LHR-WI-027鼓勵員工申報利益沖突管理程序

XXX有限公司文件編號LHR-WI-0XX版本A0類別鼓勵員工申報利益沖突程序生效日期20XX-03-06工作文件頁次PagePAGE2ofNUMPAGES5鼓勵員工申報利益沖突程序制定部門制定/日期審核/日期批準/日期文件發(fā)行欄修改履歷序號章節(jié)版次制定或修改內(nèi)容日期1全部A0新制定20XX03-061.0目的為了鼓勵員工因個人利益沖突而向公司申報，防止因為在處理個人與公司利益關(guān)系時，受到其私人利益因素的干擾，不采取相應的處理舉措，使價值判斷和工作方法取向偏離公司利益要求，發(fā)生為了謀取私人利益給公司的利益和其他員工帶來的危害行為，特制定本程序。

2.0適用范圍適用于公司的所有員工涉及工作、職務利益沖突的認定和處理。員工涉及工作、職務利益沖突范圍包括：2.1、與公司簽訂有效勞動合同的員工以及派遣至公司工作的派遣工。2.2、與公司發(fā)生關(guān)聯(lián)業(yè)務的公司、法人之間發(fā)生本規(guī)則規(guī)定的利益沖突行為。3.0定義利益沖突，指公司的法人或(最高管理者)和員工在執(zhí)行公司的事務中，因自身利益(即直接利益沖突)或者受事務關(guān)聯(lián)人之間利害關(guān)系影響(即間接利益沖突)，可能損害公司和其他董事、股東、員工權(quán)益的情形。4.0權(quán)責4.1各部門主管有以下責任：4.1.1評估可能的利益沖突；4.1.2建議合適的行動解決或排除利益沖突；4.1.3通知相應的人事并與之一起解決利益沖突；4.1.4確保公司管理層知道可能的利益沖突；4.1.5監(jiān)督已披露的利益沖突；4.1.6跟進任何新的利益沖突。4.2人事負責實施員工利益沖突的調(diào)查和申報，如《利益沖突申報表》、《利益沖突調(diào)查表》的實施，員工在與員工的部門主管及管理層溝通后，并建議必要的行動措施。5.0管理程序5.1利益沖突的情況5.1.1員工或其配偶、未滿18歲的子女，或任何近親(員工最能判斷何人是近親)，在公司的事務中有金錢利益，例如身為公司的董事或合伙人，或大量持有股份，以及擔任有報酬的雇傭工作、職位、行業(yè)、專業(yè)或職業(yè)。5.1.2員工是某公司、協(xié)會、聯(lián)會或其它機構(gòu)的董事、合伙人、顧問、客戶或雇員，或有其它重要的關(guān)聯(lián)，而該公司正與本公司有業(yè)務往來或者要發(fā)生業(yè)務時。5.1.3作為專業(yè)顧問以個人或某公司成員的身分向任何人或機構(gòu)提供意見或代表該人或機構(gòu)，或經(jīng)常與該人或機構(gòu)有事務往來，而該人或機構(gòu)是與本公司的事務相關(guān)聯(lián)的。5.1.4員工在處理事務中，業(yè)務單位的雇員是其同學、關(guān)系親密的朋友，并且可能會影響到公司利益時。5.1.5在采購中雙方事先有接觸，并且是唯一供應商或者沒有更多的供應商可以供選擇時。5.1.6員工打架、斗毆或其他行為，處理或調(diào)查者與其中當事者有某種關(guān)系時。5.1.7商業(yè)競爭。員工在職期間應聘于其他與本公司有競爭行為的公司時。5.1.8財政利益。在正常工作時間內(nèi)，從事其他事務以獲得財政利益時。5.2利益沖突的申報及處理對于5.1中所列的情形，要做到5.2.1利益沖突的申報：公司鼓勵員工充分披露/申報任何可能引起利益沖突的情形，若察覺存在利益沖突，須立即向上級領(lǐng)導進行逐級匯報，填寫利益沖突申報表，以回避因利益沖突可能給公司與其他員工帶來的利益損害。5.2.2每一年度，公司提醒所有員工：他們繼續(xù)有責任申報可能的利益沖突。5.2.3在任何時候，每當員工有可能的利益沖突出現(xiàn)，或原來已申報的可能利益沖突有所改變，必須立即向人事部門索取利益沖突申報表，進行申報并交給直接經(jīng)理。5.2.4該員工的直接經(jīng)理建議合適的行動來解決或排除利益沖突，并把建議轉(zhuǎn)交給相應的人事審核。5.2.5指定的人事人員審核每一個匯報的可能利益沖突及其直接經(jīng)理建議的行動，提出意見并取得管理層的同意后，反饋給直接經(jīng)理執(zhí)行。5.2.6業(yè)務已經(jīng)開展，才發(fā)現(xiàn)存在利益沖突時，要立即終止業(yè)務關(guān)系，并上報給公司。5.2.7對于可能存在潛在利益沖突，如關(guān)聯(lián)方通過第三方去影響事務的處理，要及時向上級報告。5.2.8重要崗位如采購部等，實行與其他崗位輪換制度。5.2.9利益相關(guān)方關(guān)系處理原則：“利益相關(guān)方關(guān)系”是指員工與客戶、商業(yè)合作伙伴、競爭者、監(jiān)管者以及其他員工等利益相關(guān)者之間的關(guān)系。員工應遵循公平原則對待客戶、商業(yè)合作伙伴、競爭者、監(jiān)管者以及其他員工。5.3利益沖突的識別5.3.1員工的入職調(diào)查表和個人簡歷中的近親屬。5.3.2員工與關(guān)聯(lián)公司的既往業(yè)務中的利益沖突調(diào)查。5.3.3以前提交給利益沖突調(diào)查與復核小組的報告。5.3.4利益沖突調(diào)查與復核小組對員工的調(diào)查與復核結(jié)果。5.3.5在合同簽訂與執(zhí)行過程中與業(yè)務方的記錄。合同執(zhí)行后的考核。5.4利益沖突調(diào)查與復核5.4.1公司成立利益沖突調(diào)查與復核小組，由人力資源部、采購部、財務部、品質(zhì)部、生產(chǎn)中心以及倉務部等有關(guān)部門及公司高層主管人員組成，采取合議方式?jīng)Q定公司事務中的利益沖突的判斷與解決方法。5.4.2對于已經(jīng)存在的利益沖突選用沒有利益沖突的人員。5.4.3對于可能存在的利益沖突采取詢問、向第三方調(diào)查的方式來判斷。直到確定沒有利益沖突存在為止。5.4.4對于已經(jīng)發(fā)生了的利益損害后果的，并且經(jīng)過復核員工存在主觀上的故意的，按有關(guān)規(guī)定進行處罰。5.5保密義務保密義務請參見《隱私與保密管理程序》。5.6利益沖突豁免后的防范在解除與利益沖突有關(guān)的事務后，該員工不得以其他手段向有利害關(guān)系的一方交流、披露有關(guān)的信息。5.7利益沖突處置方法5.7.1出現(xiàn)利益沖突后，利益相關(guān)員工上報給利益沖突調(diào)查與復核小組消除利益沖突。由于沒有利益沖突的員工繼續(xù)沒有完成的工作。5.7.2在不能或者沒有必要更換有利益沖突的員工時，對事務關(guān)聯(lián)重新評審，更換沒有利益沖突的關(guān)聯(lián)方。5.7.3新的業(yè)務關(guān)系又形成新的利益沖突時，按本款中5.7.1、5.7.2執(zhí)行，直到消除利益沖突為止。5.7.4已經(jīng)出現(xiàn)利益沖突并且產(chǎn)生了一定的后果，要對后果進行評估，進行處理。5.7.5上述方法仍不能消除利益沖突時，可以委托不存在利益沖突的第三完成業(yè)務。5.8告知義務公司員工利益沖突情形后，應立即告知關(guān)聯(lián)方相關(guān)事實和不能繼續(xù)完成業(yè)務的原因和可能產(chǎn)生的后果，同時征求當事人的諒解。5.9利益沖突查證利益沖突的審查流程：5.9.1成立專門小組來負責對利益沖突的審核判定。5.9.2所有的業(yè)務在開展之前報到利益沖突小組進行是否存在利益沖突的評定。如果存在更換沒有沖突的員工或更換沒有利益沖突的關(guān)聯(lián)業(yè)務單位。5.9.3經(jīng)小組審定沒有利益沖突的員工要做出局面無利益沖突聲明。并且保證沒有對事實隱瞞和承擔因為隱瞞事實帶來的所有后果。5.9.4業(yè)務執(zhí)行中和執(zhí)行后接受評審。5.9.5經(jīng)過評審出現(xiàn)利益沖突的，告知當事人并對可能存在的危害進行評估。5.10違反辦法的責任5.10.1員工違反本規(guī)則，由公司分別給予訓誡、通報批評、公開譴責、取消勞動合同等處分。5.10.2員工已經(jīng)因為利益沖突損害了公司的利益時，進行必要的賠償，如果金額特別大的和造成不良社會影響的，可以追究司法責任。5.11調(diào)查與處分公司在收到書面投訴、舉報或反映員工有違反本辦法行為時，應當由利益沖突調(diào)小組進行調(diào)查，并對違規(guī)員工給予處分。對嚴重違反本規(guī)則、觸犯行政法規(guī)的，應當移送司行政部門查處。5.12接受調(diào)查員工接到公司利益沖突的調(diào)查通知后，應當接受調(diào)查，及時提供書面陳述和相關(guān)材料。拒絕接受調(diào)查的，公司可以給予通報批評、公開譴責。5.13利益沖突管理程序的宣傳與員工的上報制度5.13.1本辦法出臺后要在職工中進行培訓，使所有的員工了解什么是利益沖突、利益沖突的范圍、利益沖