會年會動策劃方案A

年會組織實施方案一、會議時間：2016年3月16二、會議地點：國際大酒店（擬定）三、會議策備組策劃：執(zhí)行：秘書處組委會下設(shè)小組成員名單（擬定）策備組組長：1、邀請組：負(fù)責(zé)人：將會議通知傳真、電話、短信至各市州聯(lián)絡(luò)處，邀請電視臺、報紙媒體，將請柬送至各擬定邀請領(lǐng)導(dǎo)，跟蹤確認(rèn)與會情況。2、文案組：負(fù)責(zé)人：準(zhǔn)備好各級所需的文字材料、稿件、請柬等，跟進制作進度3、接待組：負(fù)責(zé)人：酒店大門LED及橫幅標(biāo)語，會標(biāo)宣傳視屏資料、會議領(lǐng)導(dǎo)接待、人員引導(dǎo)、和禮品文件袋的發(fā)放4、會務(wù)組：負(fù)責(zé)人：人員簽到、會場布置、食宿安排、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話稿件、會議圖片整理、車務(wù)安保等。影視攝像組：日報、衛(wèi)視等主流媒體安全保衛(wèi)組：酒店安保、及協(xié)調(diào)的安保力量車輛、服務(wù)組（機動組）：準(zhǔn)備一小組人員，兩臺車輛備用，根據(jù)活動當(dāng)情況（天氣等）機動安排。參會人員：（待具體確定）1、擬定應(yīng)邀到會領(lǐng)導(dǎo)名單副省長、國家部門領(lǐng)導(dǎo)、專家、委員會副主任，副主任，省委員會黨組成員、及其他（重量級）領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)情況發(fā)動一切能力請到知名專家和領(lǐng)導(dǎo)。很重要！2、單位領(lǐng)導(dǎo)、歷屆年應(yīng)邀到的領(lǐng)導(dǎo)。3、副會長、常務(wù)理事、理事、會員單位代表等。參會人員總數(shù)暫按300計。六、會議具體分工安排表項目內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時間備注前期工作文字材料1、活動方案、議程秘書處12月30日已完成。2、主持詞文案組1月5日未完成。3、歡迎辭4、交流發(fā)言稿5、會員宣傳片腳本以及相關(guān)素材的搜集、整理、加工；活動方案的對接確認(rèn)及匯報工作6、參會領(lǐng)導(dǎo)名單的對接和確認(rèn)3月15日盡早對接確認(rèn)。LOGO設(shè)計及相關(guān)材料1、協(xié)會logo的設(shè)計制作協(xié)調(diào)完成1月5日已完成。2、活動信封（400份）、禮品券（400張）、工作人員胸卡（30個）、立式講臺外包裝、晚宴菜單和席位卡等材料的設(shè)計及印制3月1日與酒店協(xié)調(diào)安排3、會務(wù)手冊（插頁）和會議通訊錄的設(shè)計、印制工作（400份）3月10日樣式設(shè)計要提前完成，3月13日前確認(rèn)參會領(lǐng)導(dǎo)名單后進行趕印。4、會議現(xiàn)場LED屏主題背景及會場后方活動噴繪背景設(shè)計及安裝3月15日樣式設(shè)計已完成，待確認(rèn)后進行制作安裝。5、會議用拎袋（320個）3月10日秘書處安排6、駕駛員禮品券的印制、蓋章3月13日7、會議用筆、軟面抄3月10日8、會議交流PPT制作3月10日9、LOGO設(shè)計的跟蹤、銜接和印制確認(rèn)到位工作3月10日10、所有印制材料的保管3月10日秘書處安排前期工作項目內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時間備注領(lǐng)導(dǎo)房間的安排1、領(lǐng)導(dǎo)、專家、及副會長單位房間安排會務(wù)組3月12日協(xié)調(diào)好一兩套房間給重要領(lǐng)導(dǎo)留用2、各市州聯(lián)絡(luò)處房間安排、3、會員、理事、常務(wù)理事單位代表住宿安排4、其他人員住宿休息安排會場布置1、立式講臺、鮮花及話筒安排3月13日待完成。待安裝。2、LDE屏的聯(lián)系、安裝、調(diào)試3、會場排位、及綠植布置、話筒的準(zhǔn)備4、會場后方活動噴繪背景安裝3月10日待制作。5、設(shè)置會場大廳指示牌、宣傳屏標(biāo)語以及放大后活動安排表3月10日待完成。6、接待專家領(lǐng)導(dǎo)用車準(zhǔn)備3月10日訂好2輛考斯特，和一輛奧迪。7、活動禮品的準(zhǔn)備及運送3月10日活動禮品可以向會員單位邀請贊助，宣傳產(chǎn)品的好機會8、參會領(lǐng)導(dǎo)及來賓票務(wù)、禮品券的安排及協(xié)助裝封3月13日秘書處安排活動當(dāng)天事項會議前一天安排。3月15日1、簽到桌到位、簽到信息表格的印制、簽到（手工簽到）及會議材料的裝封和發(fā)放工作會務(wù)組3月15日會務(wù)手冊、通訊錄、禮品券、票、房卡、筆、軟面抄以及宣傳畫冊等統(tǒng)一裝入會議信封并放入會議專用拎袋。禮品發(fā)放地點：湘府國際大酒店一樓大堂。2、各崗位工作人員到位，大屏歡迎標(biāo)語設(shè)置會議當(dāng)天事項3月20日1、司機、接車人員安排3月16日秘書處安排2、會務(wù)服務(wù)，禮儀安排酒店提供3、與會領(lǐng)導(dǎo)禮品的發(fā)放秘書處安排4、茶歇服務(wù)安排酒店提供5、茶水、毛巾、水果、席位卡以及現(xiàn)場服務(wù)人員安排以及臺面的整理酒店提供6、宣傳片及PPT的播放向會員征集中7、會議外請領(lǐng)導(dǎo)及領(lǐng)導(dǎo)講話錄音整理向記者要8、會議現(xiàn)場攝影攝像向記者要9、中場嘉賓合影（提前排位，做好引領(lǐng)，畫出排位圖，做好拍照用席位貼）酒店提供10、晚宴現(xiàn)場桌次及席位牌排放酒店提供11、會議結(jié)束嘉賓用餐引領(lǐng)及接應(yīng)席位牌的排放由接待組一起配合完成12、晚宴及現(xiàn)場服務(wù)人員安排酒店提供13、晚宴現(xiàn)場大屏幕內(nèi)容向會員企業(yè)征集宣傳素材14、進場引領(lǐng)及退場引領(lǐng)酒店提供活動次日安排人員陸續(xù)回程，同酒店做好協(xié)商結(jié)算。1、8：30早餐安排及服務(wù)3月17日酒店提供2、車輛及送行人員安排秘書處安排3、做好活動當(dāng)天車輛停放及雨傘準(zhǔn)備等事項酒店保障4、做好活動期間的安全保衛(wèi)工作酒店保障5、協(xié)會負(fù)責(zé)人告知相關(guān)活動事項年會細(xì)則部分一、策劃前言及目的“年會”，這個概念歷來被企業(yè)和組織視為一年一度不可缺少的“年度盛會”。通過年會這種形式來組織各種活動，借以激揚士氣、部署戰(zhàn)略、制定目標(biāo)，奏響新一年度行業(yè)發(fā)展的序曲。為了總結(jié)回顧2015年度各項工作，對2016年工作做出安排和部署，并表彰年度各項先進，迎接2016年新的一年的到來，增進行業(yè)會員的交流和溝通，促進企業(yè)文化建設(shè)，感謝政府主管單位對行業(yè)的關(guān)懷與幫助，協(xié)會決定于年初舉辦年會。二、\o"年會"年會主題：2015年度總結(jié)表彰會暨2016年產(chǎn)業(yè)化年會三、年會時間：擬訂于2016年03月16日（周三）下午2：00(為時半天)。（具體時間待定）會議時間：14：00—17：30宴會時間：18：30—20：00四、年會地點：（待定）（1）會議地點：可暫訂于國際大酒店（2）宴會地點：酒店宴會廳（一樓）五、接待程序，食宿及房間安排1、客人抵達前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。列好隊，歡迎隊伍到位。2、簽到人員制定簽到表，根據(jù)來賓的基本情況發(fā)放與會公文袋，禮品券，房間卡，和用餐，宴會券等單證憑據(jù)，給予合理的簽到手續(xù)和引導(dǎo)休息。3、房間安排：領(lǐng)導(dǎo)、專家、單位代表房間安排為單間，各市州聯(lián)絡(luò)處安排單獨一間雙間，會員單位代表住宿安排一床位（雙間），其他工作人員住宿休息不做安排，會場為休息區(qū)。提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會，明確任務(wù)分工，（會議記錄、照相、攝像的招待等）用餐安排：會議工作人員的用餐問題和標(biāo)準(zhǔn)由餐補解決，與會代表其他人員統(tǒng)一安排酒店自助餐。（即15日晚餐、16日中餐、16日早餐酒店提供）接待車輛安排酒店提供車輛保障，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要安排相應(yīng)的車輛接送事項，由秘書處提前安排好。六、本次年會的流程安排分別包括以下兩個部分：1、代表大會議程安排13：30全體參會會員到達指定會堂，按指定排座就座，之后領(lǐng)導(dǎo)專家入座，等候大會開始大會開始。（會堂播放入場背景音樂）14：00大會進行第一項。音樂停，主持人宣布員工大會開始，向參會的全體員工介紹出席大會的公司主要領(lǐng)導(dǎo)同志，并領(lǐng)掌歡迎；14：10大會進行第二項。管理部門領(lǐng)導(dǎo)就2015行業(yè)先進單位、個體進行表彰，宣讀表彰通報。14:25請會長謝同志做工作報告。（主持人領(lǐng)掌）15:00宣讀新增的及退出的會員、名單的文件通報；宣讀新增的及退出的單位名單的文件通報。15：20表決通過新增會員、理事、常務(wù)理事項（1）會員代表大會表決通過協(xié)會會員新增會員（2）會員代表大會表決通過協(xié)會新增理事（3）理事會表決通過協(xié)會新增常務(wù)理事15:50請省副省講話。16：40行業(yè)典型企業(yè)家代表發(fā)言獲獎感言。17:30大會結(jié)束主要領(lǐng)導(dǎo)同志合影留念。（攝影師拍照）主持人對本次大會做簡要總結(jié)。宣布年會大會閉幕。（會堂播放離席背景音樂）2、宴會時間安排18：00全體會員陸續(xù)入場，并在宴會主持人引導(dǎo)下到指定席位就座，等候開宴。（酒店播放入席背景音樂）18：20宴會主持人領(lǐng)掌歡迎與會領(lǐng)導(dǎo)的到來。18：25宴會主持人請向大家致《祝酒詞》。請會長入席就座。18：30宴會主持人宣布晚宴正式開始，引導(dǎo)大家共同舉杯，祝福大家新年快樂，祝愿產(chǎn)業(yè)明天更加美好。（碰杯）19：00—20：00用餐時段。會員領(lǐng)導(dǎo)們敬酒、交流和溝通，拉近彼此的心距。七、年會準(zhǔn)備及相關(guān)注意事項1、年會的通知與宣傳：協(xié)會秘書處近期內(nèi)向主管部門及各市州聯(lián)絡(luò)處發(fā)出書面的《年會的通知》，對協(xié)會本次年會活動進行公示和宣傳，達到全行業(yè)知悉。2、發(fā)言稿的撰寫：起草年會大會上協(xié)會會長專用的《工作報告》和宴會上專用的《祝酒詞》及《會員單位感謝信》。3、物品的采購：提前采購年會及晚宴上所需的物品。（準(zhǔn)備大會主席臺上主要領(lǐng)導(dǎo)同志的姓名臺卡、紙、筆及礦泉水等；準(zhǔn)備晚宴上專用的領(lǐng)導(dǎo)席位卡、會員席位卡等。4、與會堂、酒店、負(fù)責(zé)人溝通有關(guān)費用，提前向?qū)Ψ秸f明我們需要對方協(xié)助辦理的注意事項。5、時間的控制：大會及宴會主持人注意好時間的把控，避免時間控制節(jié)點超出原計劃的預(yù)定時間。6、現(xiàn)場錄像拍照：相關(guān)人員對大會、晚宴等活動現(xiàn)場的錄像或拍照工作。活動后存檔，可作為歷史資料備用。7、年會的具體工作應(yīng)細(xì)化分解到相關(guān)責(zé)任人，確定每一項工作的負(fù)責(zé)人，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。8、對本次年會活動所需支持的費用預(yù)算，要明確，保障大會順利開展。對于活動中需要提供的一些物品的贊助可以連同通知一起發(fā)給各與會代表聯(lián)絡(luò)處，相信會有很多會員企業(yè)愿意提供贊助。9、其他未考慮到的事項安排。八、年會經(jīng)費預(yù)算統(tǒng)計表所需物品數(shù)量經(jīng)費元備注1大會租用大會堂14000套間56821136單間308288624雙間32813544280制作條幅3120條幅文字：瓶裝純水6001200每人一瓶姓名臺卡、紙、筆、會議筆記本、文件袋3008000大會主席臺上領(lǐng)導(dǎo)專用禮品、禮品券、袋等300*20060000榮譽獎牌或獎杯101000先進集體榮譽獎牌或獎杯獲獎證書10100先進個人榮譽證書個人紅包1000*55000先進個人獎金紅包租用車輛3*4001200媒體報酬衛(wèi)視2000、其他1000*24000禮儀、工作人員費用30*2006000其它耗材費用10000有待追加的物品晚宴席12001200*30360002宴會自助餐餐費300*50150001200元/桌，10人一桌（訂30桌）酒水費250*307500自帶其它耗材及費用5000有待追加的物品218160項目費用合計：218160元附件：年會議程1、會議由鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)主持（待定）,介紹與會領(lǐng)導(dǎo)和專家，表示歡迎。2、表彰優(yōu)秀，先進單位、個體。3、**同志做工作報告。4、表決