文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力訓(xùn)練

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專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

基本要求

1.身體素養(yǎng)：健康的身體應(yīng)當(dāng)是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書(shū)工作的。

2.心理素養(yǎng)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被心情所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充斥仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書(shū)工作的。

3.思想素養(yǎng)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。

在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會(huì)的改變?nèi)招略庐?，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國(guó)內(nèi)形狀勢(shì)，就在我們身邊，就會(huì)常常有一些新穎事、突發(fā)事，你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢(qián)；你的一個(gè)伙伴倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；你的哥們當(dāng)了大官，你的一個(gè)熟人因腐敗問(wèn)題露餡，進(jìn)去了……這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種狀況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問(wèn)題的，立刻又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好！

業(yè)務(wù)技能

1.理論知識(shí)：需要認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌控扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有援助的其它知識(shí)。另一方面也留意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的進(jìn)展動(dòng)態(tài)。

2.實(shí)踐閱歷：要留意總結(jié)工作中好的閱歷，盡量避開(kāi)走彎路，要常常進(jìn)行閱歷溝通，要多向有閱歷的人學(xué)習(xí)。

3.辦事技能：秘書(shū)工作繁雜、瑣碎，這就要求我們需要具備較高的辦事技能，無(wú)論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要留意熬煉自己的辦事技能，提高辦事效率并應(yīng)掌控肯定的辦事方法與技巧?！苍斠?jiàn)“四”〕

文化素養(yǎng)

1.社會(huì)科學(xué)：學(xué)好專(zhuān)業(yè)知識(shí)應(yīng)是最少的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備肯定的文化素養(yǎng)，也很有須要，可陶冶人生情趣，亦可對(duì)工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫(xiě)詩(shī)做對(duì)皆不行。后皇帝派了一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對(duì)聯(lián)來(lái)試王的文化，上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對(duì)之：塞北一天一地一圣人。語(yǔ)出驚人。江南秀才們進(jìn)而問(wèn)到，先生的學(xué)問(wèn)到底有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對(duì)聯(lián)，一首詩(shī)完成了招考工作。

2.自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門(mén)，經(jīng)常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí)，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平常要留意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過(guò)程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。

3.外語(yǔ)：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，常常涉及外國(guó)當(dāng)事人，對(duì)外交往中，無(wú)論是書(shū)面的，還是口頭的，都要常常運(yùn)用外語(yǔ)。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，“兩條腿走路”的人才。

其他方面

學(xué)會(huì)一些有益的技能，如電腦、開(kāi)車(chē)，琴棋書(shū)畫(huà)等，也是很有好處的。

俗話說(shuō)，“藝不壓身”，假如你具備了肯定的素養(yǎng)，掌控了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，那么肯定會(huì)有你無(wú)地自容的那一刻。

但有一點(diǎn)要明確，我們需要始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充盈自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。

秘書(shū)人員要掌控肯定的工作原那么、方法和藝術(shù)工作原那么：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)那么。工作方法：為了達(dá)到工作目標(biāo)而采用的手段和途徑。比如過(guò)河：你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí)可行的方法。工作藝術(shù)：通過(guò)運(yùn)用超群的、奇妙的、具有制造性的工作方法，順當(dāng)?shù)赝瓿晒ぷ魅蝿?wù)，同時(shí)給人以美的感覺(jué)和享受。

作為現(xiàn)代社會(huì)的秘書(shū)人員或管理人員，我們應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)：堅(jiān)持工作原那么，運(yùn)用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點(diǎn)：

1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間；與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系；與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系；與有關(guān)部門(mén)的關(guān)系等。

在協(xié)調(diào)與本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，要作到尊敬領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)規(guī)律性較強(qiáng)，凡是愛(ài)有個(gè)前因后果，對(duì)這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時(shí)要講事實(shí)，擺觀點(diǎn)，有分析有推理；而有的領(lǐng)導(dǎo)喜愛(ài)單刀直入、直截了當(dāng)，對(duì)此就要言簡(jiǎn)意賅，直中問(wèn)題的要害；而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣，你也不妨與他〔她〕開(kāi)開(kāi)玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，目的是為了更好地做好工作。當(dāng)然，在尊敬領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點(diǎn)，要有維護(hù)真理的精神。那種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無(wú)原那么地聽(tīng)從，那么是不足取的。那樣，會(huì)使別人懷疑你的'人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不肯定會(huì)觀賞這種人。

對(duì)待當(dāng)事人要熱忱周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹(shù)立良好的部門(mén)形象。不要擺出官僚衙門(mén)的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。

掌控的電腦技巧

一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)

1、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置

選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

2、插入頁(yè)號(hào)

選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端〔頁(yè)腳〕”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”；字體任意；奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”，在Word2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，涌現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況調(diào)整尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”；垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況調(diào)整尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”，字號(hào)依據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充斥該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”，垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行調(diào)整。單擊確定。

5、文號(hào)制作

平行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。

上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。注：文號(hào)肯定要運(yùn)用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于預(yù)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞制作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫(xiě)詳細(xì)內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。

7、保存成模板文件

單擊“文件”——“保存”，“保存類(lèi)型”：選擇“文檔模板〔*.dot〕”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑〔一般不做，默認(rèn)即可〕。至此，模板制作完成。以后全部屬于此種類(lèi)型的公文都可以調(diào)用該模板，徑直進(jìn)行公文正文的排版。要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應(yīng)的模板路徑，假設(shè)模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

二、公文正文排版

1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容依據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以徑直錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但需要遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

標(biāo)題——二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)運(yùn)用全角方式；

正文——三號(hào)仿宋字體；

成文日期——三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號(hào)的輸入方法全都，不能運(yùn)用“字母O”或“數(shù)字0”代替。文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——根據(jù)模板定義的字體填寫(xiě)完整。最末，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

三、用Word制作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無(wú)填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

2、編輯文字