企業(yè)合同管理研究

企業(yè)合同管理研究

楊鈺瑩摘要：合同是企業(yè)經濟活動的載體，健全的合同管理對企業(yè)至關重要，隨著中國市場經濟的發(fā)展，合同管理逐漸受到更多企業(yè)的重視。本文在內部控制的基礎上探討了合同管理體系建立的四個層次，以過程控制和風險管理為導向梳理了合同管理的流程及其風險點，構建了企業(yè)合同管理基本框架，并結合騰訊與老干媽廣告合同糾紛案例詳細分析，具有一定的現實意義。關鍵詞：合同管理;過程控制;風險管理1.合同的概念合同泛指公司與其他法人、組織或自然人之間，為明確雙方權力和義務關系而訂立的具有法律效率的各類合同、協(xié)議及其他設立、變更、終止民事權利義務關系的法律文件。合同是市場經濟的載體，是企業(yè)內控的重要環(huán)節(jié)，在經濟活動多樣化的今天，合同管理體系的設計越來越引起企業(yè)的重視。2.合同管理基本框架構建本文認為，合同管理體系的建立可分為“制度”、“體制”、“途徑”以及“人”這四個層次。其中，制度指國家和地方的法律法規(guī)以及企業(yè)內部關于合同控制的規(guī)章制度，宏觀層面上，合同管理應在遵守相關法律法規(guī)的前提下進行;微觀層面上，合同管理是內部控制的重要組成部分，要受到企業(yè)內控制度的影響?！巴緩健眲t是指系統(tǒng)運作時信息傳遞，控制手段的實現方式，如企業(yè)的ERP系統(tǒng);“人”則是系統(tǒng)中制度、管理流程及崗位責權的具體執(zhí)行者。如何結合企業(yè)自身制度建立合同管理體系是合同管理的關鍵。本文認為合同管理體系的建立應以過程控制和風險管理為導向。過程控制主要強調合同管理是貫穿事前、事中、事后的動態(tài)管理活動，其具體表現是構建合同管理流程系統(tǒng);風險管理是指以合同管理風險為導向規(guī)劃合同管理流程。合同管理流程及其主要風險點，具體如表1所示：根據以上流程，設計具體風險控制措施，由相關部門共同執(zhí)行。如在合同前期調查階段，為避免合同主體風險，業(yè)務部和法務部應進行盡職調查，了解合同簽訂人身份、合同主體資信狀況、經營狀況、履約情況等基礎情況。在合同談判階段主要確定合同內容、核心條款、關鍵細節(jié)，由業(yè)務部與對方進行業(yè)務談判，法務部提供法律咨詢與建議，避免合同法律風險;對于涉及較高專業(yè)技術的合同，技術部門也應參與談判，必要時可聘請外部專家。合同談判是合同管理的關鍵流程，應由業(yè)務部、法務部等多部門共同參與，規(guī)避可能造成企業(yè)利益損失的風險。在合同文本擬定階段，主要規(guī)避法律風險，合同的起草應由業(yè)務部、法務部共同完成。合同審核階段主要審核合同的合法性、經濟性、可行性，應組織財會部、業(yè)務部、法務部進行審核。合同簽署階段應按照規(guī)定權限與對方簽訂合同，避免越權簽訂合同和合同印章濫用風險。同時，為避免合同簽訂方假造公章簽訂合同，可采用面簽、全程錄像等方式簽訂合同，簽署完成后法務部應鑒別對方合同印章的真實有效性。后續(xù)合同履行時，也應保持全程關注，對合同變更、中止、解除等情況及時交涉處理，合理解決合同糾紛等。合同結算階段，財務部應按合同條款及其履行狀況付款，及時催收到期賬款。為更好地進行風險管理，企業(yè)還應形成風險預警機制。風險預警機制的建立主要考慮各風險點對合同管理流程的影響以及企業(yè)管理層、專家對合同風險的重視程度這兩方面的因素。評估合同管理風險對合同管理流程的影響，如圖1所示：由圖1可知，有的風險點直接影響合同流程;有的風險點通過另外的風險點間接影響合同流程;有的風險點影響多個流程。直接影響流程的風險點危害程度大于間接影響流程的風險點;輻射面廣的風險點危害程度大于輻射面窄的風險點。具體應從風險發(fā)生頻率和危害程度兩個維度測評合同風險，并將其分類。對于辨識出的合同管理風險，向企業(yè)管理層和專家發(fā)放調查問卷，獲取各風險點的發(fā)生頻率;同時將風險點對合同管理流程的影響程度及影響范圍和企業(yè)管理層及專家對各風險點的重視程度結合起來評估其危害程度。選取企業(yè)發(fā)生頻率最高的5個風險點和危害程度最高的5個風險點，根據調查問卷對每個風險的量化結果，繪制出以風險發(fā)生頻率和危害程度為兩軸的散點圖，再根據組間距離最小原則進行樣本聚類，將風險點歸為五類。第一類風險發(fā)生頻率小、危害程度小;第二類風險發(fā)生頻率稍高，危害程度小;第三類風險發(fā)生頻率稍高，危害稍大;第四類風險發(fā)生頻率低，危害程度大;第五類風險頻率高并且危害大。對于三、四、五類關鍵性風險應當特別重視，加強風險控制措施，防范其危害。3.案例背景深圳市騰訊計算機系統(tǒng)有限公司（股票代碼00700，以下簡稱騰訊）成立于1998年11月，2004年在香港聯(lián)交所上市，是中國最大的互聯(lián)網綜合服務提供商之一。2020年6月29日，深圳市南山區(qū)人民法院發(fā)布一則民事裁定書，系騰訊向法院提出財產保全申請，請求查封、凍結被告貴陽南明老干媽風味食品有限責任公司（以下簡稱老干媽）名下財產。騰訊稱與老干媽于2019年3月簽訂了一份《聯(lián)合市場推廣合作協(xié)議》，涉及1624.06萬元廣告費，但老干媽方面長期拖欠廣告款，騰訊催告無果，被迫依法起訴。對此，老干媽方面稱未與騰訊簽署過任何協(xié)議，已向公安機關報案。7月1日，貴陽市公安局雙龍分局發(fā)布通報，該通報表明，犯罪嫌疑人曹某、劉某利、鄭某君偽造老干媽公司印章，冒充老干媽市場經營部經理與騰訊簽訂合作協(xié)議。7月10日，騰訊向法院申請撤回財產保全申請及本案訴訟，并向老干媽致歉。4.案例分析該案最終定性為行騙者偽造公章與騰訊簽訂虛假廣告合同，但究其根本，其問題實質并非在于公章真假，而是騰訊內部存在一定的合同管理漏洞，為行騙者提供了可乘之機，本文從合同管理流程及其風險點對該案例展開討論。4.1合同前期調查該流程的主要風險是合同主體風險，即在簽訂合同前對合同簽訂對象進行主體資格審查不當的風險。企業(yè)應建立完善的主體資格審查制度，審查方式包括但不限于：審查對方相應證件，如營業(yè)執(zhí)照、開戶行信息等，確定其身份真實性;對被調查方進行現場調查，實地了解其經營狀況;與被調查方的供應商、開戶銀行等溝通，了解其商業(yè)信譽等。同時，企業(yè)應建立合作商管理體系，對其商業(yè)合作伙伴按照資信狀況、履約情況等進行信用等級分類。對于信用良好、信任度高的合作對象可適當放寬主體資格審查力度，對于信用較差的合作對象嚴格執(zhí)行審查流程;對于新客戶，應謹慎考慮將其納入合作商管理名單，對其執(zhí)行最嚴格的審查流程。在該案例中，老干媽與騰訊未有過商業(yè)合作，屬于新客戶，應對其進行最嚴格的審查流程，審查程序至少應包括個人資料審查、企業(yè)信息審查、財務狀況審查及實地調查。由于案例公開信息有限，無從得知騰訊在合同簽訂前具體進行了何種程度的審查，但根據老干媽的信息披露，行騙三人與老干媽不存在任何關系，由此反推出騰訊很可能未進行實地調查等審查流程，在主體資格審查方面有所缺失。此外，老干媽為非上市企業(yè)，其信息披露程度有限，且在此之前罕有廣告營銷，同時也并未設立專門的廣告宣傳部門，審查中信息不對稱現象較為明顯，合同主體審查風險較大，對此騰訊更應執(zhí)行嚴格的審查制度，以應對該風險點。4.2合同審核與合同簽署從合同流程風險鏈示意圖可知，未鑒別對方合同印章真實性這一風險點同時影響了合同審核與合同簽署這兩個流程，影響重大，企業(yè)應予以重視。理論上可通過工商局核對印章，公對公賬戶隨機打款等方式鑒別對方合同印章的真實性，但這也無法完全規(guī)避虛假印章的風險;實務中，對于合同簽訂量大的企業(yè)，鑒別公章真?zhèn)我泊嬖谝欢ɡщy。因此從偽造印章的實質來看，還應從嚴格合同主體資格審查入手，結合相應的公章鑒別措施，才能更全面地控制該風險點。該案例中，騰訊與老干媽首次開展業(yè)務合作，應在合同簽訂前進行盡職調查，核實合同簽訂人員身份、老干媽營業(yè)狀況及其官方聯(lián)系方式和溝通渠道等相關信息;合同簽訂和審核時應鑒別對方合同印章真實性，如可向老干媽方面去函求證。同時，首次和對方合作應對其采取嚴格的授信政策，要求相應的預付款，但從案件披露來看，騰訊并未要求對方支付預付款，致使其未能及時識別出該業(yè)務的風險。4.3合同履行騰訊在合同履行流程中也存在一定管理漏洞，其中至少涉及三個主要風險點：一是未能及時發(fā)現已經或可能導致企業(yè)利益受損的情況;二是未能就可能導致企業(yè)利益受損的情況采取有效措施;三是合同糾紛處理不當，導致企業(yè)形象受損。在合同履行過程中，騰訊與對方進行了深度合作，如在QQ飛車手游和電競比賽中植入老干媽廣告，推出聯(lián)名辣醬限量禮盒等。開展上述廣告活動需要對方提供大量資料進行廣告設計，同時涉及雙方多人對接、多部門配合等問題，在該過程中騰訊未察覺任何可疑之處，存在未能及時發(fā)現已經或可能導致企業(yè)利益受損的可能性。此外，騰訊多次催款，老干媽方面卻表示未曾收到催款信函，表明騰訊一直按照行騙方預留的聯(lián)系方式與對方溝通，在催告無果的情況下也并未懷疑對方。最終騰訊直接起訴老干媽，并非通過正確有效的聯(lián)系方式與老干媽方面溝通，未能就導致企業(yè)利益受損的情況采取有效措施，這亦是對該合同糾紛的處理不當，使其企業(yè)形象受到了負面影響。5.結語從建立合同管理流程的“制度”層次來看，騰訊作為成熟的互聯(lián)網企業(yè)，應當具備相對成熟的合同管理流程，但其中可能仍存在尚未完善的漏洞;從合同管理流程“人”的層次來看，也可能騰訊建立了完善的合同管理流程，但在合同執(zhí)行中有所偏差，相關人員并未嚴格執(zhí)行合同管理流程制度，導致關鍵風險點未得到控制。由于該案例信息披露有限，無從得知騰訊具體屬于何種情況，但無論是制度不健全還是制度執(zhí)行不嚴格，均反映出其在合同管理風險點控制和過程控制方面有所缺漏。綜上，建立完善的合同管理系統(tǒng)，過程控制和風險管理是必不可少的。其次，任何制度的有效性都是在能被嚴格執(zhí)行的條件下實現的，因此對合同管理流程、制度的嚴格執(zhí)行也是企業(yè)合同管理系