勁嘉集團SAP項目-TE-業(yè)務現(xiàn)狀及需求調研問卷-MM-V1.0-20180504-采購中心

MM模塊業(yè)務現(xiàn)狀及需求調研問卷第頁深圳勁嘉集團股份有限公司SAP項目調研問卷版本1.02018年5月4日如何回答問卷回答問卷的最根本原則就是詳實、準確，只有詳實、準確的資料，才能實現(xiàn)對現(xiàn)狀業(yè)務和管理需求真正的把握?；卮饐柧淼牡诙€要求就是要認真分析每一個問題是要問什么，這一問題可能涉及哪些相應的方面，要盡可能詳細回答。在回答過程中，有不懂的地方可隨時與調研顧問進行討論。注意事項問卷回答請使用WORD格式，并提交相應的電子文檔。問卷提交時間是2018年05月11日。

目錄第1章 組織結構與職責 4第2章 供應商關系管理 5第3章 價格管理 7第4章 采購訂單管理 8第5章 庫存管理 12第6章 主數(shù)據(jù) 16第7章 收集單據(jù)清單 17第8章 收集管理制度與規(guī)范清單 18 組織結構與職責請?zhí)峁┎少徆芾硐嚓P職能部門的組織設置概況答：我司的采購管理分采購中心及二個事業(yè)處采購組二部分組成。采購中心負責供應商開發(fā)、審核準入、考核管理、二個事業(yè)處采購訂單審核、供應商對賬審核、付款審核；大型設備采購；大宗材料（紙張、紙板、紙箱、特種紙、膠水、塑料件、雙面膠、磁鐵）采購及招投標；每月采購數(shù)據(jù)分析總結、采購成本控制；事業(yè)處采購業(yè)務指導管理；事業(yè)處采購組：負責事業(yè)處日常采購工作；包括設備器維修處包、配件加工、刀模/五金/機器零配件采購、2萬元以下設備采購、原材料（生產(chǎn)耗材、印刷化工輔料、膠袋、電化鋁、膠膜、禮盒小配件）采購、供應商客訴處理、供應商對賬、付款申請。事業(yè)處采購組的采購業(yè)務歸采購中心統(tǒng)管，其供應商必須為采購中心審核認證的合適供應商，其行政考勤人事歸事業(yè)處負責人管理。簡述下公司采購部門和倉管部門信息化現(xiàn)狀，比如使用什么軟件完成采購工作，軟件對崗位職責的覆蓋程度（哪些工作及流程在軟件中實現(xiàn)，哪些未在軟件中實現(xiàn)。）？答：通過我司自主研發(fā)的“深圳智能包裝信息管理系統(tǒng)”，MRB物料運算，采購系統(tǒng)下訂單，倉庫按采購訂單入庫，采購訂單系統(tǒng)審核。未實現(xiàn)的功能有：采購系統(tǒng)對賬、采購月報表分析、采購供應商開發(fā)、管理、考核供應商關系管理對于開發(fā)的新供應商，如何認證為合格供應商（新供應商開發(fā)流程/樣品試用流程）？有哪些流程和手續(xù)？此部分是否需要納入系統(tǒng)管理？大概共有多少家供應商？提供生產(chǎn)用料（原輔料）的供應商大概有多少個？答：新供應商導入必須走JJNS-MP-18供應商評定程序、JJNS.GC-WI-O1新材料新工藝管理規(guī)定，采購部應要求供應商填寫《供應商基本資料調查表》-向供應商發(fā)出《供應商能力評估表》-采購部負責向供應商搜集樣品、樣品的檢測報告、MSDS（報告針對化學品物料），樣品交工程部進行檢測和使用，評價是否合格-合格后組織品質工程采購到現(xiàn)場實地考查。新供應商準入需要納入系統(tǒng)管理，共計100家左右，提供生產(chǎn)用料的供應產(chǎn)大概60家左右是否對供應商分級管理？是否定期對合格供應商進行再認證、評估？依據(jù)是什么？答：目前未過供應商進行分級管理，將來需要對供應商進行分級管理；目前有對部分現(xiàn)有合格供應商進行年度審核，認證評估依據(jù)是采購、品質、工程多方到供方工廠現(xiàn)場評估，填寫供應商現(xiàn)場審核表。公司同供應商簽訂合同通常是數(shù)量合同還是價值合同？達到一定數(shù)額是否有折扣？答：一般簽訂數(shù)量合同，達到一定數(shù)量無折扣是否有對不同資質的供應商進行采購配額管理？供應商應付賬如何管理？運輸費是否都由供應商承擔？如何劃分？答：運費由供方承擔是否有物流公司負責運輸?shù)那闆r？采購部是否有交貨計劃發(fā)給供應商或運輸方？如有請描述制定交貨計劃的過程。答：成品有物流公司負責運輸，但不屬于采購負責，原材料都是供應商承擔運費，采購人員在下采購訂單后，有跟催供應商交貨，但系統(tǒng)出來的計劃送貨時間不太準確，所以給到供應商的送貨時間也不太確定是否有一個供應商又是客戶的情況？會發(fā)生以應付賬款作為預付款的業(yè)務嗎？如果是，請描述業(yè)務流程。答：目前沒有發(fā)生供應商又是客戶的情況，沒有相關的業(yè)務流程目前采購合同簽訂的是含稅價格還是非含稅價格？稅率有哪幾種？答：都是含稅價格，原料的稅率都為17%，工程維修為3%采購合同的有效期一般為多長？合同價格是否經(jīng)常調整？有哪些審批過程？答：采購框架合同簽訂一年，主要是品質相關，價格按每月報價為準，采購員匯總每月材料價格報事業(yè)處總經(jīng)理、采購中心經(jīng)理審批流程。對供應商付款有幾種情況？預付框、月結壓款、到貨付款；答：付款方式有預付款、月結對賬收發(fā)票后30-90天付款，貨到入庫后付款。目前供應商的數(shù)量大體有多少？對于長期供應商有多少？如何分布？各部門需要掌握供應商的哪些信息？答：目前供應商數(shù)量100家左右，長期供應商有60家左右，主要是原材料供應商占60-70%，各位門需要知道供應商送貨時間，物料名稱，數(shù)量，規(guī)格，型號，品牌，交貨的品質狀態(tài)。請說明目前采購合同、供應商信息等資料的保存及錄入時由哪個部門負責？答：目前采購合同由采購部負責存檔并登記錄入。價格管理采購價格是否有根據(jù)采購數(shù)量等級定價的情況（不同采購數(shù)量有不同的價格）？答：個別產(chǎn)品有階梯定價，大部分材料為按訂單數(shù)量定價是否有存在訂單收貨之時價格仍未最終確定的情況？出現(xiàn)的頻率？答：不存在收貨時不確定價格的情況。請簡述采購結算（同供應商對賬）的流程。申請付款時，采購部門（供應商）要提供的單據(jù)或文檔有哪些？答：采購按合同約定的付款方式，每月寫付款申請報批財務付款，對賬時采購將供應商送貨單、倉庫入庫單、審核的采購訂單粘貼一起交財務做賬，付款時只需要填寫付款申請單交財務應付會計審核就可采購結算(發(fā)票校驗)時出現(xiàn)差異時如何處理？答：財務與采購協(xié)調處理同供應商是否有詢價、報價流程？目前此流程在什么平臺上運作？答：有一定數(shù)量同種材料采購時，采購人員會多家詢價比價，目前沒有在系統(tǒng)上動作有無采購預付款？若有，則支付后如何跟蹤控制以避免重復付款？答：設備類采購有預付款情況，材料類采購個人情況會采購預付款，次數(shù)很少。。。采購每月對賬，不會存在重復付款情況采購附加費包括哪些？能否依據(jù)采購合同確定相關費用？這些附件費用是否包含在采購價格里，還是另外計算？答:一般材料不存在采購附加費用，有一部門進口轉廠退稅的紙張會存在報關手續(xù)費用，另外一些吸塑材料會存在模具費用，數(shù)量少的時候會將費用分擔到單個產(chǎn)品單價里。采購訂單管理產(chǎn)品技術/開發(fā)部或開發(fā)部開發(fā)新產(chǎn)品后，新材料的樣品采購、招標等工作由開發(fā)部門負責還是采購部負責？答：由采購部門負責請?zhí)峁┎少彶块T《崗位職責說明書》《業(yè)務流程操作標準書》（即提供采購部門各崗位職責說明及采購部涉及到的工作流程圖）。答：見附件請簡述采購訂單下達流程。是否需要審批、審批的依據(jù)和策略是什么？答:采購訂單下達，單價需要經(jīng)理管理部經(jīng)理及需要采購中心經(jīng)理審核，審核依據(jù)采購價格不能超過當月批準的材料匯總價格。采購員分工的方式（如根據(jù)材料性質分工）？答：目前是按事業(yè)處分工，另外按主輔材料分工采購計劃調整的頻率高不高？通常是是什么原因導致訂單更改（物料更換、數(shù)量變更等，請用具體數(shù)據(jù)說明，如技術部門下達的技術變更頻次，由此對采購訂單或生產(chǎn)訂單產(chǎn)生影響的變更數(shù)目）。答：采購計劃的調整頻率不高；工程開單錯誤，市場調整交期；變更對采購及整個系統(tǒng)都會產(chǎn)生影響，增加采購人員工作量采購訂單生成下達頻率？只有臨時被動接單下單，A類的可能會有預測下單；非A類物料采購PR審批OA節(jié)點最后審批未傳遞到具體采購員，需進系統(tǒng)查詢，降低工作效率。對采購單據(jù)的保密性有何規(guī)定？如查看及價格修改的權限限制等等。答：保密少數(shù)人可查，審核后不可再修改價格常規(guī)物料提前期是幾天？目前采購價格確定是根據(jù)訂單下達日期還是送貨日期的價格？或者兩者都有？答：3-5天，下單日期的價格，是否有委外流程，分為幾種方式？答：有委外另工流程，目前由計劃部門負責請簡述在采購中供應商寄售的模式？是否有進口采購的業(yè)務？流程同國內采購有何區(qū)別？答：有，進口訂單的材料需要做期貨采購。是否存在緊急采購（一次性采購）或現(xiàn)金采購？答：存在是否允許超量收貨？采購收貨與訂購數(shù)量有差異時處理流程？答：不允許超量收貨，需增補訂單是否有定期對延誤率（缺料造成對生產(chǎn)的延誤）進行統(tǒng)計分析？答：需要目前是否有對生產(chǎn)用料質量追溯的需求？答：需要質量追溯。目前正在使用的采購分析報表有哪些？是否有新的報表需求？答：每月大宗材料價格趨勢分析，采購來料合格率，物料到貨及時第，各類材料采購分類匯總。采購是否有各子公司單獨采購\集中采購情況？如何進行操作？答：目前沒有，未來需要是否有大宗物料（即戰(zhàn)略性物資）的采購，如有，請簡述從計劃制定到到貨的周期和流程。答：有大宗材料提前備料采購，分批送貨請列舉并提供目前采購所用到的憑證、單據(jù)樣本。答：各種類型的物料的采購周期多長？供應商是否按照約定的交貨日期交貨，是否有延期交貨情況？這種情況是否有對應的處理措施，如有，請簡述。答：詳見物料采購周期表，供應商一般都可以按交貨送貨，偶爾會出現(xiàn)交期誤差，但都在一天以內請簡述辦公用品、勞保、低值易耗品從計劃下達到入庫、發(fā)料的流程。答:由行政部門統(tǒng)一匯總全公司需求，然后統(tǒng)一采購，各部門統(tǒng)一領料。簡述固定資產(chǎn)采購流程？是否紙質單據(jù)？答：需求部門提報固定資產(chǎn)需求計劃經(jīng)領導審批后，交采購比價后簽訂合同訂購；有紙質單據(jù)目前采購退貨的情況有那些？請分別列舉，并詳細描述各種退貨的流程。答：退貨主要為品質異常，品質開來料異常報告，交倉庫及采購，是否有供應商免費贈送的物料，贈送的物料如何處理？答：有供應商免費送貨交工程打們，不作入庫處理庫存管理請?zhí)峁┕S倉庫管理相關的組織結構圖，并提供各部門的基本人員情況。請?zhí)峁└鞴緦S各倉庫的物理分布狀況及邏輯上倉庫劃分情況。目前倉庫管理使用軟件應用狀況，您認為有哪些不足的地方？請?zhí)峁┠壳皞}庫出入庫管理相關的規(guī)章制度及流程圖。目前哪些倉庫物料是否需要批次管理？如有，則簡述批次記錄哪些信息。供應商送貨單據(jù)是一式幾聯(lián)？哪幾個部門需要存檔？單據(jù)是供應商自行打印還是倉庫代打？質檢工作在收貨之前還是之后？送貨單是否需要質檢部門的簽字？如收貨后抽檢發(fā)現(xiàn)不良品，如何處理？供應商送貨是否有按照百分比免費多送幾個的情況？目前此類庫存進系統(tǒng)嗎？請簡述倉庫物料退還供應商流程及涉及的單據(jù)。倉庫根據(jù)車間計劃備料并送達車間還是車間自行領料的方式？目前倉庫是否設有物管員和帳務員的崗位？系統(tǒng)帳務員是否能及時錄入當天的收發(fā)單據(jù)？如不能，則說明原因。目前車間是否是按單領料？是否有借料的情況（無單據(jù)領料）？正常白班不存在，夜班可能存在，但必須及時補單；請簡述補發(fā)料流程（責任確認及審批）。請簡述原輔料退庫流程，需要哪些手續(xù)和單據(jù)？是否有同工廠不同庫存地點、不同工廠倉庫之間、不同公司之間的調撥業(yè)務？如有，需要那些手續(xù)和單據(jù)？非生產(chǎn)性物資倉庫有哪幾個？由哪個部門管理？是否需要納入系統(tǒng)實施范圍？有哪些部門（非生產(chǎn)部門）會領用生產(chǎn)性物資？是否有統(tǒng)一單據(jù)格式？請簡述流程并提供單據(jù)樣式。還有其他那些領料出庫方式？請簡述倉庫物料報廢的處理流程。報廢后是否有價值？請?zhí)峁﹫髲U單據(jù)樣式。是否按照物料不同的分類設置有最大最小庫存及安全庫存等？如果有,請詳細說明制定的方法和考慮的因素。庫存管理目前采用何種盤點策略和方法？請詳述盤點差異處理流程。目前各倉庫的發(fā)貨都有哪幾種方式？(如先進先出,后進先出,按批次出等)如何進行劃分的？目前正在使用的庫存管理報表有哪些？是否有新的報表需求？生產(chǎn)過程中是否會產(chǎn)生的頭尾料情況，如果有目前是如何處理的？主數(shù)據(jù)請簡述目前是否有對我們家所有物料