辦公室實(shí)務(wù)（第2版） 案例 項(xiàng)目六 安全管理

項(xiàng)目六安全管理任務(wù)一值班工作一、閱讀以下案例，并談?wù)勥@位值班員的看法。有一天，×省委辦公廳來電話通知：中央某部某領(lǐng)導(dǎo)，在×省的視察工作告一段落，定于次日乘飛機(jī)到N市，請(qǐng)接機(jī)，并請(qǐng)告知你省王書記，因某領(lǐng)導(dǎo)是他的老熟人，希望能在N市見面。接到通知后，值班員立即向機(jī)場(chǎng)問訊處查詢航班時(shí)刻，問訊處答：正點(diǎn)是明天上午9時(shí)著陸，但可能停航。值班員接著即向王書記匯報(bào)。書記指示：明天我去接機(jī)。其他接待安排，請(qǐng)接待部門安排好，并把情況告訴我。結(jié)果王書記按時(shí)到機(jī)場(chǎng)接站，未接到客人，回來即查問怎么回事。經(jīng)再次查詢后方知：最近因故民航暫停。當(dāng)天下午4時(shí)有一架軍用飛機(jī)在N市機(jī)場(chǎng)著陸，某領(lǐng)導(dǎo)是乘軍用飛機(jī)來的。王書記第二次到機(jī)場(chǎng)才接到客人。答案電話值班員不能只做簡(jiǎn)單的傳聲筒。不但要聽清對(duì)方說什么事，還要用心思考有什么問題，查詢清楚后，才能向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。如果該值班員接到×省委辦公廳電話時(shí)，及時(shí)問清乘什么飛機(jī)、何時(shí)到達(dá)N市，或聽到問訊處說可能停航時(shí)，提出疑問并追問清楚，就不會(huì)出現(xiàn)這次差錯(cuò)。二、閱讀以下案例，說說值班人員犯了什么錯(cuò)誤。某領(lǐng)導(dǎo)同志出差，秘書從外省給本單位值班室打來電話：某月某日將乘坐某車次回去，請(qǐng)與鐵路部門聯(lián)系，留一包廂。值班員只顧記下日期、車次，卻少問一句：有事如何聯(lián)系。值班人員與鐵路部門聯(lián)系后，得到的答復(fù)是所擬乘的車次包廂已經(jīng)客滿，只能改乘別的車次；此時(shí)再想向領(lǐng)導(dǎo)反饋請(qǐng)示，卻到處尋不著領(lǐng)導(dǎo)的行蹤。他絞盡腦汁，對(duì)所有能想到的去處，一一去電查問，結(jié)果全部落空，無人知曉。一番折騰，不僅值班員落忙得又急又累，而且浪費(fèi)不少電話費(fèi)，最后還是誤了領(lǐng)導(dǎo)的行程。答案作為值班人員，接到電話，應(yīng)該問明情況，做好詳細(xì)周全記錄。本案例中的值班員在記錄中沒有把情況考慮全面，結(jié)果耽誤了領(lǐng)導(dǎo)行程。三、請(qǐng)分析以下案例某年11月，某市一家棉花倉(cāng)庫大火足足燒了35個(gè)小時(shí)，經(jīng)過500名消防戰(zhàn)士的力救，大火才被撲滅，成了該市觸目驚心的大新聞。火為什么會(huì)燒得這么大？火災(zāi)當(dāng)天凌晨0：45，在離倉(cāng)庫不遠(yuǎn)的碼頭值班的孔某，最先發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫冒煙，孔某立即趕到倉(cāng)庫，告訴另一個(gè)值班人員陸某，兩人隨后到倉(cāng)庫察看，發(fā)現(xiàn)確有火情，便向值班干部吳某報(bào)告。1：08，孔某打電話至科長(zhǎng)家，稱棉花倉(cāng)庫發(fā)現(xiàn)冒煙，問是否需要打119報(bào)警。科長(zhǎng)表示要報(bào)警，同時(shí)，吳某打電話給書記，匯報(bào)災(zāi)情。寶貴的24分鐘就在這樣?xùn)|請(qǐng)示西匯報(bào)的過程中悄悄溜走。1：09，消防部門接到報(bào)警，火速趕來，然而，星星之火已經(jīng)燎原。待大火被撲滅，棉花倉(cāng)庫已經(jīng)片瓦無存，給國(guó)家造成了巨額的損失。答案首先每一個(gè)值班人員應(yīng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，無論什么時(shí)間值班，都要保持飽滿的工作狀態(tài)；其次，值班人員應(yīng)該有一定消防救災(zāi)等常識(shí)知識(shí)，遇火災(zāi)應(yīng)首先報(bào)警，然后告知同事和領(lǐng)導(dǎo)，盡可能想辦法撲火，降低損失。此次火災(zāi)損失嚴(yán)重，是因?yàn)橹蛋嗳藛T沒有及時(shí)報(bào)警，延誤了最佳救援時(shí)機(jī)。（改編自復(fù)旦大學(xué)出版社孫榮等編著的《秘書工作案例》）四、請(qǐng)閱讀案例后設(shè)想一下，如果你是李秘書，你會(huì)怎么處理此事？某建材有限公司李秘書接到報(bào)告：下午兩點(diǎn)多，五六個(gè)工作人員正在立窖前操作，可能是水泥把出口堵住了，窖內(nèi)的一氧化碳過多引起了爆炸。五人當(dāng)場(chǎng)受傷，其中兩人傷情非常嚴(yán)重。答案如果我是李秘書，我會(huì)第一時(shí)間通知領(lǐng)導(dǎo)，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見指示再做下一步安排。盡量把事情的嚴(yán)重性告之領(lǐng)導(dǎo)，努力安撫工作人員，暫時(shí)不要把事情外傳，以防事故影響擴(kuò)大化等。五、請(qǐng)幫助謝秘書分析一下遭到批評(píng)的原因，并幫他提出具體的解決辦法。某縣工商局辦公室謝秘書是一名剛畢業(yè)的大學(xué)生，星期天值班。謝秘書一早就來到了辦公室，并查看了前一天的值班記錄。上午9點(diǎn)左右，業(yè)務(wù)部李明利的一位外地同學(xué)張強(qiáng)來局里找李明利，謝秘書問明事由后，頭也沒抬就對(duì)張強(qiáng)說，今天休息，你明天再來吧。說罷就忙自己的事了。下午2點(diǎn)，他接到縣委秘書處的一個(gè)會(huì)議通知，通知局長(zhǎng)當(dāng)天下午3：30到縣里開會(huì)。謝秘書趕緊打電話告訴局長(zhǎng)開會(huì)。局長(zhǎng)問，哪個(gè)會(huì)議室？謝秘書一時(shí)語塞，他也不知道。局長(zhǎng)不太滿意。臨近下班，快5點(diǎn)時(shí)，他又接到一個(gè)緊急電話。電話內(nèi)容是：局里的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機(jī)及車內(nèi)三人重傷，車損嚴(yán)重，不能開動(dòng)，特請(qǐng)求局里急速處理。謝秘書聽后急了，他一時(shí)不知道該怎么辦，人命關(guān)天。他先是去隔壁辦公室找同事老王說了這事，老王告訴他快請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，他才拿起電話向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自到現(xiàn)場(chǎng)處理……就這樣，延誤了十多分鐘。星期一上班后，謝秘書遭到局長(zhǎng)點(diǎn)名批評(píng)。答案案例中謝秘書作為一名值班人員，能夠按時(shí)到崗，及時(shí)查看前一天的值班記錄，做得很好。但是在后來的接待來訪者和接聽電話過程中做得很不好。對(duì)于接待來訪和來電，謝秘書可以這樣進(jìn)行處理：1．接待業(yè)務(wù)部李明利的外地同學(xué)張強(qiáng)時(shí)：謝秘書應(yīng)態(tài)度熱情，盡可能地給來訪者提供幫助；同時(shí)應(yīng)及時(shí)做好接待記錄，把外來人員張強(qiáng)的姓名、來訪日期、證件、聯(lián)系事由等登記清楚。2．在接聽縣委秘書處的電話時(shí)：謝秘書應(yīng)在接聽電話的同時(shí)，拿出值班電話記錄本進(jìn)行記錄。要問明情況，對(duì)來電通知的會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議類型等內(nèi)容盡可能作細(xì)致了解，并認(rèn)真做好記錄，然后及時(shí)通知局長(zhǎng)。3．當(dāng)接到局里面包車發(fā)生事故的緊急電話時(shí)：謝秘書應(yīng)盡快作出合理的反應(yīng)，否則會(huì)延誤救援時(shí)機(jī)。在當(dāng)時(shí)緊急的情況下，謝秘書可以這樣處理：首先給出事現(xiàn)場(chǎng)附近的直屬單位工商所打電話，請(qǐng)他們派人去保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，并妥善保護(hù)好傷員；給縣醫(yī)院打電話，請(qǐng)他們立即派救護(hù)車去現(xiàn)場(chǎng)搶救傷員，并請(qǐng)外科住院部做好搶救傷員的準(zhǔn)備；同時(shí)給交警隊(duì)打電話，請(qǐng)他們立即派人去現(xiàn)場(chǎng)處理事故；最后，打電話給局領(lǐng)導(dǎo)，匯報(bào)事故情況及自己處理的情況。此外，盡管下班時(shí)間已到，謝秘書在這緊急時(shí)刻應(yīng)自覺留守單位，堅(jiān)守崗位，隨時(shí)關(guān)注事態(tài)的發(fā)展，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做一些聯(lián)絡(luò)事務(wù)。任務(wù)二保密工作一、請(qǐng)閱讀案例，分析秘書小張的行為。某機(jī)關(guān)秘書小張，在臨時(shí)負(fù)責(zé)本局辦公室工作期間，出于個(gè)人好奇心，查看了所有人的人事檔案。然后發(fā)現(xiàn)一位平時(shí)喜歡“秀恩愛”的女同事李某，已經(jīng)離婚一年了。隨后，在一次辦公室的飯局中，小張隨口跟一位哥們說出了李某的離婚事實(shí)。不久李某離職。答案人事檔案屬于單位的保密文件，未經(jīng)許可不得向任何人任何單位，泄露、調(diào)閱、復(fù)制公司內(nèi)部人員、在職與離職人員的資料信息。小張身為一個(gè)秘書，缺乏基本的職業(yè)素養(yǎng)，缺少保密意識(shí)，行為失當(dāng)。二、請(qǐng)閱讀以下案例，并回答問題。艾麗絲是一家大型外資企業(yè)的辦公室秘書，一天午飯后，艾麗絲就被人力資源部部長(zhǎng)叫去了?；貋淼臅r(shí)候，艾麗絲的臉色顯得更加蒼白，妝也花了，有明顯哭過的痕跡。到底出什么事了？當(dāng)我正在疑惑，想安慰艾麗絲的時(shí)候，珍妮悄悄拉了一下我的衣角，讓我跟她到第一接待室來?！鞍惤z的事你還不知道吧？”珍妮低聲說，“事情是這樣的，前幾天公司開人事會(huì)，說是在新加坡辦事處的洪剛病了，那邊要求公司盡快派人去頂替，所以當(dāng)時(shí)就定了出口部的雷鳴過去。九月一日正式發(fā)調(diào)令?！薄澳沁@與艾麗絲有什么關(guān)系？”我還是不明白。“你聽我說。那天開會(huì)正巧是艾麗絲負(fù)責(zé)送水沏茶，她聽見了調(diào)雷鳴去新加坡的事?！币娢疫€是不明白，珍妮笑了起來：“艾麗絲和雷鳴原來是打算今年國(guó)慶節(jié)期間結(jié)婚的！”“這樣??？”“可能是他倆昨晚約會(huì)時(shí)，艾麗絲把雷鳴要派到新加坡去的事說了出來?！蔽医K于明白了?！叭绻惤z只對(duì)雷鳴說了，事情到此為止，也就沒什么大事?？善裉焐衔缋坐Q不知是有意還是無意之間，把這事在辦公室里說了出來。你想想，大家都是工薪階層，誰有個(gè)升遷調(diào)動(dòng)，特別是外派新加坡這樣的美差，能不敏感嗎？所以，沒過幾分鐘，這件事就傳到人力資源部部長(zhǎng)的耳朵里去了。人力資源部部長(zhǎng)馬上找到雷鳴，問他是聽誰說的，雷鳴只好說是聽艾麗絲說的。人事問題是公司機(jī)密中的秘中之秘，調(diào)令還沒有正式公布，就已經(jīng)滿城風(fēng)雨，人力資源部部長(zhǎng)當(dāng)然不能容忍這種事情發(fā)生，所以，他剛才把艾麗絲叫去，狠狠地批評(píng)了一頓。這事怎么處理還沒最后定?！薄笆菃幔俊彪m然我有預(yù)感，但沒想到事態(tài)這么嚴(yán)重?！皠偛?，人力資源部部長(zhǎng)又把科長(zhǎng)也叫去了。估計(jì)科長(zhǎng)也會(huì)挨批。”珍妮說。（改編自：譚一平．外企女秘書職場(chǎng)日記．北京：華夏出版，2005）你怎樣評(píng)價(jià)艾麗絲的做法？答案人事調(diào)動(dòng)屬于單位的保密事項(xiàng)，對(duì)各級(jí)干部的任免、調(diào)動(dòng)，在正式文件未下發(fā)前，任何人不得泄露和傳播。艾麗絲過于感情用事，所以招致批評(píng)也在所難免。具備保密意識(shí)是秘書的基本職業(yè)素養(yǎng)。三、請(qǐng)閱讀以下案例，并回答問題。張強(qiáng)是濱州市某公安分局指揮中心副主任兼機(jī)要員。星期六上午，正在家休息的張強(qiáng)接到市公安局的電話，立即驅(qū)車前往，領(lǐng)取一份近期準(zhǔn)備在全市開展專項(xiàng)檢查行動(dòng)的機(jī)密級(jí)文件。領(lǐng)取文件后，張強(qiáng)并沒有將其送回辦公室，而是將其裝在一個(gè)公文包里放在了私家車上，想著周一的時(shí)候就直接帶去單位了。結(jié)果當(dāng)天晚上，他的車被小偷技術(shù)開鎖，裝有機(jī)密文件的公文包也被偷走。張強(qiáng)先是將此事告知自己的幾個(gè)朋友，私下尋找，半天無果，遂向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。濱州市公安局成立調(diào)查小組，最終也只找到了被扔在垃圾箱里的空公文包，文件不知去向。鑒于張強(qiáng)錯(cuò)誤的嚴(yán)重性，為了嚴(yán)肅紀(jì)律，濱州市公安局依據(jù)《中華人民共和國(guó)警察法》第22條、第48條的規(guī)定，給予張強(qiáng)行政記過處分。答案縱觀這起丟失涉密文件的事件全過程，張強(qiáng)犯了兩個(gè)錯(cuò)誤：一是違反規(guī)定，擅自將涉密文件放在沒有足夠保密措施的私家車?yán)?；二是在明知文件丟失的情況下，抱著僥幸心理自己找，沒有及時(shí)上報(bào)情況，錯(cuò)失尋找文件的最佳時(shí)機(jī)。四、請(qǐng)閱讀下面的案例，談?wù)効煽诳蓸饭緡?yán)守商業(yè)機(jī)密帶來的好處是什么?？煽诳蓸繁Ｗo(hù)商業(yè)機(jī)密可口可樂公司成立于1892年，總部設(shè)在美國(guó)佐治亞州亞特蘭大，是全球最大的飲料公司，擁有全球48%市場(chǎng)占有率以及全球前三大飲料的二項(xiàng)(可口可樂排名第一，百事可樂第二，低熱量可口可樂第三)。而可口可樂之所以有如此大的成就和競(jìng)爭(zhēng)力，很大程度上在于它的產(chǎn)品“秘方”，法國(guó)一家報(bào)紙?jiān)蛉さ?，世界上有三個(gè)秘密是為世人所不知的，那就是英國(guó)女王的財(cái)富、巴西球星羅納爾多的體重和可口可樂的秘方?？煽诳蓸返呐浞阶?886年在美國(guó)亞特蘭大誕生以來,已保密達(dá)120多年之久。它的配方對(duì)世人來說一直是個(gè)謎,就是可口可樂公司內(nèi)部也沒有幾個(gè)人知道。為了保住這一秘方,可口可樂公司的元老羅伯特·伍德拉夫在1923年成為公司領(lǐng)導(dǎo)人時(shí),就把保護(hù)秘方作為首要任務(wù)。當(dāng)時(shí),可口可樂公司將這一飲料的發(fā)明者約翰.潘伯頓的手書藏進(jìn)了銀行保險(xiǎn)庫,并聲明如果誰要查詢這一秘方必須先提出申請(qǐng),經(jīng)由公司董事會(huì)批準(zhǔn),才能在有官員到場(chǎng)的情況下,在指定的時(shí)間打開。如今,只有極少的幾個(gè)人知道此配方,而他們不允許乘坐同一架飛機(jī)旅行?？煽诳蓸愤@樣做的目的,就是保住秘密?？煽诳蓸饭驹诩夹g(shù)合作或經(jīng)濟(jì)貿(mào)易中,只提供用最關(guān)鍵技術(shù)制出的半成品給對(duì)方,而不告知生產(chǎn)半成品的技術(shù)訣竅。被許可生產(chǎn)“可口可樂”的廠家,只能獲得將濃縮的原漿(半成品)配成可口可樂成品的技術(shù)和方法,而不能得知原漿生產(chǎn)的配方及技術(shù)。這就是可口可樂百年不倒,基業(yè)常青的“定海神針”。可口可樂如何保密的呢？其配方的保密措施如下：1．保密意識(shí)，深入人心。為了保住這一秘方，可口可樂公司從1923年就把保護(hù)秘方作為首要任務(wù)。2．單本留世，嚴(yán)密封存。原始的配方只有單本留存于世，它被鎖存在一家信托公司的地下保險(xiǎn)庫中。3．關(guān)鍵配料，三人分管。事實(shí)上，可口可樂的主要配料是公開的，包括糖、碳酸水、焦糖、磷酸、咖啡因、“失效”的古柯葉等，但是，其核心技術(shù)是在可口可樂中占不到1%的神秘配料“7X100”。這種配料由三種關(guān)鍵成分組成，這三種成分分別由公司總部的3個(gè)高級(jí)職員掌握，而且這三個(gè)人的身份被絕對(duì)保密。這三個(gè)人，除了自己知道的那部分，都不知道另外兩種成分是什么。4．保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守。三個(gè)分管關(guān)鍵成分的高級(jí)職員皆與可口可樂公司簽署了“決不泄密”的協(xié)議。5．查詢程序，極端繁瑣。如果有人提出查詢這一秘方，必須先提出書面申請(qǐng)，經(jīng)公司董事會(huì)正式投票同意，才能在有官員在場(chǎng)的情況下，在指定的時(shí)間內(nèi)打開。6．對(duì)外交易，同樣保密。在與合作伙伴的貿(mào)易中，可口可樂公司只向合作伙伴提供半成品，獲得其生產(chǎn)許可的廠家只能得到濃縮的原漿，以及從將原漿配成可口可樂成品的技術(shù)和方法，卻得不到原漿的配方以及技術(shù)。答案因?yàn)椴扇×诉@樣多元化的管理措施，嚴(yán)守可口可樂的秘密，使得可口可樂的配方始終讓人感到神秘，而正是這種神秘以及美味的口感吸引了更多的消費(fèi)者喜歡上這種飲料，從而給可口可樂公司創(chuàng)造了巨大的財(cái)富。這種積極防范的保密措施值得中國(guó)企業(yè)借鑒。五、你怎樣評(píng)價(jià)小王的做法一天，宏達(dá)公司的秘書小王接到一個(gè)電話，是要找市場(chǎng)部的劉經(jīng)理，而劉經(jīng)理不在公司。小劉不假思索地回答對(duì)方：“對(duì)不起，劉經(jīng)理不在，正在忙著準(zhǔn)備28日的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)。”幾天后，宏達(dá)公司的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手杰瑞公司在27日召開了同一類型的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，搶占了市場(chǎng)。答案小王的保密意識(shí)不夠，一不小心就把公司的重要機(jī)密泄露了給陌生人。秘書工作具有很強(qiáng)的機(jī)密性，秘書常常接觸到高層領(lǐng)導(dǎo)的工作，能在第一時(shí)間了解公司的發(fā)展動(dòng)向、人事變動(dòng)等重大秘密，所以嘴巴把關(guān)要牢。六、請(qǐng)閱讀下面的案例，談?wù)剠敲麇e(cuò)在何處？星期五上午，縣里一位領(lǐng)導(dǎo)打電話給秘書吳明，說會(huì)議室空調(diào)壞了，下周一上午有座談會(huì)要在這里召開，讓吳明趕緊找人把空調(diào)修好。當(dāng)時(shí)，吳明正忙著撰寫一份上報(bào)縣政府的材料，因材料上報(bào)時(shí)間截止到下班前，吳明準(zhǔn)備先將材料寫好，再去安排維修空調(diào)的事。誰知這份材料一直寫到下午三點(diǎn)多才結(jié)束，吳明趕緊將材料打印好送到縣政府文秘室，將維修的事忘到九霄云外。星期一上班時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)看會(huì)議室空調(diào)不轉(zhuǎn)，就找到吳明，這時(shí)他才發(fā)現(xiàn)自己的失誤，急忙通知有關(guān)人員前來維修，但時(shí)間已經(jīng)來不及了。當(dāng)天天氣十分炎熱，與會(huì)人員個(gè)個(gè)汗流浹背，吳明羞愧得無地自容。答案抓落實(shí)是辦公室的一項(xiàng)基本職責(zé)。秘書吳明由于個(gè)人責(zé)任心不強(qiáng)，處理事情不分輕重緩急，對(duì)經(jīng)辦事項(xiàng)沒有及時(shí)落實(shí)到位，最終造成了工作失誤。作為秘書，工作中要分清輕重緩急，對(duì)重要事項(xiàng)、緊急突發(fā)情況應(yīng)在第一時(shí)間抓好落實(shí)，即使自己當(dāng)時(shí)沒有時(shí)間做，也應(yīng)安排辦公室其他工作人員抓好相關(guān)工作的落實(shí)，盡可能避免發(fā)生類似失誤。七、閱讀以下案例，思考一下如果你是小李，怎樣安排領(lǐng)導(dǎo)的值班工作？和往常一樣，國(guó)慶放假前辦公室要安排好領(lǐng)導(dǎo)的假期值班工作。單位有正副兩位經(jīng)理，秘書小李需要逐個(gè)請(qǐng)示。小李知道，匯報(bào)工作一般先征求副職領(lǐng)導(dǎo)的意見，而安排值班應(yīng)該先征求正職領(lǐng)導(dǎo)的意見。小李來到總經(jīng)理辦公室?！翱偨?jīng)理，國(guó)慶節(jié)放假期間要安排值班，您看您值哪幾天？”總經(jīng)理正在電腦上閱讀著什么，隨口答道：“我隨便哪天都行?！笨纯偨?jīng)理忙著，小李不好多問，便退出了總經(jīng)理辦公室。來到副總辦公室，小李又向副總說明了情況。副總同樣告訴小李：“我哪天都行，你看