn)備禮儀（一）文本定稿一般談判的過(guò)程就是定稿的過(guò)程。洽談或談判結(jié)束之后，雙方應(yīng)指派專(zhuān)人按達(dá)成的協(xié)議做好文本的定稿、翻譯、校對(duì)、印刷、裝訂、蓋印等工作。因?yàn)槲谋疽坏┖炇鸺淳邆浞尚ЯΓ虼?，簽字文本的?zhǔn)備工作要慎重、嚴(yán)肅，不可馬虎。（二）確定使用的文字涉外雙方締約時(shí)，如雙方使用不同的語(yǔ)言文字，簽字文本應(yīng)當(dāng)用雙方的文字寫(xiě)成，必要時(shí)還可以使用第三種文字。（三）確定正本和副本會(huì)談的正式文本分正本（即簽字文本）與副本。正本在簽字后由各方各自保存，或由專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)保存；副本不用簽字、蓋章，或者只蓋章、不簽字。（四）蓋章為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前先在簽字文本上蓋上雙方的公章，外交方面的簽字文本需事先加蓋火漆印。（五）裝訂待簽文本應(yīng)該裝訂成冊(cè)，并以真皮、仿皮或其他高檔材料作為封皮，以示鄭重。其規(guī)格一般是大8開(kāi)，所使用的紙張務(wù)必高檔，印刷要精美。簽約廳的布置禮儀（一）簽字場(chǎng)地的選擇舉行簽字儀式的場(chǎng)地，一般視參加簽字儀式的人員、人數(shù)以及協(xié)議中商務(wù)內(nèi)容的重要程度來(lái)確定。多數(shù)選擇在客人所住的賓館、飯店或主辦方的會(huì)客廳、洽談室。（二）人員安排在舉行簽字儀式之前，有關(guān)各方應(yīng)預(yù)先確定參加簽字儀式的人員，并向有關(guān)方面通報(bào)?？头接绕湟獙⒊鱿炞謨x式的人數(shù)提前報(bào)給主方，以便主方安排。按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員在出席簽字儀式時(shí)，應(yīng)當(dāng)穿著符合簽字儀式禮儀規(guī)范的服裝。簽約廳的布置禮儀（三）簽字廳的布置簽字廳布置的總原則是莊重、整潔。標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳應(yīng)當(dāng)在室內(nèi)鋪滿(mǎn)地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切陳設(shè)都不需要。正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，其上最好鋪設(shè)深色的桌布。在它的后面，可根據(jù)簽署協(xié)議人數(shù)的不同擺放適量的座椅。在簽字桌上，應(yīng)事先安放好待簽文本，以及簽字筆、吸墨器等簽字時(shí)所用的文具。簽字桌上可放置各方簽字人的席卡，涉外簽字儀式上應(yīng)當(dāng)用中英文兩種文字標(biāo)示，并在簽字桌上插放有關(guān)各方的國(guó)旗。插放國(guó)旗時(shí)，其位置與順序必須依照禮賓序列確定。（四）會(huì)標(biāo)簽字儀式的會(huì)標(biāo)要求醒目。（五）酒水準(zhǔn)備有時(shí)在簽字儀式結(jié)束后，各方會(huì)舉行小型酒會(huì)，舉杯共慶會(huì)談成功。工作人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好香檳酒、酒杯等。簽約座次安排禮儀在簽字廳內(nèi)設(shè)置一張長(zhǎng)條桌作為簽字桌，桌后為簽字人員準(zhǔn)備兩把或多把座椅。注意按照國(guó)際慣例，排位方式為主左客右。如果是涉外簽字儀式，還應(yīng)在簽字桌中央擺放一個(gè)旗架，上面懸掛或插擺簽字雙方的小國(guó)旗。其余參加簽字儀式的人員依身份分站于自己一方簽字人的座位后面。在我國(guó)，簽字儀式多采用這種形式。簽約座次安排（1）簽約座次安排禮儀在簽字廳內(nèi)設(shè)置一張長(zhǎng)條桌作為簽字桌，桌后為簽字人員準(zhǔn)備兩把或多把座椅。注意按照國(guó)際慣例，排位方式為主左客右。與第一種方式不同的是，雙方的國(guó)旗分別懸掛在各自簽字人員座位后面，其余參加簽字儀式的人員依身份分坐于自己一方簽字人的對(duì)面。簽約座次安排（2）簽約座次安排禮儀簽字廳內(nèi)設(shè)兩張或多張桌子作為簽字桌，按照國(guó)際慣例，排位方式為主左客右，雙方簽字人各坐一桌，小國(guó)旗分別懸掛在各自的簽字桌上，參加簽字儀式的人員依順序分坐于自己一方簽字人的對(duì)面。簽約座次安排（3）簽約座次安排禮儀多邊簽字時(shí)，只簽1份正本。簽字人員的座次按國(guó)家英文名稱(chēng)首字母順序排列。排在最前的國(guó)家居中，之后按順序先右后左向兩邊排開(kāi)，參加人員按身份高低從前向后就座。簽約座次安排（4）C03新聞發(fā)布禮儀新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備新聞發(fā)布會(huì)的程序新聞發(fā)布會(huì)的基本禮儀新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備（一）時(shí)機(jī)的選擇在確定發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)之前，應(yīng)明確兩點(diǎn)：一是明確新聞的價(jià)值，要論證其是否具有專(zhuān)門(mén)召記者前來(lái)報(bào)道的新聞價(jià)值；二是確認(rèn)新聞發(fā)布的最佳時(shí)機(jī)。召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，要選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)：要避開(kāi)節(jié)日與假日，避開(kāi)本地的重大活動(dòng)，避開(kāi)其他單位的發(fā)布會(huì)，還要避免與新聞界的宣傳報(bào)道重點(diǎn)相左或撞車(chē)。舉行新聞發(fā)布會(huì)的最佳時(shí)間為周一至周四的上午9-11點(diǎn)，或是下午3-5點(diǎn)。新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備（二）人員安排新聞發(fā)布會(huì)人員安排的關(guān)鍵是要選好主持人和發(fā)言人。發(fā)布會(huì)的主持人應(yīng)由主辦單位的公關(guān)部長(zhǎng)、辦公室主任或秘書(shū)長(zhǎng)擔(dān)任。新聞發(fā)言人由本單位的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任。主持人與發(fā)言人要有良好的表達(dá)能力，應(yīng)具備執(zhí)行原定計(jì)劃并加以靈活調(diào)整的能力和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)控的能力，能充分控制和調(diào)動(dòng)發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)氣氛。新聞發(fā)布會(huì)是公司要員同媒體打交道的一次很好的機(jī)會(huì)，值得珍惜。代表公司形象的新聞發(fā)言人對(duì)公眾認(rèn)知會(huì)產(chǎn)生重大影響。如其表現(xiàn)不佳，公司形象無(wú)疑也會(huì)令人不悅。新聞發(fā)言人一般具備以下幾個(gè)條件。1、公司的頭面人物之一。新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職，有權(quán)代表公司講話(huà)。2、良好的形象和表達(dá)能力。發(fā)言人的知識(shí)要豐富，要有一定的語(yǔ)言表達(dá)能力、傾聽(tīng)能力及反應(yīng)能力，形象干凈整潔，語(yǔ)言、動(dòng)作大方得體。3、執(zhí)行原定計(jì)劃并加以靈活調(diào)整的能力。4、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)控能力，可以充分控制和調(diào)動(dòng)發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的氣氛。新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備（三）記者的邀請(qǐng)對(duì)出席新聞發(fā)布會(huì)的記者要事先確定其范圍，具體應(yīng)視問(wèn)題涉及范圍或事件發(fā)生的地點(diǎn)而定。邀請(qǐng)時(shí)要盡可能地先邀請(qǐng)影響大、報(bào)道公正、口碑良好的新聞單位。另外，確定了要邀請(qǐng)的記者后，請(qǐng)柬最好提前一星期發(fā)出，會(huì)前還應(yīng)電話(huà)提醒。媒體邀請(qǐng)的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過(guò)多透露將要發(fā)布的新聞。就邀請(qǐng)的媒體數(shù)量而言，既不能過(guò)多，又不能過(guò)少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請(qǐng)與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域的記者，必要時(shí)如現(xiàn)場(chǎng)氣氛熱烈，應(yīng)邀請(qǐng)平面媒體記者與攝影記者一起前往。邀請(qǐng)的時(shí)間一般以提前3~5天為宜，發(fā)布會(huì)前一天可做適當(dāng)?shù)奶嵝?。?lián)系比較多的媒體記者可以采取電話(huà)邀請(qǐng)的方式，相對(duì)不是很熟悉的媒體或發(fā)布的內(nèi)容比較嚴(yán)肅、莊重時(shí)可以采取書(shū)面邀請(qǐng)函的方式。新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備（四）會(huì)場(chǎng)的布置新聞發(fā)布會(huì)除了可考慮在本單位或事件發(fā)生地舉行外，還可考慮租用賓館、飯店舉行；如果希望產(chǎn)生全國(guó)性影響，則可在首都或其他大城市舉行。發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)交通便利、環(huán)境舒適、大小合適。在會(huì)議召開(kāi)前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置。小型會(huì)議的會(huì)議桌最好不要用長(zhǎng)方形的，而要用圓形的，大家圍成一個(gè)圓圈，顯得氣氛和諧、主賓平等。大型會(huì)議應(yīng)設(shè)主席臺(tái)席位、記者席位、來(lái)賓席位等。（五）材料的準(zhǔn)備1、發(fā)言提綱。發(fā)言提綱是發(fā)言人在發(fā)布會(huì)上進(jìn)行正式發(fā)言時(shí)的發(fā)言提要。2、記者提問(wèn)提綱。記者提問(wèn)提綱即答記者問(wèn)的備忘錄，事先應(yīng)充分討論，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一口徑，由專(zhuān)人起草、打印，并分發(fā)給記者。3、報(bào)道提綱。事先必須精心準(zhǔn)備一份報(bào)道提綱，并打印出來(lái)，在發(fā)布會(huì)上提供給新聞?dòng)浾?。新聞發(fā)布會(huì)的程序1、迎賓簽到。2、分發(fā)會(huì)議資料。應(yīng)發(fā)給每位來(lái)賓一個(gè)事先準(zhǔn)備好的資料袋，其中有信息發(fā)布稿、技術(shù)性說(shuō)明（必要時(shí)發(fā)放）、主持人的個(gè)人材料和照片以及會(huì)上要展示的新產(chǎn)品或模型的照片。3、宣布會(huì)議開(kāi)始。會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人要簡(jiǎn)要說(shuō)明召集會(huì)議的目的、所要發(fā)布的信息、事件發(fā)生的背景和經(jīng)過(guò)等。4、發(fā)言人講話(huà)。5、回答記者提問(wèn)。6、接受重點(diǎn)采訪。7、發(fā)布會(huì)的善后事宜。新聞發(fā)布會(huì)的基本禮儀（一）搞好會(huì)議簽到要搞好新聞發(fā)布會(huì)的簽到工作，讓記者等來(lái)賓在事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽上自己的姓名、單位、聯(lián)系方式等。記者等來(lái)賓簽到后應(yīng)按事先的安排將其引到會(huì)場(chǎng)就座。（二）嚴(yán)格遵守會(huì)議程序要嚴(yán)格遵守會(huì)議程序，主持人要充分發(fā)揮主持者和組織者的作用，宣布會(huì)議的主要內(nèi)容、提問(wèn)范圍及會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間，一般不要超過(guò)兩小時(shí)。主持人、發(fā)言人講話(huà)時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，否則會(huì)影響記者提問(wèn)。發(fā)言人對(duì)記者所提的問(wèn)題應(yīng)逐一予以回答，不可與記者發(fā)生沖突。會(huì)議主持人要始終把握會(huì)議主題，維