精益5S管理培訓經(jīng)典8.辦公室5S管理5243

1精益5S管理培訓經(jīng)典教材全套(共11講)第八部分：辦公室5S管理文編：52432辦公室整理整頓要點高級管理者辦公室5S要點辦公室5S管理3共獨區(qū)分·公私區(qū)分·柜架管理·資料歸位·桌面狀態(tài)·抽屜狀態(tài)·張貼管理·事務(wù)管理

減少活頁夾、文件和單據(jù)的數(shù)量；公司外部、其它部門的文件盡早做答送出；擴大辦公室的使用空間；減少遺漏或送出的失誤。

目的要點1.辦公室的整理整頓要點辦公室整理整頓4資料整理受控文件和資料；公用展示類文字資料；個人文字資料。分類受控文件應(yīng)使其從編制審批、發(fā)放、更改到保管均要受控；質(zhì)量記錄的標識、收集、編目、歸檔、保管等均應(yīng)受控；公用展示類文字資料置于公共場所并由專人管理；個人文字資料個人管理；所有文字資料都應(yīng)有標識；所有文字資料都要按方便取用的原則，按使用頻度、重要性等分類放于固定的位置；規(guī)定文字資料的舍棄原則，及時銷毀無用文字資料，提倡及時處置、不堆積文件的良好習慣；定期整理、整頓、檢查。原則5資料整理S/L標準書責任人:XX保管期限:機種停止后3年123456文件夾編號或必要時用斜線活頁夾顏色管理。?藍色：管理類。

?綠色：制造、其它類。

?黃色：藍圖類。

?紅色：標準、規(guī)格類。

分類方式：

?按客戶分類。

?按形式分類。

?按一般文件分類。

?按主題分類。

?按標題分類。

67資料柜整理管理責任者架子表示標簽區(qū)域標示柜子內(nèi)表示標簽8桌面整理待處理已處理2009-6-289

一般的桌子有兩個或以上的抽屜，東西經(jīng)常隨意雜亂地放入抽屜內(nèi)。在并排的抽屜內(nèi)，也許可發(fā)現(xiàn)不僅有鉛筆、圓珠筆、筆記本、橡皮擦、名片及剪刀，而且又有牙刷、糖果、香水、阿斯匹林、錢幣、裝飾珠寶、繃帶及其他物品。這些東西先要依用途分類，在僅有兩個抽屜的桌子時，可分為辦公用品及私人用品，各占用一個抽屜。再來要決定每一項物品的最大放置量。例如，我們決定抽屜內(nèi)放置的最大量為兩支鉛筆、一支圓珠筆、一塊橡皮擦、一本筆記本等。任何超過最大數(shù)量的物品，均須從抽屜內(nèi)去除，放在室內(nèi)一個角落的辦公用品儲存區(qū)；有時可以稱此儲存區(qū)為“循環(huán)金庫”。當抽屜內(nèi)的用品用完之后，員工可以此金庫加以補充。接著，負責管理金庫的員工要注意存貨數(shù)量，當下降至設(shè)定的最少量時，必須再訂購補充進來。借著將辦公抽屜的東西削減至最低量，我們可以剔除將鉛筆、紙張及化妝品等必需的東西混在一起的現(xiàn)象。這種過程能開發(fā)員工的自律能力、改進保存記錄的能力以及強化工作的效率能力。抽屜整理2009-6-2810辦公室5S活動表區(qū)分活動內(nèi)容五分鐘5S活動1檢查你的著裝狀況和清潔度2檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來，如橡皮擦、回形針、文件及其他3整理和徹底清潔桌面4檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6檢查檔案柜、書架及其他夾具等，將放得不恰當?shù)奈锲犯恼^來十分鐘5S活動1實施五分鐘5S活動的所有內(nèi)容2用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設(shè)備3固定可能脫落的標簽4清潔地面5傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾6檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上11

高級領(lǐng)導包括：董事長、董事、總經(jīng)理、高級主管等。做好高級領(lǐng)導辦公區(qū)5S的重要性、必要性：高級領(lǐng)導辦公區(qū)是公司職場的一個重要組成部分；做好高級領(lǐng)導辦公區(qū)5S活動，有利于增強他們對5S的實質(zhì)認識和直接感受，使他們真正下定決心，堅定不一的支持公司5S活動推行；辦公室或區(qū)域，經(jīng)常有客戶來訪，是體現(xiàn)公司5S效用的窗口。

把高級領(lǐng)導辦公區(qū)當作是神圣、私人、保密的地區(qū)不敢或不便染指的想法是錯誤的。高級領(lǐng)導辦公區(qū)如何做5S？2.

高級管理者辦公室5S要求121、常整理：將私人物品與工作用品分開存放；明確不要品的歸類。實施方法：設(shè)置衣帽架；設(shè)置私人物品存放儲柜；由秘書或助理人員制定不要清單擺放在領(lǐng)導用的記事本首頁或備忘錄中，便于領(lǐng)導日常清理不要品；

每周末助理全面核實并協(xié)助整理，去掉過時或不要資料。實施內(nèi)容：132、常整頓：規(guī)劃好抽屜、儲存柜，用標貼定位，鎖扣齊備；文件資料用顏色、編碼或款式不同的資料夾分類歸檔，建立目錄索引；公告物、計劃、備忘錄。實施方法：助理在定位標貼前應(yīng)先征求領(lǐng)導意見，以本人方便取放為原則；文件資料由秘書協(xié)助歸檔；正在處理中的資料用“IN”“OUT”兩層資料架分類；將公布板面格局區(qū)分標示；過時公告物由秘書及時清理。實施內(nèi)容：143、常清掃：辦公室、辦公桌、文件的清掃。實施方法：領(lǐng)導辦公桌明確劃分為本人清掃責任區(qū)。每日例行5分鐘清潔，辦公室外及室內(nèi)其他區(qū)域可由他人協(xié)助完成；過期文件、報章雜志由秘書、助理及時清理；邀請安排領(lǐng)導參與員工清掃活動

。實施內(nèi)容：154、常清潔：接受清潔檢查和巡查；主動不定期巡查。實施方法：助理協(xié)助領(lǐng)導定期自檢前3S的落實情況；提供5S稽查標榜、記錄表等備領(lǐng)導巡查。實施內(nèi)容：165、常