人事檔案管理八項制度范文

第頁共頁人事檔案管理八項制度范文一、人事檔案建檔制度為了規(guī)范人事檔案的管理，確保檔案的完整性和安全性，制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)所有員工的檔案管理。1.建檔準(zhǔn)備工作（1）每位員工入職時，公司將為其建立個人檔案。入職前，員工需提供相關(guān)入職材料，包括身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證等，并填寫個人信息表。（2）人力資源部將收集到的員工入職材料歸檔，并按照員工姓名進(jìn)行分類整理。2.檔案管理要求（1）人事檔案必須存放在安全、密封、防火的地方，禁止私自帶出公司。（2）嚴(yán)禁隨意拆封或更換檔案，如有需要，必須經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)和監(jiān)督。（3）每個員工檔案應(yīng)包含基本信息、個人履歷、合同信息、培訓(xùn)記錄、考核評價等內(nèi)容，并按照時間順序進(jìn)行歸檔。（4）員工調(diào)崗、晉升、降職、離職等情況發(fā)生時，相關(guān)變動資料必須及時更新到員工檔案中。（5）員工離職后，公司將其檔案進(jìn)行歸檔并封存，保存期限為五年。二、人事檔案借閱制度為確保員工檔案的機(jī)密性和安全性，制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)所有部門和員工。1.檔案借閱申請（1）員工必須填寫借閱申請表，并注明借閱檔案的具體原因和時間段。（2）部門負(fù)責(zé)人需審核申請表，并在必要時與人力資源部進(jìn)行溝通。2.檔案借閱使用（1）員工借閱檔案后，必須妥善保管，嚴(yán)禁私自帶出公司，完成借閱后應(yīng)及時歸還。（2）借閱檔案期限一般不超過一個工作日，超過期限需重新提交借閱申請。（3）離職員工檔案的借閱需經(jīng)人力資源部審批。三、人事檔案移交制度為確保公司內(nèi)部工作的連續(xù)性和檔案的完整性，制定本制度。本制度適用于員工調(diào)崗、晉升、離職等情況下的檔案移交。1.檔案移交程序（1）員工調(diào)崗、晉升或離職前，需將個人檔案移交給人力資源部。（2）人力資源部收到檔案后，根據(jù)檔案管理要求進(jìn)行核對、整理。2.檔案移交要求（1）移交的檔案必須完整，確保所有文檔的準(zhǔn)確性和完整性。（2）員工個人檔案移交后，不得再在個人檔案內(nèi)進(jìn)行刪除或更換文件。四、人事檔案更新制度為確保員工檔案信息的準(zhǔn)確性和及時性，制定本制度。本制度適用于員工的個人信息變更、調(diào)崗、晉升、離職等情況。1.信息變更及時更新（1）員工個人信息如有變更，應(yīng)及時通知人力資源部，并提供相應(yīng)的證明材料。（2）人力資源部收到變更信息后，應(yīng)及時更新員工檔案。2.檔案信息更新（1）員工調(diào)崗、晉升或離職時，相關(guān)變動信息應(yīng)及時更新到員工檔案中。（2）檔案更新后，相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行核對，確保信息的準(zhǔn)確性。五、人事檔案保密制度為確保員工檔案的機(jī)密性和安全性，制定本制度。本制度適用于所有員工。1.檔案保密責(zé)任（1）員工必須嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得私自查閱、復(fù)制或洩露檔案信息。（2）員工應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得將其告知他人。2.檔案保密措施（1）人事檔案必須存放在安全、密封、防火的地方，嚴(yán)禁隨意移動或帶出公司。（2）員工查閱檔案需提供合理的借閱理由，審批通過后方可進(jìn)行查閱。六、人事檔案銷毀制度為規(guī)范檔案銷毀流程，確保檔案的安全性，制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)所有員工的檔案銷毀管理。1.檔案銷毀申請（1）人力資源部定期核對檔案，發(fā)現(xiàn)無用、過期的檔案應(yīng)及時申請銷毀。（2）檔案銷毀申請需經(jīng)過審批，審批通過后方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀程序（1）檔案銷毀應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁私自丟棄或隨意銷毀檔案。（2）銷毀檔案前，必須進(jìn)行登記，并填寫銷毀記錄。七、人事檔案崗位責(zé)任制度為保證崗位職責(zé)的清晰明確，制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)所有相關(guān)崗位。1.人事檔案管理員（1）負(fù)責(zé)檔案的存放、整理、管理和保密工作。（2）協(xié)助人力資源部進(jìn)行檔案歸檔、更新和借閱工作。2.部門負(fù)責(zé)人（1）負(fù)責(zé)審核員工借閱檔案的申請表，并進(jìn)行相關(guān)溝通和協(xié)調(diào)工作。（2）保證檔案的機(jī)密性和安全性，嚴(yán)禁私自拆封或更換檔案。八、人事檔案培訓(xùn)制度為提高員工對人事檔案管理的認(rèn)識和能力，制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)所有員工。1.崗前培訓(xùn)（1）新入職員工應(yīng)接受人事檔案培訓(xùn)，了解公司的檔案管理制度和要求。（2）培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案建檔、借閱、更新、保密等相關(guān)內(nèi)容。2.定期培訓(xùn)（1）公司將定期組織人事檔案培訓(xùn)，對涉及檔案管理的員工進(jìn)行培訓(xùn)。（2）培訓(xùn)內(nèi)容包