條件格式教程

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2010培訓通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)課程內(nèi)容概述：突出顯示數(shù)據(jù)課程：包含4個講解短片建議的練習任務(wù)測試課程摘要卡通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)概述：突出顯示數(shù)據(jù)通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)有時很難通過掃描多行信息來讀取和解釋數(shù)據(jù)。不過，您可以使用條件格式突出顯示某些數(shù)據(jù)，從而幫助您分析數(shù)據(jù)，并確定模式和趨勢。課程目標通過向單元格應(yīng)用條件格式來突出顯示數(shù)據(jù)。確定要應(yīng)用的條件格式的類型。清除單元格的條件格式。創(chuàng)建您自己的條件格式規(guī)則。通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)設(shè)置單元格格式以便突出顯示數(shù)據(jù)通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)指向視頻底部可查看視頻控件。拖動或指向進度欄可向前或向后移動。本課程到此結(jié)束。歡迎學習本條件格式課程。首先，我們來看幾個已經(jīng)應(yīng)用了條件格式的示例，這樣您可以快速了解條件格式的效果。在其他視頻中，您還將了解如何應(yīng)用條件格式。例如，在這張電子表格中，按國家/地區(qū)顯示了銷售額。對“奶制品”、“農(nóng)產(chǎn)品”、“谷類”和“飲料”等產(chǎn)品列，我應(yīng)用了一種稱為“數(shù)據(jù)條”的條件格式。數(shù)據(jù)條可幫助您查看某個單元格相對于其他單元格的值。數(shù)據(jù)條的長度代表單元格中的值。數(shù)據(jù)條越長表示值越大，例如這里，數(shù)據(jù)條越短表示值越小，例如這里。數(shù)據(jù)條向我們顯示出奶制品在意大利、荷蘭、西班牙和瑞典的銷量相當好，但在法國的銷量就沒有那么好了。這里對同樣的數(shù)據(jù)使用色階進行格式設(shè)置。這是一個三色色階，深綠色表明在西班牙，奶制品的銷售額最高；對瑞典來說，谷類的銷售額最高。淺綠色單元格顯示開始下降的數(shù)字，奶制品在荷蘭的銷售額就是這種情況，例如這里所示。黃色單元格顯示的是中間值銷售額，而紅色單元格顯示的是最低的值。例如，谷類在西班牙僅售出901。這里對同樣的數(shù)據(jù)使用圖標集進行格式設(shè)置。每個圖標代表一個值范圍。這個示例中包含三種箭頭，綠色的向上箭頭表示最高值。黃色的橫向箭頭代表中間值，紅色的向下箭頭表示最低值。也可以只對某些單元格應(yīng)用“大于”、“小于”和“介于”這樣的規(guī)則，而不是設(shè)置所有單元格的格式。在這張電子表格中，對同樣的數(shù)據(jù)應(yīng)用了“大于”規(guī)則，突出顯示銷售額大于6,000的所有值。由于進行了格式設(shè)置，您很容易就能發(fā)現(xiàn)銷售額大于6,000的值。在這張電子表格中，再次對同樣的數(shù)據(jù)應(yīng)用了其他類型的規(guī)則，突出顯示銷售額在前10%的數(shù)值，這些銷售額分別屬于意大利、荷蘭、西班牙和瑞典。由于進行了格式設(shè)置，銷售額在前10%的數(shù)值能清晰地顯示出來。接下來將介紹如何應(yīng)用條件格式?？焖俑袷皆O(shè)置通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)指向視頻底部可查看視頻控件。拖動或指向進度欄可向前或向后移動。讓我們來看看如何應(yīng)用條件格式。首先，我將清除已經(jīng)應(yīng)用的“數(shù)據(jù)條”格式。我將只選擇數(shù)據(jù)，然后在“開始”選項卡上的“樣式”組中，依次單擊“條件格式”、“清除規(guī)則”和“清除所選單元格的規(guī)則”?，F(xiàn)在我將單擊“條件格式”以再次應(yīng)用條件格式。我將指向“數(shù)據(jù)條”。請注意，當我指向數(shù)據(jù)條的每個示例時，電子表格中將顯示預(yù)覽效果。還將顯示數(shù)據(jù)條的簡要說明，例如這里顯示“藍色數(shù)據(jù)條”。我將選擇這個數(shù)據(jù)條?，F(xiàn)在，在繼續(xù)之前，讓我們看一下當我更改值時會發(fā)生的情況。例如，在“飲料”列中，我將2,312更改為5,999?，F(xiàn)在大家可以注意到單元格中數(shù)據(jù)條長度的變化。我將鍵入5,999并按Enter，現(xiàn)在數(shù)據(jù)條會長一些?，F(xiàn)在，我按Ctrl+Z撤消所做的更改。請注意，當我恢復(fù)為原始數(shù)字時，數(shù)據(jù)條的長度再次變短?，F(xiàn)在我們來看一下如何應(yīng)用色階。我將刪除已經(jīng)應(yīng)用的格式，方法是單擊“條件格式”，指向“清除規(guī)則”。由于我沒有選擇數(shù)據(jù)，因此我將“清除整個工作表的規(guī)則”。我將選擇要應(yīng)用格式的數(shù)據(jù)，單擊“條件格式”并指向“色階”。我再一次將光標移過這些示例，電子表格中將顯示格式設(shè)置的預(yù)覽效果。但是，假設(shè)您不喜歡所有這些規(guī)則，例如，您很可能想讓顏色與公司徽標匹配。這里顯示了“其他規(guī)則”，我將單擊“其他規(guī)則”。在這個“新建格式規(guī)則”對話框中，顯示了“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，這是我需要的設(shè)置。這里的“格式樣式”框中顯示的是“雙色刻度”。我可以選擇“三色刻度”，但我堅持使用“雙色刻度”。這里在用于“最小值”或“最低值”的顏色中，我將選擇藍色。然后，對于“最高值”的顏色，我將選擇綠色。單擊“確定”。這就是我個性化的條件格式。接下來我們看一下圖標集。我將選擇要應(yīng)用格式的數(shù)據(jù)。單擊“條件格式”，指向“圖標集”。與前面一樣，當我將光標移動到任何圖標集上方時，都將在電子表格中顯示相應(yīng)的預(yù)覽效果。例如，這里顯示了一些標記。我想我很喜歡這個由三個標記組成的三角形圖標集，因此單擊“確定”。綠色三角形指向上方，因此它們表示較高值。這些是中間值，這些紅色三角形指向下方，表示較低值。我想對此“總銷售額”列應(yīng)用某個格式，因此我將選擇數(shù)據(jù)，并單擊“條件格式”。我想應(yīng)用某些數(shù)據(jù)條，當我滾動時就會在電子表格中看到示例。我將選擇純綠色。這樣，我們就對數(shù)據(jù)應(yīng)用了兩種不同的規(guī)則。在此Excel表格的這一列中，有一些正數(shù)和一些負數(shù)。這是-1.15%，這里也顯示了兩個負值。我將使用數(shù)據(jù)條設(shè)置數(shù)據(jù)格式，您可以看到Excel處理負值的超酷方式?，F(xiàn)在，即使表格已經(jīng)應(yīng)用自己的格式，我也可以應(yīng)用條件格式。這一點沒有問題。我將選擇該列，依次指向“條件格式”和“數(shù)據(jù)條”。如果您查看左側(cè)的數(shù)據(jù)，就會立即看到Excel處理負值的方式。正值范圍內(nèi)的值設(shè)置為一種顏色格式，而負值設(shè)置為紅色格式。在列的左側(cè)有負值條形，在列的中間位置有一條向下的坐標軸，這樣就可以更容易地看到負值并發(fā)現(xiàn)趨勢。我想我還沒有選擇完顏色，我將選擇這個純藍色。表已經(jīng)是藍色的了，單擊“確定”?，F(xiàn)在看起來非常棒，但是，假如我不喜歡紅色格式，會希望更改顏色?，F(xiàn)在數(shù)據(jù)是選中的；我將指向“條件格式”并單擊它。轉(zhuǎn)到“數(shù)據(jù)條”，然后向下移動到這里，單擊“其他規(guī)則”。在這個示例中，我將單擊“負值和坐標軸”。我的“填充顏色”在這里顯示為紅色，但我想選擇黑色，因為負值實在是一個可怕的情況。選好黑色后單擊兩次“確定”。這樣，負值數(shù)據(jù)條的格式就設(shè)置成了黑色。接下來，我們將查看其他一些條件格式，您可以使用這些條件格式來突出顯示某些數(shù)據(jù)而不是選擇的所有數(shù)據(jù)。使用規(guī)則通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)指向視頻底部可查看視頻控件。拖動或指向進度欄可向前或向后移動。到目前為止，我們已經(jīng)看到，使用色階對一定區(qū)域內(nèi)的每個單元格設(shè)置了格式，就像這組數(shù)據(jù)，每個單元格中都具有某種顏色。但如果您愿意，也可以設(shè)置單元格的格式，例如當單元格值高于一定范圍時，突出顯示這些單元格；或者舉例來說，大家可以設(shè)置銷售額最大的10項或20%項的格式。因此，首先我將清除這種格式設(shè)置，方法是選擇單元格，單擊“條件格式”，指向“清除規(guī)則”，然后選擇“清除所選單元格的規(guī)則”。現(xiàn)在我可以重新開始。我將單擊“條件格式”，然后指向“突出顯示單元格規(guī)則”。這里是您能夠執(zhí)行的操作：可以突出顯示應(yīng)用了“大于”、“小于”或“介于”規(guī)則的單元格。正如您所看到的，還有其他一些規(guī)則，例如“等于”等。我想對大于8,000的單元格設(shè)置格式并看到它們，因此我單擊“大于”，然后在“為大于以下值的單元格設(shè)置格式”框中鍵入8,000。而對于所設(shè)置的格式，我將單擊這里的箭頭，選擇“綠填充色深綠色文本”，然后單擊“確定”?，F(xiàn)在我一眼就能看出包含的值大于8,000的單元格。現(xiàn)在我想應(yīng)用其他規(guī)則，因為我想看看低于2,000的銷售額。因此我重新選擇單元格，指向“條件格式”和“突出顯示單元格規(guī)則”，這次我將單擊“小于”。在“為小于以下值的單元格設(shè)置格式”框中，鍵入2,000。我將保持此格式設(shè)置，即“淺紅填充色深紅色文本”，然后單擊“確定”。這樣，我們可以看到，紅色單元格中顯示的是低于2,000的銷售額，綠色單元格中顯示的是高于8,000的銷售額。這里面有一項功能非常好，如果您更改某個數(shù)字，假如這個數(shù)字1,946有誤，應(yīng)該是2,200。當我按下鍵盤上的Enter鍵，格式就會消失，因為該值不再低于2,000。有時，應(yīng)用某種格式后您可能想調(diào)整格式。例如，假設(shè)我決定不希望突出顯示高于8,000的銷售額，而想突出顯示高于7,000的銷售額。我將選擇單元格，然后單擊“條件格式”，將光標一直移動到菜單底部的“管理規(guī)則”。這里的“顯示其格式規(guī)則:”框中的選項為“當前選擇”，這就是我需要的設(shè)置。在這兒可以看到我已經(jīng)應(yīng)用的兩個規(guī)則。我們分別對值小于2000和值大于8000的單元格設(shè)置了格式。我要更改這個規(guī)則，因此我將單擊它，然后單擊“編輯規(guī)則”。在這兒我們可以看到，已經(jīng)為值大于8000的單元格設(shè)置了格式。我希望對值大于7000的單元格設(shè)置格式，因此我將鍵入7000，然后單擊兩次“確定”。這時，綠色格式還包含一些單元格，例如這里的7,243和7,803。在前面的格式設(shè)置中沒有捕獲到這兩個單元格，因為我只查找大于8000的銷售額。當您想調(diào)整條件格式時，請記住要單擊“管理規(guī)則”?，F(xiàn)在我們來看看“項目選取規(guī)則”。我將單擊“條件格式”，指向“項目選取規(guī)則”，這里顯示了您可以執(zhí)行的一些操作。您可以設(shè)置“值最大的10項”、“值最大的10%項”、“值最小的10項”、“值最小的10%項”甚至“高于平均值”或“低于平均值”這樣的格式。我將單擊“值最大的10%項”?，F(xiàn)在我發(fā)現(xiàn)這個10%是可調(diào)整的，我不想查看銷售額最大的10%項，我想查看值最大的15%項，因此我單擊向上箭頭，直到得到15。我將格式更改為“綠填充色深綠色文本”，然后單擊“確定”。現(xiàn)在我一眼就能看出銷售額最大的15%項。我將再次選擇這些文本，因為我還想看到銷售額最小的15%項。我將指向“條件格式”并單擊，然后指向“項目選取規(guī)則”，此時我將單擊“值最小的10%項”。現(xiàn)在我知道我可以將這個值調(diào)整到15，因此我單擊向上箭頭直到得到15。我確實想讓這些值突出顯示，因此單擊“自定義格式”。對于“填充”，我選擇“紅色”；而對于“字體”，我將選擇白色以反轉(zhuǎn)文本顏色。單擊兩次“確定”。由于進行了醒目的格式設(shè)置，您很快就能看出銷售額最小的15%項，綠色顯示的是銷售額最大的15%項。下面我將介紹格式設(shè)置的更改方式。假設(shè)這個數(shù)字7,243有誤，實際上應(yīng)該為999。我將繼續(xù)操作并進行更改，在我按Enter之前，請注意G7這個單元格。您可以看到，在我按Enter之后，這個單元格的格式消失了，因為999現(xiàn)在屬于值最小的15%項，而1,946所對應(yīng)單元格的格式已刪除，因為它不再是值最小的15%項。接下來，我將介紹如何創(chuàng)建自己的規(guī)則。定制規(guī)則通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)指向視頻底部可查看視頻控件。拖動或指向進度欄可向前或向后移動。如果您愿意，始終可以創(chuàng)建自己的條件格式規(guī)則。首先選擇要設(shè)置格式的文本。我將選擇這四個產(chǎn)品列。單擊“條件格式”，然后向下移動光標并單擊“新建規(guī)則”。此時將打開“新建格式規(guī)則”對話框。在這里，“選擇規(guī)則類型”下列出了可以創(chuàng)建的所有不同類型的規(guī)則。我將選擇“僅對高于或低于平均值的數(shù)值設(shè)置格式”。在“為滿足以下條件的值設(shè)置格式:”下，單擊箭頭查看各種選項。我可以單擊“高于”、“低于”、“等于或高于”、“等于或低于”，“標準偏差高于1”、“標準偏差低于1”，一直到“標準偏差高于3”和“標準偏差低于3”。我將單擊“等于或低于”。接下來需要選擇格式。單擊“格式”按鈕。在“字體”選項卡中的“顏色”下，我將選擇白色以反轉(zhuǎn)文本顏色。在“填充”下，我將單擊這里的橙色。然后單擊兩次“確定”?？瓷先ミ€不錯；很容易就能看出等于或低于平均值的數(shù)字，但我認為使用白色文本是一種錯誤。白色文本在橙色背景下不易閱讀。我將修改規(guī)則。首先選擇剛設(shè)置了格式的文本，單擊“條件格式”，然后將光標一直向下移動到底部的“管理規(guī)則”。這里是我使用的規(guī)則，我將依次單擊“編輯規(guī)則”、“格式”和“字體”選項卡。在“顏色”下我將選擇“自動”。然后單擊三次“確定”?，F(xiàn)在文本是黑色的，非常容易看出等于或低于平均值的數(shù)字?，F(xiàn)在我將創(chuàng)建其他規(guī)則，但這次使用的是圖標集。在這個度量列中，我想對等于或高于200以及等于或低于1000的每個度量顯示一個圖標?，F(xiàn)在我選中了這些度量。指向“條件格式”并單擊它。然后向下移動光標到“新建規(guī)則”。在“選擇規(guī)則類型”下，顯示有“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”。這正是我需要的。在“格式樣式”下，單擊箭頭并選擇圖標集。這種圖標集很適合我，但我只想顯示一個圖標而不是所有三個圖標。我將向您演示如何操作。首先，在“類型”下，由于我不會對這些數(shù)值中的任何一個設(shè)置百分比，因此我單擊箭頭然后選擇“數(shù)字”，再次單擊箭頭并選擇“數(shù)字”。首先，當值大于或等于1000時，我不想看到圖標，因此，我將單擊圖標上的箭頭并選擇“無單元格圖標”。對于大于或等于200的數(shù)字，我不想看到黃色圖標，而希望看到綠色圖標，因此我單擊并選擇綠色圖標。對于小于200的值，我不想看到圖標，因此我單擊箭頭并選擇“無單元格圖標”。我將單擊“確定”，這就是現(xiàn)在的效果，在432、775和209旁邊各顯示一個圖標。您可以創(chuàng)建多種類型的規(guī)則。創(chuàng)建規(guī)則的過程很有趣，您可以體驗一下并查看自己制作的效果。本課程到此結(jié)束。練習建議先后添加數(shù)據(jù)條和色階條件格式。添加圖標集條件格式。設(shè)置列中負值的格式。使用突出顯示單元格規(guī)則。更改剛剛設(shè)置的規(guī)則。使用項目選取規(guī)則。創(chuàng)建規(guī)則。通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)在線練習（需要Excel2010）測試問題1您可以向已具有自己格式的Excel表格應(yīng)用條件格式。（選擇一個答案。）通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)正確。錯誤。測試問題1通過條件格式初步了解數(shù)據(jù)即使表格已具有格式，您仍然可以向表格應(yīng)用條件格式。