秘書(shū)文檔管理課件

文書(shū)處理第一節(jié)行文制度二、行文方式與行文規(guī)則

一、行文關(guān)系與行文方向AB一、行文關(guān)系與行文方向行文關(guān)系是收、發(fā)文機(jī)關(guān)之間因文件往來(lái)而形成的某種關(guān)系，它是根據(jù)每個(gè)機(jī)關(guān)單位之間所屬的組織關(guān)系及其職權(quán)范圍來(lái)確定的。行文關(guān)系包括：隸屬關(guān)系非隸屬關(guān)系第一節(jié)行文制度行文關(guān)系同一系統(tǒng)的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系隸屬關(guān)系同一系統(tǒng)的上下級(jí)部門之間構(gòu)成的指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系指導(dǎo)關(guān)系

A

C

D

B

A

B

C

D第一節(jié)行文制度非隸屬關(guān)系平等協(xié)商關(guān)系同一系統(tǒng)或不同系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)、部門之間不同系統(tǒng)（跨系統(tǒng)）的非同級(jí)機(jī)關(guān)、部門之間ABCDAAABBBCCCDDD第一節(jié)行文制度外部流通內(nèi)部文件（內(nèi)部流通）自制文件收來(lái)文件（收文）外發(fā)文件（發(fā)文）行文方向指由于機(jī)關(guān)單位或部門之間具有不同的行文關(guān)系而使文件在各機(jī)關(guān)單位和部門之間出現(xiàn)的不同走向。行文方向既有機(jī)關(guān)單位或部門外部之間的文件來(lái)往方向，也有機(jī)關(guān)單位內(nèi)部之間的文件傳遞方向。第一節(jié)行文制度行文方向上級(jí)機(jī)關(guān)（部門）發(fā)文給下級(jí)機(jī)關(guān)（部門）下行方向上行方向下級(jí)機(jī)關(guān)（部門)送文給上級(jí)機(jī)關(guān)(部門）平行方向無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)（部門)之間的文件往來(lái)第一節(jié)行文制度想一想哪些文種只能下行？哪些文種只能上行？哪些文種只能平行？哪些文種可以下行和平行？哪些文種可以下行、上行和平行？哪些文種無(wú)行文方向？第一節(jié)行文制度行文方式即根據(jù)行文目的、行文權(quán)限和行文關(guān)系而行用的某種行文形式。二、行文方式及行文規(guī)則行文的具體表現(xiàn)形式即文件的“主送機(jī)關(guān)”和“抄送機(jī)關(guān)”。這份文件抄送××單位這份文件主送××單位第一節(jié)行文制度

指上級(jí)向直接下級(jí)主送文件，下級(jí)收文后根據(jù)要求再向其直接下級(jí)主送文件；或是下級(jí)向直接上級(jí)主送文件，上級(jí)收文后根據(jù)需要再向其直接上級(jí)主送文件的行文方式，即逐級(jí)下達(dá)或逐級(jí)上傳文件。

逐級(jí)行文是最基本的行文方式BCA逐級(jí)行文表示向上主送表示向下主送第一節(jié)行文制度

指越過(guò)直接上級(jí)向間接上級(jí)或更高級(jí)別的上級(jí)主送文件；或是越過(guò)直接下級(jí)向間接下級(jí)或更低級(jí)別的下級(jí)主送文件的行文方式。BCA越級(jí)行文表示向上抄送表示向下抄送越級(jí)行文一般應(yīng)將文件抄送被越過(guò)的直接上級(jí)第一節(jié)行文制度突發(fā)性緊急情況，如自然災(zāi)害、重大事故、社會(huì)事件等向直接上級(jí)多次請(qǐng)示但始終未得到答復(fù)或解決與直接上級(jí)有爭(zhēng)議，久拖不決而又務(wù)必解決對(duì)直接上級(jí)的舉報(bào)、揭發(fā)不涉及直接上級(jí)的職權(quán)范圍而與間接上級(jí)的職能有關(guān)的事項(xiàng)間接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接向基層單位了解情況，下級(jí)直接向間接上級(jí)匯報(bào)工作、答復(fù)詢問(wèn)等。想一想：哪些情況下可以越級(jí)行文？第一節(jié)行文制度

指將文件同時(shí)主送直接下級(jí)和間接下級(jí)，或是下級(jí)同時(shí)主送直接上級(jí)和間接上級(jí)的行文方式。BCA多級(jí)行文同時(shí)向下多級(jí)行文

同時(shí)第一節(jié)行文制度直接下級(jí)排在前，間接下級(jí)排在后；同級(jí)機(jī)關(guān)之間用“、”分開(kāi)；不同級(jí)機(jī)關(guān)之間用“，”分開(kāi)；【例】各區(qū)、縣人民政府，市政府各委、辦、局：主送機(jī)關(guān)如包括所有各級(jí)別單位，則用概括性的寫(xiě)法?！纠烤謱俑鲉挝唬菏袑俑鞲咝＃褐魉蜋C(jī)關(guān)的排列第一節(jié)行文制度向上多級(jí)行文

不同于越級(jí)行文，須將兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)并列主送，且將直接上級(jí)排在前，間接上級(jí)排在后，中間用“并報(bào)”連接。

【例】上海市人民政府并報(bào)國(guó)務(wù)院：

第一節(jié)行文制度

又稱為“直達(dá)基層組織和群眾的行文”

。一般借助媒體或以宣講、登報(bào)、張貼等形式廣為傳達(dá)。經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等的效力”媒體ADEFCB普發(fā)行文第一節(jié)行文制度即兩個(gè)或兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門對(duì)涉及各自職權(quán)范圍的事務(wù)以共同的名義聯(lián)合向下或向上發(fā)文的行文方式。聯(lián)合行文必須是同級(jí)機(jī)關(guān)或部門共同行文。聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)排列在前。聯(lián)合上報(bào)文件由主辦機(jī)關(guān)蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的文件，發(fā)文機(jī)關(guān)均須蓋印章。甲AC丙乙B聯(lián)合行文第一節(jié)行文制度

即沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式。ADBC直接行文第一節(jié)行文制度行文規(guī)則即行文時(shí)必須遵守的規(guī)定與準(zhǔn)則。正確理解并執(zhí)行行文規(guī)則的意義：可以保證各級(jí)各類機(jī)關(guān)單位和部門、社會(huì)組織職能、職權(quán)的獨(dú)立性?？梢猿浞职l(fā)揮黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織各自的組織功能?？梢愿玫亻_(kāi)展文書(shū)處理工作。可以加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督，完善行政管理體制。

第一節(jié)行文制度第一節(jié)行文制度想一想：以下情況該遵循哪些行文規(guī)則？這份文件需要發(fā)嗎？部門有權(quán)發(fā)文件嗎？這份文件該抄送嗎?這份文件能直接報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)嗎？第二節(jié)文書(shū)辦理二、文書(shū)辦理的方法和要求

一、文書(shū)辦理流程AB第二節(jié)文書(shū)辦理一、文書(shū)辦理流程

文書(shū)辦理流程即對(duì)制發(fā)和收到的文件以銜接有序的程序進(jìn)行辦理的過(guò)程。相對(duì)獨(dú)立相互銜接環(huán)環(huán)相扣排列有序內(nèi)容特定各具功能特點(diǎn)：簽收承辦整理、立卷、歸檔或銷毀平時(shí)歸卷分發(fā)登記用印校對(duì)復(fù)核編號(hào)簽發(fā)或會(huì)簽審核草擬拆封登記分辦擬辦審核批辦傳閱繕印傳遞催辦查辦留注會(huì)稿收文辦理流程發(fā)文辦理流程文書(shū)辦理流程圖第二節(jié)文書(shū)辦理由辦公室內(nèi)收發(fā)（文秘）人員對(duì)外收發(fā)送來(lái)的文件啟封并做進(jìn)一步檢查清點(diǎn)

二、文書(shū)辦理的方法和要求（重點(diǎn)掌握）收文辦理簽收對(duì)收到的文件進(jìn)行初步分類、檢查清點(diǎn)并簽名確認(rèn)拆封第二節(jié)文書(shū)辦理收、發(fā)文登記的形式和方法依單位規(guī)模的不同而有所不同。從形式上說(shuō)通常有簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。登記對(duì)文件基本要素項(xiàng)目和內(nèi)容作一定形式的記錄收文登記發(fā)文登記第二節(jié)文書(shū)辦理

簿冊(cè)式簿冊(cè)式形式簡(jiǎn)單，適用于文件數(shù)量不多的小型單位收文登記簿收文號(hào)來(lái)文日期收文單位來(lái)文標(biāo)題來(lái)文字號(hào)密級(jí)緩急份數(shù)承辦單位簽收人復(fù)文字號(hào)歸卷日期存檔號(hào)備注第二節(jié)文書(shū)辦理聯(lián)單式來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文字號(hào)密級(jí)文件標(biāo)題份數(shù)時(shí)限附件承辦單位簽收人復(fù)文字號(hào)清退情況歸卷日期歸入卷號(hào)文件登記單No.

第一聯(lián)：裝訂為總收文簿聯(lián)單式有“兩聯(lián)單”、“三聯(lián)單”、“四聯(lián)單”，每一聯(lián)各有用處，適用于文件數(shù)量較多的大型單位第二節(jié)文書(shū)辦理來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文字號(hào)密級(jí)文件標(biāo)題份數(shù)時(shí)限分送記錄文件分送單No.

第二聯(lián)：隨文分送運(yùn)轉(zhuǎn)第二節(jié)文書(shū)辦理文件處理單來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文字號(hào)密級(jí)文件標(biāo)題份數(shù)時(shí)限擬辦意見(jiàn)批辦意見(jiàn)處理結(jié)果歸卷日期歸入卷號(hào)No.

卡片式卡片式為單張表格，適用于文件數(shù)量不多不少的單位第三聯(lián)：隨文運(yùn)轉(zhuǎn)處理第二節(jié)文書(shū)辦理文秘人員根據(jù)來(lái)文內(nèi)容和要求將文件分別送達(dá)各個(gè)辦文對(duì)象分辦分辦過(guò)程也體現(xiàn)了文秘人員工作性質(zhì)和地位的特殊第二節(jié)文書(shū)辦理即按照文件辦理要求對(duì)文件從內(nèi)容到形式進(jìn)行審查核對(duì)

審核收文審核發(fā)文審核發(fā)文復(fù)核第二節(jié)文書(shū)辦理傳閱有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件傳閱文件須填寫(xiě)“文件傳閱單”并有一定傳閱范圍第二節(jié)文書(shū)辦理對(duì)文件辦理提出最終意見(jiàn)和要求擬辦批辦對(duì)文件辦理提出初步的處理意見(jiàn)

體現(xiàn)了文秘部門的參謀職能體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)人的最終決策權(quán)第二節(jié)文書(shū)辦理貫徹落實(shí)文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)批示執(zhí)行具體工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜等。承辦秘書(shū)人員領(lǐng)導(dǎo)人員業(yè)務(wù)人員第二節(jié)文書(shū)辦理聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文的主辦單位與協(xié)辦單位就文稿草擬、修改等進(jìn)行會(huì)商。發(fā)文辦理草擬文件的起草擬稿會(huì)稿第二節(jié)文書(shū)辦理是單一發(fā)文時(shí)由單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)需要發(fā)出的文件在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄中簽署意見(jiàn)、職務(wù)、姓名和日期，以批準(zhǔn)文件印制發(fā)出。簽發(fā)或會(huì)簽是聯(lián)合行文時(shí)由協(xié)辦單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)需要發(fā)出的文件在發(fā)文稿紙的會(huì)簽欄中簽署意見(jiàn)、職務(wù)、姓名和日期，以同意文件發(fā)出。第二節(jié)文書(shū)辦理編號(hào)編發(fā)文字號(hào)、份號(hào)等號(hào)碼繕印將印制的文本清樣與定稿從內(nèi)容到形式做全面對(duì)照檢查校對(duì)根據(jù)文件定稿謄清或印制文件第二節(jié)文書(shū)辦理用印在文件正本落款處蓋發(fā)文單位公章，以示文件正式生效即發(fā)文登記。是在文件發(fā)出之前對(duì)文件的主要內(nèi)容和基本要素的記錄，以便對(duì)發(fā)出文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、核查等管理登記發(fā)文登記的形式主要為簿冊(cè)式。又分內(nèi)收發(fā)使用的《發(fā)文登記簿》、內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)使用的《送文登記簿》、外收發(fā)使用的《發(fā)文登記簿》三種第二節(jié)文書(shū)辦理文件分發(fā)由文秘部門承擔(dān)，包括書(shū)寫(xiě)封面、裝入文件、封套封口、發(fā)送文件等一系列工作。分發(fā)對(duì)印制完畢需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍做分封和發(fā)送第二節(jié)文書(shū)辦理文件正確有效的傳遞方向應(yīng)當(dāng)是“縱向”傳遞而非“橫向”傳遞輔助程序傳遞文件在各個(gè)辦理流程之間的交接文件內(nèi)部傳遞方式√×第二節(jié)文書(shū)辦理文件的外部傳遞郵政機(jī)要電子傳遞普通郵件傳遞機(jī)要文件文件交換站機(jī)要通訊員電傳網(wǎng)絡(luò)傳真文件需復(fù)制方能存檔傳遞機(jī)密文件須加密且不可傳遞絕密文件傳遞方式第二節(jié)文書(shū)辦理催辦文件辦理過(guò)程中如有拖延、遲滯等非正常情況，文秘部門即以一定方式催促有關(guān)部門或人員在規(guī)定時(shí)限內(nèi)按時(shí)完成文件辦理工作。詢復(fù)清退針對(duì)文件辦理結(jié)果進(jìn)行催詢對(duì)留散于非文秘部門的文件催繳，以利文件的歸卷書(shū)面催辦電話催辦口頭催辦會(huì)議催辦第二節(jié)文書(shū)辦理對(duì)收文和發(fā)文辦理的情況和結(jié)果在“文件處理簿（單）”上作簡(jiǎn)要說(shuō)明查辦多次催辦無(wú)果，經(jīng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后由領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成文秘部門核查辦理，以確認(rèn)問(wèn)題癥結(jié)并做必要處理。留注注辦注發(fā)第二節(jié)文書(shū)辦理文件的日常歸卷管理及后續(xù)的整理（立卷）歸檔或銷毀工作終結(jié)程序第二節(jié)文書(shū)辦理第三節(jié)文書(shū)管理B二、文書(shū)管理原則

一、文書(shū)管理職責(zé)CA三、文書(shū)管理制度D四、文書(shū)管理方法一、文書(shū)管理職責(zé)各級(jí)行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立秘書(shū)部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。公文應(yīng)當(dāng)由秘書(shū)部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀；秘書(shū)部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。第三節(jié)文書(shū)管理統(tǒng)一管理原則有序管理原則安全管理原則高效管理原則二、文書(shū)管理原則第三節(jié)文書(shū)管理想一想：以下工作有何要求？使用文書(shū)保管文書(shū)銷毀文書(shū)三、文書(shū)管理制度第三節(jié)文書(shū)管理第三節(jié)文書(shū)管理內(nèi)部文件辦理內(nèi)部文件保管

內(nèi)部文件利用四、文書(shū)管理方法內(nèi)部文件管理文件清退文件歸卷

文件利用

文件復(fù)制

文件銷毀日常文件管理發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號(hào)、繕印、校對(duì)、蓋印、分發(fā)收文辦理：簽收、登記、傳閱、承辦內(nèi)部文件辦理想一想：內(nèi)部文件的辦理與外部文件的辦理有何不同？第三節(jié)文書(shū)管理辦理完畢及時(shí)歸卷，與外部文件分別存放。按照文件分類方法，放入各文件夾暫存，待文件歸檔時(shí)再統(tǒng)一整理（立卷）。日常工作中使用的不重要、重復(fù)性、沒(méi)有保存價(jià)值的應(yīng)及時(shí)清理、銷毀。內(nèi)部文件保管第三節(jié)文書(shū)管理內(nèi)部文件利用秘書(shū)部門利用提供領(lǐng)導(dǎo)提供部門編發(fā)資料第三節(jié)文書(shū)管理想一想：不同文件如何分別清退？文件歸卷該怎么做？文件利用有哪些方式？文件復(fù)制有啥規(guī)定？文件銷毀有何要求？Text第一節(jié)行文制度文件的整理與歸檔第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述CBA二、文件整理與歸檔工作的意義

三、文件整理工作的原則

一、文件整理與歸檔的概念和內(nèi)容

一、文件整理與歸檔的概念和內(nèi)容

人第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述文件的整理與歸檔，就是依據(jù)歸檔制度的要求，將處于零亂狀態(tài)的文件材料，經(jīng)過(guò)分類、組合、排列、編目等，組成有序體系后向檔案部門移交的工作過(guò)程。

（一）概念一、整理工作的概念和內(nèi)容（二）內(nèi)容整理工作的內(nèi)容整理工作性質(zhì)系統(tǒng)化工作基本編目整理的環(huán)節(jié)和程序分類組件（卷）排列編號(hào)編目等第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述二、文件整理與歸檔工作的意義1.文件整理是檔案整理的前提2.文件整理是文檔管理的重要基本建設(shè)3.文件整理是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)4.文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段5.歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述三、文件整理工作的原則

(一）充分利用原有基礎(chǔ)

（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系

（三）便于保管和利用充分尊重和沿用已有的整理基礎(chǔ)充分研究和利用原來(lái)整理的成果來(lái)源方面的聯(lián)系

時(shí)間方面的聯(lián)系

內(nèi)容方面的聯(lián)系

形式方面的聯(lián)系是文檔整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述第二節(jié)文件整理歸檔的范圍A機(jī)關(guān)單位B企業(yè)組織歸檔依據(jù)國(guó)家檔案局10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》國(guó)家檔案局13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理辦法》機(jī)關(guān)企業(yè)第二節(jié)文件整理與歸檔的范圍一、機(jī)關(guān)文件整理歸檔的范圍

（重點(diǎn)是文書(shū)類）1.本機(jī)關(guān)的文件2.上級(jí)機(jī)關(guān)的文件3.下級(jí)機(jī)關(guān)的文件4.同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文本機(jī)關(guān)形成的文件是歸檔的重點(diǎn)。第二節(jié)文件整理與歸檔的范圍二、企業(yè)文件整理歸檔的范圍

企業(yè)文件整理歸檔的范圍，是指本企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中形成和使用的、反映本企業(yè)主。本企業(yè)形成的文件是整理歸檔的重點(diǎn)，企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍。。第二節(jié)文件整理與歸檔的范圍第三節(jié)文件的分類ACD一、文件分類概述

四、分類方案的編制

三、復(fù)式分類法的選擇第三節(jié)文件的分類B二、分類的一般方法（一）分類的概念文件與檔案的分類，就是把立檔單位所形成的文件與檔案，按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)的體系。一、文件分類概述第三節(jié)文件的分類（二）分類的意義1.分類是保持文件檔案有機(jī)聯(lián)系的重要舉措。

2.分類是后續(xù)整理環(huán)節(jié)有序開(kāi)展的基本前提。

3.分類的優(yōu)化可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。

一、文件分類概述第三節(jié)文件的分類（三）分類的基本要求1.分類方法要從文件的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。2.分類應(yīng)當(dāng)具有思想性、客觀性、科學(xué)性、邏輯性、實(shí)用性要求。一、文件分類概述第三節(jié)文件的分類二、分類的一般方法１.時(shí)間分類法２.來(lái)源分類法3.內(nèi)容分類法4.形式分類法5.保管期限分類法第三節(jié)文件的分類1.時(shí)間分類法按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類。分年度分類法和時(shí)期分類法。采用年度分類法簡(jiǎn)便易行，成為最常見(jiàn)、運(yùn)用最廣泛的一種分類方法。采用年度分類法，關(guān)鍵是要將文件所屬年度準(zhǔn)確歸入相應(yīng)的類內(nèi)。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類1.時(shí)間分類法（1）跨年度文件的處理第一，跨年度收發(fā)文和內(nèi)部文件的處理。如果是收文則以收到的年度為準(zhǔn)；發(fā)文則以文件簽發(fā)的年度為準(zhǔn)；內(nèi)部文件以定稿時(shí)間為準(zhǔn)。第二，跨年度的來(lái)往文件，放入關(guān)系最密切的年度。如跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，放在批復(fù)和復(fù)文年度；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度。第三，文件的形成年度與文件內(nèi)容涉及的年度不一致，則以文件內(nèi)容針對(duì)的年度為準(zhǔn)。例如：跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，一般放在會(huì)議開(kāi)幕年度；跨年度處理的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。第四，幾份文件作為一件時(shí),“件”的年度歸屬以排在最前面的文件的日期為準(zhǔn)。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類1.時(shí)間分類法（2）專門年度文件的處理有些專業(yè)單位根據(jù)自身工作的特點(diǎn)，不按自然年度來(lái)計(jì)算，而是另有起止日期，稱為專業(yè)年度。進(jìn)行文件整理時(shí)，立檔單位可將這兩種年度的文件有規(guī)律地結(jié)合起來(lái)。如，教育部門在教學(xué)活動(dòng)中形成的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表等文件都是按學(xué)年計(jì)算，從每年9月1日至次年的8月31日為一個(gè)教學(xué)年度，按專門年度進(jìn)行分類；而其他一些管理活動(dòng)中形成的文件，仍按一般年度分類。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類1.時(shí)間分類法試分析判斷以下歸檔文件所屬的年度（1）2015年形成的《××單位2016—2020年工作規(guī)劃》（2）2018年形成的《2019年××機(jī)關(guān)工作總結(jié)》（3）2004年8月28日通過(guò)，2005年4月1日起實(shí)行的《電子簽名法》定稿、存本（4）某單位一個(gè)房地產(chǎn)糾紛案件材料（2017～2019年）（5）某公司召開(kāi)2018年度職工代表大會(huì)材料，2018年12月28日開(kāi)幕，2019年1月3日閉幕二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類2.來(lái)源分類法即按檔案文件形成、產(chǎn)生的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人的界限來(lái)分類。（1）組織機(jī)構(gòu)分類法（2）作者分類法。

（3）通訊者分類法。根據(jù)立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)類和歸類，一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。即簽署、制發(fā)文件的組織或個(gè)人來(lái)分類。按立檔單位有來(lái)往通訊關(guān)系的機(jī)構(gòu)或個(gè)人分類，其中收文按作者分類，發(fā)文存本和原稿按收件者分類。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類3.內(nèi)容分類法（1）問(wèn)題分類法（2）實(shí)物分類法。（3）地理分類法。按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)檔案文件劃分類別。如石油、煤炭、糧食、木材等。如華北、西南、山東、江西、牡丹江等。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類4.形式分類法二、文件的一般方法01按文件種類分類。02按載體形態(tài)分類。03按形狀規(guī)格分類。第三節(jié)文件的分類5.保管期限分類法文書(shū)檔案保管期限分類根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按永久、定期（30年、10年）兩種不同的保管期限分開(kāi)。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類小結(jié)在以上分類中，各級(jí)機(jī)構(gòu)歸檔文件整理普遍采用的分類方法有：年度分類法組織機(jī)構(gòu)分類法（問(wèn)題分類法）保管期限分類法

二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類三、復(fù)式分類法的選擇在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法是比較少的，多是兩種方法甚至是三種方法分級(jí)結(jié)合使用。歸檔文件整理的復(fù)式分類法：（1）保管期限—年度分類法。（2）保管期限—年度—問(wèn)題分類法。（3）保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法。（4）問(wèn)題—年度—保管期限分類法。（5）年度—保管期限分類法。與此類似還有機(jī)構(gòu)——年度——保管期限分類法，機(jī)構(gòu)——保管期限——年度分類法等等。第三節(jié)文件的分類想一想：某局使用“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”進(jìn)行文件分類，但同時(shí)又單獨(dú)設(shè)計(jì)了“統(tǒng)計(jì)報(bào)表類”，將本局編報(bào)的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報(bào)表等歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？第三節(jié)文件的分類想一想：2.某縣糧食局xx年文書(shū)檔案分類大綱一、局長(zhǎng)室二、秘書(shū)股三、人事股四、財(cái)會(huì)股五、購(gòu)銷股六、儲(chǔ)運(yùn)股……參考答案：這個(gè)大綱采用年度—組織機(jī)構(gòu)分類法編制。設(shè)“局長(zhǎng)室”類不妥。局長(zhǎng)室是局長(zhǎng)辦公的處所，不是局內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。文書(shū)檔案一般不按辦公地點(diǎn)分類。此外，同位類同時(shí)采用地點(diǎn)分類和機(jī)構(gòu)分類，標(biāo)準(zhǔn)不一。局領(lǐng)導(dǎo)工作中形成的文件，應(yīng)歸“秘書(shū)股”類。秘書(shū)股是局綜合辦事機(jī)構(gòu)，局領(lǐng)導(dǎo)和局里許多文件，都經(jīng)過(guò)秘書(shū)股擬寫(xiě)和承辦。

第三節(jié)文件的分類四、分類方案的編制分類方案亦稱立卷類目、歸卷?xiàng)l目、案卷?xiàng)l目，是根據(jù)本單位工作的職能活動(dòng)以及一些輔助性活動(dòng)的情況，預(yù)先編制的整個(gè)單位文件分類歸類的條目體系，主要為立卷組卷提供指導(dǎo)。立卷類目結(jié)構(gòu)一般由類別、條款和條款順序號(hào)組成。（1）類。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。（2）目。即條目、條款，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來(lái)的一組文件的總標(biāo)題。（3）號(hào)。即類和條目的順序編號(hào)或簡(jiǎn)稱條款號(hào)，給一類、一個(gè)條目編一個(gè)號(hào)。第三節(jié)文件的分類某機(jī)關(guān)單位的立卷類目示例黨委辦公室1會(huì)議1-1黨委會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、決定——永久1-2以黨委召開(kāi)的會(huì)議、總支書(shū)記會(huì)會(huì)議記錄紀(jì)要、決議——永久1-3領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會(huì)會(huì)議記錄、匯報(bào)材料——永久……2綜合管理2-1上級(jí)及本單位黨委指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度——長(zhǎng)期2-2黨委工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)—永久2-3黨委大事記——永久……3秘書(shū)工作3-1黨委辦公室來(lái)往公函、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、批復(fù)——長(zhǎng)期3-2黨群系統(tǒng)起用印信、印模等材料——永久……第三節(jié)文件的分類企業(yè)檔案分類方案企業(yè)檔案分類方案與機(jī)關(guān)單位分類方案略有差異，根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置了一二級(jí)類目及每個(gè)類目的基本范圍。第三節(jié)文件的分類

工業(yè)企業(yè)檔案分類表第三節(jié)文件的分類第四節(jié)歸檔文件的整理《歸檔文件整理規(guī)則》概述A歸檔文件整理的方法與步驟B一、《歸檔文件整理規(guī)則》概述2015年11月，國(guó)家檔案局發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。1.

范圍2.規(guī)范性引用文件3.

術(shù)語(yǔ)和定義4.整理原則5.

一般要求6.

紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架7.

歸檔電子文件的整理要求

第四節(jié)歸檔文件的整理二、歸檔文件整理的步驟與方法第三章文件與檔案的整理0102紙質(zhì)歸檔文件整理的步驟與方法歸檔電子文件整理的步驟與方法第四節(jié)歸檔文件的整理（一）紙質(zhì)歸檔文件整理的步驟與方法紙質(zhì)歸檔文件按“件”整理流程圖第四節(jié)歸檔文件的整理1.“件”的確定歸檔文件一般以每份文件為一件。為了簡(jiǎn)化流程，把密切相關(guān)的兩個(gè)或數(shù)個(gè)文件以“一件”文件來(lái)處理。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；第四節(jié)歸檔文件的整理1.“件”的確定為了簡(jiǎn)化流程，把密切相關(guān)的兩個(gè)或數(shù)個(gè)文件以“一件”文件來(lái)處理。簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）既可以獨(dú)立成件，也可以作為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。第四節(jié)歸檔文件的整理2.”件”的固定（１）文件修整。對(duì)不符合要求的文件材料要進(jìn)行修整。（２）文件排序。密不可分的文件為“一件”整理時(shí)的排序。（３）裝訂文件。歸檔文件一般以件為單位進(jìn)行裝訂。（４）編寫(xiě)頁(yè)碼。對(duì)整理好的每一件文件編寫(xiě)頁(yè)碼。第四節(jié)歸檔文件的整理3.件的分類歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限，保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），年度—保管期限，保管期限—年度等方法。具體方法請(qǐng)參考第三節(jié)。不管采取何種方案，同一全宗內(nèi)的文件和檔案都應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。第四節(jié)歸檔文件的整理4.文件排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。一般按事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列。第四節(jié)歸檔文件的整理５.文件蓋章編號(hào)（１）蓋章。應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁(yè)上方的空白位置加蓋檔號(hào)章。歸檔章長(zhǎng)４５毫米，寬１６毫米，兩行三列等分成６小塊。歸檔章一般加蓋在每件歸檔文件首頁(yè)上端中間的空白處為宜，盡量不要壓蓋字跡。歸檔章蓋紅色??；章內(nèi)各項(xiàng)目填寫(xiě)用黑色耐久的書(shū)寫(xiě)材料手寫(xiě)或蓋印。第四節(jié)歸檔文件的整理５.文件蓋章編號(hào)（２）編號(hào)。編號(hào)項(xiàng)目分為必備項(xiàng)和選擇項(xiàng)，其中必備項(xiàng)包括全宗號(hào)、年度、件號(hào)、保管期限、頁(yè)數(shù)；選擇項(xiàng)主要指機(jī)構(gòu)問(wèn)題項(xiàng)。第四節(jié)歸檔文件的整理６.文件編目第四節(jié)歸檔文件的整理６.文件編目（１）序號(hào)。填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)，即歸檔章上的件號(hào)。（２）檔號(hào)。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。其結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼—件號(hào)。（３）文號(hào)。（４）責(zé)任者。（５）題名。文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“［］”。（６）日期。文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期８位阿拉伯?dāng)?shù)字表示法標(biāo)注年月日，如２０１８年９月１０日，標(biāo)注為２０１８０９１０。（７）密級(jí)。（８）頁(yè)數(shù)。每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。（９）備注。填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。第四節(jié)歸檔文件的整理７.填寫(xiě)備考表備考表的項(xiàng)目具體包括：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。７.填寫(xiě)備考表第四節(jié)歸檔文件的整理８.文件裝盒和填寫(xiě)檔案盒（1）檔案盒封面式樣第四節(jié)歸檔文件的整理（1）檔案盒封面式樣第四節(jié)歸檔文件的整理８.文件裝盒和填寫(xiě)檔案盒（２）裝盒要求。一是不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；二是不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；三是分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。（３）檔案盒填寫(xiě)。封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。第四節(jié)歸檔文件的整理（二）歸檔電子文件整理的方法與步驟歸檔電子文件的整理件的組織、分類、排列、編號(hào)、編目，與紙質(zhì)歸檔文件的要求和方法基本相似。在對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行組件時(shí)，需要對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織。對(duì)歸檔電子文件的存儲(chǔ)，根據(jù)歸檔電子文件重要程度以及整理和利用的需要，選擇安全性和穩(wěn)定性很好的存儲(chǔ)設(shè)備。格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織以及存儲(chǔ)等整理要求，可參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第四節(jié)歸檔文件的整理案例某公司實(shí)習(xí)秘書(shū)肖揚(yáng)在整理公司文書(shū)準(zhǔn)備歸檔，在文件整理過(guò)程中，把文件處理單全部清理出去，把文書(shū)按照不同文種加以分類，在每類中按時(shí)間排列，還把文件后的附件一一分離出來(lái)，單獨(dú)裝訂，在每份文件上標(biāo)上頁(yè)號(hào)，文件左側(cè)統(tǒng)一用訂書(shū)機(jī)裝訂。最后把這些文件按照時(shí)間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。請(qǐng)問(wèn)：肖揚(yáng)在文書(shū)歸檔整理過(guò)程中有哪些不妥之處？第四節(jié)歸檔文件的整理第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理一個(gè)單位所從事的紛繁復(fù)雜的工作通?？梢苑譃閮深惒煌姆绞剑阂活愂浅掷m(xù)不斷和重復(fù)的，稱為日常運(yùn)作。如文書(shū)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、客戶管理等。另一類是一次性的和獨(dú)特的過(guò)程，稱為項(xiàng)目（Project），如一個(gè)新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)、一次大型活動(dòng)的舉辦、一幢建筑物的修建等等。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，形成大量項(xiàng)目文件，這些文件是項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要工作成果，甚至在項(xiàng)目完成之前，項(xiàng)目文件是產(chǎn)生的唯一工作成果，因此需要妥善保存。但由于項(xiàng)目具有的一次性、獨(dú)特性及項(xiàng)目組織的臨時(shí)性和開(kāi)放性等特征，導(dǎo)致項(xiàng)目文件整理與常規(guī)性文件的整理方式有較大區(qū)別。一、項(xiàng)目文件整理特點(diǎn)1.以項(xiàng)目為基本分類單元2.依據(jù)項(xiàng)目生命期各階段整理文件3.項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔、移交與項(xiàng)目同步進(jìn)行第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理二、建設(shè)項(xiàng)目文件的整理1.組卷2.卷內(nèi)文件的排列3.卷內(nèi)文件編號(hào)4.填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄5.卷內(nèi)備考表填寫(xiě)6.案卷裝訂7.案卷封面和脊背的編制第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理三、大型活動(dòng)項(xiàng)目文件整理大型活動(dòng)是指精心計(jì)劃和舉辦的某個(gè)特定的儀式、演講、表演或慶典，大型活動(dòng)標(biāo)志著某個(gè)特殊場(chǎng)合或要達(dá)到的特定的娛樂(lè)、社會(huì)、文化和社團(tuán)目標(biāo)或目的。第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理（一）責(zé)任分工及整理歸檔范圍

為了保證大型活動(dòng)項(xiàng)目文檔的齊全完整，便于日后的保管和利用，各單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)做好大型活動(dòng)、重大事件文件材料的重要性。

單位檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)大型活動(dòng)的文件材料的收集、整理和歸檔工作，對(duì)單位開(kāi)展的大型活動(dòng)信息密切關(guān)注，并在各項(xiàng)大型活動(dòng)開(kāi)展之前提前介入，積極與大型活動(dòng)項(xiàng)目組織取得聯(lián)系，及時(shí)掌握活動(dòng)和事件的總體情況單位。第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理

大型活動(dòng)的主辦單位、承辦單位或組建的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)指定專兼職項(xiàng)目文檔管理人員，以保證單位大型活動(dòng)的收集、整理、歸檔工作的順利展開(kāi)。在大型活動(dòng)項(xiàng)目結(jié)束后，臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷之前，完成大型活動(dòng)項(xiàng)目文件資料的整理工作，并在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月之內(nèi)移交給單位檔案部門。項(xiàng)目主辦單位、承辦單位應(yīng)及時(shí)在檔案部門的指導(dǎo)下，或會(huì)同檔案部門，依據(jù)本次活動(dòng)確定的文件材料歸檔范圍，立卷整理，分類編目。（一）責(zé)任分工及歸檔范圍第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理

以大型慶典活動(dòng)為例，需要整理歸檔的文件材料包括：

（1）成立籌備機(jī)構(gòu)的背景資料。（2）慶典活動(dòng)準(zhǔn)備資料。（3）慶典活動(dòng)舉行資料。（4）慶典活動(dòng)后期資料。第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理（二）整理的步驟與方法組卷排序卷內(nèi)文件編號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封面案卷裝訂或裝盒等第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理四、科研項(xiàng)目文件的整理（一）科研項(xiàng)目文件形成特點(diǎn)1.項(xiàng)目完成周期長(zhǎng)短不一。2.涉及的環(huán)節(jié)多。3.形成的來(lái)源廣。4.存儲(chǔ)介質(zhì)多樣。第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理

（二）科研項(xiàng)目文件整理的內(nèi)容及方法

1.組卷2.排序3.卷內(nèi)文件編號(hào)4.填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封面5.案卷裝訂第五節(jié)單位內(nèi)項(xiàng)目文件的整理第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔五、對(duì)臨時(shí)性文件的收集

DBCA二、建立健全歸檔制度的必要性和意義三、歸檔制度的內(nèi)容四、檔案室對(duì)文件歸檔的組織工作

一、歸檔的概念

一、歸檔的概念歸檔就是指各單位的文件處理部門或業(yè)務(wù)部門及文件工作者，將工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件，經(jīng)過(guò)整理后，定期移交給本單位檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。簡(jiǎn)單地講就是按照國(guó)家規(guī)定把歸檔文件移交給單位檔案部門集中保存的過(guò)程。它是文書(shū)處理程序的終點(diǎn)也是檔案工作的起點(diǎn)。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔二、建立健全歸檔制度的必要性和意義1．必要性單位文件的歸檔，是單位文書(shū)或文件工作的最后一環(huán)，也是人們將辦理完畢的文件作為檔案保存起來(lái)的第一個(gè)重要關(guān)口。因此為了保證歸檔文件的齊全完整，必須建立本單位的歸檔制度。歸檔制度是單位文件處理部門或業(yè)務(wù)部門做好文件歸檔工作，及時(shí)、科學(xué)地移交文件的重要依據(jù)；檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本單位歸檔工作的必要手段。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔二、建立健全歸檔制度的必要性和意義（二）意義建立健全單位文件的歸檔制度，不僅可以使單位檔案室的檔案資源得到有效的補(bǔ)充，以便為開(kāi)展單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作服務(wù)，而且是為國(guó)家積累檔案財(cái)富的重要保證。（1）建立和健全歸檔制度，是單位檔案室做好收集工作的關(guān)鍵。（2）建立和健全歸檔制度，是為國(guó)家積累檔案財(cái)富的重要保證。想一想：如果一個(gè)單位沒(méi)有建立歸檔制度，文件會(huì)面臨怎樣的命運(yùn)？第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容歸檔范圍歸檔時(shí)間歸檔案卷的質(zhì)量要求歸檔手續(xù)第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容1.歸檔范圍文書(shū)部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)哪些文件應(yīng)當(dāng)歸檔，哪些文件不應(yīng)歸檔的劃分。國(guó)家原則上規(guī)定，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的文件材料均應(yīng)屬于歸檔范圍。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容2.歸檔時(shí)間２.歸檔時(shí)間文件處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向檔案室移交的時(shí)間。文件歸檔時(shí)間是在文件形成后第二年的上半年，即在次年六月底以前向檔案部門移交。以一年為界限，一年一歸檔，文件年年清理完畢，比較符合文件的形成規(guī)律?！稒C(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機(jī)關(guān)文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)?！钡诹?jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容3.歸檔案卷的質(zhì)量要求歸檔案卷的質(zhì)量基本要求是：應(yīng)歸檔文件要收集齊全，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件的歷史聯(lián)系、文件特征和價(jià)值分類立卷，使案卷能正確地放映機(jī)關(guān)活動(dòng)的基本面貌，以便于保管和利用。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容4.歸檔手續(xù)文件處理部門或業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄詳細(xì)清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容案例鏈接：某公司一個(gè)案件的處理工作從2014年開(kāi)始至2018年結(jié)束，前后整整持續(xù)了5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員每年6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文件，這樣做是否正確？為什么？第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔四、檔案室對(duì)文件歸檔的組織工作1.協(xié)助分配和落實(shí)歸檔文件的整理任務(wù)2.協(xié)助文件形成部門選擇統(tǒng)一的歸檔文件整理方式3.協(xié)助文書(shū)部門進(jìn)行科學(xué)的歸檔文件整理分工4.協(xié)助文書(shū)部門編制立卷類目和開(kāi)展平時(shí)歸卷工作第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔思考題１.試述文件整理與歸檔工作的內(nèi)容。２.試述文件整理工作的基本原則。３.試述機(jī)關(guān)單位文件整理歸檔的范圍。４.試述企業(yè)文件整理歸檔的范圍。５.試述文書(shū)檔案的分類方法。６.試比較案卷級(jí)整理和文件級(jí)整理的步驟和方法。７.試述歸檔制度的內(nèi)容。第三章文件與檔案的整理思考題８.指出下列“歸檔文件目錄”中項(xiàng)目填寫(xiě)的不規(guī)范之處，并予以改正。思考題９．案例分析。某局為貫徹２０１５年新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》，于２０１７年３月１８日召開(kāi)了由辦公室張主任主持、各部門專兼職檔案人員參加的全局檔案工作會(huì)議，會(huì)上由檔案室的業(yè)務(wù)人員講授了新規(guī)則的新做法，并要求各個(gè)部門將自身形成積累的文件分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)期限，按照新規(guī)則要求整理２０１６年的文書(shū)檔案。會(huì)后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下方法整理其紙質(zhì)歸檔文件：（１）按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護(hù)文件。（２）將其全部歸檔文件分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)期限。（３）將三個(gè)期限的文件按照本部門、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)單位、下級(jí)單位、平級(jí)單位幾個(gè)類型，依次分類排列。（４）按照排列順序，在文件首頁(yè)的右下角逐件對(duì)文件編制件號(hào)。（５）填寫(xiě)一式兩份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊(cè)，另一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。（６）將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。請(qǐng)問(wèn)，該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件的方法是否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請(qǐng)指出并予以改正檔案的收集與整理第一節(jié)檔案的收集BCA二、檔案收集工作的內(nèi)容三、檔案收集工作的意義一、檔案收集的含義

一、檔案收集工作的含義檔案的收集，就是按照黨和國(guó)家的規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度與專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人手中的檔案和散失在國(guó)內(nèi)外的檔案，分別集中到單位內(nèi)部檔案室和各級(jí)各類檔案館。人第一節(jié)檔案的收集一、檔案收集工作的含義收集的主體是檔案室和檔案館。

收集的客體是系統(tǒng)整理的文件和檔案。從文書(shū)管理的環(huán)節(jié)而言，文件的歸檔移交，即檔案室檔案的收集是文件處理的終點(diǎn)；從檔案管理活動(dòng)的環(huán)節(jié)出發(fā)，把檔案的收集作為檔案管理的起點(diǎn)。第一節(jié)檔案的收集二、檔案收集工作的內(nèi)容（一）檔案室的收集工作1.單位內(nèi)歸檔文件的接收檔案室對(duì)本單位文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門歸檔文件的接收工作。文件的歸檔是檔案室檔案收集的主要途徑。（1）組織制訂并貫徹落實(shí)單位歸檔制度。（2）對(duì)文件整理歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（3）全面檢查歸檔案卷的質(zhì)量。

第一節(jié)檔案的收集二、檔案收集工作的內(nèi)容（一）檔案室的收集工作2.對(duì)少數(shù)零散文件的收集零散文件的收集是正常歸檔工作的一種補(bǔ)充，是對(duì)單位內(nèi)散存文件的一種突擊性的收集，是單位檔案室收集檔案的一種輔助途徑。零散文件，是指機(jī)關(guān)工作中沒(méi)有歸口集中管理，失去控制的文件材料。檔案部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門，建立崗位責(zé)任制，把職責(zé)落實(shí)到人，明確各自收集的重點(diǎn)，結(jié)合單位工作中各項(xiàng)檢查、人員調(diào)動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整等臨時(shí)性、突發(fā)性活動(dòng)，隨時(shí)將散存的文件收集齊全。二、檔案收集工作的內(nèi)容（2）檔案館的收集工作

檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案的接收；檔案館對(duì)撤銷機(jī)關(guān)檔案的全部接收；檔案館對(duì)社會(huì)散存檔案的接收和征集；對(duì)歷史檔案的接收和征集工作;檔案館之間相互交接與交換檔案的工作。檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案的接收現(xiàn)行單位檔檔案的特點(diǎn)是時(shí)刻不斷連續(xù)產(chǎn)生，數(shù)量多，且完整系統(tǒng)，是檔案館館藏檔案的主要來(lái)源。（1）接收時(shí)間。屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交保管期限為永久的檔案；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交保管期限為永久和長(zhǎng)期的檔案。（2）接收方法。即逐年接收和定期接收。

檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案的接收

（3）接收要求。第一，一個(gè)單位移交的檔案，應(yīng)作為一個(gè)整體，歸入同一個(gè)檔案館，不得隨意分散。第二，規(guī)定移交的檔案，應(yīng)由移交單位收集齊全并進(jìn)行科學(xué)整理、準(zhǔn)確鑒定。第三，交接雙方必須根據(jù)移交目標(biāo)清點(diǎn)核對(duì)，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章。第四，規(guī)定移交的檔案，要具備一式三份的案卷目錄。由雙方簽收后，一份歸移交單位留底保存；兩份交檔案館歸檔和作為檢索工具使用。知識(shí)卡片

國(guó)家檔案局13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》：第52條：機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。機(jī)關(guān)向國(guó)家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。第53條:電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國(guó)家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。三、檔案收集工作的意義１.收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。２.收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。３.收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。４.收集工作是檔案部門和社會(huì)各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強(qiáng)，工作方法靈活多樣。第一節(jié)檔案的收集

第二節(jié)檔案的整理

單位內(nèi)需要?dú)w檔的文件，經(jīng)過(guò)分類、立卷或按件整理后，文書(shū)部門或文件形成部門將其移交給檔案室集中保存，現(xiàn)行單位也將按規(guī)定定期移交長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案案卷給檔案館。檔案部門除了少數(shù)零散的文件需要系統(tǒng)分類、組卷，以及對(duì)業(yè)務(wù)部門文件整理不合要求的案卷進(jìn)行修正外，其檔案整理工作的第一步是要區(qū)分全宗，接下來(lái)主要是對(duì)收集來(lái)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列，并以此為基礎(chǔ)編制案卷目錄，作為檢索和利用的重要工具。第四章文檔案的收集與整理第二節(jié)檔案的整理檔案整理的概念和范圍全宗案卷排列和編號(hào)案卷目錄編制一、檔案整理的概念和范圍根據(jù)我國(guó)檔案管理體制，文件與檔案整理工作的內(nèi)容一般由不同的工作機(jī)構(gòu)和人員分別承擔(dān)：文書(shū)立卷和歸檔文件整理工作一般由直接產(chǎn)生、處理文件的文書(shū)部門和文秘人員承擔(dān)；全宗內(nèi)檔案分類、案卷排列和編號(hào)以及編制案卷目錄的工作一般由各立檔單位檔案室承擔(dān)；全宗劃分和排列則多由檔案館承擔(dān)。在正常情況下，檔案室接收的是文書(shū)部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組合好的案卷，而檔案館接收的是各個(gè)機(jī)關(guān)檔案室按照進(jìn)館規(guī)范系統(tǒng)整理好的檔案。

檔案的整理范圍1.系統(tǒng)排列和編目檔案室（館）對(duì)接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如區(qū)分全宗、全宗內(nèi)案卷的排列，案卷目錄的編制等等。這也是檔案部門整理的最主要的方式。2.局部調(diào)整檔案室（館）在日常管理工作中，要定期對(duì)所藏檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)案卷中明顯不符合要求、確實(shí)影響保管和利用的情況，如，案卷標(biāo)題與卷內(nèi)文件內(nèi)容出入過(guò)大、卷內(nèi)文件排列次序混亂等，在不影響整個(gè)整理體系的基礎(chǔ)上，對(duì)不合理部分進(jìn)行局部調(diào)整。3.全過(guò)程整理檔案室（館）的整理工作除了以上兩種基本情況之外，有時(shí)會(huì)遇到零散檔案文件的整理任務(wù)。特別是一些歷史檔案文件，由于種種原因，其中很多是沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理而處于零亂狀態(tài)的，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)、編制案卷目錄、全宗內(nèi)檔案的系統(tǒng)排放等。二、全宗一般情況下，單位檔案室中保管的檔案屬于本單位的檔案，檔案館保存若干單位的檔案，一個(gè)單位的檔案原則上是不能與其他單位所屬的檔案混淆。為了便于對(duì)不同立檔單位的檔案集中管理，檔案館將各立檔單位形成的檔案材料區(qū)分開(kāi)來(lái)，按照文件的不同來(lái)源，歸入不同全宗。為了便于對(duì)全宗的管理，給每個(gè)全宗編上一個(gè)固定號(hào)碼，成為全宗號(hào)。區(qū)分全宗是檔案整理工作的第一步，接下來(lái)各項(xiàng)工作都是在同一個(gè)全宗的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。二、全宗（一）全宗的含義及類型（二）為什么要按全宗整理檔案？（三）立檔單位及其構(gòu)成條件（四）立檔單位的變化和全宗劃分（五）人物全宗

（六）全宗的補(bǔ)充形式（七）判定檔案所屬全宗（一）全宗含義及類型1.全宗定義

全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的有機(jī)整體。（1）全宗是一個(gè)有機(jī)整體。（2）全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的。（3）全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。知識(shí)卡片

國(guó)家檔案局13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第24條規(guī)定：機(jī)關(guān)全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。（一）全宗含義及類型2.全宗的類型（1）按形成全宗單位和全宗內(nèi)容的性質(zhì)，分機(jī)關(guān)組織全宗和人物全宗。（2）按全宗的范圍和構(gòu)成分獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集。后三種是全宗的補(bǔ)充形式。想一想一般情況下，單位檔案室保存多少個(gè)全宗？一個(gè)全宗檔案館呢？若干個(gè)全宗為了便于對(duì)全宗的管理，給每個(gè)全宗編上一個(gè)固定號(hào)碼，成為全宗號(hào)。（二）為什么要按全宗整理檔案？1.這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。

2.全宗是組成國(guó)家全部檔案的基本單位。

3.全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。

4.全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。

5.全宗是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。

（三）立檔單位及其構(gòu)成條件

立檔單位也稱為“全宗構(gòu)成者”。它的構(gòu)成條件是：1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文；2.設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；3.設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

想一想：1.國(guó)家教育部辦公廳和密云縣教育局誰(shuí)有構(gòu)成全宗的資格？2.你所在的高校及所在院系是否都可以構(gòu)成全宗？（四）立檔單位的變化和全宗劃分1.政權(quán)的變化和立檔單位的劃分2.生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分3.基本職能方面考慮

4.全宗劃分

1.政權(quán)的變化和立檔單位的劃分

（１）政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì)性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（２）政權(quán)發(fā)生了變化，社會(huì)性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生根本變化。應(yīng)具體情況具體分析。2.生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分這個(gè)方面主要是針對(duì)企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒(méi)有根本變化，它們?cè)诟鱾€(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。

3.基本職能方面考慮在立檔單位的政治性質(zhì)無(wú)根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。（1）凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，它的檔案構(gòu)成新的全宗。（2）凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化： 機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小 機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整 機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更 領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。（3）臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗。（4）如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。（四）組織全宗劃分1．省級(jí)機(jī)關(guān)（1）

中共省委（2）

省直機(jī)關(guān)黨委（3）省級(jí)政協(xié)、工業(yè)、共青團(tuán)、各民主黨派和工商聯(lián)等各為一個(gè)全宗（4）省人大常委會(huì)、省人民政府各為一個(gè)全宗（5）省級(jí)各委、廳、院、行、社等各為一個(gè)全宗（6）省級(jí)各廳、局所屬院、校、所、工廠、公司等下屬機(jī)構(gòu)檔案可單獨(dú)構(gòu)成全宗（7）省級(jí)各廳、局派駐外的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，一般不單獨(dú)購(gòu)成全宗。

2．地、市、縣機(jī)關(guān)與省級(jí)對(duì)應(yīng)的機(jī)關(guān)、單位都各自為一個(gè)全宗。（五）人物全宗人物全宗是著名人物在其一生社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。人物全宗的收集關(guān)系到個(gè)人全宗與組織全宗的關(guān)系問(wèn)題。收集時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn)：1.不得收入官方檔案原件。2.一個(gè)人一生無(wú)論身分、政治立場(chǎng)如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。

（七）人物全宗內(nèi)檔案的分類1．生平傳記材料2．創(chuàng)作材料3．公務(wù)活動(dòng)材料4．個(gè)人書(shū)信5．經(jīng)濟(jì)材料6．親屬材料7．評(píng)價(jià)材料8．音像材料9.其他材料

番禺巿檔案館建立的名人檔案（六）全宗的補(bǔ)充形式1.聯(lián)合全宗就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。2.全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。（六）全宗的補(bǔ)充形式3.

聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別（1）它們的構(gòu)成不同聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng)；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對(duì)地較大。（2）它們的性質(zhì)不同聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后難再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。（六）全宗的補(bǔ)充形式4.檔案匯集由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來(lái)的混合體。主體是不明全宗的零散檔案，還有就是人物檔案匯集。（七）判定檔案所屬全宗關(guān)鍵判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位

要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。（1）A、對(duì)內(nèi)部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。

B、對(duì)收文，“檔案的形成者”是“文件的實(shí)際收受者”。（2）判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。（3）沒(méi)有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。（4）經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。三、案卷排列和編號(hào)1．案卷排列的概念案卷排列，就是將各類已經(jīng)組合好的案卷，按照系統(tǒng)整理的要求，采用一定的方法，確定其先后排列次序，并按此順序編上號(hào)碼的工作。三、案卷排列和編號(hào)2．案卷排列的方法案卷排列的方法有很多，基本方法有以下幾種：（1）按照案卷所反映的問(wèn)題或工作上的聯(lián)系排列。（2）按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。（3）按照案卷形成時(shí)間先后順序排列。（4）按照案卷所屬的組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的重要程度排列。（5）按照案卷所屬的保管期限進(jìn)行排列。三、案卷排列和編號(hào)3．案卷編號(hào)案卷的排列順序一旦確定，就應(yīng)對(duì)每個(gè)案卷按順序逐個(gè)編號(hào)，以固定排列順序。四、案卷目錄編制1.案卷目錄的作用一個(gè)全宗內(nèi)的全部檔案，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的排列后，應(yīng)將案卷逐個(gè)登記到案卷目錄上。案卷目錄就是專門登記案卷某些特征的名冊(cè)，其作用體現(xiàn)在：（1）它可以固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷的排列順序，體現(xiàn)了檔案整理工作的成果；（2）它是檔案館（室）必備的檢索工具，案卷目錄上概括介紹了檔案的內(nèi)容和成分，是人們了解和查找館（室）藏檔案的基本工具；（3）它還是檔案登記的基本形式，是對(duì)案卷進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。2.案卷目錄編制方法（1）以年度為一級(jí)類目編制。以年度為單位編制案卷目錄，即根據(jù)形成檔案的數(shù)量多少，決定一年編一本或幾年合編一本目錄，案卷編號(hào)也是以年度為單位，每年從一號(hào)目錄開(kāi)始編號(hào)。立檔單位以年度為單位編制的案卷目錄2.案卷目錄編制方法（2）以組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題為一級(jí)類目編制。也就是以機(jī)構(gòu)或問(wèn)題為單位編制案卷目錄，有多少個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題，就編制幾本案卷目錄。案卷的編號(hào)是以機(jī)構(gòu)或年度為單位，每個(gè)機(jī)構(gòu)或每個(gè)問(wèn)題都必須從一號(hào)目錄開(kāi)始編號(hào)。某單位以機(jī)構(gòu)為單位編制的案卷目錄2.案卷目錄編制方法（3）以保管期限為一級(jí)類目編制。即將所有案卷按照所劃定的永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限，分別編制三本案卷目錄。同樣，案卷的編號(hào)是以三種保管期限為單位，分別從一號(hào)目錄開(kāi)始編號(hào)。3.案卷目錄的結(jié)構(gòu)案卷目錄表思考與實(shí)訓(xùn)１.簡(jiǎn)述檔案收集工作的內(nèi)容。２.檔案館對(duì)現(xiàn)行單位檔案的接收方法有哪些？３.簡(jiǎn)述全宗的概念及含義。４.全宗的補(bǔ)充形式有哪些？５.立檔單位的構(gòu)成條件有哪些？思考與實(shí)訓(xùn)６．閱讀下面的材料，然后回答提出的問(wèn)題。中國(guó)物資儲(chǔ)運(yùn)××公司組織人員開(kāi)發(fā)研制的“吊車、礦車二功能安全定位器”（以下簡(jiǎn)稱“定位器”），經(jīng)公司組織現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用試制鑒定成功。但該公司不重視檔案尤其是科研檔案的管理，使該項(xiàng)成果長(zhǎng)期存放在項(xiàng)目設(shè)計(jì)人劉××個(gè)人手中。２０１５年４月１６日，劉××采取偷梁換柱的手法，以其愛(ài)人隋××個(gè)人的名義向國(guó)家專利局申報(bào)，獲得了“定位器”的專利。這起專利侵權(quán)行為，使公司蒙受了很大損失。后經(jīng)市中級(jí)人民法院裁決，該公司獲得了“定位器”的專利權(quán)，但教訓(xùn)非常深刻。

（１）從檔案收集的角度，分析一下造成公司損失的主要原因。（２）請(qǐng)問(wèn)公司如何避免類似問(wèn)題再次出現(xiàn)？檔案的鑒定與保管第一節(jié)檔案的鑒定BCA二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織三、檔案的銷毀

AddYourText一、檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)

一、檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案鑒定的原則檔案的鑒定包括三方面的內(nèi)容：一是制定鑒定檔案價(jià)值的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，例如檔案保管期限表等；二是具體判斷檔案價(jià)值，根據(jù)其價(jià)值大小來(lái)決定保管期限；三是對(duì)于無(wú)價(jià)值的檔案要予以銷毀或相應(yīng)處理。檔案鑒定的原則是：必須從黨和國(guó)家、人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，這四個(gè)觀點(diǎn)互相聯(lián)系、辯證統(tǒng)一。第一節(jié)檔案的鑒定一、檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)（二）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)：檔案的來(lái)源就是指檔案的形成者，即文書(shū)是從哪里產(chǎn)生的，如果來(lái)源不明，則難以判斷其作用和價(jià)值。檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性。檔案的特征標(biāo)準(zhǔn)：檔案名稱、文書(shū)形成時(shí)間、文本以及外形特征等等。相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)：相對(duì)價(jià)值所體現(xiàn)出的規(guī)律是：在全宗和全宗群內(nèi)檔案保存比較完整的情況下，各種類型文件的價(jià)值率基本正常，其中有些文件的保存價(jià)值相對(duì)降低；在保存不完整的條件下，殘存檔案的保存價(jià)值相對(duì)提高，其中有些本來(lái)不屬重要的文件也上升價(jià)值層次。第一節(jié)檔案的鑒定一、檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)（三）檔案保管期限表1.檔案保管期限表主要有以下幾種類型：（1）通用檔案保管期限表（2）專門檔案保管期限表（3）同系統(tǒng)檔案保管期限表（4）同類型單位檔案保管期限表（5）本單位檔案保管期限表2.檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)：（1）條款（2）條款順序號(hào)（3）保管期限（4）附注（5）說(shuō)明第一節(jié)檔案的鑒定。二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織檔案鑒定工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有步驟地進(jìn)行。按照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《檔案館工作通則》，現(xiàn)行的立檔單位里，檔案價(jià)值鑒定工作是由檔案室會(huì)同文書(shū)部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行的。鑒定小組成員一般由辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)人、檔案人員、業(yè)務(wù)人員組成。第一節(jié)檔案的鑒定二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織（一）基本工作方法鑒定檔案價(jià)值的基本工作方法，就是直接、具體地審查檔案，通常我們將之稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐件審查檔案材料，從它的內(nèi)容、責(zé)任者、名稱、可靠程度等方面，全面考查分析確定其價(jià)值，而非僅憑文件題名、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄等判斷檔案的價(jià)值。第一節(jié)檔案的鑒定二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織（二）現(xiàn)行單位的檔案鑒定步驟（1）確定歸檔文件的范圍，同時(shí)剔除部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件，由文書(shū)部門或者業(yè)務(wù)主管部門保存一兩年后銷毀。（2）確定歸檔文件的保管期限。（3）對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行復(fù)審（移交復(fù)審、到期復(fù)審）。第一節(jié)檔案的鑒定三、檔案的銷毀經(jīng)過(guò)檔案鑒定，有部分檔案已經(jīng)不具備繼續(xù)保存的條件價(jià)值，這就需要對(duì)其進(jìn)行銷毀?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第十五條規(guī)定：鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又細(xì)致的工作。決定著檔案的“生死存亡”，必須抱著非常謹(jǐn)慎的態(tài)度和按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。第一節(jié)檔案的鑒定三、檔案的銷毀具體程序如下：（一）編制銷毀清冊(cè)（二）附上簡(jiǎn)要說(shuō)明（三）經(jīng)審批后銷毀第一節(jié)檔案的鑒定第二節(jié)檔案的保管DBCA二、檔案保管工作的任務(wù)和基本原則三、檔案庫(kù)房的管理四、檔案的安全保護(hù)AddYourTextE一、檔案保管概述五、全宗卷一、檔案保管概述（一）檔案保管工作的含義及內(nèi)容

1、檔案的保管：是指根據(jù)檔案的成分和狀況，采取一定的技術(shù)手段和管理模式對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理和維護(hù)修補(bǔ)，以期盡可能使檔案完整齊全，以及最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。

2、檔案保管工作的內(nèi)容包括：（1）檔案庫(kù)房的日常管理工作；（2）檔案在流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)和防護(hù)；（3）為保護(hù)檔案而采取的專門措施，即為延長(zhǎng)檔案壽命而采取的諸如復(fù)制、修補(bǔ)等專門技術(shù)。第二節(jié)檔案的保管一、檔案保管概述（二）檔案保管工作的意義檔案的原始記錄的本質(zhì)屬性，賦予檔案重要的價(jià)值，使檔案成為國(guó)家的寶貴財(cái)富，而檔案作為各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，必須妥善保存，盡可能地使之免受損毀，以便讓其發(fā)揮憑證或參考作用。1.檔案保管影響整個(gè)檔案工作的好壞和質(zhì)量高低2.檔案保管工作便于檔案的有效開(kāi)發(fā)第二節(jié)檔案的保管一、檔案保管概述（三）影響檔案壽命的因素（1）內(nèi)因:內(nèi)因即檔案本身，指檔案制成材料的性能及其耐久性，諸如紙張、膠片、磁帶、墨水、油墨材料等載體材料和記錄材料，這些制成材料的運(yùn)動(dòng)變化耐久性因素等直接影響檔案的壽命。（2）外因:一是人為的損壞。二是自然因素，如微生物、昆蟲(chóng)和老鼠對(duì)檔案的危害；不適宜的溫濕度、光、灰塵、有害氣體、水、火對(duì)檔案的影響。第二節(jié)檔案的保管二、檔案保管工作的任務(wù)和基本原則（一）檔案保管工作的任務(wù)1.防止檔案的損壞。這是檔案保管工作最主要的一項(xiàng)任務(wù)。2.延長(zhǎng)檔案的壽命。這是檔案保管工作的總體目標(biāo)。3.維護(hù)檔案的安全。這是檔案保管工作的重要任務(wù)所在。第二節(jié)檔案的保管二、檔案保管工作的任務(wù)和基本原則（二）檔案保管工作的基本原則“以防為主、防治結(jié)合”是檔案保管工作的基本原則?！胺馈?，就是要預(yù)防檔案的損壞和丟失，防止人為或自然對(duì)檔案的污染和損毀?！爸巍钡募夹g(shù)：一是采用修復(fù)技術(shù)，如檔案的去污技術(shù)、去酸技術(shù)、檔案字跡的恢復(fù)、檔案修裱技術(shù)等，對(duì)已經(jīng)損壞的檔案進(jìn)行處理，盡量使其恢復(fù)歷史面貌，增強(qiáng)原件的耐久性；二是采用檔案的復(fù)制術(shù)。第二節(jié)檔案的保管二、檔案保管工作的任務(wù)和基本原則想一想秘書(shū)人員在日常文檔工作中如何貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則？第二節(jié)檔案的保管Text三、檔案庫(kù)房的管理（一）檔案庫(kù)房的編號(hào)（二）檔案的裝具（三）檔案架、柜的排放與編號(hào)（四）檔案的存放（五）檔案存放位置索引和檔案代卷卡第二節(jié)檔案的保管Text四、檔案的安全保護(hù)檔案的安全保護(hù)是指通過(guò)一定制度和采取專門技術(shù)措施，來(lái)防止與減少檔案損毀因素的工作。其主要內(nèi)容有：控制庫(kù)房溫濕度；保衛(wèi)和保密；防火、防光和防塵；檔案在搬動(dòng)中的保護(hù)以及檔案的安全檢查等。第二節(jié)檔案的保管四、檔案的安全保護(hù)（一）控制庫(kù)房溫濕度（二）防火（三）保衛(wèi)和保密（四）防光與防塵（五）檔案在搬動(dòng)中的保護(hù)（六）檔案的安全檢查有人總結(jié)出檔案保管中的“八防一控”，值得借鑒：即防水、防光、防火、防塵、防蟲(chóng)、防霉、防潮、防盜、控制濕溫度。第二節(jié)檔案的保管五、全宗卷（一）全宗卷的概念全宗卷是全宗檔案的發(fā)展、變化以及有關(guān)情況的真實(shí)歷史記錄和原始憑證，可以為全宗的利用等方面工作提供重要依據(jù)。如需要了解立檔單位的歷史沿革以及全宗內(nèi)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研、檢索等方面的精況，就需要查閱全宗卷。第二節(jié)檔案的保管五、全宗卷（二）全宗卷的主要內(nèi)容1.在收集工作中產(chǎn)生的文件材料：比如檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄、檔案來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等等。2.在檔案整理工作中形成的文件材料：比如整理工作方案、立檔單位和全宗歷史考證、分類方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。3.在檔案鑒定工作中產(chǎn)生的文件材料：比如鑒定檔案材料分析報(bào)告、檔案銷毀清冊(cè)、檔案保管期限表、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)等。4.在檔案保管、統(tǒng)計(jì)工作中形成的文件材料：比如檔案安全檢查記錄、檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告、案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表、檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計(jì)等。5.在檔案提供利用工作中所形成的文件材料：比如全宗指南（全宗介紹）、開(kāi)放利用和控制范圍說(shuō)明、檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件、機(jī)關(guān)工作大事記、機(jī)關(guān)組織沿革等。第二節(jié)檔案的保管五、全宗卷（三）全宗卷的建立與管理全宗卷的建立是由少到多、不斷積累、不斷完善的過(guò)程。管理全宗的過(guò)程，就是形成全宗卷的過(guò)程。在進(jìn)行檔案管理各環(huán)節(jié)活動(dòng)中，都要注意形成文字記錄，并及時(shí)歸入全宗卷。全宗卷的特點(diǎn)是靈活性和不定型性。第二節(jié)檔案的保管拓展閱讀：檔案的異地安全保管所謂檔案的異地安全保管，是指對(duì)那些列入重點(diǎn)保管范圍，一旦失去就會(huì)對(duì)國(guó)家、地方、行業(yè)系統(tǒng)及文檔單位的社會(huì)歷史記憶的完整性造成嚴(yán)重?fù)p害的檔案，實(shí)行多套留存或備份，并將原件或最珍貴的檔案置于相對(duì)安全的場(chǎng)所，實(shí)行封閉式管理的做法。對(duì)檔案實(shí)行異地安全保管，也是信息時(shí)代確保電子文件真實(shí)性的重要措施。

思考與實(shí)訓(xùn)1.鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)有哪些？2.什么是檔案保管期限表？有何作用？3.簡(jiǎn)述現(xiàn)行單位的檔案鑒定的步驟。4.談?wù)剻n案保管工作的“防”與“治”的關(guān)系。5.檔案庫(kù)房管理應(yīng)注意什么？6.調(diào)查某一檔案館（室）在檔案鑒定或保管工作中的情況，發(fā)現(xiàn)當(dāng)中存在的突出問(wèn)題，并提出解決方案。Text思考與實(shí)訓(xùn)7.下面三則案例分別各說(shuō)明什么問(wèn)題？應(yīng)采取什么措施去避免或改正？（1）小李在某公司擔(dān)任秘書(shū)職務(wù)，主要負(fù)責(zé)檔案的保管工作。有一次，她在整理檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案的分類非?；靵y，更嚴(yán)重的是上面根本沒(méi)有保管的年限，有部分檔案甚至只有目錄標(biāo)題，但卻不知所蹤，再也找不到文件原件或者復(fù)印件。（2）實(shí)習(xí)生小王在某機(jī)關(guān)單位的檔案室實(shí)習(xí)，他發(fā)現(xiàn)檔案室雖然有管理制度，但工作人員并不嚴(yán)格遵守，平時(shí)隨意進(jìn)出，檔案的管理也十分松散，例如檔案可以隨便借閱，也不用辦理任何手續(xù)，借閱歸還后也沒(méi)有及時(shí)歸放原位或指定存放位置。還因此經(jīng)常發(fā)生失竊事故。（3）某公司因?yàn)闂l件限制，將辦公用房臨時(shí)當(dāng)作檔案庫(kù)房，但通風(fēng)條件極差，光照又厲害，庫(kù)房?jī)?nèi)也沒(méi)有配備防火等設(shè)備。管理人員并沒(méi)有接受崗位培訓(xùn)和教育，導(dǎo)致庫(kù)房?jī)?nèi)很多檔案都遭受到損壞，根本不能提供服務(wù)。Text

檔案檢索、編研與利用第一節(jié)檔案的檢索一、檔案檢索工作的一般過(guò)程二、檔案的著錄與標(biāo)引三、檔案檢索工具的編制一、檔案檢索工作的一般過(guò)程檔案檢索的過(guò)程

1.存儲(chǔ)階段著錄標(biāo)引（教材）編制檢索工具2.查檢階段確定查找內(nèi)容進(jìn)行查找操作網(wǎng)上檔案檢索評(píng)價(jià)檔案檢索的指標(biāo)查全率/漏檢率查準(zhǔn)率/誤檢率什么是檔案檢索檔案檢索是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析、選擇、濃縮和記錄，并按照一定次序編排出各種檢索工具，并根據(jù)利用者的利用需求運(yùn)用檔案檢索工具準(zhǔn)確檢出檔案的過(guò)程。網(wǎng)上檔案檢索/二、檔案的著錄與標(biāo)引（一）檔案的著錄（二）檔案的標(biāo)引在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程（根據(jù)著錄規(guī)則，將檔案文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，構(gòu)成著錄條目的工作）

見(jiàn)教材示例

對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語(yǔ)言的過(guò)程，即對(duì)主題分析的結(jié)果給予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。分類標(biāo)引主題標(biāo)引

見(jiàn)教材示例三、檔案檢索工具的編制（二）常用檔案檢索工具簡(jiǎn)介2（一）檔案檢索工具的分類31

按編制方式分按載體形式分按檢索范圍分按功能分目錄索引指南書(shū)本式卡片式縮微式機(jī)讀式全宗范圍檔案館范圍專題范圍若干館范圍館藏性查檢性介紹性（一）檔案檢索工具的分類（二）常用檔案檢索工具簡(jiǎn)介1.案卷目錄（整理成果）2.全引目錄（整理成果）3.全宗目錄（略）4.分類目錄5.主題目錄（少用