按照發(fā)文處理程序進行發(fā)文處理

湖南商務職業(yè)技術學院《秘書實務》精品課程模塊四秘書辦文模塊任務二按照發(fā)文處理程序進行發(fā)文處理任務二按照發(fā)文處理程序進行發(fā)文處理[知識目標]1、掌握文書發(fā)文程序及各環(huán)節(jié)的要求2、掌握文書發(fā)文各環(huán)節(jié)的要求教學任務[能力目標]能夠按處理制度進行發(fā)文處理[教學重點]發(fā)文處理技巧[教學方法]任務驅動情景式教學案例教學[教學過程][教學課時]2課時[教學過程]一、任務導入：天地公司（中外合資公司）請示上級單位天地集團總公司追加購車經(jīng)費。為此，天地公司的秘書高山將按照發(fā)文處理程序進行發(fā)文。[教學過程]二、任務分析：

發(fā)文處理是各單位答復來文或根據(jù)需要向外單位主動發(fā)出文件的過程。發(fā)文辦理的全過程分為兩個階段:第一階段從草擬到簽發(fā)，稱為制文階段，也是發(fā)文辦理的重點階段；第二階段從編號到分發(fā)，稱為制發(fā)階段。（一）制文階段1.草擬草擬也稱擬稿，就是文件的起草過程，是制文階段的起始環(huán)節(jié)。也是發(fā)文處理工作中的一個關鍵性環(huán)節(jié)。草擬質量的好壞，體現(xiàn)了文秘人員的基本功，反映了文稿法定作者即黨和國家機關、企事業(yè)單位、社會團體發(fā)布政令，交流信息，開展業(yè)務的愿望和要求，因此是一項嚴肅的工作。需要注意的是，公文雖屬應用文體之類，但由于其有特定的作者、特定的對象、特定的性質、特定的體式、特定的語言修辭、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的應用文，更不同于記敘文、議論文、說明文等一般文章。2.審核 審核也稱核稿，就是在公文送負責人簽發(fā)前，由辦公部門對公文的內容、體式、文字等進行全面的核對檢查。這一環(huán)節(jié)通常是由辦公廳(室)負責或由具有工作經(jīng)驗、水平較高的秘書人員承擔。

文稿審核時應著重注意以下幾方面內容：（1）審核是否確實需要行文

這是考慮行文的必要性和可能性?，F(xiàn)實確實需要解決某問題，而又具備了解決問題的條件，有可能解決，才能發(fā)文。

(2)有無矛盾抵觸。

審查文稿內容與黨和政府的有關政策、法令以及上級的指示、決定等有無相互矛盾抵觸之處，與本機關以前的發(fā)文有無前后不一致和自相矛盾之處。如發(fā)現(xiàn)問題，則按有關程序解決。(3)要求、措施是否明確具體和切實可行檢查文稿的內容政策界限是否寫得清楚明確，有無籠統(tǒng)含糊、模棱兩可、前后不一致之處，有無規(guī)定過于機械、繁瑣之處，檢查文稿中所提的措施是否可行等。(4)處理程序是否完備審核文稿在處理程序上是否妥善完備。如發(fā)文的名義是否合適，是否還需交一定的會議討論通過，涉及其他部門或地區(qū)職權范圍內的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽或上級機關的批準等。(5)文字表達檢查文字敘述是否通順、簡練、準確，是否合乎語法邏輯，有關數(shù)字是否已經(jīng)核對，寫法是否得當，標點符號是否正確等。(6)文件體式檢查文種是否適當，標題是否達意，密級、處理時限定得是否妥當，主送機關和抄送機關是否符合規(guī)定等。

在審核中發(fā)現(xiàn)的問題，必須逐一加以糾正。一般性的問題，可直接修改；如需作較大的改動，應附上具體修改意見，退回草擬人或承辦部門共同研究解決?？傊?，文稿審核是一項十分嚴肅而重要的工作，審核中必須注意研究、認真對待。3.簽發(fā)

簽發(fā)就是單位領導人對文稿進行最后的審核并簽署意見的工作。簽發(fā)是發(fā)文處理過程中最關鍵的程序，是領導人行使職權的重要形式。

簽發(fā)文件的原則是：(1)凡以機關名義發(fā)出的文件，應由機關正職或主持日常工作的副職領導簽發(fā)。內容重要或涉及面廣的文件還必須經(jīng)領導班子集體討論通過，然后由主要領導人執(zhí)筆簽發(fā)。(2)一般業(yè)務、事務性工作的文件，可由具體分管的副職領導人簽發(fā)。如是重要問題，也可請正職領導人加簽。(3)有關日常性工作的文件，經(jīng)授權可由秘書長或辦公廳(室)主任簽發(fā)。(4)經(jīng)會議討論、修改通過的文件，整理后可由會議主席或秘書長及其他授權人簽發(fā)。(5)幾個機關或部門聯(lián)合發(fā)文，或內容涉及其他機關部門的公文，應實行會簽。會簽是指這些準備聯(lián)合發(fā)文的機關或部門，對文稿通過協(xié)商，取得一致意見后共同簽發(fā)行文。送請會簽，應由主辦該公文的機關或部門負責。(6)簽發(fā)公文過程中，應再次認真審閱文稿，如發(fā)現(xiàn)問題需作重大改動，應作出明確批示，可在文稿的右白邊批注意見，或由秘書口頭轉告擬稿部門重新修改，待修改并重新譽清后再作簽發(fā)。(7)簽發(fā)時應在“發(fā)文稿紙”(見表3-5〉的簽發(fā)欄內寫明意見，并親署姓名和具體日期。代行簽發(fā)的要注明“代簽”字樣。簽署意見必須明確，不能模棱兩可。字跡要清楚、端正。如需要送機

關領導人審閱的，要寫明“請某某領導同志審閱后發(fā)”。若審批人圈閱或簽名，應當視為同意。受領導委托代行簽發(fā)職責的，要注明“某某代簽”。(8)幾個機關或部門聯(lián)合發(fā)文，一般應由主辦該文件的單位負責送請有關聯(lián)署機關或部門的領導會簽。單獨發(fā)文的成文日期，應以領導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合發(fā)文的成文日期，應以會簽的最后一位領導人簽發(fā)的日期為準。(一)制發(fā)階段1.編號編號即指寫編發(fā)文字號，同時也包括編文件的份數(shù)序號。發(fā)文字號即文件的編號，同一份文件只有一個發(fā)文字號，它是今后引用、檢索文件的重要依據(jù)，必須按要求來編。發(fā)文字號要能反映出該文件的制發(fā)機關，制發(fā)文件的年代和該文件在制發(fā)當年所發(fā)文件中的順序。因此它的結構包括發(fā)文機關代字、年份、序號，年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份應標全數(shù)，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位(即1不編為001)也不加“第”字。公文份數(shù)序號是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號，通常稱為“份號”，可編虛位，最多可用7位數(shù)，如“0000001”如果文件只有個位數(shù)，不能寫成“1”，應用兩位數(shù)“01”

表示。聯(lián)合行文，只標主辦機關發(fā)文字號；“絕密、“機密”級公文應當標明份數(shù)序號。此外文件印數(shù)較多時也要編份號，以便清點文件份數(shù)。

2.復核復核就是指在公文正式印刷之前，文書部門對文件定稿進行再次審核的工作。公文復核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復審。復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等3.繕印繕印是指對已經(jīng)領導審批簽發(fā)的定稿進行排版印制文件正本的過程?？樣∥募话愣际峭ㄟ^打印、膠印、鉛印或復印的方式來印制文，必須嚴格按照國家標準《公文格式》的有關規(guī)定執(zhí)行。

繕印公文的具體要求如下：(1)以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，從文字到格式，都不得擅自改動。如發(fā)現(xiàn)定稿中確有錯漏之處需要改正，也應向上匯報，由擬稿人或審核人進行重新審核和修改。(2)嚴格按規(guī)定的公文格式制版。公文的繕印過程也就是公文格式標準化、排印規(guī)范化的過程。定稿一般書寫在“發(fā)文稿紙”上，繕印時就要將定稿的公文格式轉化為符合國家統(tǒng)一標準的格式。(3)在規(guī)定的時間范圍內印制完成。急件要先印制；保密件要指定專門的印制單位或專人印制。要建立完善的文件印制管理規(guī)章制度及登記制度。4.校對校對就是在繕印文件過程中將印制出來的文本清樣與定稿從內容到形式進行全面對照檢查的一道程序。校對的具體要求（1）要采取“地毯式”檢查的校對方法，即逐字逐句、逐個標點地進行校對。對數(shù)字、地名、人名等關鍵詞語，更要反復校核，對公文的發(fā)文字號、密級、緊急程度、標題、主送單位、抄送單位、日期、印刷份數(shù)、頁碼等尤須逐一校核。（2）注意消滅和糾正排版錯誤，注意字體、字號、格式的統(tǒng)一。（3）每次校對最好由不同的人員進行，以免先入為

主和一些個人因素的局限。通常文稿不長，一校、二校即可；文稿較長或很重要，校對的次數(shù)相對要多一些。（4）應使用統(tǒng)一的校對符號進行校對，防止因校對符號不一致而發(fā)生誤解。（5）重要公文還應將校對后的清樣送領導人審閱、修改。5.用印用印是指在印好的文件正本的落款處，正確加蓋單位公章，以示文件生效的過程。加蓋單位公章是機關行使職權的憑證，是公文是否有效的標志，也是公文格式的一個組成部分。印章是各種圖章的總稱，目前我國各級各類機關單位所使用的印章大致分這么三大類：①機關單位的公章；②財務、稅務、合同等

專用章；③機關負責人名章。這些印章從文字到規(guī)格，從使用到制發(fā),都有其專門的規(guī)定。要按規(guī)定用印。即在落款處成文日期上用印，做到上不壓正文，下要騎年蓋月。要莊重清晰；印章要蓋正，印色要是朱紅色,要濃淡適宜，印跡要清晰可辨。要以簽發(fā)為依據(jù)；領導簽發(fā)的文件才可用印。

6.登記即是發(fā)文登記。它是在文件發(fā)出之前對文件的主要內容和基本要素的記錄，以便對發(fā)出文件進行統(tǒng)計、核查等管理。具體內容見表3-7“發(fā)文登記簿”。順序號一一文件在登記簿中順序登記的流水號。發(fā)文日期一一文件登記發(fā)出的日期，登記后的文件要盡快發(fā)送。發(fā)文字號一一所發(fā)文件的正式發(fā)文編號。文件標題一一標題要登錄全稱。無標題文件，要簡要摘錄文件的內容，填人此欄。附件一一根據(jù)需要作為正文的補充說明和參考的材料。密級一一所發(fā)文件的秘密等級，沒有密級的文件不填。份數(shù)一一發(fā)給收文機關的文件數(shù)量。發(fā)往機關一一收文機關的名稱。有些普發(fā)性的文件可登記發(fā)放范圍。歸卷日期一一發(fā)文的底稿和一份正本應及時歸卷保存，并登記歸卷的具體日期。歸入卷號一一注明在第幾號卷中。備注一一需要注明的其他情況。7.分發(fā)分發(fā)又叫封發(fā)。是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過程。分發(fā)是發(fā)文工作的基礎環(huán)節(jié)。分發(fā)文件總的要求是要使文件準確、合理地進行定向、定速、定量的流動。文件分發(fā)由文秘部門承擔，包括書寫封面、裝入文件、封套封口、登記、發(fā)送文件等一系列工作。做好分發(fā)工作的總體要求是：份數(shù)準確，書寫正確，封口牢靠，發(fā)送安全，確認收文。(1)封裝文件前要先看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件，然后根據(jù)發(fā)送文件份數(shù)，要對發(fā)出的文件數(shù)量作認真清點，確認份數(shù)無誤，特別要注意附件是否有漏缺，文件有無缺頁、倒頁、錯頁等現(xiàn)象，文件有無漏蓋印章等問題。(2)文件封面的書寫必須清楚、明白、正確，郵編地址、部門名稱、姓名稱謂都要書寫工整，不得濫用簡稱和不規(guī)范的字體；文件如有緊急、密級等特殊要求的必須在封面上蓋上相關戳記。(3)文件裝入封套時要注意短于封口，封口要牢靠、嚴實，不能用訂書釘封口，應用糊糊或膠水封實，有密級的文件還要按密封的要求貼上密封條并騎縫加蓋密封章。(4)文件發(fā)送要按照文件自身的情況通過不同的渠道。文件發(fā)送的渠道主要有電信傳送和人工傳送。電信傳送指通過電傳、傳真、網(wǎng)絡等形式傳輸文件，但對機密文件的傳輸必須采用加密方式。(5)大批寄發(fā)的普發(fā)性文件，可印制成套的信封，以節(jié)省書寫時間，避免書寫差錯。四、任務實施（一）閱讀資料一：1.收文處理程序2.聯(lián)單式收文登記簿3.收文登記簿（式樣）4、文件處理單5、文件傳閱單（一）6、文件傳閱單（二）閱讀資料二：1.發(fā)文流程圖2.單位文件稿擬稿紙3.發(fā)文登記簿（樣式）4.發(fā)文清單（式樣一）5.機要文件交寄單（二）作為天地公司的秘書高山可按照如下步驟進行《關于各子公司財務負責人向集團總公司述職的通知》的收文工作：1、簽收、登記2、審核3、分送4、傳閱5、擬辦6、批辦7、承辦8、注辦（三）作為天地公司的秘書高山可按照如下步驟進行《關于要求追加購車經(jīng)費的請示》的發(fā)文工作：1、草擬2、審核3、簽發(fā)4、編號5、復核6、繕印7、校對8、用印9、登記10、分發(fā)五、案例分析鵬程公司的上級主管部門催報年度工作總結。為此，經(jīng)理辦公室的丁秘書被指名負責起草公司年度工作總結。丁秘