淺議秘書的參謀活動(dòng)

淺議秘書的參謀活動(dòng)摘要：參謀是秘書的一項(xiàng)職能，但絕不是一般意義上的參謀，更不是古代門客性質(zhì)的“謀士”。秘書的參謀活動(dòng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有著重要的作用。為了全面認(rèn)識(shí)秘書的參謀活動(dòng)，從而提高秘書的工作效率。從提高我國(guó)秘書參謀活動(dòng)的重要性出發(fā)，針對(duì)秘書參謀活動(dòng)所出現(xiàn)的偏見，闡述了秘書應(yīng)如何做個(gè)好參謀，以及秘書所應(yīng)具備的參謀素養(yǎng)。關(guān)鍵詞：秘書參謀活動(dòng)秘書的參謀活動(dòng)，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對(duì)象，以輔導(dǎo)正確決策為目標(biāo)，以出謀獻(xiàn)策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策的過程。秘書的參謀活動(dòng)既不能否定也不能夸大，所以正確認(rèn)識(shí)秘書的參謀活動(dòng)，對(duì)輔導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策和提高秘書自身的素養(yǎng)有著重要的意義參考文獻(xiàn)【1】宋斌著，秘書學(xué)系統(tǒng)湖北人民出版社，2000參考文獻(xiàn)【1】宋斌著，秘書學(xué)系統(tǒng)湖北人民出版社，2000【2】范立榮主編，現(xiàn)代秘書學(xué)教程首都貿(mào)易經(jīng)濟(jì)大學(xué)出版社2005一、秘書參謀活動(dòng)的定位（一）提高秘書參謀活動(dòng)重要性的認(rèn)識(shí)首先，提高秘書的參謀活動(dòng)是經(jīng)濟(jì)全球化的需要。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，秘書參與對(duì)外事務(wù)也越來越多，在對(duì)外談判、洽商、接待外賓和出外考察，引進(jìn)外資和對(duì)外投資與合作的過程中，秘書人員起到重要的參謀作用【3】夏文，淺議秘書的參謀素養(yǎng)湖北師范學(xué)院報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）第2期，2007.11【4】趙中利，現(xiàn)代秘書心理學(xué)北京高等教育出版社2004【3】夏文，淺議秘書的參謀素養(yǎng)湖北師范學(xué)院報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）第2期，2007.11【4】趙中利，現(xiàn)代秘書心理學(xué)北京高等教育出版社2004【5】張清明，秘書參謀職能概論武漢大學(xué)出版社2001其次，隨著社會(huì)的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要的變化，秘書的服務(wù)方式和內(nèi)容也在不斷拓展，領(lǐng)導(dǎo)更需要的是秘書的參謀輔助作用，秘書不僅要熟悉國(guó)家方針政策，掌握國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)的最新方向，了解企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理，而且還要具備較強(qiáng)的運(yùn)籌謀劃能力、綜合協(xié)調(diào)、隨機(jī)應(yīng)變和綜合分析能力，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策以及決策的貫徹落實(shí)。秘書的參謀活動(dòng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起著舉足輕重的作用。秘書正確的參謀活動(dòng)能大大提高領(lǐng)導(dǎo)的決策效率，而參謀不當(dāng)反而會(huì)誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的決策，以至于出現(xiàn)重大失誤。因此，提高秘書的參謀活動(dòng)不僅是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展需要，而且是秘書服務(wù)方式與內(nèi)容變化的需要。再次，提高秘書參謀活動(dòng)是辦公自動(dòng)化的需要。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入管理系統(tǒng)和辦公設(shè)備的更新直接影響著秘書參謀方法的變革。秘書在參謀活動(dòng)中對(duì)單一對(duì)象的認(rèn)識(shí)不再是孤立、靜止、片面的。辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)要求秘書熟練地掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的性能與操作方法，保證參謀活動(dòng)的進(jìn)步性，從而提高參謀活動(dòng)的效率。最后，秘書參謀職能是秘書工作的重要職能，參謀職能具有完善領(lǐng)導(dǎo)思想，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作有提醒的作用。提高秘書的參謀活動(dòng)，能夠使秘書更好的發(fā)揮出參謀輔助作用。（二）秘書參謀活動(dòng)存在的偏見及其認(rèn)識(shí)目前我國(guó)存在的對(duì)秘書參謀活動(dòng)存在兩種偏見，一是否定秘書的參謀活動(dòng)；二是夸大秘書的參謀活動(dòng)。第一種觀點(diǎn)認(rèn)為，秘書的工作不過是收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫、接接電話、送客人，什么輔助決策、參謀職能都是杜撰出來的。這些認(rèn)識(shí)都是錯(cuò)誤的，社會(huì)發(fā)展的今天，充滿了競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者的遇到的情況更加復(fù)雜，更加需要?jiǎng)e人的參謀輔助，以保證決策的正確性、科學(xué)性。企業(yè)秘書部門及秘書人員的參謀活動(dòng)，除了為領(lǐng)導(dǎo)決策獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策外，還更多地表現(xiàn)在日常工作中的建議和意見，草擬文稿、處理信息、提供辦會(huì)的建議和方案等等，都是一種參謀活動(dòng)。第二種觀點(diǎn)認(rèn)為，秘書的參謀活動(dòng)等同于“思想庫(kù)”、“智囊團(tuán)”，這種觀點(diǎn)也是錯(cuò)誤的，秘書的參謀活動(dòng)是一種有限的出謀獻(xiàn)策性的參謀活動(dòng)，它不具有獨(dú)立性，秘書的參謀活動(dòng)是從領(lǐng)導(dǎo)的主觀意圖出發(fā)，力求符合客觀實(shí)際的思維活動(dòng)。秘書只在領(lǐng)導(dǎo)的職能范圍內(nèi)提出的參謀建議，才具有針對(duì)性和實(shí)際參考價(jià)值。對(duì)于秘書在參謀工作中的這兩種偏見，關(guān)鍵是要調(diào)節(jié)心態(tài)、擺正位置，用實(shí)際行動(dòng)來證明一切。二、秘書做好參謀工作應(yīng)具備的基本素養(yǎng)秘書參謀效應(yīng)的好壞，參謀輔助作用的大小，直接取決于秘書素養(yǎng)的高低。秘書的建議，在不同時(shí)機(jī)、不同場(chǎng)合提出時(shí)效果也大不一樣。所以，要做個(gè)好參謀，必須正確理解時(shí)機(jī)與場(chǎng)合的重要性。再次，參謀工作中，適當(dāng)?shù)姆椒ㄒ彩潜夭豢缮俚?。作為一個(gè)有責(zé)任心的秘書，在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策或意見有錯(cuò)誤和失誤時(shí)，應(yīng)對(duì)其提出忠告和建議，而所提忠告和建議能否為領(lǐng)導(dǎo)所采納，不僅取決于建議內(nèi)容的正確性，更取決于秘書提供建議時(shí)的方法和藝術(shù)。其一，要“多獻(xiàn)可，少否定”，在秘書向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫時(shí)要多以正面去闡述自己的觀點(diǎn)，甚至必要時(shí)還要保留自己的觀點(diǎn)，少?gòu)姆疵嫒シ穸ê团g領(lǐng)導(dǎo)的意見，甚至要有意回避或迂回變通。其二，要多“引水”少“開渠”，戴爾·卡耐基曾說：“如果你僅僅提出建議，而讓別人自己去得出結(jié)論，讓她覺得這個(gè)想法是他自己的，這樣不更聰明嗎？”，作為一個(gè)聰明的秘書，向領(lǐng)導(dǎo)提忠告和建議時(shí)，不要直接去點(diǎn)破領(lǐng)導(dǎo)的失誤、偏差之所在，或越俎代庖地做出自以為正確的決策，而是要盡量用引導(dǎo)、試探、征詢意見的方式，向領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)明起決策、意見本身與實(shí)際不相符合，使領(lǐng)導(dǎo)在參考秘書所提出的建議資料后，水到渠成地做出正確的結(jié)論。㈢要“謀而有度”、“謀而有備”、“謀而有理”、“謀而有據(jù)”做個(gè)好參謀，必須掌握好“度”。所謂“度”，就是秘書在參與決策過程中應(yīng)考慮該不該向領(lǐng)導(dǎo)提供意見，提供怎樣的意見，什么時(shí)候提供，以何種方式提供，提供的意見可能起到的作用和效果等。一定要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖提供有價(jià)值的信息、資料和建議，切不可不顧領(lǐng)導(dǎo)的意圖而把自己的意見或觀點(diǎn)強(qiáng)加給領(lǐng)導(dǎo)。例如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在公共場(chǎng)合處理某件事時(shí)，由于缺乏充分的思想和精神準(zhǔn)備，加之對(duì)情況掌握得不全面，就可能一時(shí)拿不出恰當(dāng)?shù)膶?duì)策，這時(shí)如果跟隨的秘書不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許就當(dāng)眾亮出自己的看法，即使意見很正確，領(lǐng)導(dǎo)也是斷然不能接受的。所以，做個(gè)好參謀，秘書進(jìn)言必須掌握好“度”。做個(gè)好參謀，也必須謀而有備。所謂“備”，就是秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見時(shí)，要掌握充分的資料，要做到有理有據(jù)。比如，上世紀(jì)60年代初，毛澤東派秘書田家英到農(nóng)村對(duì)當(dāng)時(shí)農(nóng)村的現(xiàn)狀作了一次詳細(xì)調(diào)查，調(diào)查回來后田家英建議中央搞一個(gè)人民公社，毛主席采納了田家英的建議。正因?yàn)樘锛矣⒆鞯恼{(diào)查，掌握了充分的資料，他的建議才會(huì)被采納。所以，秘書要當(dāng)好參謀就一定要做好調(diào)查研究，做到有備而謀。“謀而有理”，要想做個(gè)好參謀，秘書必須理論聯(lián)系實(shí)際，向領(lǐng)導(dǎo)提供建議必須有足夠的理論依據(jù)，能夠以理服人。例如：三年困難時(shí)期劉少奇的秘書在回家探親時(shí)，對(duì)公共食堂做了一次調(diào)查，回機(jī)關(guān)向劉少奇同志反應(yīng)了農(nóng)民吃不飽甚至有餓死人的情況。劉少奇秘書所提的建議正是聯(lián)系了當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況，所以他的建議才會(huì)為劉少奇所重視。做個(gè)好參謀，必須“謀而有據(jù)”。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須深入領(lǐng)會(huì)和貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提出的建議必須來源于現(xiàn)實(shí)而不是憑空想象出來的。才能在決策中發(fā)揮有效的作用。少奇同志根據(jù)秘書調(diào)查回來的情況，從1961年下半年開始親自深入湖南農(nóng)村，與農(nóng)民同吃同住同勞動(dòng)，整整調(diào)查了40多天，總結(jié)出了公共食堂的4條缺點(diǎn)，并及時(shí)向當(dāng)時(shí)在長(zhǎng)沙的毛澤東匯報(bào)了調(diào)查到的真實(shí)情況，正因?yàn)樯倨嫱镜挠袚?jù)而謀，在1962年的七千人大會(huì)上中央宣布停辦公共食堂。㈣正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系也是秘書做個(gè)好參謀的前提條件之一。兩只困倦的刺猬，由于寒冷而擁在一起?？梢?yàn)楦髯陨砩隙奸L(zhǎng)著刺，于是它們離開了一段距離，但因?yàn)槔涞檬懿涣?，于是又湊到一起。幾?jīng)折騰，兩只刺猬終于找到一個(gè)合適的距離：既能互相獲得對(duì)方的溫暖而又不被扎。刺猬法則就是人際交往中的心理距離效應(yīng)。秘書要做個(gè)好參謀，應(yīng)該與領(lǐng)導(dǎo)保持親密關(guān)系，這樣做可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任。但還需要與領(lǐng)導(dǎo)保持心理距離，避免在工作中喪失原則。秘書決不能自持聰明，跟著感覺走，有意無意地顯示自己“高明”，甚至越位，擅做主張，也不能不