科技檔案的整理及楷書主筆規(guī)律

科技檔案的整理工作，就是由檔案部門對收集來的科技檔案，按其形成規(guī)律和特點，進行科學分類、系統(tǒng)排列及編目的工作。這項工作包括系統(tǒng)整理和科學編目兩部分。系統(tǒng)整理包括對案卷的分類和排列，以真實反映科技、生產(chǎn)活動的歷史面貌，保持其有機聯(lián)系?？茖W編目包括編檔號和編目錄，用以固定案卷分類、排列的整理成果，揭示各類案卷的內(nèi)容和構(gòu)成?？萍紮n案整理的原則：遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。

科技檔案的整理方法：一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個環(huán)節(jié)。

（一）分類?？萍紮n案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。

1、工程項目分類法。它適用于對基本建設(shè)工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案的類別。2、型號分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類，就是以各個型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元，劃分科技檔案的類別。3、課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。4、專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。5、地域特征分類法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。6、時間特征分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。

以上幾種基本方法，在實際應(yīng)用時，可根據(jù)具體情況，結(jié)合其中幾種靈活運用?；窘ㄔO(shè)檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項目，其檔案主要有性質(zhì)——工程項目分類法、流域——工程項目分類法。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎(chǔ)上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質(zhì)——型號分類法、系列——型號分類法、年度——紗號分類法。設(shè)備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設(shè)備類型的不同，設(shè)備檔案具體的分類主要有性質(zhì)——型號分類法、工序——型號分類法?？蒲袡n案的分類方法主要有學科——課題分類法、專業(yè)——課題分類法。（二）案卷組織與排列案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體?？萍嘉募g的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應(yīng)當與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結(jié)構(gòu)組織案卷、按子項或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業(yè)組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質(zhì)組織案卷。此項工作應(yīng)由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門承擔，檔案部門協(xié)助、指導。

科技文件材料的排列要注意以下幾點：（1）基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。（2）設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。（3）案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。（4）圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。（5）圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。（6）有譯文的外文資料的排列。譯文在前，原文在后。三、案卷編目科技文件組成案卷并進行系統(tǒng)排列后，就要對案卷進行編目，裝訂。案卷編目是以案卷為對象，通過一定的形式，固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。通過案卷編目來固定案卷內(nèi)科技文件的位置，揭示其內(nèi)容，便于日后查找和利用。案卷編目工作內(nèi)容包括編制卷內(nèi)科技文件材料頁號，填寫卷內(nèi)科技文件材料目錄，填寫卷內(nèi)備考表，裝訂案卷、編制案卷封面和案卷脊背五項工作。

（一）編制卷內(nèi)科技文件材料頁號

編號為案卷內(nèi)每一頁文件編制頁號，其目的是固定案卷內(nèi)科技文件的順序，便于確切統(tǒng)計案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有利于保護和查找利用。其方法是：1、案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，以每卷為單位按卷內(nèi)科技文件排列順序采取阿拉伯數(shù)字從“１”開始依次逐頁標注。2、頁號編寫的位置：單頁書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。3、成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注欄中注明總頁數(shù)。4、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號。

（二）填寫卷內(nèi)科技文件材料目錄。卷內(nèi)目錄是案卷內(nèi)每一份科技文件材料或每一張圖樣的明細表，它放在卷內(nèi)文件之首，它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄幅面為Ａ4型（297mm×210mm），其項目有：1、序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號，序號應(yīng)用阿拉伯數(shù)字從”1”起依次標注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序；2、文件編號，應(yīng)填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、項目代號等；3、責任者，填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者，即對科技文件內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，亦稱文件的署名者，用全稱或規(guī)范簡稱填寫；4、文件材料題名：填寫每份科技文件材料的全稱，一般應(yīng)照實抄錄；5、日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；6、頁號應(yīng)填寫每件科技文件材料的首頁上標注的頁號；7、備注：對有關(guān)科技文件材料的特殊情況或其它事項的說明。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)科技文件材料首頁之前。

（三）

填寫卷內(nèi)備考表

。卷內(nèi)備考表是用來記載和說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件材料基本情況和變化的一種表格：它對案卷的保管、使用、鑒定和統(tǒng)計都有一定的作用。其格式項目與填寫方法如下：說明包括：案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題，具體包括卷內(nèi)文件材料缺損、更改、補充、移出、銷毀等情況。立卷人：應(yīng)由責任立卷人簽名。立卷日期：應(yīng)填寫完成立卷的日期。檢查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。檢查日期：應(yīng)填寫檢查審核的日期。互見號：應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同另行保管的檔案保管的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案載體形式，并加括號。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。(四)填制案卷封面、編制案卷脊背。1、

案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內(nèi)的科技文件起著保護作用，封面編制的質(zhì)量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關(guān)系到科技檔案的管理和開發(fā)利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項重要內(nèi)容。封面的內(nèi)容項目，主要由3部分組成。（1）檔號項。包括檔號，即本案卷的科技檔案號，由目錄號或分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號。檔號主要包括全宗號、目錄號、案卷號。如縣檢察院的基建檔案永久第一卷，其檔號為25—J.1—001。（2）案卷題名。又稱案卷標題，是案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)А０妇眍}名應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容由三部分構(gòu)成：一是項目名稱，即案卷內(nèi)科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱；二是案卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容特征，如機械產(chǎn)品某組成部分（結(jié)構(gòu)特征），工程設(shè)計某設(shè)計階段（階段特征）或某專業(yè)（專業(yè)特征）的科技文；三是科技文件的名稱，如圖樣、說明書、計算書、實驗記錄、成果報告等。案卷題名一般由立卷人擬寫。擬制案卷題名，應(yīng)概括地揭示卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容與形式特征，文字要簡明、通順。由不同的科技文件材料組成的案卷，對題名的擬制要求也不相同。如由一個課題、產(chǎn)品、項目全部科技文件材料組成的案卷，題名由課題、產(chǎn)品、項目名稱和科技文件材料名稱構(gòu)成；由課題、產(chǎn)品、項目部分科技文件材料組成的案卷，其題名應(yīng)由課題、產(chǎn)品、項目名稱、組成部分名稱和文件材料名稱組成。案卷題名舉例如下：某縣政府辦公大樓建筑工程結(jié)構(gòu)竣工圖第一部分項目名稱為：某縣政府辦公大樓建筑工程第二部分項目的專業(yè)名稱為：結(jié)構(gòu)第三部分項目的名稱為：竣工圖（3）案卷的管理性內(nèi)容項目。這一部分包括：立卷單位填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責人；編制日期，指案卷內(nèi)科技文件形成的起止日期，在填寫時注意不要把形成日期誤填為歸檔日期。；保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限，即永久、長期、短期。；密級，密級是根據(jù)保密規(guī)定填卷內(nèi)文件材料的最高密級，即絕密、機密、秘密。2、

編制案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有保管期限、檔號、案卷題名。填寫同封面。（1）保管期限、檔號、案卷題名應(yīng)與案卷封面一致。其中保管期限可以用色標區(qū)分：紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期。⑵檔號從左至右橫排填寫。⑶案卷題名從右至左豎寫，首行空兩個字。

四、案卷裝訂裝訂方法與文書檔案案卷相同

㈠卷內(nèi)文件材料修整

裝訂前應(yīng)對案卷內(nèi)的文件材料進行必要的修整，使卷內(nèi)文件材料達到整齊一致的要求。⒈復(fù)制圖的折疊

裝訂前要將案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料按要求折疊為統(tǒng)一的幅畫。其幅面為：圖紙A4（297mm×210mm）幅畫。因此，在案卷裝訂前，對各種不同幅面的科技文件材料，主要是圖紙要折疊為A4的幅面。國家標準GB10609.3-89《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》對圖紙幅面A4規(guī)格的幾種折疊方法規(guī)定如下：

（1）有裝訂邊的復(fù)制圖。首先沿標題欄的短邊方向折疊，然后再沿標題欄的長邊方向折疊，并在復(fù)制圖的左上角折出三角形的藏邊，最后折疊成A4的規(guī)格，使標題欄露在外面。（2）無裝訂邊的復(fù)制圖。首先沿標題欄的短邊方向折疊，然后再沿標題欄的長邊方向?qū)⑵湔郫B成210mm×297mm的規(guī)格，使標題欄露在外面，并粘貼上裝訂膠帶。

⒉卷內(nèi)文件材料的修整⑴對規(guī)格不不易裝訂的文件材料，應(yīng)當平行或階梯式托裱在標準幅面白紙上，并按自左至右、自上而下的順序在被托裱文件材料的右下角自“1”起編寫出固定號，在托裱紙的底部加注“此項共××張標記。”⑵對裝訂可能出現(xiàn)壓字現(xiàn)象的文件材料，應(yīng)當逐頁在其裝訂位置托裱裝訂邊條。⑶修補、托裱破損的文件材料。⒊案卷的裝訂⑴選用線繩或不銹蝕的材料做案卷的裝訂材料。⑵拆除案卷內(nèi)文件材料上易銹蝕的金屬物。⑶用線繩、裝訂條裝訂案卷，采用三孔一線裝訂法，使文件材料下齊、右齊，裝訂位置在文件材料左側(cè)中部，距左端12mm，裝訂長度160mm，結(jié)頭系在案卷背面，然后在卷內(nèi)文件目錄紙的右上角填寫好檔號，再放入科技檔案盒里。

五、案卷系統(tǒng)排列和編號案卷編目并裝訂之后，繼之要對案卷進行系統(tǒng)化排列，編制案卷順序號。案卷排列應(yīng)以科技檔案分類方案中的最基本的類目為單元，保持案卷之間的聯(lián)系，體現(xiàn)案卷之間的相互關(guān)系，便于對歸檔案卷進行管理和利用。㈠案卷排列科技檔案案卷排列與分類有著密切的關(guān)系。在排列方法上，首先要對科技檔案進行初步分類，然后在各種類別的檔案內(nèi)按其特點與特征進行系統(tǒng)化排列。如在一個機關(guān)檔案室，首先將室藏科技檔案按種類劃分為基建檔案類、科研檔案類、設(shè)備儀器檔案類等等，然后再對每類檔案按其性質(zhì)、特征，案卷相互之間的邏輯關(guān)系、內(nèi)容聯(lián)系進行排列。⒈案卷排列的基本方法一是分類排列法，即按照科技檔案案卷的內(nèi)容及科技檔案分類體系對案卷進行排列，并在編號后將其存放在檔案庫房柜架的規(guī)定位置上。二是流水號排列法，即按照科技檔案案卷在登記簿中的登記順序號對案卷進行排列。⒉案卷排列的具體方法根據(jù)《科學技術(shù)檔案案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000），案卷具體排列的順序規(guī)定為：⑴產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)排列。⑵科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。⑶基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等順序排列。⑷設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。

㈡檔號編制：科技檔案號=全宗號+目錄號或分類號+案卷順序號。例子見見案卷封面檔號項。

六、編制科技檔案總目錄、分類目錄科技檔案總目錄，是科技檔案登記總帳，是按照科技檔案歸檔時間的順序，以案卷為對象進行登記，也稱流水賬。常用的總目錄格式如下表：科技檔案總目錄總登記號登記日期檔號

立卷單位數(shù)量保管期限密級備注份數(shù)頁數(shù)

⒉科技檔案的分類目錄，是嚴格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務(wù)的工具。常用的分類目錄格式如下表：科技檔案分類目錄

類別序號檔號案卷題號立卷單位起止日期密級保管期限頁數(shù)備注

除以上科技檔案總目錄、分類目錄外，還有一種科技檔案專題目錄?？萍紮n案專題目錄，是根據(jù)某種專門需要，按照一定專題揭示科技檔案內(nèi)容和外形特征的一種目錄，利用它可以索取某一專門問題的科技檔案。一般單位只編制了科技檔案總目錄和分類目錄，只有在科技檔案數(shù)量很多、種類又此較復(fù)雜的單位才編制科技檔案專題目錄。案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門隨同組織案卷一并進行的，是科技文件整理工作的一項內(nèi)容，基層科技檔案部門應(yīng)協(xié)助和指導科技業(yè)務(wù)部門做好案卷編目工作。楷書主筆規(guī)律：主次分明，更具魅力主筆即字中的主題筆畫，一個字只有一個主題筆畫，其他筆畫皆為從屬筆畫。從屬筆畫應(yīng)讓位于主筆，不可喧賓奪主，所以寫主筆時應(yīng)張揚放開，寫從筆時應(yīng)抑制收縮。這就是主筆優(yōu)先規(guī)律。一、主以長橫為主筆的組合1、長橫作地載時多與短橫組合，要把握長細短粗、長俯短仰的特點；長橫右端不可過長，且須下壓，以保證整字的重心平穩(wěn)；2、長橫做天覆時，要寫得比豎細；下部筆畫與其相接時要用虛接法；3、長橫做腰時，要寫得比豎細；除“七”字長橫取斜勢之外，其它長橫應(yīng)收筆下壓以保證整字的平衡。二、以懸針豎為主筆的組合1、懸針豎相當于大廈的頂梁柱，與長橫（相當于大廈的橫梁）搭配時要寫得比橫粗，這樣才覺得大廈很穩(wěn)