試論如何做好初中學(xué)校檔案管理工作

試論如何做好初中學(xué)校檔案管理工作

摘要：做好檔案管理是提高初中學(xué)校管理水平的一項重要工作，也是衡量一個學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)尺。隨著社會發(fā)展和教學(xué)改革的深入，初中學(xué)校的檔案管理也應(yīng)與時俱進，不斷規(guī)范、細(xì)化檔案管理各方面工作。本文對當(dāng)前形勢下如何做好初中學(xué)校檔案管理工作進行了分析，并總結(jié)出了幾點提升策略，僅供各位參考。關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；思想重視；建立制度；信息技術(shù)；收集本文以提高初中學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量為目標(biāo)，從思想重視、建立健全制度、融合信息技術(shù)、信息收集等幾個方面，探索分析了做好初中學(xué)校檔案管理工作的方法策略。一、從思想上重視學(xué)校檔案管理工作檔案是學(xué)校的重要資料文件，做好初中學(xué)校檔案管理工作，需要學(xué)校和檔案管理人員方面首先從思想上重視這項工作，并安排固定人員專門負(fù)責(zé)這項工作。一是，明確檔案管理對初中學(xué)校管理，以及教育研究的價值和意義。做好學(xué)生個人信息的收集、整理，比如學(xué)生的性別、年齡、家庭住址、聯(lián)系方式等，并按照一定的原則進行分類保存，為因材施教開展針對性教育或家校共育工作提供基礎(chǔ)信息。通過完善學(xué)校的檔案管理，記載優(yōu)質(zhì)的教學(xué)信息和優(yōu)秀的教學(xué)科研成果，傳承歷年來教學(xué)經(jīng)驗積累的精華，持續(xù)指導(dǎo)初中學(xué)校管理和教學(xué)方法的發(fā)展創(chuàng)新。二是，明確檔案管理人員的責(zé)任。學(xué)校檔案管理的最終目的是落實素質(zhì)教育的理念，配合學(xué)校開展好教書育人工作。需安排固定的人員負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，如果條件允許應(yīng)設(shè)置專職的檔案管理人員。設(shè)置的檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理專業(yè)知識，從思想上能夠認(rèn)識學(xué)校檔案管理工作的重要性和必要性。熟悉檔案管理的法律法規(guī)和各項制度，能夠按照規(guī)定做好檔案的搜集、分類、整理、存檔等工作，比如文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等分類，實現(xiàn)初中學(xué)校檔案管理的規(guī)范化、和常態(tài)化。二、建立健全的學(xué)校檔案管理制度當(dāng)前很多初中學(xué)校由于對檔案管理工作的重視不夠，導(dǎo)致在學(xué)校檔案管理制度建設(shè)方面落后，不夠完善，在一定程度上也影響著檔案管理工作的順利開展。做好初中學(xué)校檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合教學(xué)的實際情況，建立健全一套完整的檔案管理制度。堵塞檔案管理方法上的漏洞，使初中學(xué)校的檔案管理工作能與時俱進，并有序開展。通過建立完善檔案管理制度，保障各班級、各學(xué)科、各職能科室之間的信息溝通順暢，確保學(xué)校檔案管理工作的連續(xù)性和完整性。通過建立健全初中學(xué)校的檔案管理制度，引導(dǎo)學(xué)校檔案管理工作的穩(wěn)定、深入、高效、正規(guī)。一是制定并完善檔案管理規(guī)則制度，統(tǒng)一學(xué)校檔案的收集整理、類別劃分、歸檔處理、數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計分析等各個環(huán)節(jié)的要求，檔案管理人員依照要求進行檔案管理工作。二是建立檔案管理工作制度，細(xì)化檔案管理各個環(huán)節(jié)，要求檔案管理人員認(rèn)真按照制度開展工作，保證學(xué)校檔案管理工作流程的規(guī)范性、嚴(yán)密性和科學(xué)性。三是制定檔案管理問責(zé)制度，對在檔案管理工作出現(xiàn)的問題，例如檔案遺失、破損、分類存檔不規(guī)范等情況，要對相關(guān)責(zé)任人進行追責(zé)、問責(zé)，挖找根源，最大限度的保證檔案保存的安全規(guī)范。三、融合信息技術(shù)，優(yōu)化學(xué)校檔案管理（一）配置信息技術(shù)硬件設(shè)備硬件設(shè)備是學(xué)校檔案管理信息化的基礎(chǔ)，融合信息技術(shù)的初中學(xué)校檔案管理是建立在一定設(shè)備投入之上的。當(dāng)前的學(xué)校檔案管理工作，與以往傳統(tǒng)的方式有所不同，不僅僅是一些紙質(zhì)資料、固定資料的保存和存儲，應(yīng)是與信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的新型管理模式。而這種新模式并不是憑空產(chǎn)生，或者僅僅依靠一些制度性的軟實力約束就能實現(xiàn)的，必須配備相應(yīng)的信息技術(shù)硬件設(shè)備，比如存儲檔案數(shù)據(jù)的電腦、硬盤，以及上傳檔案信息的網(wǎng)絡(luò)等等。如果沒有這些信息技術(shù)硬件設(shè)備的支持，就無從談起學(xué)校檔案管理工作的信息化。（二）建立信息化檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)代社會，很多方面的工作實行信息化管理已經(jīng)是大勢所趨，在初中學(xué)校檔案管理方面也是如此。在配備了相應(yīng)的信息技術(shù)硬件設(shè)備之后，就要建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，這是初中學(xué)校檔案管理工作的一個發(fā)展方向，也是做好檔案管理工作的必然選擇。在信息化的管理系統(tǒng)之下，可以借助網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的優(yōu)勢，把學(xué)校各科室、班級的提供的檔案信息統(tǒng)一管理，自動分類、篩選，實現(xiàn)初中學(xué)校檔案管理的智能化、自動化，保證存檔的檔案信息進一步優(yōu)化。四、注重信息收集，進行科學(xué)管理從某種意義上來說，檔案管理就是對以往各種信息資料的收集和整理。做好初中學(xué)校的檔案管理工作，應(yīng)注重對學(xué)校各方面信息的收集，保證檔案信息的完整與有效，確保能為學(xué)校以后的工作提供指導(dǎo)依據(jù)。這就要求學(xué)校的各個科室相互配合，能夠知道哪些資料需要留存，哪些資料不需要存檔，并把需要存檔的資料完整的交給檔案室管理人員存檔。從檔案管理人員方面來說，應(yīng)對所有檔案進行科學(xué)管理，及時收集、整理、歸檔各項檔案資料，保證各項檔案資料的完整、齊備。另外，學(xué)校檔案管理人員對需要申請批復(fù)的檔案資料，要做到件件落實、項項分明，需要領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的一定要找領(lǐng)導(dǎo)申請批復(fù)才能存檔。不需要申請批復(fù)的，根據(jù)檔案管理制度進行管理和存檔，該留下的就留下，不該留下的要果斷舍棄。結(jié)束語：總之，做好初中學(xué)校檔案管理工作，是順應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)改革的要求，作為學(xué)校管理者應(yīng)充分認(rèn)識到其重要性，切實采取有效措施把學(xué)校的檔案管理落實到位，為促進教學(xué)事業(yè)的發(fā)展打好基礎(chǔ)。Reference[1]孫樂偉.新時代背景下初中學(xué)校檔案管理工作的完善策略[J].信息記錄材料,2017,18(10)