辦公室實務（第2版） 案例 目七 信息工作

項目七信息工作任務一秘書信息工作一、閱讀下面材料，談談對秘書信息工作的認識？上司要到深圳出差，吩咐秘書劉萌查一下當?shù)氐馁e館情況、航班時刻表。劉萌在辦公室中存有最新的旅行資料和書籍，經(jīng)過查閱，獲得了賓館列表、各種服務信息，以及航班時刻表。劉萌迅速將這些信息反饋給上司，得到了上司的賞識。

答案秘書隨時都要查閱資料、收集信息，為了更好地工作，辦公室中還要準備好常用的信息資料，以便隨時查閱。辦公室內(nèi)應常備的信息資料有：參考書、手冊、百科、字典（詞典）、年鑒、報紙、期刊、統(tǒng)計資料、地圖集、檔案、內(nèi)部文獻、政府出版物、法律法規(guī)匯編、政策匯編等。

二、閱讀下面材料，談談對秘書信息工作的認識？

上海阿滿食品加工有限公司成立于2000年，發(fā)展至今已經(jīng)具有一定規(guī)模,，公司每天都有大量的文件、資料需要處理。小姜是這家食品加工有限公司銷售部的秘書，她每天都要幫助領導整理和處理很多文件，稍有大意就會產(chǎn)生疏漏，因此她每天上班前都會對自己工作中例行處理的問題和可能遇到的問題先做一個簡單的記錄，并在工作結束后進行整理。以下是她某日上午的工作情況：

上午8點半，小姜準時上班。按照習慣，她先打開電腦，查看電子郵件，她一共收到兩封郵件：一封是本市一家小超市的訂貨意向書；另外一封是一位顧客發(fā)來的郵件，對公司產(chǎn)品的味道表示不滿。小姜將第一封郵件轉(zhuǎn)發(fā)給銷售部經(jīng)理處理，將第二封郵件轉(zhuǎn)發(fā)給銷售部負責售后服務的某位員工處理。

9點多的時候，銷售部經(jīng)理讓小姜到他辦公室取一份關于人事調(diào)動的文件，將其送還人事部經(jīng)理辦公室。

上午10點半，小姜陪同銷售部經(jīng)理與一家大型水產(chǎn)品供貨商簽訂了一份水產(chǎn)品的訂貨合同，并將訂貨合同帶回了公司。

上午11點，收發(fā)室的大爺送來了一份《商業(yè)周刊》、一份《經(jīng)濟觀察報》、三份《環(huán)球新聞》等報紙和雜志、信函，有經(jīng)理的私人信件，也有其他公函，小姜將報刊分發(fā)給相應人員和科室。

答案秘書獲得的多種形態(tài)的信息資料有：文字形態(tài)的信息，即以書面文字為載體信息資料；聲像形態(tài)的信息，即以直接記錄聲音和圖像為載體的信息資料，如錄音帶、錄像帶、幻燈片、影片、實物模型；記憶形態(tài)的信息，即在人際交往中形成的存儲在人腦中的信息。三、閱讀下面材料，談談對信息的認識？2020年中國十大信息泄漏事件近幾年，隨著數(shù)字時代的推進，數(shù)據(jù)的重要性愈加凸顯。2020年初，數(shù)據(jù)作為新的生產(chǎn)要素被正式列入中央文件，《數(shù)據(jù)保護法（草案）》、《個人信息保護法（草案）》等多項法律法規(guī)相繼出臺，數(shù)據(jù)安全為大勢所趨，列入社會各行各業(yè)2020年核心工作建設范圍?；厥?020年，數(shù)據(jù)泄漏事件頻發(fā)，具有代表性的十大信息泄漏事件如下：1.7000多名武漢返鄉(xiāng)人員信息遭泄漏2020年春節(jié)前后，新型肺炎疫情引發(fā)全民關注，有一個群體成了輿論的中心——武漢返鄉(xiāng)人員。1月25日，微博上出現(xiàn)的#武漢返鄉(xiāng)人員信息被泄漏#的話題閱讀量已經(jīng)超過2800萬，留言反饋者不少是武漢各大高校的學生，超七千武漢返鄉(xiāng)者信息泄漏。2.微博5.38億用戶數(shù)據(jù)在暗網(wǎng)出售2020年3月，有暗網(wǎng)用戶發(fā)布了一則名為“5.38億微博用戶綁定手機號數(shù)據(jù)，其中1.72億有賬號基本信息”的交易信息，售價1388美元。其中綁定手機數(shù)據(jù)包括用戶ID和手機號，賬號基本信息包括昵稱、頭像、粉絲數(shù)、所在地等。3.青島市膠州中心醫(yī)院6000余人信息遭泄漏2020年4月，膠州市民的微信群里出現(xiàn)中心醫(yī)院出入人員名單信息，內(nèi)容涉及6000余人的姓名、住址、聯(lián)系方式、身份證號碼等個人身份信息，造成了不良社會影響。青島市公安部門4月19日通報，泄漏信息的3人被拘留。4.銀行頻出客戶隱私泄漏丑聞，“內(nèi)部員工”成最大安全威脅2020年4月，有媒體報道，浙江岱山農(nóng)商銀行、浙江民泰商業(yè)銀行有內(nèi)部人員違規(guī)泄漏客戶信息。其中，浙江岱山農(nóng)商銀行被銀保監(jiān)會罰款30萬，泄漏信息的內(nèi)部員工被禁業(yè)三年。2020年5月6日，脫口秀演員王越池(藝名池子)微博發(fā)聲，指責銀行泄漏其個人賬戶交易信息。5月7日凌晨，銀行發(fā)布致歉信稱，已按制度規(guī)定對相關員工予以處分，并對支行行長予以撤職。2020年5月，江蘇淮安警方破獲一起販賣公民個人信息案，建設銀行員工以每條80-100元的價格，將銀行卡使用人的身份信息、電話號碼、余額甚至交易記錄售賣謀利，涉及個人信息50000多條。5.多地高校數(shù)萬學生隱私遭泄漏2020年4月，河南財經(jīng)政法大學、西北工業(yè)大學明德學院、重慶大學城市科技學院等高校的數(shù)千名學生發(fā)現(xiàn)，自己的個人所得稅App上有陌生公司的就職記錄。稅務人員稱，很可能是學生信息被企業(yè)冒用，以達到偷稅的目的。2020年6月，再次發(fā)生高校學生信息泄漏事件。鄭州西亞斯學院近兩萬名學生信息遭到泄漏，包括姓名、身份證號、專業(yè)、宿舍門牌號等二十余項信息，多名學生反映收到騷擾電話。6.快遞行業(yè)倒賣用戶信息產(chǎn)業(yè)鏈被曝光2020年8月，不法分子與圓通快遞多位“內(nèi)鬼”勾結，通過有償租用圓通員工系統(tǒng)賬號盜取公民個人信息，再層層倒賣，導致40萬條公民個人信息被泄漏。案件在11月被曝光后引起軒然大波。緊接著有媒體連日調(diào)查發(fā)現(xiàn)，此現(xiàn)象不止圓通一家，網(wǎng)上存在販賣快遞用戶信息的“黑產(chǎn)”鏈條，涉及申通、德邦、EMS、韻達等多家快遞公司。大量包含快遞客戶姓名、住址、電話的信息被打包在網(wǎng)上出售，每條售價從0.8元至10元不等。7.廣西一醫(yī)護人員倒賣8萬條嬰兒信息被追責2020年9月27日，廣西南寧法院審理一起8萬多條新生兒、產(chǎn)婦信息被倒賣的案件，被告人利用在廣西婦幼保健院工作的便利，在為新生兒辦理出生證時，非法下載新生兒和產(chǎn)婦的個人信息，總量達89904條。8.泰州警方：800萬條公民個人信息被售賣2020年10月15日，央視新聞消息,經(jīng)過6個多月的縝密偵查,江蘇泰州警方破獲一起侵犯公民個人信息案,抓獲犯罪嫌疑人7名,被售賣的公民個人信息達800多萬條。9.央視曝光特大電信詐騙：萬人被騙超兩億，40萬條信息被賣2020年4月，在公安部打擊貸款類詐騙集群戰(zhàn)役指揮部的統(tǒng)一指揮下，一起代號為3.26的特大貸款類電信網(wǎng)絡詐騙案被江蘇公安機關成功偵破。公安機關在工作中發(fā)現(xiàn)，不法分子對受害人能夠?qū)嵤┚珳试p騙，關鍵在于一些非法網(wǎng)絡推廣團伙向其販賣了大量有貸款意向的公民個人信息。同年3月，非法網(wǎng)絡推廣團伙獲取了40萬條貸款申請人的個人信息，并以每條30至50元不等的價格出售給電信網(wǎng)絡詐騙分子，受害人達4700名，涉案金額1.1億元。10.央視調(diào)查：簡歷信息販賣已形成一條灰色產(chǎn)業(yè)鏈2020年12月14日消息，央視記者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，簡歷信息販賣已經(jīng)形成了一條灰色產(chǎn)業(yè)鏈。據(jù)報道，不少人在招聘平臺上傳建立后就會收到騷擾電話，自己的個人簡歷信息被招聘網(wǎng)站下載后轉(zhuǎn)手賣掉，QQ等社交平臺便是販賣集中地。答案信息與每個人都息息相關，一定要注意保護好個人信息。通過對2020年信息泄漏事件的整理和挖掘分析，數(shù)據(jù)泄漏發(fā)生的原因主要是不法分子通過植入惡意代碼、撞庫攻擊等手段的外部攻擊風險以及內(nèi)部員工有意、無意的主動泄露風險。一旦發(fā)現(xiàn)信息泄露，要進行追究，不能姑息養(yǎng)奸。任務二信息收集

一、談談嘉歡的成功給你什么啟示？幾年前，浙江省有一個電信計費的項目，某公司志在必得，成立了由公司副總戴英俊為組長的項目小組。秘書嘉歡受戴總指派，到浙江拜訪客戶并收集信息。她第一次來浙江，誰也不認識，就分別拜訪局里的每一個部門，拜訪到局長的時候，發(fā)現(xiàn)局長不在。到辦公室一問，辦公室的人告訴她局長出差了。她就又問局長去哪兒了，住在哪個賓館。馬上就給那個賓館打了個電話說：我有一個非常重要的客戶住在你們賓館里，能不能幫我訂一個果籃再訂一個花籃，寫上我的名字，送到房間里去。然后又打一個電話給戴總，說這個局長非常重要，已經(jīng)去北京出差了，無論如何要在北京把他的工作做通。

局長當然很高興，第二天她又找一輛車把局長送到飛機場，然后對局長說：我們談得非常愉快，

一周之后我們能不能到您那兒做技術交流？局長很痛快就答應了這個要求。一周之后，戴總帶隊到浙江做了個技術交流，她當時因為有事沒去。

老總后來對她說，局長很給面子，親自將所有相關部門的有關人員都請來，一起參加了技術交流，在交流的過程中，大家都感到了局長的傾向性，所以這個訂單很順利地拿了下來。

事后，項目組的小李感嘆說：“我們可真幸運剛好局長到北京開會。

戴總卻說：“不是什么幸運，是嘉歡工作踏實不信你們看看她的筆記本。”說著從抽屜拿出一個小本子，打開一看，里面密密麻麻地記了很多名字、時間和航班，還包括客戶的愛好是什么，客戶的家鄉(xiāng)是哪里，這一周在哪里，下一周去哪兒出差所有的客戶的情況都記在上面。

答案秘書要有鍥而不舍的工作精神，不能知難而退，善于溝通。嘉歡到浙江后，分別拜訪局里的每一個部門，了解到局長出差所住的賓館后，訂了果籃和花藍送給了局長，給局長留下了很好的印象。及時和公司戴總匯報情況，戴總帶隊到浙江做了個技術交流，很順利地拿下了訂單。秘書要有隨時收集信息的意識，她的小本子上有很多名字、時間和航班，還包括客戶的愛好、家鄉(xiāng)等信息，極大方便了工作的開展。二、閱讀下面材料，談談對秘書信息工作的認識？小劉是一家醫(yī)藥經(jīng)銷公司的秘書，他所在的公司擁有穩(wěn)定的客戶關系，公司業(yè)績連續(xù)攀升。小劉工作認真負責，他把公司的各類信息分類、編碼、存儲，并將經(jīng)常使用的客戶資料、商品交易價格也作為有價值的信息保存在自己的電腦里。小劉的信息工作得到了上司和其他同事的認同。但就在最近，公司的銷售出現(xiàn)了問題，老客戶不再聯(lián)系進貨，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)很多客戶都改從另外一家醫(yī)藥公司進資，因為那家公司以更低的價格提供了相同的產(chǎn)品。究竟是哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題?讓公司上下一籌莫展，小劉也在挖空心思我原因。原來搶公司生意的是公司的勁敵，恰巧前不久一個銷售人員跳槽去了該公司。這幾件事情之間到底有什么聯(lián)系呢？經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)小劉維護的公司信息庫出了問題。

小劉認為電腦是自己專用的，為了方便信息的使用，他并沒有給信息分級加密。事發(fā)前不久，為方便同事傳文件，他把自己的電腦設置了共享，可能就是在這個時候，客戶信息被準備跳槽的員工復制了。原因是找到了，可是信息流失給公司造成的損失是難以挽回的，小劉在信息工作中接受的教訓太慘痛了。答案秘書對于收集到的信息應該分類儲存，建立自己的信息庫。小劉這一點做得很好，履行了一個秘書的職責。秘書應該注意信息安全，防止信息失竊、損壞，可建立信息安全制度，對于電子信息庫里的信息應該設置密級和閱讀權限。秘書小趙兼管檔案與信息。小趙工作非常認真，很注意文件材料的收集，凡是工作中產(chǎn)生、形成的文件材料她都收集起來，存放在抽屜里。一天，上司找到小趙，要查一份購銷合同，小趙望著幾個抽屜的文件不知從哪兒找起，翻來翻去怎么也找不到，急得滿頭大汗。看到這情景，上司對小趙說：“文件要收集，但也要隨時妥善處理?！毙≮w回答說：“我本打算明年歸檔時再分類整理的?！鄙纤菊f：“應該在平時就對文件做初步的分類處理，以便于日常工作的利用?！毙≮w這才明白：信息的管理一定要便于利用。

答案辦公室每天都會產(chǎn)生、形成各類文件，如果不及時整理，就會影響正常的利用。秘書應對文件材料進行選擇，對日后工作活動有價值的文件材料可以歸檔保存，而有些文件在完成一項工作之后就失去了它的價值，可以銷毀。小趙注意了文件的收集，但忽視了文件的鑒別和篩選，沒能在平時及時對文件進行分類管理，所以造成了利用的不便。任務三信息的整理、傳遞一、某公司辦公室主任讓小張將一堆沒有整理的資料根據(jù)信息分類的要求進行整理，這些資料有書信、單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報刊文章等。小張進行分類時，按主題分成了兩大類。小張的做法有什么問題？答案1.對書信應采用按對象分類的方法，便于方便查閱；

2.除書信外，對其他資料應采取按形式分類，便于查找到同種形式的多件信息資料；

3.除書信外，對其他資料也可以按主題分類，便于從主題人手，進行檢索。二、閱讀下面內(nèi)容，從信息反饋的角度，談談這個案例給你什么啟示？下午一上班，投資部就送來一份關于“天津宏星公司情況介紹”的材料，要我趕緊送給孫總，說孫總催著要。也許是時間太急，投資部送來的材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，如“非要……不可”的句子，像口語那樣把后面的“不可”兩個字漏掉了；于是，我把材料的文字稍作潤色，重新打印送給孫總。孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說:“小于，這份材料你加工處理過，是吧？”

“是的?！蔽也磺宄O總問這話的意思，“我只是對其中的文字潤色了一下。”

“小于、你應該知道我要這份材料的目的。我想了解宏星公司的資產(chǎn)狀況。但是更想了新宏星公司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡結構如何，知識結構如何、管理、開發(fā)和銷售各占什么比例，他們對我們將要進行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這么幾個干巴巴的數(shù)字和幾條標語口號，你知道嗎？”

孫總的臉越拉越長。

“小于，我是經(jīng)理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦！哪些材料有用，哪些材料沒用，應當由我自己大腦來判斷。把我的大腦留給我，好嗎？”

窗外已是電閃雷鳴?？次沂肿銦o措的樣子，孫總態(tài)度緩和了一些：“是不是投資部材料給你的時候，就是這個樣子？可能主要責任不在你。這樣吧，你去把投資部的李長叫來，我要聽取他的口頭匯報。

投資部的人匯報完畢，我從孫總的辦公室回來。孟姐見我悶悶不樂的樣子，問我怎么回事，我把事情的經(jīng)過大致說了一遍。孟姐安慰我說：“小于，當秘書沒有不出現(xiàn)差錯的，不要緊。問題是，你知道問題出在哪里嗎？”

我沒吱聲。孫總的批評沒錯。但我總覺得自己委屈。

“小于，我給你講個小故事吧。這是我剛當秘書時，我的美國老板講給我聽的。你有興趣聽嗎？”

“事情是這樣的。一天，我的美國老板坐車路過一個小菜市場，看見路邊小菜店擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾著泥巴。老板的父親是個農(nóng)場主，老板小時候跟父親種過洋蔥。他來中國這么久了，第一次看到那么新鮮的洋蔥感到很親切。回到辦公室以后，他讓秘書派人去給他買幾個洋蔥回來。可是，當蔥放到他辦公桌上的時候，那幾個洋蔥只剩中間的那一點小芯了。為什么？原來當總務科的辦事員將洋蔥買回來之后，馬上放在水龍頭下把洋蔥上面的泥巴洗掉了；交給總務科長后，科長又把洋蔥外面的幾層粗皮給剝掉了；科長把洋蔥交給秘書后，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個洋蔥，但早已不是老板當初想要的那種洋蔥了，所以老板當時就把秘書狠狠地訓斥了一頓。”答案雖然秘書為領導收集情報不像買洋蔥的小故事那么簡單，但道理卻是一樣的。準確性是指信息的正確性，這是收集信息材料的基礎。秘書人員特別要注意材料中的時間、地點、人名、數(shù)字和引文等特別容易出現(xiàn)問題的“關鍵點”，對這些地方要認真加以核實，以免出錯，干擾公司的正常業(yè)務。在信息的收集中，最容易出現(xiàn)問題的是數(shù)字，因為將數(shù)字從最初的信息源收集起來，為了使其具有最大的可用性，中間要經(jīng)過一系列分類、匯總過程，這個過程中常常會出現(xiàn)這樣或那樣的問題以至于最后得到的是不準確的數(shù)字信息，這也是一種很常見的情形，所以對數(shù)字信息一定特別注意交叉檢驗。而且上面提到的小故事還包含著這樣的道理，即收集老板所需要的信息，在送交老板之前，不要有太多的加工和修改，這樣往往會把其中有價值的那部分擠掉，從而使老板不能根據(jù)材料，作出有利于公司的正確決策。任務四信息的校核、開發(fā)、利用、儲存一、閱讀下面內(nèi)容，從信息保存的角度，談談這個案例給