秘書部門的職能和秘書工作的特征

歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助 秘書部門的職能和秘書工作的特征一、秘書工作的起源、發(fā)展和秘書學的形成

秘書的定義，秘書是直接為領(lǐng)導服務的辦公室人員，協(xié)助領(lǐng)導處理政務和日常辦公事務，是領(lǐng)導的參謀和助手。他的從業(yè)范圍很寬，凡是有管理組織、有領(lǐng)導的地方都有秘書，主要分布在黨政機關(guān)、群眾團體和企事業(yè)單位等。

秘書工作是個古老的職業(yè)、秘書的出現(xiàn)，必須具備兩個條件，一是管理組織的出現(xiàn)。原始社會，生產(chǎn)力低下，沒有領(lǐng)導和被領(lǐng)導之分，隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，出現(xiàn)了社會管理組織，出現(xiàn)了領(lǐng)導和公務活動，也就需要秘書協(xié)助領(lǐng)導處理公務，秘書與領(lǐng)導有著天然的聯(lián)系，先有領(lǐng)導，后有秘書。二是文字的出現(xiàn)，有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞、管理，是秘書工作的重要內(nèi)容。因此，秘書同文字、公文是密不可分的。

秘書起源于什么時代。一般地說，起源于距今4500年至4100年的黃帝至禹時期，這個時期是部落聯(lián)盟的昌盛時期，國家尚未形成，社會管理組織已產(chǎn)生。因為部落聯(lián)盟是由多個部落組成的，地域廣、人口多，單靠口頭指揮難以實施管理，因為語言在空間上不能傳于異地，在時間上不能傳于異時，語言不能及時、準確傳遍整個部落聯(lián)盟。這個時候，公文應運而生，秘書和秘書工作也就產(chǎn)生了。秘書是生產(chǎn)發(fā)展和社會進步到一定程度才產(chǎn)生的，秘書產(chǎn)生后，作為領(lǐng)導的參謀和助手，又促進了生產(chǎn)的發(fā)展和社會進步。

夏朝是我國第一個奴隸制國家。那時已有了正規(guī)的文書，“尚書”就是一部最早的文書集，收入該書的多是帝王的作戰(zhàn)命令。西周時期，開始有了秘書機構(gòu)，叫太史尞，就是現(xiàn)在的辦公室，并且有了文書檔案，“左傳”、“國語”，就是根據(jù)文書檔案編寫而成的。東周（戰(zhàn)國）時期，開始有了私人秘書，當時的高級官僚，養(yǎng)了不少門客，這些門客就是做秘書工作的，大家聽說過毛遂自薦的故事，毛遂是當時趙國平原君的秘書。秦漢時期，秘書工作已經(jīng)形成制度，并通過法律的形式固定下來。著明的政治家、文學家李斯就是秘書出身，曾當過秦朝長史（政府秘書長）寫過著名的《諫逐客書》，對秦朝統(tǒng)一中國，建立一個中央集權(quán)國家發(fā)揮了重要作用。魏晉南北朝時期，秘書工作有了比較大的發(fā)展，公文成為獨立的文種，開始對公文進行研究，涌現(xiàn)出秘書工作的優(yōu)秀人才。被稱為建安七子的陳琳是個出色的秘書，曾寫文章罵過曹操。因為公文寫的好，曹操不但沒殺他，反而收他為秘書，稱陳琳寫的公文可以治療他的頭痛病。唐宋時期，秘書工作為成熟期，文書、檔案分流，文體正齊化一。唐初政治家魏征，也是秘書出身，向皇帝提出200多條批評建議?！凹媛爠t明，偏聽則暗”，“水能載舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出來的。明清時期是秘書工作的強化時期，通過科舉選拔人才，秘書的地位有很大提高。

新中國成立以后，特別是改革開放以后，秘書工作從內(nèi)容到形式都有很大的發(fā)展。明確了三服務的思想，一為直接領(lǐng)導服務；二為同級和上下級領(lǐng)導機關(guān)服務；三為人民服務。三服務中，最直接最大量的是為領(lǐng)導服務，是秘書工作的立足點，為機關(guān)服務是秘書工作的責任和義務，為人民服務是秘書工作的出發(fā)點和歸宿。三個服務是一致的。在工作方式上強調(diào)四個轉(zhuǎn)變：一，從偏重于辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策；二，從單純的收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；三，從單純憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理；四，從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?。工作?nèi)容上突出四個強化。一輔助決策的強化；二信息工作的強化；三督查工作的強化；四協(xié)調(diào)工作的強化。辦公手段自動化，節(jié)約了時間和經(jīng)費，提高工作效率。

秘書工作雖然有了4000多年的歷史，但在我國形成一門系統(tǒng)的科學，還是近20多年的事，也可以說黨的改革開放政策促進了秘書學的形成。大家可以回顧一下，在20世紀80年代以前，秘書工作沒有一本系統(tǒng)的教材，沒有專門培養(yǎng)秘書的院校。那時，秘書工作是封閉的，重點是處理事務性工作，效率很低。培養(yǎng)秘書的方法是老秘書帶新秘書，或在工作中摸索。

1985年，中央召開了全國秘書長和辦公廳主任會議，這次會議在我國秘書發(fā)展史上樹立了新的里程碑，明確新的歷史時期秘書工作的指導思想，從內(nèi)容到形式都有許多創(chuàng)新，把秘書工作提高到新水平。在這之后，涌現(xiàn)出一批秘書學專著和秘書學帶頭人，全國有120多所高等院校開設了秘書專業(yè)，一批秘書工作學術(shù)團體相繼成立，一批秘書工作雜志相繼創(chuàng)刊，秘書科學研究十分活躍。這些都標志著秘書學的誕生。

二、秘書部門的職能

秘書工作的基本職能是為領(lǐng)導服務，這種服務可以分為兩大類；

1、事務服務，主要是后勤保障。

2、政務服務，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發(fā)、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務。辦事，包括調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書為領(lǐng)導服務有個范圍，在這個范圍內(nèi)，盡量服務好一些，周到一些。秘書的服務一定要對準領(lǐng)導角色，圍繞領(lǐng)導的工作進行服務，而不是不分主次什么都干。領(lǐng)導干部除了領(lǐng)導的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰(zhàn)友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務。有的秘書拋開自己主要工作，去為領(lǐng)導帶孩子，搞家務，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務正業(yè)。

（一）辦公室的文書職能

辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結(jié)、講話稿、協(xié)議書等，文書印出來，還要發(fā)出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫作是這次培訓班學習的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調(diào)幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決，秘決就是多學習，學習公文寫作知識，學習相關(guān)知識；多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文；多總結(jié)，要打一仗進一步，就要多總結(jié)，這樣才能進步，人家的經(jīng)驗固然重要，但最管用的還是自己的經(jīng)驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結(jié)經(jīng)驗，一個不善于總結(jié)，幾年后寫作水平會有較大差距。

在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓是難免的，教訓和經(jīng)驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復，不要怕領(lǐng)導批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經(jīng)驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓班學習了一些公文寫作的知識和規(guī)則就可以寫好公文了。我在這里強調(diào)吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學習中央領(lǐng)導的講話和中央文件，學習黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據(jù)當?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結(jié)出新經(jīng)驗。

（二）辦公室的信息職能

人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領(lǐng)導機關(guān)來說，它是領(lǐng)導科學決策的依據(jù)，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領(lǐng)導。秘書部門是領(lǐng)導的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領(lǐng)導的科學決策服務，是秘書部門的重要職責。領(lǐng)導獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點：

一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領(lǐng)導那里去，領(lǐng)導工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當?shù)静荨?/p>

第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據(jù)的東西也往上報，給領(lǐng)導造成誤導甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發(fā)性的事件，需要領(lǐng)導盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發(fā)生了什么事情，詳細情況以后再續(xù)報?，F(xiàn)在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn)法輪功人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內(nèi)上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調(diào)在維護穩(wěn)定方面要多報預警性和內(nèi)幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預謀階段和萌芽狀態(tài)。

第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業(yè)危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產(chǎn)生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的不良風氣，敗壞黨風，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風不深入的問題，主要是領(lǐng)導思想作風不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺了，文件下發(fā)了，這只能說任務完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環(huán)節(jié)和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務，又要為決策的落實搞好服務。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現(xiàn)的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關(guān)鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點問題是指決策落實中出現(xiàn)的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關(guān)系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯(lián)系，對這樣的問題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區(qū)都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經(jīng)驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結(jié)合自己的實際進行創(chuàng)新，總結(jié)推廣他們的經(jīng)驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。毛主席說過凡是有人群的地方，都可以分為先進的，中間狀態(tài)的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。

搞督查工作要有求真務實，講求實效的工作作風。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發(fā)，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應付上級的虛浮作風，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。

（四）辦公室的協(xié)調(diào)職能

辦公室是綜合協(xié)調(diào)部門，是協(xié)調(diào)各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現(xiàn)，有大量的協(xié)調(diào)工作要做。如黨委、政府發(fā)文件，涉及到政策、法律問題要協(xié)調(diào)；開會，會前，會中、會后的一系列事項要協(xié)調(diào)；在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調(diào)整要協(xié)調(diào)；對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協(xié)調(diào)。通過協(xié)調(diào)理順關(guān)系，調(diào)動大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養(yǎng)自己的協(xié)調(diào)能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調(diào)查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業(yè)領(lǐng)導服務，承辦領(lǐng)導交辦的許多具體事務。除以上各項任務外，還有會務接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛(wèi)、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領(lǐng)導機關(guān)的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現(xiàn)。所以一定要耐心接待。凡應該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創(chuàng)造條件解決。群眾提的問題，如5.7家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學習黨的政策，特別是新出臺的政策要學習好，否則，人家來上訪，本來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當然，我們不主張大規(guī)模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產(chǎn)秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規(guī)模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規(guī)模群眾來上訪才去做工作。

三、秘書工作的基本特征秘書工作的本質(zhì)特征秘書工作是輔助性的工作，然而又不是一般的輔助性的工作，因為輔助性的工作很多，秘書工作是綜合性的輔助性的工作，秘書人員是領(lǐng)導眼、耳、手、足、口、腦等器官的延伸，秘書工作是領(lǐng)導工作的延伸。主要表現(xiàn)在：

（一）秘書工作貼近領(lǐng)導，同領(lǐng)導同步運轉(zhuǎn)，同心運轉(zhuǎn)。

（二）秘書必須站在領(lǐng)導者的角度和高度來思考和處理各種問題。

（三）秘書工作成果具有潛隱性，就是秘書的勞動成果不單獨表現(xiàn)出來，而是包含在或是隱藏在領(lǐng)導的勞動成果之中。秘書工作具有幕后臺下的性質(zhì)。

秘書工作的一般特征

（一）機要性和群眾性的統(tǒng)一。

“秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報領(lǐng)導能看到的，秘書都能看到，而且先于領(lǐng)導看到，開會作記錄，領(lǐng)導班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機密。這些機密一旦泄露出去將會造成重大損失。

但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會動態(tài)的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調(diào)查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。因此，作為一個秘書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯(lián)系群眾。只有前者沒有后者就會把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

秘書部門不是專項業(yè)務部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內(nèi)容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調(diào)研，處理綜合性事務等等。因為是綜合性的工作，它要求秘書具有全局觀念，站在領(lǐng)導的角度去觀察和處理問題，知識面要寬，成為本系統(tǒng)的專家和通才。

同時秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業(yè)，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協(xié)調(diào)能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現(xiàn)代化辦公設施。要做合格的秘書并非易事，要進行專業(yè)培訓，取得專業(yè)證書。不同行業(yè)的秘書，還要熟悉本行業(yè)的專門知識，如黨委秘書，要熟悉黨務知識，軍隊秘書要熟悉軍隊知識，企業(yè)秘書要熟悉企業(yè)管理知識，涉外秘書要熟悉外交知識等。

綜合性是主要的，專業(yè)性是次要的，二者互相滲透，互相促進。

（三）事務性和思想性的統(tǒng)一

秘書部門是各級領(lǐng)導的辦事機構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發(fā)文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。

同時，秘書部門又是個參謀部門，在領(lǐng)導決策中發(fā)揮著重要的參謀作用，領(lǐng)導決策前要調(diào)查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。

事務性是秘書工作的基礎，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導地位，事務性處于從屬地位。思想性通過事務性工作體現(xiàn)出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯校一個關(guān)鍵的字，文件發(fā)出去，就可能造成重大的政治影響。主席臺排座次，如果排錯了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務性工作滲透著思想性。不能因為事務性工作就可疏忽大意。

（四）被動性和主動性的統(tǒng)一

秘書工作的被動性是由秘書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，秘書總是圍著領(lǐng)導的屁股轉(zhuǎn)，秘書工作總是按照領(lǐng)導的需要和指令來進行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做著這件事，又來了新任務，又要改做另一件事，總是顯得很被動。

當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發(fā)揮主觀能動性，消極被動，滿足于領(lǐng)導叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那樣是干不好工作的。我們要在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，摸索規(guī)律，掌握了規(guī)律就可以把工作做到前邊，領(lǐng)導沒想到的你想到了，領(lǐng)導沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優(yōu)質(zhì)服務。

第二篇：秘書部門的職能秘書工作的基本職能是為領(lǐng)導服務，這種服務可以分為兩大類；

1、事務服務，主要是后勤保障。

2、政務服務，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發(fā)、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務。辦事，包括調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書為領(lǐng)導服務有個范圍，在這個范

圍內(nèi)，盡量服務好一些，周到一些。秘書的服務一定要對準領(lǐng)導角色，圍繞領(lǐng)導的工作進行服務，而不是不分主次什么都干。領(lǐng)導干部除了領(lǐng)導的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰(zhàn)友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務。有的秘書拋開自己主要工作，去為領(lǐng)導帶孩子，搞家務，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務正業(yè)。

（一）辦公室的文書職能

辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結(jié)、講話稿、協(xié)議書等，文書印出來，還要發(fā)出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫作是這次培訓班學習的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調(diào)幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決，秘決就是多學習，學習公文寫作知識，學習相關(guān)知識；多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文；多總結(jié)，要打一仗進一步，就要多總結(jié)，這樣才能進步，人家的經(jīng)驗固然重要，但最管用的還是自己的經(jīng)驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結(jié)經(jīng)驗，一個不善于總結(jié)，幾年后寫作水平會有較大差距。

在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓是難免的，教訓和經(jīng)驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復，不要怕領(lǐng)導批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經(jīng)驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓班學習了一些公文寫作的知識和規(guī)則就可以寫好公文了。我在這里強調(diào)吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學習中央領(lǐng)導的講話和中央文件，學習黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據(jù)當?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結(jié)出新經(jīng)驗。

（二）辦公室的信息職能

人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領(lǐng)導機關(guān)來說，它是領(lǐng)導科學決策的依據(jù)，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領(lǐng)導。秘書部門是領(lǐng)導的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領(lǐng)導的科學決策服務，是秘書部門的重要職責。領(lǐng)導獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點：

一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領(lǐng)導那里去，領(lǐng)導工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當?shù)静荨?/p>

第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據(jù)的東西也往上報，給領(lǐng)導造成誤導甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發(fā)性的事件，需要領(lǐng)導盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發(fā)生了什么事情，詳細情況以后再續(xù)報?，F(xiàn)在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn)×××人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內(nèi)上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調(diào)在維護穩(wěn)定方面要多報預警性和內(nèi)幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預謀階段和萌芽狀態(tài)。

第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業(yè)危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產(chǎn)生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的不良風氣，敗壞黨風

，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風不深入的問題，主要是領(lǐng)導思想作風不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺了，文件下發(fā)了，這只能說任務完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策

也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環(huán)節(jié)和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務，又要為決策的落實搞好服務。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現(xiàn)的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關(guān)鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點問題是指決策落實中出現(xiàn)的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關(guān)系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯(lián)系，對這樣的問題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區(qū)都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經(jīng)驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結(jié)合自己的實際進行創(chuàng)新，總結(jié)推廣他們的經(jīng)驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。毛主席說過凡是有人群的地方，都可以分為先進的，中間狀態(tài)的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。

搞督查工作要有求真務實，講求實效的工作作風。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發(fā)，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應付上級的虛浮作風，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。

（四）辦公室的協(xié)調(diào)職能

辦公室是綜合協(xié)調(diào)部門，是協(xié)調(diào)各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現(xiàn)，有大量的協(xié)調(diào)工作要做。如黨委、政府發(fā)文件，涉及到政策、法律問題要協(xié)調(diào)；開會，會前，會中、會后的一系列事項要協(xié)調(diào)；在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調(diào)整要協(xié)調(diào)；對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協(xié)調(diào)。通過協(xié)調(diào)理順關(guān)系，調(diào)動大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養(yǎng)自己的協(xié)調(diào)能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調(diào)查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業(yè)領(lǐng)導服務，承辦領(lǐng)導交辦的許多具體事務。除以上各項任務外，還有會務接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛(wèi)、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領(lǐng)導機關(guān)的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現(xiàn)。所以一定要耐心接待。凡應該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創(chuàng)造條件解決。群眾提的問題，如5.7家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學習黨的政策，特別是新出臺的政策要學習好，否則，人家來上訪，本來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當然，我們不主張大規(guī)模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產(chǎn)秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規(guī)模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規(guī)模群眾來上訪才去做工作。

《秘書部門的職能》

第三篇。機關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能差別分析摘要;本文重點論述的機關(guān)秘書和企業(yè)秘書從性質(zhì)上說均屬于公務秘書。由于我國長期計劃經(jīng)濟體制的影響，政企不分，政府同時掌管國有企業(yè)的局面在過去長期存在，所以政府機關(guān)秘書同時也充當著企業(yè)秘書的角色。然而，隨著國有企業(yè)改革的深化，實行政企分開，企業(yè)秘書的獨立地位得以凸顯。探討機關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能不僅有利于秘書學的發(fā)展，秘書工作的明晰，也有利于對國企改革的進一步深化和完善。關(guān)鍵詞;秘書;職能;差別

一般而言，對于秘書職能可分為辦公事務輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)輔助三個方面。三個方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透的，其共同的目的都是為領(lǐng)導工作的有效和有序提供輔助與服務，以促進領(lǐng)導工作效率的提高。準確理解和把握機關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能及其差異，是深入理解解政府和企業(yè)的關(guān)系，已經(jīng)在各自崗位做好秘書工作的前提。

一、在辦公事務輔助職能方面機關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析

（一）機關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦文上的差異

辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運行、整理及保管利用。

機關(guān)秘書進行辦文最終大多是以國家政策法規(guī)的形式出現(xiàn)的，是國家行使統(tǒng)治權(quán)利的載體和工具，最終目的是實現(xiàn)政府的管理職能。所以，機關(guān)秘書的辦文工作體現(xiàn)出強烈的政策性，同時會對整個社會產(chǎn)生強制力（如論是軟強制還是硬強制），其影響將涉及整個社會。然而，企業(yè)秘書的辦文大多是涉及企業(yè)內(nèi)部運作的過程，其影響力只是在企業(yè)內(nèi)部有效，同時辦文的內(nèi)容大多是涉及企業(yè)內(nèi)部的管理，并不必然與政治掛鉤，因此體現(xiàn)為更多的現(xiàn)實性和實用性。

（二）機關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦會上的差異

秘書辦會指的是協(xié)助領(lǐng)導者籌備會議、操辦會務、為會議有序進行和取得預期的會議效果提供服務。由于機關(guān)和企業(yè)在職權(quán)和性質(zhì)上差異，其所辦的會議也體現(xiàn)為不同的目的。

機關(guān)秘書所辦會議大多是作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力等。多數(shù)會議是作為信息的溝通和發(fā)布渠道。機關(guān)秘書在傳統(tǒng)上更多的關(guān)注會議對政令傳達的準確性以及發(fā)布的效果。然而目前值得注意的是，隨著我國民主化進程的推進，當前機關(guān)的管理思路更趨于成熟和民主，在制定決策的過程中更多的引入了公眾參與制度。機關(guān)秘書的辦會已經(jīng)不僅僅局限于初期的內(nèi)部會議或是新聞發(fā)布會、記者招待會等傳統(tǒng)模式，因此，機關(guān)秘書的辦會思路也應該與時俱進，改變機關(guān)主辦方高高在上的固有模式形成平等議事形式，這期間還要求機關(guān)秘書在辦會過程中平等的兼顧各方與會者。企業(yè)秘書的辦會大多是為了溝通、集散信息、形成共識、布置或商洽工作、增強組織凝聚力或是推進工作實現(xiàn)管理目標。企業(yè)秘書大多籌辦和服務經(jīng)理辦公會、董事會、股東會、職工代表會、業(yè)務洽談會等。

（三）機關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦事上的差異

秘書為領(lǐng)導操辦事務的范圍相當廣泛，大體上可分為日常事務、隨機性事務和受權(quán)理事三類。

機關(guān)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)出權(quán)力的特征。無論是在處理日常事務、隨機性事務還是授權(quán)性事務，在負責的職權(quán)范圍內(nèi)起到了主導和信息的控制者的地位。因此，便會催生出腐敗的問題。比如秘書在處理授權(quán)性事務的時候，可以利用信息優(yōu)勢，將信息作為資源，從利益相關(guān)方收取回報;再如機關(guān)秘秘書常常要對領(lǐng)導的來訪、電話和事務等進行擋駕和截留，但機關(guān)秘書也可以根據(jù)自己的利益利用它來堵塞信息通道，不讓對自己或與自己有關(guān)的不利的信息進入領(lǐng)導的視線。同時，也可利用這種方式來截取信息，將有價值的信息攔截后告知利益相關(guān)方，甚至其在中間起協(xié)調(diào)和疏通的作用，將單位的利益轉(zhuǎn)化成個人的利益。近年暴露出來的多起機關(guān)秘書腐敗案件，值得人們警醒。

企業(yè)秘書在辦事方面跟多的時間花在處理日常性事務上。秘書每天都要操辦的事務，如整理領(lǐng)導辦公室，保證領(lǐng)導辦公不受干擾，處理公務電話，收發(fā)、傳遞領(lǐng)導閱知，根據(jù)領(lǐng)導工作需要協(xié)助領(lǐng)導安排工作日程并做好準備，整理機關(guān)內(nèi)務，值班事務、內(nèi)外溝通和來客接待工作等。企業(yè)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)為分內(nèi)工作的按時、按量完成。

二、在參謀職能輔助職能方面機關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析

秘書人員自始就被稱為領(lǐng)導者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中，秘書對領(lǐng)導工作輔助的方式、內(nèi)容等雖然一直處于變化發(fā)展中，但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分，而且隨著社會的

發(fā)展，領(lǐng)導者對其秘書參謀智能輔助的需要越來越強烈。在當代社會，大凡事業(yè)有成的機關(guān)領(lǐng)導者身邊，都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。機關(guān)秘書在某種程度上充當了領(lǐng)導顧問的角色。秘書因其近身性和領(lǐng)導建立了彼此信任的關(guān)系，同時由于秘書工作需要溝通各方面的關(guān)系，接觸和處理大量的信息，所以其看問題的角度更加全面，加之某方面的專業(yè)技能，更能為領(lǐng)導提供有價值的參考意見。機關(guān)秘書在參謀決策方面更多的體現(xiàn)為幫助領(lǐng)導從多個角度分析問題以及提供可行性的建議。

三、在管理協(xié)調(diào)輔助職能方面機關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析

在現(xiàn)代管理實踐中，由于環(huán)境條件的變化、認知水平的差異、資源狀況的不同、利益配置的問題或工作上出現(xiàn)的各種失誤等，往往使組織協(xié)同配合的有序運轉(zhuǎn)出現(xiàn)種種失調(diào)和矛盾。為了化解失調(diào)和矛盾，現(xiàn)代領(lǐng)導者特別重視管理協(xié)調(diào)，除了在各職能管理方面強化協(xié)調(diào)功能外，還要求秘書工作加強對管理協(xié)調(diào)的輔助。機關(guān)秘書對管理協(xié)調(diào)的輔助，主要體現(xiàn)在督促檢查、信訪事務等方面。機關(guān)在工作中要輔助領(lǐng)導對不同部門進行協(xié)調(diào)管理，同時接待和協(xié)調(diào)不同社會群體之間的關(guān)系。企業(yè)秘書的管理協(xié)調(diào)輔助職能主要體現(xiàn)在對領(lǐng)導活動安排及隨機調(diào)處矛盾等方面。為了保證領(lǐng)導合理而高效的利用和分配時間，企業(yè)秘書承擔著對領(lǐng)導時間的管理和規(guī)劃者，同時為了保證領(lǐng)導能夠有充分的時間和精力去處理最為重要的問題，企業(yè)秘書還需對隨機發(fā)生沖突和矛盾進行調(diào)處和化解，保證企業(yè)各項工作有序開展。（免費看電影tang）

四、機關(guān)秘書與企業(yè)秘書職能未來的發(fā)展趨勢

隨著當前經(jīng)濟全球化和一體化的進程，以及我國國企改革的進一步深化，機關(guān)秘書與企業(yè)秘書在職能上將呈現(xiàn)出更為復雜的關(guān)系，二者在職能上呈現(xiàn)出分化與融合的可能性

時代為機關(guān)秘書和企業(yè)秘書設置了不同的職能背景，機關(guān)和企業(yè)又為秘書提出了各異的職能目標。那些原來在機關(guān)和企業(yè)秘書職能中共有的內(nèi)容，會在今后產(chǎn)生分化，那些已經(jīng)粗略分化了的東西今后可能趨向細致分化。機關(guān)秘書與企業(yè)秘書做的都是秘書性工作，因此，兩者又有較厚實的相互融合、容納的基礎。兩類秘書通過客觀的職業(yè)性交流、交往以及主觀的互相學習，必將帶來對秘書管理職能的新認知，在互相知曉職能差異性的同時也會清楚雙方融合的切入點，使差異性成為自我提升和向?qū)Ψ綄W習的一種動力來源。

第四篇：秘書的涵義和職業(yè)特征《秘書的涵義和職業(yè)特征》教學設計

潁州職業(yè)教育中心張洪鋒

教學目標：

一、理解掌握秘書的涵義、類別與層次；

二、了解秘書的職業(yè)特征。

教學重點：

理解掌握秘書的涵義、類別

教學課時：一課時

教學過程：

一、導入新課

二、秘書的涵義

1、宮中秘藏之書

秘書最早的意思指物?！抖氖贰分械摹稌x書?荀勖傳》中有這樣的記載：皇上命令