BJ-01-01-01行政公文作業(yè)指導(dǎo)書

長(zhǎng)城物業(yè)北京分公司作業(yè)指導(dǎo)書版號(hào)/改次：C/0編號(hào)：BJ-01-01-01行政公文管理第1頁(yè)共5頁(yè)1．0適用范圍適用于分公司部門、管理處各類行政公文（不包含黨、工、團(tuán)公文管理）。2．0種類2．1決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位或人員。2．2通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。2．3通知：發(fā)布行政規(guī)章；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文；要求下級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。2．4通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。2．5報(bào)告：向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢問。2．6請(qǐng)示：向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2．7批復(fù)：答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。2．8函：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。2．9會(huì)議紀(jì)要：記載、傳達(dá)會(huì)議等情況和議定事項(xiàng)。3．0格式3．1分公司公文應(yīng)當(dāng)由發(fā)文單位、發(fā)文編號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、附注、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和時(shí)間等部分組成。3．2發(fā)文單位：應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，聯(lián)合行文、主辦單位應(yīng)并列在前。3．3標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確扼要地概括公文的主要內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位、公文種類，標(biāo)題中除法律法規(guī)、規(guī)章名稱可加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3．4主送單位：應(yīng)當(dāng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書寫主送單位的名稱；請(qǐng)示的公文，應(yīng)堅(jiān)持主送一個(gè)單位的原則；不得越級(jí)請(qǐng)；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人；批復(fù)下級(jí)請(qǐng)示，只能主送原請(qǐng)示單位。3．5正文：應(yīng)當(dāng)緊接主送單位之后，提行空兩格書寫，內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律、法規(guī)，符合黨和國(guó)家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定；需情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短；人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日；在堅(jiān)持同一公文中保持?jǐn)?shù)字使用前后一致的前提下，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和必須使用漢字外，一般都使用阿拉伯?dāng)?shù)字；應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位；使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱；請(qǐng)示應(yīng)一文一事，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。3．6附件：應(yīng)當(dāng)附于正文之后，是根據(jù)正文需要附加的公文或材料，用以對(duì)正文作補(bǔ)充說明或提供參考資料。3．7印章：應(yīng)當(dāng)蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋單位印章。3．8簽發(fā)日期：應(yīng)當(dāng)標(biāo)注于正文右下方。以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。會(huì)議討論通過的公文，應(yīng)當(dāng)以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)。3．9附注：用以說明在正文不便說明的各種事項(xiàng)。如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標(biāo)注于落款下另起一行空兩格位置。3．10分公司公文主要文別格式為：“紅頭文件”、“日常文件”、“傳真文件”三種格式。詳見〈支持性工具〉。3．10．1“紅頭文件”僅適用于分公司內(nèi)部重要公文。3．10．2“日常文件”“傳真公文”適用于分公司、管理處的各類公文。4．0編號(hào)所有行政公文應(yīng)當(dāng)按分公司行政事務(wù)部統(tǒng)一格式進(jìn)行編號(hào)。發(fā)文4．1．1以分公司、管理處名義發(fā)文的編號(hào)格式為：深長(zhǎng)物[京][管理處號(hào)][文類號(hào)]字[年號(hào)]號(hào)[流水號(hào)]號(hào)4．1．1．1管理處號(hào)：管理處的第一個(gè)字的簡(jiǎn)稱為管理處號(hào)，如“云趣園”：云；“天創(chuàng)世緣”：天；4．1．1．2文類號(hào)含：“函”：函；“批復(fù)”：批；“請(qǐng)示”：申；“報(bào)告”：報(bào)；“會(huì)議紀(jì)要”：紀(jì)；“其他”：不用。4．1．1．3流水號(hào)：本單位本年度同類文種發(fā)文流水號(hào)。5．0行文5．1對(duì)外行文是指分公司各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)分公司以外的單位及個(gè)人發(fā)文的行為。管理處原則上以分公司名義對(duì)外行文。5．1．2分公司及分公司職能部門對(duì)外行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)以分公司名義行文；但可以本部門名義用信函文種對(duì)外交流。5．2對(duì)內(nèi)行文是指分公司各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)分公司內(nèi)部單位及個(gè)人發(fā)文的行為。5．2．1分公司各級(jí)機(jī)構(gòu)均可對(duì)內(nèi)行文。行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)在正文后下右角，發(fā)文單位簽發(fā)人必須手簽名字，具有公章的單位還應(yīng)加蓋公章。5．2．2分公司內(nèi)部行文，除重要請(qǐng)示、批復(fù)文種外，其它內(nèi)部公文一律使用公司OA辦公系統(tǒng)行文。6．0發(fā)文處理文稿由相關(guān)職員起草，發(fā)文單位公文專職或兼職負(fù)責(zé)人進(jìn)行文字校對(duì)，并應(yīng)當(dāng)辦理公文發(fā)文審簽手續(xù)（見支持工具。．2發(fā)文單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)文稿嚴(yán)格把關(guān)，并在《公文發(fā)文審簽表》6．3公文審簽手續(xù)應(yīng)當(dāng)通過并經(jīng)簽發(fā)人簽字同意后，公文方可印發(fā)。發(fā)文時(shí)應(yīng)當(dāng)辦理發(fā)文登記手續(xù)（見支持工具《公文發(fā)文登記簿》）。負(fù)責(zé)人。如分公司行政公文簽發(fā)人為分公司總經(jīng)理；管理處公文簽發(fā)人為管理處經(jīng)理或主持工作的副經(jīng)理；6．6需在公司內(nèi)部OA系統(tǒng)發(fā)布公文，或以單位名義對(duì)外用E－MAIL形式發(fā)送公文的，必須經(jīng)上述程序辦理完畢，并由發(fā)文單位公文負(fù)責(zé)人發(fā)文。7．0收文處理7．1任何公文收件人收到公文后，應(yīng)當(dāng)識(shí)別公文指定收文單位，并及時(shí)交給收文單位專職或兼職公文負(fù)責(zé)人，由公文負(fù)責(zé)人統(tǒng)一進(jìn)行來文處理。7．2收文單位公文負(fù)責(zé)人收到公文后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理來文簽收及收文登記手續(xù)（見支持工具《公文收文登記簿》）。7．3簽收時(shí)應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，重要文件要逐頁(yè)查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)向發(fā)文單位查詢并采取相應(yīng)的處理措施。7．4來文登記后，公文負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將公文原件連同《公文收文處理表》送有關(guān)負(fù)責(zé)人人閱知或者批示（見支持工具《公文收文處理表》）。7．5需要辦理的文件，在《公文收文登記簿》“處理結(jié)果”一欄上注明“待辦”字樣；不用辦理的文件，要在“處理結(jié)果”一欄注明“不辦”字樣。7．6公文負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文的去向；凡“待辦”的文件，公文負(fù)責(zé)人要及時(shí)催辦，以免漏辦、延誤，辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)在《公文收文登記簿》“處理結(jié)果”一欄注明“己辦”字樣；不需辦理公文及辦理完畢的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)分類存檔。8．0借閱、立卷、歸檔和銷毀

8．1借閱公文，借閱人必須辦理登記手續(xù)后方可借閱；涉及本單位重大事項(xiàng)的公文，還必須單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能借閱。8．2公文借閱期限一般不得超過兩個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)；公文歸還時(shí)，須當(dāng)面點(diǎn)交清楚。8．3借閱公文的人員須愛護(hù)公文，保證公文的安全與保密。未經(jīng)同意，不得擅自涂改、影印、轉(zhuǎn)借或損毀。8．4外單位借閱或摘抄公司公文，應(yīng)當(dāng)持單位介紹信，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能進(jìn)行；對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。8．6分公司行政事務(wù)部負(fù)責(zé)分公司各類公文及分公司各級(jí)對(duì)外發(fā)文（含電子版）的整理、立卷、歸檔。根據(jù)公文相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理，并保證檔案的齊全、完整。8．7公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位的印章，并與正式文件一起妥善保管。8．8公文己到存檔期限，并且沒有重新歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和公司相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，登記后可以銷毀。9．0支持性工具9.1《日常文件標(biāo)準(zhǔn)格式》9.2《公文發(fā)文審簽表》9.3《公文發(fā)文登記簿》9.4《公文收文登記簿》9.5《公