項目二-文書檔案管理

工程二文書檔案管理學習目標知識目標了解文書與文書檔案的根本知識；了解文書檔案的歸檔與鑒定的含義及意義；明確檔案移交與銷毀的重要性；熟悉檔案整理與編目工作的主要內(nèi)容。1能力目標能夠理解文書檔案的含義、作用；能夠熟悉文書檔案歸檔的范圍；能夠?qū)ξ臅鴻n案進行整理與編目；能夠?qū)n案進行科學鑒定、移交和銷毀。2任務一認識文書檔案一、文書概述〔一〕文書的概念“文書〞這個概念可以包含以下三種含義：一是指文字材料；二是指文字書寫；三是指從事文書工作的人。我們所講的文書主要是指第一種含義，即文字材料。3〔二〕文書的分類1.按文書的使用范圍，分為通用文書和專用文書通用文書，是指黨政軍機關(guān)各級機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在工作中普遍使用的文書；專用文書，是指具有專門職能的機關(guān)，在其專門的業(yè)務范圍的工作活動中，根據(jù)特別需要而專門形成和使用的文書。42.按文書行文方向分為上行文、下行文、平行文上行文，是指下級機關(guān)向它所屬的上級領導機關(guān)發(fā)送的文書，如：報告、請示等；下行文，是指上級領導機關(guān)對所屬的下級機關(guān)發(fā)送的文書，如：命令、通知等；平行文，是指不相隸屬機關(guān)之間發(fā)送的文書，如：函、介紹信等。5〔三〕文書的稿本〔1〕文書的文稿包括草稿和定稿，具體描述如表2-1所示。〔2〕文書的文本又可分為正本、副本、存本等，具體描述如表2-2所示。6789〔四〕文書處理程序文書從產(chǎn)生到歸檔，要經(jīng)過一系列的工作程序，其中各個環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、銜接有序。文書的處理程序見圖2-1?！?〕發(fā)文處理的程序和環(huán)節(jié)有：草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)?！?〕收文處理的程序和環(huán)節(jié)有：簽收、登記、審核分送、擬辦、批辦、承辦、催辦。10圖2-1文書處理程11二、文書檔案〔一〕文書檔案的概念文書檔案是單位在黨政工作、管理活動中的各種材料，是一個單位工作活動的重要記錄，也是我國檔案種類中最重要的一類。文書檔案管理技能是檔案管理技能的根底，對于學習其他類型檔案有著指導作用。12〔二〕文書檔案的形成文書檔案的形成是有條件的，需要具備三個條件：處理完畢的文件才能作為檔案；對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存；按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。13〔三〕文書檔案的特點〔1〕系統(tǒng)性?！?〕選擇性?！?〕保存性?！菜摹澄臅鴻n案工作1.文書檔案工作的性質(zhì)〔1〕專業(yè)性?！?〕機要性?！?〕效勞性?！?〕管理性。142.文書檔案工作的根本任務〔1〕堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原那么，建立國家檔案工作制度?！?〕科學地管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源?！?〕逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?、總目標效勞，為建設社會主義物質(zhì)文明和精神文明效勞。15任務二文書檔案歸檔與鑒定一、文書檔案歸檔〔即收集工作〕〔一〕文書檔案歸檔的含義文書歸檔，是指文書部門或文書工作人員將工作活動中辦理完畢后具有保存價值的文件材料系統(tǒng)整理，移交給檔案館〔室〕保存的過程。其中，“辦理完畢〞，是指文件相應的文書處理程序已經(jīng)完成，而不管文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。16〔二〕文書檔案歸檔制度文件材料歸檔制度的內(nèi)容主要包括了文件材料歸檔和不歸檔范圍、歸檔時間和歸檔質(zhì)量要求三個局部。1.文件材料歸檔范圍2006年12月18日國家檔案局發(fā)布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書保管期限規(guī)定》〔第8號令〕，又重新規(guī)定了歸檔范圍：17〔1〕反映本機關(guān)主要職能活動和根本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料?！?〕機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料?！?〕本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料?！?〕其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

182.文件材料不歸檔范圍〔1〕上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性即不需本機關(guān)辦理的文件材料，如任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等?！?〕本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。19〔3〕同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料?！?〕下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。203.文件材料的歸檔時間一般來說，文書檔案的歸檔時間在第二年上半年，即每年六月底以前，將整理好的檔案移交檔案室。4.文件材料歸檔質(zhì)量要求文書檔案歸檔遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的保存價值，便于保管和利用。21二、文書檔案的鑒定〔一〕檔案鑒定工作的原那么1.鑒定檔案價值的原那么總的指導思想和根本標準：從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、開展的、效益的觀點判定檔案的價值。根本原那么有：22〔1〕來源原那么：來源原那么是指按文件的形成機構(gòu)劃分和管理檔案。用于檔案鑒定時，來源一詞可理解為廣義概念，它可指機關(guān)來源、人物來源、工程來源等?！?〕內(nèi)容原那么：內(nèi)容原那么是指檔案記載內(nèi)容的重要性、典型性對檔案價值的影響。23〔3〕功能原那么：功能原那么亦可稱為效用原那么，是指檔案具有的主要功能對其價值的影響。功能原那么對檔案價值的影響，實質(zhì)是時間因素對改變檔案價值形態(tài)的作用。〔4〕高齡原那么：高齡原那么指檔案因形成時間久遠對檔案價值的影響，對形成年代久遠的檔案一般免于鑒定。24〔5〕經(jīng)濟原那么：檔案的經(jīng)濟原那么指保存檔案的代價對檔案價值鑒定工作的影響。2.影響檔案價值的因素〔1〕檔案自身的特點和狀況。〔2〕社會利用需要。25〔二〕檔案鑒定工作的內(nèi)容1.制定檔案保管期限表檔案保管期限表一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等局部組成，其中條款和保管期限是最根本的工程，如表2-3所示。26272.文書檔案鑒定的幾個階段收集階段——判斷是否歸檔；整理階段——劃分保管期限；檔案室鑒定——保管期限、移交和銷毀確實認；檔案館鑒定——去粗存精，如：明清檔案不準銷毀。283.檔案鑒定的方法檔案鑒定的根本方法是直接鑒定法。也就是根據(jù)鑒定文件材料價值的原那么，直接閱讀、全面分析材料的內(nèi)容和形式，對照本機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍，判定每一份文件材料，對照本機關(guān)檔案保管期限表，判定應當歸檔的文件材料和檔案的保管期限。29〔三〕鑒定工作的組織與制度〔1〕檔案鑒定工作的組織領導：成立鑒定工作領導小組?！?〕健全制度：歸檔范圍、保管期限、銷毀制度?！?〕銷毀程序與方法：填寫銷毀清冊，請示與審批，監(jiān)銷。30任務三文書檔案整理與編目文書檔案整理方法有兩種，即立卷和以件為單位的整理。國家檔案局2000年發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)那么》，確定了“件〞為整理單位。一、立卷的整理方法〔一〕案卷案卷，就是由假設干相互有聯(lián)系的文件構(gòu)成的組合體，是檔案根本保管單位。立卷，就是把零散的文件，組合成假設干個案卷的過程。31〔二〕立卷原那么〔1〕遵循形成規(guī)律和特點——按照其歷史原貌?！?〕保持有機聯(lián)系——同一問題，同一案卷。〔3〕區(qū)分不同價值——價值相近可組為一卷?！?〕便于保管利用——立小卷。32〔三〕立卷的方法步驟1.分類〔編制立卷類目〕〔1〕分類方法①年度——機構(gòu)——保管期限：即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構(gòu)分類，再在機構(gòu)下按保管期限分類。這種方法適合于機構(gòu)明確、穩(wěn)定、職能清晰的大、中單位〔見表2-4〕。3334②年度——問題——保管期限：即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按問題分類，再在問題下按保管期限分類。這種方法適用于機構(gòu)不明確、多變化、職能不清晰的單位或無內(nèi)設機構(gòu)的小單位〔見表2-5〕?！?〕分類要求正確判定檔案文件所屬年度；正確判斷檔案文件所屬機構(gòu)。35362.組卷組卷，也稱組合案卷、立卷，它是根據(jù)立卷的原那么和要求，把彼此有聯(lián)系的一組文件材料、組合成一個案卷的行為過程。是文書檔案整理的最根本環(huán)節(jié)。組卷方法有：內(nèi)容組合、文件名稱組合、工作活動組合、問題組合、其他組合等。373.整理卷內(nèi)文件〔1〕卷內(nèi)文件排序按時間先后順序排列；按姓氏筆畫排列；按文件重要程度排列；按問題時間排列；按地區(qū)時間排列；按作者時間排列；按通訊者時間排列；按問題、作者、時間〔或作者、問題、時間〕?！?〕卷內(nèi)文件編頁：排序后，一個案卷內(nèi)所有的文件按流水順序號編號，雙面印刷的，正面的號碼編在右上角，反面編在左上角。如果是空白頁，那么不編號，卷內(nèi)目錄也不編號。38〔3〕填寫“卷內(nèi)文件目錄表〞：每個案卷的卷首頁要附上“卷內(nèi)文件目錄〞，永久、30年案卷的卷內(nèi)目錄應打印一式三份；10年的應一式兩份?！?〕填寫“備考表〞。主要是說明卷內(nèi)文件的特殊情況，例如文件缺損、修改、移出等情況?！簿唧w填寫見圖2-3的卷內(nèi)備考表填寫說明〕39圖2-2卷內(nèi)文件目錄填寫說明40圖2-3卷內(nèi)備考表41424.裝訂案卷要求做到：①確定裝訂線；②去除金屬物;③加邊托裱;④折疊取齊;⑤進行裝訂〔左邊下邊取齊、三孔一線〕。435.擬寫案卷標題〔1〕案卷標題概念：案卷的名稱應是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容與成分的概括揭示。〔2〕案卷標題的構(gòu)成：作者、內(nèi)容、文種三局部構(gòu)成。作者是指卷內(nèi)文件形成的單位或個人，可用全稱、標準簡稱；作者過多可以概括；同一地區(qū)或單位的文件，要標明作者；反映往來文書的案卷，要標明通訊者。446.填寫案卷封面按照案卷封面的工程，逐一填寫。案卷封面包括7項：機關(guān)名稱、組織機構(gòu)或類別名稱、案卷標題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限和文書處理號。填寫說明見圖2-4。45〔1〕在封面上方1/2處，居中填寫立卷“機關(guān)名稱〞；〔2〕在機關(guān)名稱之下，居中填寫“組織機構(gòu)〞或“類別名稱〞；〔3〕在上項之下居中處，填寫“案卷標題〞；〔4〕在封面之下1/4居中處，填寫“卷內(nèi)文件起止日期〞；〔5〕在上項之下偏左處，填寫“卷內(nèi)文件頁數(shù)〞；〔6〕在上項之下偏右處，填寫〞保管期限〞；〔7〕在上項之下，填寫“歸檔號〞。46圖2-4案卷封面填寫說明477.案卷排列及上架案卷排列就是固定全宗內(nèi)個案卷之間的排放順序，按照保管期限分別排列。所有案卷立好之后，要根據(jù)一定的原那么和方法進行系統(tǒng)的分類排列。案卷排列的根本原那么是：區(qū)分保管期限，照顧案卷之間的聯(lián)系和重要程度。具體方法如圖2-5所示。48圖2-5案卷排列流程498.編制案卷號案卷經(jīng)系統(tǒng)排列后，要編制案卷號以固定案卷的位置。案卷的編號方法有兩種：分保管期限大流水編號和按年度分保管期限編制小流水號，如圖2-6所示。50圖2-6案卷編號示意圖519.編制案卷目錄一個單位一年的全部檔案，經(jīng)過立卷并進行系統(tǒng)排列編號后，要將案卷逐個登記到《案卷目錄》上。因此《案卷目錄》也就是一個單位一年的案卷名冊，它是《檔案目錄》的重要局部。案卷目錄封面樣式見圖2-7，案卷目錄格式見表2-7。5253圖2-7案卷目錄封面5410.編制檔案目錄《檔案目錄》又叫案卷文件目錄，是檔案材料的根本檢索工具，也是檔案保管、統(tǒng)計、檢查等一系列工作的主要依據(jù)，是機關(guān)檔案室向檔案館移交的清冊?！稒n案目錄》是由立卷說明、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄三局部構(gòu)成。永久、30年期限的《檔案目錄》編制一式兩份，10年《檔案目錄》編制一式一份。5511.編制檔號檔號：由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。目錄號：案卷所屬目錄的編號。一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。案卷號：標識案卷順序的號碼。同一案卷目錄內(nèi)不應出現(xiàn)重復的案卷號〔前面已講，不再重復〕。56二、以“件〞為單位的整理方法整理單位是“件〞。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖表等一冊〔本〕為一件，來文與復文可為一件。57〔一〕整理原那么遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?！捕迟|(zhì)量要求〔1〕歸檔文件應齊全完整?！?〕整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。58〔三〕整理方法1.裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。見圖2-8。59圖2-8文件裝訂順序602.分類歸檔文件可以采用年度、保管期限、機構(gòu)(問題)等方法作為通用的分類方法。按照這三種方法對歸檔文件進行分類，在各級各類檔案室都可以實現(xiàn)檔案的有序管理和有效檢索。各單位應在確定分類方法的根底上，編制切合實際的分類方案，并保持分類方案的穩(wěn)定。613.排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。4.編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構(gòu)(問題)等選擇項〔圖2-9〕。62〔1〕全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號?！?〕年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978?！?〕保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。即“永〞、“長〞、“短〞或“Y〞、“C〞、“D〞〔也可用阿拉伯數(shù)字1、2、3標識〕?！?〕件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。63圖2-9歸檔章645.編目歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。〔1〕歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目?！?〕歸檔文件目錄用紙，幅面尺寸采用國際標準A4型(長×寬為297mm×210mm)?！?〕歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。6566圖2-10歸檔文件目錄填寫樣表676.裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表工程。(1)檔案盒。檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等。68圖2-11檔案盒封面式樣一69圖2-12檔案盒封面式樣二70圖2-13檔案盒背脊式樣71(2)備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，工程包括盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名；檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；日期：歸檔文件整理完畢的日期。備考表式樣如圖2-14。72圖2-14備考表式樣73任務四文書檔案移交與銷毀一、文書檔案的移交〔一〕檔案的移交檔案的移交有兩個過程：一是各級機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文件形成部門應將本部門形成的檔案移交給本單位檔案室保管；二是各級機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位應將整理好的檔案移交給綜合檔案館保管。74〔二〕移交的范圍及時間各單位的文件形成部門應按照國家法律的規(guī)定向本單位檔案室移交檔案。移交周期一般是一年一次?！稒n案館工作通那么》第7條規(guī)定：檔案館接收檔案的期限：省級以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案；省轄市〔州、盟〕和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。75〔三〕移交的要求〔1〕檔案齊全完整?！?〕經(jīng)過系統(tǒng)整理?！?〕移交檔案時必須有一式兩份的紙質(zhì)“檔案目錄〞，已使用檔案管理軟件的單位還應將計算機數(shù)據(jù)一并移交，并保證能正常檢索?！?〕關(guān)于其他檢索工具和參考資料，移交時一并移交。〔5〕要有一定的交接手續(xù)，按規(guī)定編制移交清冊，交接雙方簽字。7677二、文書檔案的銷毀經(jīng)過鑒定，應將保管期滿、無須繼續(xù)保管的文書檔案及無保管價值的文書檔案揀出銷毀。檔案一經(jīng)銷毀便無法挽回，因此，一定要慎重。78〔一〕編制“檔案銷毀清冊〞為供機關(guān)領導人審查、批準應銷毀的檔案，必須編制銷毀清冊。檔案銷毀清冊一般以全宗為單位編制，至少一式兩份，一份檔案館〔室〕留存，一份送有關(guān)領導審查批準，如果要報檔案行政機關(guān)備案那么需一式三份。79〔二〕編寫“立檔單位和全宗簡要說明〞為便于機關(guān)領導人或主管領導機關(guān)審查、批準檔案銷毀清冊，了解必要的情況，檔案館〔室〕在送審清冊的同時，還須附上一份立檔單位和全宗情況的簡要說明?！踩硨彶榕鷾适掷m(xù)銷毀檔案按有關(guān)規(guī)定，應執(zhí)行嚴格的審批手續(xù)，未經(jīng)批準銷毀的檔案不得銷毀。80〔四〕銷毀檔案的方法準備銷毀的檔案，在未批準前應單獨系統(tǒng)保管，以便審批時檢查和未批準時拿出保存。為保守檔案的機密，嚴禁將要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。無論采用什么方法銷毀，均須指派兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明“已銷毀〞字樣和銷毀日期，并履行簽字手續(xù)，以示負責。檔案銷毀清冊封面見圖2-15，檔案銷毀清冊主表見表2-10。81圖2-15檔案銷毀清冊封面8283訓練一案例分析一、訓練內(nèi)容根據(jù)案例討論文書檔案鑒定工作要求。二、訓練目標通過分析案例，幫助學生進一步了解和掌握文書檔案鑒定的要求，提高學生對文書檔案工作的認識。三、訓練要求84訓練二實踐認識一、實訓內(nèi)容到檔案室參觀整理歸檔的案盒檔案。二、實訓目標通過到檔案室參觀整理歸檔的案盒檔案，增強學生對檔案整理工作的直觀感性的認識。三、實訓準備教師提前聯(lián)系參觀事宜，說明參觀的內(nèi)容，請檔案室管理人員講解檔案整理的方法。85四、實訓方案與步驟1.參觀整