PMP項(xiàng)目管理培訓(xùn)課件：項(xiàng)目采購(gòu)管理

2024/2/20項(xiàng)目管理1第十單元：項(xiàng)目采購(gòu)管理項(xiàng)目經(jīng)理在采購(gòu)中的作用PM必須參與合同的創(chuàng)立過(guò)程，確立控制地位，要：識(shí)別各種風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)管理配置到合同中去，通過(guò)合同來(lái)減少項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)幫助訂立適合項(xiàng)目需要的合同使采購(gòu)進(jìn)度符合項(xiàng)目進(jìn)度參與合同談判維護(hù)與賣(mài)方的關(guān)系項(xiàng)目采購(gòu)管理過(guò)程項(xiàng)目采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃發(fā)包計(jì)劃賣(mài)方應(yīng)答選擇賣(mài)方合同管理合同收尾確定采購(gòu)何物及何時(shí)、如何采購(gòu)以文件記錄所需產(chǎn)品、服務(wù)或成果要求，確定潛在賣(mài)方獲取信息、報(bào)價(jià)、報(bào)盤(pán)、投標(biāo)書(shū)或建議書(shū)評(píng)標(biāo)，在潛在賣(mài)方中選擇，并與賣(mài)方洽談合同管理合同及買(mǎi)賣(mài)雙方的關(guān)系：賣(mài)方績(jī)效、糾正措施、合同變更完成并結(jié)算合同，解決任何未決問(wèn)題，對(duì)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的各個(gè)合同都做收尾9.1采購(gòu)規(guī)劃依據(jù)1.事業(yè)環(huán)境因素2.組織過(guò)程資產(chǎn)3.項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)4.工作分解結(jié)構(gòu)5.工作分解結(jié)構(gòu)詞匯表6.項(xiàng)目管理計(jì)劃-風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)-風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的合同協(xié)議-資源要求

-項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

-活動(dòng)費(fèi)用估算

-費(fèi)用基準(zhǔn)工具與技術(shù)1.自制或外購(gòu)分析2.專(zhuān)家判斷3.合同類(lèi)型成果1.采購(gòu)管理計(jì)劃2.合同工作說(shuō)明書(shū)3.自制或外購(gòu)決策4.請(qǐng)求的變更自制或外購(gòu)分析Make-or-buy自制或外購(gòu)分析確定某項(xiàng)具體產(chǎn)品由實(shí)施組織自行生產(chǎn)是否具有經(jīng)濟(jì)效益應(yīng)考慮項(xiàng)目預(yù)算的任何制約因素應(yīng)包括直接費(fèi)用：購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品實(shí)際支付的直接費(fèi)用和間接費(fèi)用：管理采購(gòu)過(guò)程間接費(fèi)用要能反映實(shí)施組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和項(xiàng)目的當(dāng)前需要現(xiàn)在立刻就需要將來(lái)可能需要自制Themakedecision成本更低（但并非總是如此）；綜合操作更容易使用現(xiàn)有的閑置生產(chǎn)力；穩(wěn)定現(xiàn)有勞動(dòng)力；保持直接的控制保持設(shè)計(jì)/生產(chǎn)的秘密；避免不可靠的供應(yīng)商外購(gòu)Thebuydecision成本更低（但并非總是如此）；保持多種來(lái)源（合格賣(mài)方清單）需求較少（自制不劃算）；生產(chǎn)力或能力有限；利用供應(yīng)商技能合同類(lèi)型固定價(jià)格合同（fixedprice，lumpsumcontracts）：為定義明確的產(chǎn)品規(guī)定一個(gè)固定總價(jià)也可包括獎(jiǎng)勵(lì)措施最簡(jiǎn)單的格式：在規(guī)定日期，以一定價(jià)格交付規(guī)定產(chǎn)品成本補(bǔ)償合同（costreimbursablecontracts）：報(bào)銷(xiāo)賣(mài)方的實(shí)際費(fèi)用，另支付一筆酬金作為其利潤(rùn)成本加成本百分比CPPC/CPF-costpluspercentageofcosts/costplusfee對(duì)買(mǎi)方不好，賣(mài)方?jīng)]有激勵(lì)去控制成本成本加固定費(fèi)用CPFF-costplusfixedfee買(mǎi)方支付所有成本+固定的費(fèi)用（利潤(rùn)）成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用CPIF-costplusincentivefee賣(mài)方成本+費(fèi)用（利潤(rùn)）+達(dá)到/超過(guò)目標(biāo)的獎(jiǎng)勵(lì)（激勵(lì)條款）時(shí)間與材料合同（time&materialcontracts）上兩種合同混合體：Openended與2同；presetunitrates與1同固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)合同固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)合同F(xiàn)ixedPrice-Plus-IncentiveFee(FPI)類(lèi)型最復(fù)雜的合同分享比例由雙方商定，反映各方對(duì)不確定性的承受能力若成本超過(guò)封頂價(jià)格，賣(mài)方無(wú)法獲得利潤(rùn)。無(wú)論實(shí)際成本為多少，買(mǎi)方支付價(jià)不超過(guò)封頂價(jià)風(fēng)險(xiǎn)由買(mǎi)賣(mài)雙方共同承擔(dān)，通常賣(mài)方承擔(dān)的多一些常用于工作量能真實(shí)確定但生產(chǎn)周期長(zhǎng)的合同底線(xiàn)：向買(mǎi)方提供激勵(lì)降低成本以增加利潤(rùn)。若成本超過(guò)最高線(xiàn)，則賣(mài)方收到懲罰。參數(shù)包括：目標(biāo)成本、目標(biāo)費(fèi)用、目標(biāo)價(jià)格、分享比例、實(shí)際成本費(fèi)用=（目標(biāo)成本-實(shí)際成本）*賣(mài)方分享比例（%）總費(fèi)用=費(fèi)用+目標(biāo)費(fèi)用最終價(jià)格=實(shí)際成本+總費(fèi)用合同類(lèi)型與風(fēng)險(xiǎn)FFP固定總價(jià)FPI固定總價(jià)加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)CPIF成本加獎(jiǎng)勵(lì)CPFF成本加固定費(fèi)CPPC成本加成本百分比買(mǎi)方風(fēng)險(xiǎn)高賣(mài)方風(fēng)險(xiǎn)高采購(gòu)管理計(jì)劃（上）用途：描述如何管理從制定采購(gòu)文件到合同收尾的采購(gòu)過(guò)程內(nèi)容（上）：采用的合同類(lèi)型如果評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)要求有獨(dú)立的估算，由誰(shuí)進(jìn)行估算如果執(zhí)行組織設(shè)有采購(gòu)或發(fā)包部門(mén)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)本身應(yīng)采取的行動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)文件（如果需要）管理多個(gè)供應(yīng)商協(xié)調(diào)采購(gòu)與項(xiàng)目的其他方面，如進(jìn)度制定與績(jī)效報(bào)告能夠?qū)σ?guī)劃的采購(gòu)造成影響的制約因素和假設(shè)條件處理從賣(mài)方購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品所需的提前定貨期，并就其與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定過(guò)程進(jìn)行協(xié)調(diào)采購(gòu)管理計(jì)劃（下）內(nèi)容（下）：處理自制或外購(gòu)決策，并與活動(dòng)資源需求和進(jìn)度計(jì)劃制定過(guò)程相關(guān)聯(lián)制定每個(gè)合同中規(guī)定合同可交付成果的進(jìn)度，并于進(jìn)度計(jì)劃制定過(guò)程和控制過(guò)程相協(xié)調(diào)確定履約保函或保險(xiǎn)合同，以降低一些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)制定提供給賣(mài)方的有關(guān)如何制定和維持合同工作分解結(jié)構(gòu)的指導(dǎo)說(shuō)明確定合同工作說(shuō)明書(shū)應(yīng)使用的格式和形式確定經(jīng)過(guò)資格預(yù)審的優(yōu)選賣(mài)方（如有）管理合同和評(píng)估賣(mài)方使用的采購(gòu)衡量指標(biāo)來(lái)源——采購(gòu)規(guī)劃過(guò)程要求：正式或非正式、概括或詳細(xì)9.2發(fā)包規(guī)劃依據(jù)1.采購(gòu)管理計(jì)劃2.合同工作說(shuō)明書(shū)3.自制或外購(gòu)決策4.項(xiàng)目管理計(jì)劃

-風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)-風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的合同協(xié)議

-資源要求-項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

-活動(dòng)費(fèi)用估算

-費(fèi)用基準(zhǔn)工具與技術(shù)1.標(biāo)準(zhǔn)表格2.專(zhuān)家判斷成果1.采購(gòu)文件2.評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)3.合同工作說(shuō)明書(shū)(更新)9.3詢(xún)價(jià)依據(jù)1.組織過(guò)程資產(chǎn)2.采購(gòu)管理計(jì)劃3.采購(gòu)文件工具與技術(shù)1.投標(biāo)人會(huì)議2.刊登廣告3.制定合格賣(mài)方清單成果1.合格賣(mài)方清單2.采購(gòu)文件包3.建議書(shū)投標(biāo)人會(huì)議又叫：承包商會(huì)議contractorconference供貨商會(huì)議vendorconference標(biāo)前會(huì)議pre-bidcongerences在準(zhǔn)備建議書(shū)之前保證所有的賣(mài)方對(duì)本項(xiàng)采購(gòu)都有清楚和共同的理解問(wèn)題的答復(fù)可作為補(bǔ)充并入采購(gòu)文件所有潛在賣(mài)方都應(yīng)得到同等對(duì)待要注意的是：防止勾結(jié)確保所有問(wèn)題和答案都是書(shū)面的，交到所有賣(mài)主手中9.4賣(mài)方選擇依據(jù)1.組織過(guò)程資產(chǎn)2.采購(gòu)管理計(jì)劃3.評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)4.采購(gòu)文件包5.建議書(shū)6.合格賣(mài)方清單7.項(xiàng)目管理計(jì)劃

-風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)-風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的合同協(xié)議工具與技術(shù)1.加權(quán)系統(tǒng)2.獨(dú)立估算3.篩選系統(tǒng)4.合同談判5.賣(mài)方評(píng)級(jí)系統(tǒng)6.專(zhuān)家判斷7.建議書(shū)評(píng)估技術(shù)成果1.選中的賣(mài)方2.合同3.合同管理計(jì)劃4.資源可利用情況5.采購(gòu)管理計(jì)劃(更新)6.請(qǐng)求的變更獨(dú)立估算獨(dú)立估算：采購(gòu)組織可以（自己/第三方）制定獨(dú)立估算，用以核對(duì)賣(mài)方提出的要價(jià)?！皊houldcost”又稱(chēng)標(biāo)底當(dāng)報(bào)價(jià)或與標(biāo)底相差甚大時(shí)，說(shuō)明：SOW編寫(xiě)的不甚恰當(dāng)賣(mài)方對(duì)SOW產(chǎn)生誤解未對(duì)SOW的全部?jī)?nèi)容作出相應(yīng)應(yīng)答市場(chǎng)條件已發(fā)生變化篩選系統(tǒng)篩選系統(tǒng)：為一項(xiàng)或多項(xiàng)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)建立最低要求Screeningsystem世界銀行貸款：是否有PMP作為項(xiàng)目管理員也可應(yīng)用加權(quán)和獨(dú)立估算合同談判談判：與他人協(xié)商以取得共識(shí)或達(dá)成協(xié)議PM可以不是合同的主談人（列席、澄清）雙贏的理念談判的主要條款責(zé)任responsibilities權(quán)力authorities適用的條款/法律applicabletermsandlaws技術(shù)與商務(wù)管理的方法合同融資contractfinancing技術(shù)解決方案總體進(jìn)度overallschedule價(jià)格/付款priceandpayment復(fù)雜采購(gòu)項(xiàng)目的合同談判可能是一個(gè)獨(dú)立的過(guò)程，有獨(dú)立的輸入和輸出合同談判步驟合同談判過(guò)程以買(mǎi)賣(mài)雙方簽署合同而結(jié)束最終的合同可以是賣(mài)方修訂的要約或買(mǎi)方提出的反要約合同談判五個(gè)步驟草案protocol：做一些介紹，形成談判氣氛詢(xún)價(jià)probing：談判代表確定問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)明白對(duì)方的實(shí)力和弱點(diǎn)討價(jià)還價(jià)scratchbargaining：進(jìn)行實(shí)際的討價(jià)還價(jià)和作出讓步收尾closure：總結(jié)立場(chǎng)觀點(diǎn)，做出最后讓步協(xié)議agreement：將最終協(xié)議形成文件價(jià)格談判范圍“+”或“-”30%談判戰(zhàn)術(shù)最終期限deadline：強(qiáng)加一個(gè)達(dá)成協(xié)議的最后期限?！敖裢砘貒?guó)，你是否簽約？”出其不意surprise：用新的信息或建議給對(duì)手一個(gè)出其不意有限權(quán)力limitedauthority：宣稱(chēng)無(wú)權(quán)確認(rèn)剛達(dá)成的協(xié)議不在現(xiàn)場(chǎng)missingman：宣稱(chēng)有權(quán)拍板的人不在公平合理fairandreasonable：提供與其他情形的比較?！拔覀儍r(jià)格基于常規(guī)做法，合理”戰(zhàn)略拖延strategicdelay：拖延可以使談判冷卻下來(lái)共同探討reasoningtogether：試圖找到各方利益。可作花招聲東擊西withdrawal：對(duì)某一問(wèn)題發(fā)起假性攻擊，然后撤退極不合理unreasonable：使對(duì)方的要求顯得極不合理既成事實(shí)faitaccompli：宣稱(chēng)一個(gè)正在爭(zhēng)論的問(wèn)題已經(jīng)確定了并且無(wú)可更改9.5合同管理依據(jù)1.合同2.合同管理計(jì)劃3.選中的賣(mài)方4.績(jī)效報(bào)告5.批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求6.工作績(jī)效信息工具與技術(shù)1.合同變更控制系統(tǒng)2.買(mǎi)方進(jìn)行的績(jī)效審查3.檢驗(yàn)和審計(jì)4.績(jī)效報(bào)告5.支付系統(tǒng)6.索賠管理7.合同檔案管理系統(tǒng)8.信息技術(shù)成果1.合同文件2.請(qǐng)求的變更3.推薦的糾正措施4.組織過(guò)程資產(chǎn)(更新)5.項(xiàng)目管理計(jì)劃(更新)-采購(gòu)管理計(jì)劃

-合同管理計(jì)劃9.6合同收尾依據(jù)1.采購(gòu)管理計(jì)劃2.合同管理計(jì)劃3.合同文件4.合同收尾程序工具與技術(shù)1.采購(gòu)審計(jì)2.合同檔案管理系統(tǒng)成果1.合同收尾2.組織過(guò)程資產(chǎn)(更新)單元練習(xí)1．你的工作領(lǐng)域是系統(tǒng)的整合，你的主要工作是協(xié)調(diào)諸多承包商的工作。你的當(dāng)前項(xiàng)目是將空中交通控制系統(tǒng)替換為一個(gè)完全依賴(lài)全球衛(wèi)星定位裝置的系統(tǒng)，這個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)接近尾聲。你有15個(gè)主要的承包商以及其他眾多的賣(mài)主。有些承包商很容易合作，你們組織會(huì)在今后再次雇用他們。有一個(gè)承包商幾乎每?jī)蓚€(gè)星期就要提交一次變更申請(qǐng)，要求得到更多的錢(qián)。而另一個(gè)承包商從來(lái)不交貨。有兩家公司沒(méi)能達(dá)到某些管理要求，但是他們達(dá)到了技術(shù)交付日期的要求?，F(xiàn)在，你已經(jīng)進(jìn)入了收尾階段，你應(yīng)該：

a.進(jìn)行趨勢(shì)分析

b.利用掙值來(lái)評(píng)估應(yīng)吸取的教訓(xùn)

c.要求每一個(gè)承包商單獨(dú)與你見(jiàn)面，以使他們處于不利地位

d.進(jìn)行采購(gòu)審計(jì)項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域1.1制定項(xiàng)目章程1.2制定項(xiàng)目初步范圍說(shuō)明書(shū)1.3制定項(xiàng)目管理計(jì)劃1.4指導(dǎo)與管理項(xiàng)目執(zhí)行1.5監(jiān)控項(xiàng)目工作1.6整體變更控制1.7項(xiàng)目收尾整體管理2.1范圍規(guī)劃2.2范圍定義2.3制定工作分解結(jié)構(gòu)2.4范圍核實(shí)2.5范圍控制范圍管理3.1活動(dòng)定義3.2活動(dòng)排序3.3活動(dòng)資源估算3.4活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估計(jì)3.5制定進(jìn)度表3.6進(jìn)度控制時(shí)間管理4.1費(fèi)用估算4.2費(fèi)用預(yù)算4.3費(fèi)用控制費(fèi)用管理5.1質(zhì)量規(guī)劃5.2實(shí)施質(zhì)量保證5.3實(shí)施質(zhì)量控制質(zhì)量管理6.1人力資源規(guī)劃6.2項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建6.3項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)6.4項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理HR管理7.1溝通規(guī)劃7.2信息發(fā)布7.3績(jī)效報(bào)告7.4利害關(guān)系者管理溝通管理8.1風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃8.2風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別8.3定性風(fēng)險(xiǎn)分析8.4定量風(fēng)險(xiǎn)分析8.5風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)規(guī)劃8.6風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)管理9.1采購(gòu)規(guī)劃9.2發(fā)包規(guī)劃9.3詢(xún)價(jià)9.4賣(mài)方選擇9.5合同管理9.6合同收尾采購(gòu)管理單元練習(xí)1．你曾經(jīng)與哈里在一個(gè)團(tuán)隊(duì)工作過(guò)，多年來(lái)，哈里一直是公司里最有人氣的、最成功的項(xiàng)目經(jīng)理之一。哈里備受尊敬，并因其出眾的專(zhuān)業(yè)技術(shù)與正直在整個(gè)公司與業(yè)界有極高的聲譽(yù)。當(dāng)哈里離開(kāi)公司去為你們的一個(gè)主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手工作時(shí)，人們震驚萬(wàn)分，但很快就恢復(fù)了平靜。哈里離開(kāi)若干個(gè)月之后，打電話(huà)問(wèn)你是否可以給他一份他在MCCAW項(xiàng)目中使用的項(xiàng)目章程的更新版本。他說(shuō)他只是想把他當(dāng)前的章程與他曾經(jīng)為MCCAW項(xiàng)目制定的章程進(jìn)行比較，因?yàn)槟欠菡鲁谭浅Ｔ敿?xì)而且效果很好。在這種情況下，你應(yīng)該：

a.給他一個(gè)更新版本，因?yàn)槭撬贫嗽瓉?lái)的章程，并且他基本上知道這份章程所包含的內(nèi)容

b.不給他更新版本；請(qǐng)他到辦公室來(lái)，讓