文書的計(jì)算機(jī)處理

1.文稿的快速錄入

2.文書編輯技能

3.Windows基本操作

文秘工作中的文書分為：公文文書、辦公通用

文書、各類事物文書等。

秘書國家職業(yè)證書考試和中英劍橋秘書證書考

試對文書成文格式都有嚴(yán)格要求。文書的擬寫

除要達(dá)到寫作質(zhì)量要求外，還要符合一定的寫

作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的寫作格式。

文書特點(diǎn)：文體基本是陳述或說明，以敘述為基

礎(chǔ)，議論為手段，說明為目的，三者綜合兼用。

一般而言，反映情況的側(cè)重?cái)⑹?，闡明道理的偏

重于議論，提出要求的則多用說明。

利用計(jì)算機(jī)擬寫各類文書，可以方便地設(shè)置文書

成文格式，快速錄入文本，編輯修改文本，拼寫

和校對詞匯錯(cuò)誤等。

（一）Word基本操作

一.文檔的編輯

?文檔的編輯包括：輸入、增加、刪除、修改、

復(fù)制、移動、查找與替換及頁面設(shè)置等操作。

?文檔的格式可預(yù)先設(shè)置或事后編排，在輸入過

程中，無需時(shí)時(shí)注意格式。

?文檔標(biāo)題和自然段頂格輸入，居中或縮進(jìn)不用

加空格。

1.輸入文字

(1)輸入法切換

?輸入漢字，要轉(zhuǎn)換到中文輸入法狀態(tài)，并保持

小寫字母狀態(tài)。

?鼠標(biāo)點(diǎn)擊狀態(tài)欄輸入法指示器，或組合鍵

[CTRL]+[SHIFT]選擇/改變輸入法。

(2)中、英文切換

?組合鍵[CTRL]+[SPACE]切換中、英文輸入法。

（3）全角與半角

?全角是占2個(gè)顯示位（字節(jié)）的漢字圖形符號；

半角字符是占1個(gè)顯示位（字節(jié)）的ASCII符號。

0123456789^

01234567*9“

ABCDEFG"

ABCDEFG“

?組合鍵［SHIFT］+［SPACE］切換全角與半角。

?組合鍵［CTRL］+［〉/.］切,中、英文標(biāo)點(diǎn)號號。

僧標(biāo)準(zhǔn)I，I||［L

:闔麻準(zhǔn)⑻”回I

70,

2.輸入上標(biāo)/下標(biāo)

?選中要設(shè)置上標(biāo)/下標(biāo)的文字或符號，［格式］

一［字體］一上標(biāo)/下標(biāo)選項(xiàng)；也可利用字體、

字號設(shè)置上/下標(biāo)。

字體⑦區(qū)I

字體國）字符間距國）文字效果也）

中文字體①：字形9：字號@：

常規(guī)五號1

西文字體電）：

TimesNewRoman加粗

加粗傾斜

所有文字

字體顏色C）：下劃線線型@）：著重號一

自動劉I麗圖I㈤E

效果

□刪除線度）□陰影也）□小型大寫字母也）

□雙刪除線在）□空心Q）□全部大寫字母a）

□上標(biāo)g□陽文⑥□隱藏文字國）

□下標(biāo)⑥□陰文W）

預(yù)覽

微軟卓越AaBbCc

這是一種TrueType字體，同時(shí)適用于屏幕和打印機(jī)■

|默認(rèn)?.||確定||取消|

3.文字選定

（1）選定一詞雙擊該詞；

⑵選定一句Ctrl+單擊該句；

⑶選定一行在選定行左邊空白處單擊該行；

⑷選定一段在選定行左邊空白處雙擊該段，或

直接在段中三擊；

⑸選定全文：在選定行左邊空白處三擊，或

Ctrl+A,或［編輯］-［全選］;

編輯更）視圖W）插入豆）

撤消也）鍵入Ctrl+Z

4剪切（X）Ctrl+X

二粘貼化）Ctrl+V

領(lǐng)()Ctrl+A

查找也).Ctrl+F

替換更).Ctrl+M

?計(jì)算機(jī)應(yīng)用-原-licrosoftford

：文件9編輯⑥視圖00插入Q)格式(0)工具⑦表格⑥窗口QL)幫助⑩X

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電腦硬件系統(tǒng).+［I］；

-一電腦硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成.單擊塊尾/塊

為了便于理解電腦的基本組成，可以用算盤算題來理解電腦的算題過程.，

?一在用算盤算題時(shí)，算盤就是一個(gè)“運(yùn)售器”；用來指揮和操作算盤完成計(jì)算的人腦

和手，便是“控制器］

?計(jì)算機(jī)應(yīng)用-原-MicrosoftVord

一張紙上，這張紙就二□BB

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多-與算盤一樣，電腦也是由

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和輸出，電腦還包括彳

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1頁1節(jié)1/2位置11

電腦硬件系統(tǒng)

電腦硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成.

為了便于理解電腦的基本組成，可以用算盤算題來理解電腦的算題過程.,

f在用算盤售題時(shí)，算盤就是一個(gè)“運(yùn)菖器”；用來指揮和操作算盤完成計(jì)算的人腦

和手，便是“控制器”；將計(jì)算題目、解題步驟、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算結(jié)果，記在

一張紙上，這張紙就是T存放信息的“存儲器“

?f與算盤一樣，電腦也是由運(yùn)算器、控制器和存儲器組成的，為了實(shí)現(xiàn)信息的輸入

知蛤中山好蛤入沿冬知蛤中海冬￥

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1頁1節(jié)1/2位置3.6厘米2行3列列改寫中文

文檔2-licrosoftford匚畫||=J

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4.格式?）工具?表格?窗口也）

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■自選圖形&）▼、

1頁1節(jié)1/1位置2.51

5.移動文本/圖形

＞選定要移動的文本/圖形，利用人X,或剪切按鈕

/剪切命令；再使用飛，或粘貼命令可以將其從

一個(gè)位置移動到另一個(gè)位置。

＞也可以使用直接拖入操作將其從一個(gè)窗口移動

到另一個(gè)窗口。

I.■.■.■一.r.'I1/1

文檔］叵|區(qū)|

SI1—MicrosoftTordR尊文檔2-licrosoftlord

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!「二當(dāng)閱讀?f

;計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組:正文.宋體▼五號,?Bq-WA:拿‘？三三：a.

成.為了便干理解計(jì)算機(jī)的基本組成，可以用算盤算題來理解計(jì)算機(jī)的算題過

回68toi2161820222426283032343638^0~

二程…

;??在用算盤算題時(shí)，售盤就是一個(gè)“運(yùn)算器”：用來指揮和操作算盤完成計(jì)算的

;人胸和手，便是“控制器”；將計(jì)算題目、解題步驟、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算結(jié)果，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)

;記在一張紙上，這張紙就是一個(gè)存放信息的“存儲器’1?

;-一與算盤一樣，計(jì)算機(jī)也是由運(yùn)算器、控制器和存儲器組成的，斗國V

；輸入和輸出，計(jì)算機(jī)還包括輸入設(shè)備和輸出設(shè)備。，

拖入一＞移動到±

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1頁1節(jié)1/1位置3.6厘米2行1列仃

1頁1節(jié)1〃位置74厘米9行23列改

6.刪除文本/圖形

⑴刪除單個(gè)字符

一(退格)刪除光標(biāo)前面的字符；

Del/Delete刪除光標(biāo)后面的字符。

⑵連接兩個(gè)文本段：將光標(biāo)置于行首按退格鍵或

置于行尾按Del鍵使兩段合并。

(3)刪除詞組

八一刪除光標(biāo)前面的一個(gè)單詞；

^Del/^Delete刪除光標(biāo)后面的一個(gè)單詞；

、將所選文字塊剪切到［剪貼板］。

7,查找/替換

⑴查找功能：Word的查找/「F］命令可以在一篇

文檔中查找某個(gè)特定的詞語，或者對查找的詞

語進(jìn)行修改。例如，在文檔中查找“計(jì)算機(jī)”

硬件系統(tǒng).，

?t計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組

編輯如視圖9插入（X）格式。成.為了便于理解計(jì)算機(jī)的基本組成，可以用算盤算題來理解計(jì)算機(jī)的算題過

■撤消也）設(shè)置制表符格式Ctrl+Z程.P

A剪切（I）Cttl+X查找和替換同區(qū)I

力粘貼9Ctrl+V查找也）替換g）定位&）

亮查找國）一.Ctrl+F

查找內(nèi)容國）：：計(jì)算機(jī)

替換②…Ctrl+H選項(xiàng).區(qū)分至/半角

□突出顯示所有在該范圍找到的項(xiàng)目復(fù)）:

⑵替換功能：Word的替換/「H］的方法類似查找，

區(qū)別在于替換命令將查找到的文字直接更換為用

戶指定的內(nèi)容。

例如，在文檔中把“計(jì)算機(jī)”替換為“電腦”。

硬件系統(tǒng).

編輯也）視圖⑦插入復(fù)）發(fā)電腦

電腦硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成.

?0撤消全部替換CtrHZ

為了便于理解電腦的基本組成，可以用算盤算題來理解電腦的算題過程.,

剪切（T）Ctrl+X

粘貼gCtrliV

丹查找9…Ctrl+F

替換更）..Ctrl+H

⑶查找/替換高級功能

利用高級功能可以對查找/替換內(nèi)容設(shè)置字體、

字號、顏色、下劃線等格式。例如，在文檔中把

“電腦”替換為“計(jì)算機(jī)”，并設(shè)置格式。

2M7級：吏例基礎(chǔ)及辦公目動化〃

計(jì)算物硬件系統(tǒng)」

,t話京線硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組

成.為了便于理解證靠新的基本組成,可以用一盤算題來理解話率稱的輯題過

程.，

?一在用算盤算題時(shí)，算盤就是一個(gè)“運(yùn)算器”；用來指揮和操作算盤完成計(jì)算的

人腦和手，便是“控制器”；將計(jì)算題目、解題步驟、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算結(jié)果，

記在一張紙上，這張紙就是一個(gè)存放信息的“存儲器”0?

?一與算盤一樣，北靠線也是由運(yùn)算器、控制器和存儲器組成的，為了實(shí)現(xiàn)信息的

輸入和輸出，/靠頻丕包括輸入設(shè)備和輸出設(shè)備?！?/p>

二.頁面設(shè)置與打印

?Word創(chuàng)建文檔時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)是一個(gè)以A4為

基準(zhǔn)的Normal模板，其預(yù)置的頁面格式可以適用

于大多數(shù)文檔。

?文稿編輯完畢，常常不一定符合預(yù)期要求，需

要重新設(shè)置文稿格式。

1.頁面設(shè)置

?頁面設(shè)置在文檔輸入之前或之后都可以。頁面設(shè)

置默認(rèn)是對整個(gè)文檔進(jìn)行,也可僅對所選文字或所

頁面設(shè)置

頁邊距紙張版式文檔網(wǎng)格

頁邊距/

±1):下⑻：2.54厘米C

幺左S右?:3.17厘米0

裝訂線⑥)：裝訂線位置(U)：左

方向

ffl

縱向⑹OSO

頁碼范圍

多頁如：普通

預(yù)覽

應(yīng)用于也);

本節(jié)

I插入點(diǎn)之后

確定B

I默認(rèn)如.I

2.頁眉頁腳

?頁眉：出現(xiàn)在文檔中每一頁的頂部，頁眉可以

包含文字或圖形。

?頁腳：出現(xiàn)在每一頁的底部，頁腳通常用于頁

碼的設(shè)置。▼頁眉和頁j*

插入“自動圖文集”⑹,畫國畫3造一口電信聲與關(guān)閉?

計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng).

計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸

入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成.為了便于理解計(jì)算

機(jī)的基本組成，可以用算盤算題來理解計(jì)篝機(jī)的算題

過程--

在用算盤算題時(shí)，算盤就是一個(gè)“運(yùn)算器”；用來

。

3.打印預(yù)覽與打印

?文檔打印前，利用［打印預(yù)覽］命令預(yù)覽文檔的

外觀。Word有默認(rèn)的打印參數(shù)，如果不能滿足需

要，可在打印設(shè)置對話框中修改直到滿意。

咫目

T&林嘉機(jī)成件t之

It:?***9

計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制基本組成，可以用算盤算題來理解計(jì)

器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五算機(jī)的算題過程。

大部分組成。為了便于理解計(jì)算機(jī)的

用算盤算題時(shí)，算盤就是題目、解題步驟、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算結(jié)

在一個(gè)“運(yùn)算器用來指果，記在一張紙上，這張紙就是一個(gè)

揮和操作算盤完成計(jì)算存放信息的“存儲器

的人腦和手，便是“控制器將計(jì)算

打印輸出，［文件］-［打?。?工具欄［打?。莅粹o，

在［打?。輰υ捒蛑兄付ù蛴〉捻?、指定一個(gè)或多

個(gè)節(jié)、或指定頁碼范圍、打印份數(shù)等。

打印

打印機(jī)___________________________________________

名稱如:nMicrosoftOfficeDocumentImageWriterv|屋性9)

狀態(tài)：空閑［查找打印機(jī)①)…］

類型.MicrosoftOfficeDocumentImageWriterDriver

位置：MicrosoftDocumentImagingWriterPort.口打印到文件?

備注□手動雙面打印Q0

頁面范圍

（*）全部⑥份數(shù)?:

O當(dāng)前頁豆）

O頁碼范圍G）：回逐份打印d)

話鍵入頁碼和/或用逗號分隔的頁碼范圍（例

知:1.3.5-12）.

縮放

打印內(nèi)容⑥：文檔

每頁的版數(shù)國)：」版

打印國)：范圍中所有頁面

按紙張大小縮放包)：無縮放

I選項(xiàng)@.一II確定］|取消|

三.排版技術(shù)

AWord的排版技術(shù)包括：文字格式的設(shè)置、使用

項(xiàng)目符號、設(shè)置文檔的邊框和底紋、文檔的批注

與修訂、樣式的創(chuàng)建與使用等。

fdtijin觸EMl

含

★突出顯示主要業(yè)績4

★

念

*★完成了三月榆計(jì)劃的144$,產(chǎn)品合格率達(dá)100%.*

x龍去年同期增長32趴帚一車間創(chuàng)歷史最好專平.

★☆

★

會

卻宜6毒W(wǎng)盤L奔前用1至★

營韜概況三月含

一月’:二月之

目筋,國尊技術(shù)監(jiān)督局月給暫顫

公布了今年第1季度產(chǎn)?40,983：65.83265.925

月計(jì)劃第告額：4200■78,30045,900

品質(zhì)量國冢監(jiān)督沱壹菇

工也婚譽(yù)幽H320：32,205-53T57F☆

露

I：~TJ唬雅黑?志薊由正篁含

ir

宓生產(chǎn)的新型建筑材料電氣混凝王硝露

★

柒差瓦市場,桂廠是國內(nèi)第一款生產(chǎn)加■.露

三月來已為全國各含

歸售糧告I在文字周圍添加邊框I含

_______________________

1.設(shè)置文字格式

?選中文字，利用［格式］菜單/格式工具欄命令。

⑴文字的修飾

格式工具欄按鈕可對文藝進(jìn)行簡單的修飾：.

?子體、子號與顏色宋體▼小二▼

?粗體、斜體、與下劃線|向/『All

?邊框、底紋與字符縮放中一產(chǎn)

五號宗體常規(guī)四號棺/加柏?.卜首重號

???

三號熏書加械覆班副除線雙琳旗上“下”

陰彥空心「二:了加下劃線波浪線

序外加函百字符底紋字符縮放138。字間距加寬2磅

(a+bA?M+Ub+tPH2SO4TimesNewRoman

ArialBlackBookmanOkiStyleImpact

ComicSonsMSLucidaSansUnicode

菜單方式:

?［格式］-［字體］,或［彈出菜單］-［字體］改變字

體、改變字號、給文字添加下劃線、文字加粗、

傾斜、改變字符顏色等。I字體

字體?）字符間距也）文字效果患）

?［格式］-［邊框和底紋］彳中文字體a）:字形9:字號⑤）:

宋體V^口粗小三

陰影和底紋。

格式（Q）工具（I）表格?

字體注）…

段落

■項(xiàng)目符號和編號國）一,

邊框和底線⑥）….

il分欄⑥…

iia文字方向意）...

⑵對齊方式

?段落的對齊方式有：左對齊、居中、右對齊、

兩端對齊和分散對齊。

?快捷方式：左對齊1、右對齊八R、居中八E、兩

端對齊J

左對齊，

居中對齊.

右對齊

兩端對齊，

分散對齊

⑶文本縮進(jìn)

?標(biāo)尺法：

?菜單方式：［格式］-［段落］-［縮進(jìn)］=-

?工具方式：調(diào)整整個(gè)段落的左縮進(jìn)位置W

⑷使用下劃線

下劃線醒目、突出文字的顯示。

■給標(biāo)題添加下劃線；

■改變下劃線的線型；

■給下劃線著色等。

同一首歌

鮮花曾告訴我你怎樣走過大地知道你心中的每一個(gè)角落

甜蜜的夢啊誰都不會錯(cuò)過終于迎來今天這歡聚時(shí)刻

⑸行間距與段間距

?段落格式包括文本的行間距、段間距、段落縮

進(jìn)、文本的對齊方式、中文版式等。

?［格式］-［段落］,或［彈出菜單］-［段落］-［縮進(jìn)

和間距］段落閉區(qū)I

2.使用項(xiàng)目符號和編號

?項(xiàng)目符號和項(xiàng)目編號：用于文本或標(biāo)題文字內(nèi)

容分類，使文本美觀、醒目。

⑴設(shè)置項(xiàng)目符號

①自動創(chuàng)建項(xiàng)目符號先在文檔中鍵入一個(gè)

號，其后鍵入一個(gè)空格，然后輸入文字，回車。

系統(tǒng)自動創(chuàng)建項(xiàng)目符號。

?計(jì)尊機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)篝器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成.f

?為了便于理解計(jì)算機(jī)的基本組成，可以用算盤算題來理解計(jì)算機(jī)的算題過程。F

②工具欄［項(xiàng)目符號］按鈕

?單擊工具欄［項(xiàng)目符號］按鈕，輸入文字。

;二「:二W三宣|

-LZLJ

X二項(xiàng)苜符用

?一計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成。

為了便于理解計(jì)算機(jī)的基本組成，可以用算盤算題來理解計(jì)算機(jī)的算題過程.“

?T在用管盤算題時(shí)，算盤就是一個(gè)“運(yùn)算器”；用來指揮和操作尊盤完成計(jì)算的人腦

和手，便是“控制器”；將計(jì)算題目、解題步驟、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算結(jié)果，記在一張

紙上，這張紙就是一個(gè)存放信息的“存儲器”,U

?T與算盤一樣，計(jì)算機(jī)也是由運(yùn)算器、控制器和存儲器組成的，為了實(shí)現(xiàn)信息的輸入

和輸出，計(jì)算機(jī)還包括輸入設(shè)備和輸出設(shè)備。，___________________________

③自定義圖片項(xiàng)目符號

?［格式］-［項(xiàng)目符號和編號］,在［項(xiàng)目符號和編

號］-［自定義］,選擇列表中的符號；或點(diǎn)擊［圖片］

按鈕，下載所需圖片作為項(xiàng)目符號按鈕。

圖片項(xiàng)目符號

⑵創(chuàng)建編號

①自動創(chuàng)建編號

?在文檔中鍵入一個(gè)編號“（1）”，其后鍵入一個(gè)

空格，然后輸入文字，回車。系統(tǒng)自動創(chuàng)建編號,

并在下一個(gè)自然段自動添加該編號。

（1）計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成.?

（2）為了便于理解計(jì)算機(jī)的基本組成，可以用算盤算題來理解計(jì)算機(jī)的答題過程.

②自定義編號

?［項(xiàng)目符號和編號］-［自定義］按鈕，在列表中選

擇編號樣式，系統(tǒng)把該編號樣式添加到文檔中。

甲.計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成。?

乙.為了便于理解計(jì)算機(jī)的基本組成，可以用算:盤算題來理解計(jì)算機(jī)的算題過程?！?/p>

③設(shè)置多級編號

?在教材、論文編寫中常常需要多級編號。

項(xiàng)目符號和編號自定義多級符號列表

編號格式

級m別W）編號格式⑥）:

|取消|

J」:

3

編號樣式國）起始編號（S）:［高級，⑥）|

4.

-S一,二，三（簡V

6預(yù)覽

7

E

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mI字體但）...I

編號位置也）

左對齊v對齊位置&）：。厘之，

文字位置

制表位位置⑤）

卜厘卡L:

?縮進(jìn)位置（X）：。鼾一盛1

1計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由：?

1.1.運(yùn)算器：/

1.2.控制器；，

1.3.存儲器；“

1.4.輸入設(shè)備；/

1.5.輸出設(shè)備五大部分組成。“

3.添加邊框與底紋

⑴添加邊框［格式『［邊框和底紋］,設(shè)置文字或

段落的邊框線型、顏色、寬度等。

邊框和底致

格式工具表格?

邊框也）頁面邊框比）底紋◎）

字體宇….設(shè)置:線型9：預(yù)覽

單擊下方圖示或使用按鈕可設(shè)置邊框

段落電兀：無但）

■——項(xiàng)目符號和編號國）...L

B方框復(fù)）□

邊框和底紋⑥）...

■HB

11分欄Q計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)

15文字1計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)由運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備五大部分組成。為了I3

:

------；便于理解計(jì)篝機(jī)的基本組成，可以用真盤算題來理解計(jì)算機(jī)的算題過程.；

在用算盤算題時(shí)，算盤就是一個(gè)“運(yùn)算器”；用來指揮和操作算盤完成計(jì)尊的人腦和手，

便是“控制器”；將計(jì)算題目、解題步驟、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算結(jié)果，記在一張紙上，這張紙就?選項(xiàng)@）…?

是一個(gè)存放信息的“存儲器”.

取消

與算盤一樣，計(jì)算機(jī)也是由運(yùn)算器、控制器和存儲器組成的，為了實(shí)現(xiàn)信息的輸入和輸

出，計(jì)算機(jī)還包括輸入設(shè)備和輸出設(shè)備.I

⑵添加底紋［底紋］選擇顏色、圖案，設(shè)置文字或

段落的底紋樣式與顏色。

④計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)-?icr030ft￥ord