03合同與合同檔案管理辦法

合同與合同檔案管理方法編號：HFZD-CS-CB03版號：A/1頁碼：第頁共6頁第1頁共6頁文件編號：HFZD-CS-CB03重慶宏帆實(shí)業(yè)有限公司合同與合同檔案管理方法〔試行〕編制：楊先波日期：2024年10月日審核：各相關(guān)部門日期：批準(zhǔn)：日期：修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人

合同與合同檔案管理方法目的為加強(qiáng)房地產(chǎn)開發(fā)工程中對各類合同及合同檔案的管理，確保有效履約，減少經(jīng)營風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)公司合同形成及合同檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，特制定本制度。定義與范圍定義總部：指重慶宏帆實(shí)業(yè)有限公司；工程公司：指重慶宏帆實(shí)業(yè)有限公司下屬工程公司或工程部；合同管理：是指對合同立項(xiàng)、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等合同訂立全過程的管理。適用范圍重慶宏帆實(shí)業(yè)有限公司所屬工程的工程合同管理工作，包括由公司委托本錢部、開發(fā)設(shè)計部及其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)的與工程開發(fā)本錢相關(guān)的合同文件及合同文件的檔案資料，其它如行政、融資、房屋銷售等合同不在此管理范圍內(nèi)。合同范圍本錢部組織招投標(biāo)產(chǎn)生的各類工程合同〔含配套工程合同〕、設(shè)計、咨詢合同、材料設(shè)備采購合同和其他合同〔招標(biāo)代理、物業(yè)管理委托協(xié)議等〕。非招標(biāo)產(chǎn)生的協(xié)議發(fā)包〔含配套工程、材料設(shè)備、效勞等〕和其他發(fā)包產(chǎn)生的各類合同。職責(zé)本錢部：為工程合同辦理的主責(zé)部門，對外洽談、合同擬訂，對合同真實(shí)性、合理性、可行性負(fù)責(zé)。工程部：對合同承包內(nèi)容的界面劃分、工程管理、技術(shù)條款等內(nèi)容進(jìn)行審核，并對相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)。開發(fā)設(shè)計部：對合同涉及技術(shù)要求、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、建筑做法等內(nèi)容進(jìn)行審核，對相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)，并作為公司設(shè)計及設(shè)計相關(guān)類合同的主責(zé)部門。營銷籌劃部：對與銷售相關(guān)合同的要求、數(shù)量、時間要求等進(jìn)行審核，對相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)，并作為公司銷售類合同的主責(zé)部門。財務(wù)部：對合同收支條款的履約、收付款方式、單據(jù)開具或收取等情況監(jiān)督審核。法務(wù)：對合同內(nèi)容、形式、文字表述、合同法性、有效性以及所承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任負(fù)責(zé)。綜合部：主要負(fù)責(zé)蓋章過程，并應(yīng)核對審核意見的執(zhí)行情況。管理原那么：合同訂立原那么書面訂立合同原那么：訂立合同，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。格式合同原那么：統(tǒng)一使用公司制定的合同范本；對于尚未制定合同范本的，由經(jīng)辦部門起草合同草稿，參照本管理方法經(jīng)審批前方可簽訂。格式合同一般需由本錢部根據(jù)外界環(huán)境的實(shí)際情況不定期做適當(dāng)?shù)男抻喓透?。事前簽訂原那么：合同須先簽訂，然后開始履行。嚴(yán)禁未簽合同即先行履行。在特殊情況有正當(dāng)理由的，經(jīng)辦部門將事件緣由、合作方選擇依據(jù)、結(jié)算方式、工作方案安排等事項(xiàng)進(jìn)行說明，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后實(shí)施。并在10日內(nèi)由經(jīng)辦部門參照本管理方法規(guī)定的流程辦理報批。合同審查原那么：所有合同的簽訂、修改、補(bǔ)充都必須按照本管理方法規(guī)定的相應(yīng)審查流程進(jìn)行報批。嚴(yán)禁任何部門在合同內(nèi)容未經(jīng)審查的情況下擅自簽訂。合同檔案管理原那么合同檔案管理由本錢部專人統(tǒng)一管理，以確保合同檔案資料的完整性和有效利用；其他相關(guān)部門的合同管理由相關(guān)部門負(fù)責(zé)管理，參照執(zhí)行本管理制度。本錢部負(fù)責(zé)公司工程合同的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織管理工作，保管公司各工程部的工程合同及檔案管理，并指導(dǎo)和監(jiān)督各工程工程部的合同及檔案管理工作。合同檔案管理應(yīng)實(shí)行分工程分合同類別管理的原那么。合同形成的程序及要點(diǎn)合同擬稿本錢部根據(jù)招標(biāo)文件、評標(biāo)、詢標(biāo)或談判記錄、中標(biāo)單位的審定意見以及公司有關(guān)規(guī)定起草合同文件。合同經(jīng)辦人與工程公司、對方單位溝通的合同條款。合同簽訂前，經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真理解合同范本，熟悉相關(guān)合同條款內(nèi)容。合同簽訂中，相關(guān)經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫合同工程，對于對方地址、聯(lián)系方式、合同內(nèi)容、簽訂日期等條款應(yīng)當(dāng)填寫明確，對于不需要填寫的合同空白之處，應(yīng)當(dāng)明確填寫“無約定〞。合同填寫中如出現(xiàn)各種形式的涂改，合同各方當(dāng)事人均須在涂改處簽章確認(rèn)。合同履行過程中對于合同需要對某些特殊情況加以約定時，或某些條款需要修改時可以另行簽訂補(bǔ)充合同，但是應(yīng)當(dāng)保證補(bǔ)充合同與主合同主體的一致性，并須按照合同審批流程進(jìn)行審批。合同簽訂后，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時跟蹤合同的履行情況，對于合同范本中不完善的地方，應(yīng)當(dāng)及時與合同執(zhí)行部門溝通完善，可以根據(jù)合同履行情況填寫?合同修訂情況調(diào)查表?，及時反響合同履行過程中的相關(guān)信息及修改意見，由合同執(zhí)行部門、本錢部及相關(guān)部門協(xié)商后加以調(diào)整。合同文稿流轉(zhuǎn)會簽合同經(jīng)辦人填寫合同文件審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，編號流轉(zhuǎn)。編號規(guī)那么如下：編號編制原那么：以各工程公司獨(dú)立編號，編號簡潔、明了，反映出合同對應(yīng)的工程、簽訂年份、合同類別及合同序號。合同編號內(nèi)容：HFCQ-工程名稱〔類別〕年份-序號HFCQ—————————宏帆重慶工程部工程名稱(類別)————工程名稱的簡稱，類別分為設(shè)計、工程、咨詢〔含效勞〕、材設(shè)等。年份-001———————合同簽訂年份及順序號。舉例：HFCQ-鳳凰灣〔工程〕12年-001HFCQ—————————宏帆重慶公司

鳳凰灣一期〔工程〕——鳳凰灣一期的工程類合同

12年-001———————公司在2024年簽訂合同第一份合同但對于由集團(tuán)總部簽訂，效勞于各工程部的合同，其合同編號那么取消子公司代碼和工程名稱，其本錢歸集那么在費(fèi)用支付時按效勞工程歸集或進(jìn)行分?jǐn)偂：贤募徟鷨瘟鬓D(zhuǎn)附件。采用招標(biāo)方式確定的合同，應(yīng)附評標(biāo)報告。非招標(biāo)確定的合同，應(yīng)附發(fā)包審批文件。其他方式確定的合同，應(yīng)附會議紀(jì)要或其他審批文件。部門審核內(nèi)容本錢部：全面審核合同文件的內(nèi)容，包括合同價款、計價、價風(fēng)格整、結(jié)算，以及文字、排版等。工程部：主要審核工作界面劃分、合同工期、工藝措施、技術(shù)要求、質(zhì)量約定等。開發(fā)設(shè)計部：主要審核技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、建筑做法等。營銷籌劃部：主要審核銷售類合同和與銷售產(chǎn)品有關(guān)的合同，并作為銷售類合同的主辦部門，應(yīng)認(rèn)真把握合同標(biāo)的的要求、數(shù)量及時間要求、產(chǎn)品變化對銷售的影響等。財務(wù)部：主要審核合同的付款方式、付款時間、履約收支等。法務(wù)：主要審核合同內(nèi)容、形式、文字表述合法性、有效性及所承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任等。合同審批流轉(zhuǎn)程序合同審批由經(jīng)辦部門的經(jīng)辦人填寫?合同文件審批表?，并附相關(guān)文件，在經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批。合同文件流轉(zhuǎn)在流轉(zhuǎn)前，應(yīng)當(dāng)由本錢部內(nèi)業(yè)人員進(jìn)行合同統(tǒng)一編號和登記。各級合同審核人員應(yīng)認(rèn)真審核合同文本并各自在?合同文件審批表?上簽署意見或直接修改到合同文件的相應(yīng)部位，應(yīng)做到字跡清楚，觀點(diǎn)明確，詞句不得存在歧義。如沒有修改意見，要簽署“同意〞的字樣。相關(guān)部門審核完畢后，按權(quán)責(zé)體系上報審批。?合同文件審批表?上的審核意見，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)審查意見一一落實(shí)，凡提有意見的，都應(yīng)當(dāng)經(jīng)原審核人員再次確認(rèn)執(zhí)行行況，然后繼續(xù)審批，但部門之間可同時進(jìn)行，流轉(zhuǎn)到領(lǐng)導(dǎo)審核時，其前面的審批意見應(yīng)當(dāng)?shù)玫铰鋵?shí)〔除需領(lǐng)導(dǎo)定論的除外〕。需總部審批的合同，應(yīng)在工程公司審批完成后立即上報總部審批。合同蓋章流程合同審批完畢，應(yīng)由合同經(jīng)辦部門準(zhǔn)備正式合同文本，一般應(yīng)當(dāng)由合同另一方先簽章，對方簽章完成后，由公司綜合部加蓋合同章，合同文本在兩頁或兩頁以上時應(yīng)加蓋騎縫章。有附件的合同，附件應(yīng)與合同主體一起加蓋騎縫章；如有分冊的，應(yīng)當(dāng)注明分冊順序。按印章使用規(guī)定辦理蓋章手續(xù)時應(yīng)對照合同會簽表審查合同是否已經(jīng)修改、有無簽名、是否已填時間、地點(diǎn)、是否已按合同約定附有附件。合同分發(fā)與檔案管理由合同經(jīng)辦部門完成合同分包工作，并確保本錢部、財務(wù)部、綜合部〔公司存檔〕、業(yè)務(wù)部門的合同文本均為原件合同〔不分正副本〕。合同審批過程的?合同文件審批表?及原文件，均應(yīng)當(dāng)保存到本錢部，經(jīng)辦部門應(yīng)保存?合同文件審批表?復(fù)印件。合同完成分發(fā)后，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)對合同形成過程的全部書面文件資料整理成冊，并形成文件目錄，以備審查。合同簽訂部門在合同分發(fā)時，應(yīng)同時向合同主要業(yè)務(wù)部門交接“合同交底表〞，將合同本卷須知及合同主要事項(xiàng)向業(yè)務(wù)部門作交接，交接須經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。對需政府部門備案的合同〔如總承包施工合同〕，一般需采用政府標(biāo)準(zhǔn)文本格式，該類合同在簽訂前必須要求合同對方出具“僅作為備案使用〞的相關(guān)承諾。公司的所有合同文檔均屬公司機(jī)密性文件，任何人不得擅自將合同對外公開或外傳，違者視情節(jié)予以處分。合同履行的跟蹤合同履行過程中，本錢部應(yīng)及時了解合同運(yùn)行中的問題，及時分析，采取措施，使合同履行得到有效控制。本錢部根據(jù)各方面情況進(jìn)行匯總，對合同履行中的較大問題提出處理意見報公司領(lǐng)導(dǎo)決定。較重要的合同履行完畢，應(yīng)會同工程部和相關(guān)部門填寫“合同履行綜合情況表〞，并提出合同條款的總結(jié)與改進(jìn)建議。在合同履行過程中，如生生乙方代表更換的，那么由業(yè)務(wù)主管部門根據(jù)合同履行的實(shí)際情況和對擬更換人員的考察情況作綜合評估后報公司審批，批準(zhǔn)前方可更換。合同文檔的移交由本錢部經(jīng)辦的工程合同文件，其相關(guān)過程文件資料，由本錢部經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)相關(guān)資料的收集整理，并成冊建檔，然后移交到內(nèi)業(yè)管理人員。由公司其他相關(guān)部門經(jīng)辦的合同文件，應(yīng)當(dāng)在合同簽訂完成后及時收集整理完善相關(guān)資料，成冊后移交本錢部統(tǒng)一管理，雙方必須當(dāng)面清點(diǎn)，并完善交接清單手續(xù)。合同文檔管理方法合同文本的管理，應(yīng)當(dāng)分工程以簽訂年份結(jié)合合同分類進(jìn)行統(tǒng)一編號管理，建立統(tǒng)一的合同管理臺帳。合同文本的形成過程資料，應(yīng)當(dāng)分工程以合同名稱和編號為目錄，統(tǒng)一建檔管理，到達(dá)既可以通過合同目錄直接查閱過程資料，也可以通過過程資料的管理目錄查閱合同文本。本錢部應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案的檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、閱讀和利用工作。本錢部的合同內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)加強(qiáng)合同檔案的統(tǒng)計工作，應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，編制合同管理清單，并在清單目錄中注明缺少或遺失資料、文件是原件還是復(fù)印件。合同文件的借閱：公司各部門人員因工作需要須借閱合同文件時，應(yīng)完善相應(yīng)借閱手續(xù)；合同原件不得外借。如特殊情況需外借的，必須經(jīng)本錢局部管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意前方可外借并辦理相應(yīng)的外借手續(xù)；借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處分。合同電子文檔：凡由公司相關(guān)部門起草的合同文件，其電子合同文本〔蓋章版〕，均應(yīng)