操作手冊-財務(wù)結(jié)算

財務(wù)管理操作手冊目錄TOC\o"1-3"\h\z\t"1.1,1,1.1.1,1"1.1財務(wù)根本信息 3會計科目維護(hù) 3贊助〔扣款〕工程維護(hù) 4供給商合同維護(hù) 5結(jié)算方式資料維護(hù) 6增值稅資料維護(hù) 71.2應(yīng)收帳款管理 8批發(fā)調(diào)撥過帳 8代銷商品過帳 9帳款錄入 9帳款確認(rèn) 11應(yīng)收帳款匯總表 11應(yīng)收帳款明細(xì)表 12已收帳款一覽表 14應(yīng)收帳款預(yù)警表 141.3供給商帳款 16供給商扣款/贊助款輸入 16供給商月扣/年扣計算 17供給商押款輸入 17供給商解款輸入 18供給商贊助/扣款一覽表 191.4財務(wù)確認(rèn)過賬 20商品入庫過賬 20商品退廠過賬 21供給商贊助/扣款過賬 22實銷實結(jié)應(yīng)付憑證生成 23入庫/退廠單據(jù)查詢 241.5付款處理 25發(fā)票資料錄入 25發(fā)票審核 27應(yīng)付賬款生成付款申請單 28付款申請單維護(hù) 28付款申請審核 29付款沖賬 30憑證發(fā)票查詢 31直供商品進(jìn)貨應(yīng)付賬款 32直供商品退貨應(yīng)付賬款 321.6賬款報表 33未付賬款資料表 33應(yīng)付賬款資料表 33已付賬款資料表 34財務(wù)報帳 351.7財務(wù)報表 35商品入庫匯總統(tǒng)計 35商品銷售匯總統(tǒng)計 36商品進(jìn)銷存統(tǒng)計 371.1財務(wù)根本信息1.1.1會計科目維護(hù)財務(wù)在做賬時，總是把單位之間或單位和個人之間的往來業(yè)務(wù)劃分為一個個具體的小的單位來統(tǒng)計計賬，這個小的單位會計學(xué)上稱為會計科目。一般一個總帳分為多級科目，新的科目必須于會計科目維護(hù)中增加，其方法是用鼠標(biāo)右鍵點擊空白區(qū)域，系統(tǒng)會彈出一個彈出菜單，當(dāng)需要增加一級科目時，點擊新增一級科目，當(dāng)需要增加一個子科目時，就需要先選擇上級科目，然后在彈出的菜單中，選擇新增即可。系統(tǒng)將在右框內(nèi)新增一條空白的科目供用戶輸入，其輸入方法是在如下列圖右框的畫面中輸入科目編碼、科目名稱、助記符、科目類別等資料。其中編碼是給某科目的助記代碼，為便于記憶編碼往往要起得有規(guī)律，如101代表一級科目的現(xiàn)金，102代表一級科目的銀行存款。新的科目維護(hù)好之后，退出系統(tǒng)之前必須保存。1.1.2贊助〔扣款〕工程維護(hù)供給商為贊助公司開新店，往往會支助一筆款項給公司，或由于供給商某批貨有問題，當(dāng)供給商來解款時會把他某一筆款項扣下來。為此進(jìn)行贊助扣款工程維護(hù)。進(jìn)入系統(tǒng)贊助〔扣款〕工程維護(hù)，點擊菜單條的新增按鈕〔F6〕，系統(tǒng)空出一行讓你維護(hù)新的贊助款和扣款工程。輸入編號和扣款/贊助類別名稱后保存。1.1.3供給商合同維護(hù)購銷或代銷商品，供給商為獎勵公司，供給商往往要于公司達(dá)成一定的協(xié)議，公司銷售他的商品，當(dāng)銷售額達(dá)多少時他給公司多少的獎勵額。獎勵方法一般有兩種：月獎勵和年度獎勵。月獎勵：當(dāng)公司銷售或代銷其商品，供給商給你按照銷售額固定的比例進(jìn)行少返利。年度獎勵：根據(jù)銷售額按照不固定比例進(jìn)行返利，供給商可能規(guī)定，當(dāng)公司的銷售額達(dá)多少時他給你一定比率的返利，當(dāng)達(dá)另一銷售額時他又給你一定比率的返利。進(jìn)入供給商扣款合同維護(hù)畫面，系統(tǒng)處于新增狀態(tài)，輸入供給商編碼，輸入合同簽定年度，以及供給商與本公司簽定的獎勵協(xié)議。輸入完后按保存鍵〔F2〕退出。1.1.4結(jié)算方式資料維護(hù)不同的供給商會有不同的結(jié)算方式。有日結(jié)、月結(jié)、批結(jié)、隔批結(jié)等。結(jié)算方式的不同會影響跟供給商的結(jié)款情況。進(jìn)入系統(tǒng)結(jié)算方式資料維護(hù)畫面點擊菜單條的新增〔F6〕按鈕輸入新的結(jié)算方式，輸完后按保存鍵退出。結(jié)算方式不能隨便增加，并且其中的代碼也是固定的，結(jié)算方式代號為：’1’為現(xiàn)結(jié)；'2','3','4','5','6','7'為購銷月結(jié)，其中結(jié)算天數(shù)可以根據(jù)公司的實際情況進(jìn)行調(diào)整的；’8’為批結(jié)；’9’為隔批結(jié)；’’a’為隔兩批結(jié)；'b','c','d'為實銷實結(jié)；’e’為鋪底后現(xiàn)結(jié)。假設(shè)人工參加其他結(jié)算方式，在進(jìn)行調(diào)撥過帳、入庫過帳時，系統(tǒng)不能生成相關(guān)的結(jié)算日期。1.1.5增值稅資料維護(hù)公司銷售商品時會要報稅，往往會有不同的稅率，稅率的正確與否會直接影響公司的利潤核算。進(jìn)入稅率維護(hù)畫面，系統(tǒng)默認(rèn)處于新增畫面，請點擊菜單條的新增按鈕，輸入新的增值稅。然后保存退出。1.2應(yīng)收帳款管理公司調(diào)撥給加盟店、批發(fā)客商的商品，根據(jù)結(jié)算方式，在帳款期內(nèi)對之進(jìn)行催款和收款。及時管理好公司的應(yīng)收帳款，對加快公司資金周轉(zhuǎn)和公司開展具有重要意義。1.2.1批發(fā)調(diào)撥過帳對加盟店的調(diào)撥、批發(fā)客商的批發(fā)，財務(wù)要對之的調(diào)撥和批發(fā)單據(jù)進(jìn)行過帳，查看批發(fā)單和調(diào)撥單的金額以及每張單據(jù)的商品明細(xì)，商品數(shù)量和價格。其操作方式為，進(jìn)入系統(tǒng)批發(fā)調(diào)撥過帳功能畫面，選擇本次結(jié)算的加盟店或批發(fā)客商，輸入調(diào)撥或批發(fā)的期間段。然后按查詢按鈕，系統(tǒng)將會查出這段期間內(nèi)未過帳的匯總調(diào)撥單或退庫單。每張單將會列出本張單總的單據(jù)金額和實際應(yīng)收金額。其畫面如下：選中一條明細(xì)，點擊查看明細(xì)按鈕可以查看本張調(diào)撥的具體商品資料。選擇本次須過帳的單據(jù)，勾中其復(fù)選框，確認(rèn)無誤后按畫面右下角的批發(fā)調(diào)撥按鈕進(jìn)行過帳處理。1.2.2代銷商品過帳〔無此功能〕1.2.3帳款錄入調(diào)撥單、退庫單過帳之后，就要進(jìn)行帳款錄入，輸入本次客戶的結(jié)款額，發(fā)票號碼。進(jìn)入系統(tǒng)收款登錄畫面，輸入或選擇對應(yīng)的加盟店/客商，輸入發(fā)票號碼或收據(jù)號碼，選中一明細(xì)行使其變藍(lán)，點擊窗口下的選擇應(yīng)收憑證單按鈕，系統(tǒng)將彈出另一個畫面：〔圖1.2.3.2〕選中已過帳的單據(jù)，按選擇返回按鈕，輸入正確的收款金額和沖帳金額，一張調(diào)撥單可以分幾次來付款和沖帳，下次客商來付款時可以把上次未沖完的單據(jù)一起拿來沖帳。1.2.4帳款確認(rèn)收款登錄之后，并且客商已付款，主管須進(jìn)行帳款確認(rèn)。進(jìn)入帳款確認(rèn)畫面，輸入相應(yīng)的查詢條件，查出須確認(rèn)的帳款，點擊畫面左下角的收款審核按鈕。然后按保存按鈕，真正收款沖帳。1.2.5應(yīng)收帳款匯總表此報表可以查出一段時間內(nèi)應(yīng)收而未收的款項，進(jìn)入應(yīng)收帳款資料匯總表畫面，輸入查詢條件，然后按執(zhí)行按鈕〔F9〕，系統(tǒng)將會按你所輸條件查出應(yīng)收而未收的帳款。列印報表如下所示：1.2.6應(yīng)收帳款明細(xì)表輸入相應(yīng)的查詢條件，點擊查詢按鈕〔F9〕，系統(tǒng)將會列出應(yīng)收帳款的明細(xì)資料如下所示：1.2.7已收帳款一覽表本報表用于查詢一段區(qū)間內(nèi)，已收帳款情況。輸入查詢條件，如輸入時間段，然后按查詢按鈕，系統(tǒng)將會查出這一時間段內(nèi)已收款情況，可以清楚的看到，某一門店的付款和沖帳情況，以及某一客商是沖的哪一張調(diào)撥單。同時點擊窗口下的打印按鈕可以打印出已收款帳款表。1.2.8應(yīng)收帳款預(yù)警表1.3供給商帳款公司的蓬勃開展離不開供給商的優(yōu)質(zhì)貨源以及供給商對本公司的大力支持。于是就涉及跟供給商之間的帳款問題。供給商為支持公司開新店或搞促銷活動等，往往會贊助公司一筆款項，這就涉及供給商的贊助款問題，另外供給商由于某批貨存在問題，當(dāng)供給商來結(jié)款時要扣他一筆款項，這就涉及到供給商的扣款與押款問題。1.3.1供給商扣款/贊助款輸入該功能主要用于對供給商的贊助和扣款等款項進(jìn)行維護(hù)。其操作方法是：如圖1.3.1，在供給商編號欄中輸入相應(yīng)的扣款或贊助的供給商，在贊助/扣款年月中輸入扣款年月。然后在下面的扣款明細(xì)中輸入本次的扣款工程和贊助/扣款金額以及備注。輸完后按工具欄上的保存〔F2〕按鈕進(jìn)行保存。1.3.2供給商月扣/年扣計算供給商為獎勵公司往往采用月扣和年扣等手段，供給商常常會跟公司簽定月扣/年扣合同，為此須根據(jù)月扣/年扣合同計算出結(jié)款年月的返利金額，從而生成相應(yīng)的扣款憑證。其操作方法如圖：圖1.3.2，選擇/輸入要算的供給商，輸入銷售年月，然后按窗口上的執(zhí)行〔F9〕按鈕或按畫面上的供給商年/月扣計算按鈕，系統(tǒng)將會根據(jù)年扣/月扣合同自動算出此供給商響應(yīng)銷售年月的扣款金額。1.3.3供給商押款輸入有時供給商由于某批貨有問題，或別的什么原因，當(dāng)供給商來解款時，須從本筆款項中押下一筆款項，把此筆款項扣下暫不付給供給商，這就是押款，其操作方法如圖：圖1.3.3，選擇/輸入所要押款的供給商，輸入押款時間，正確輸入押款金額和注明押款原因，輸入簽核主管，所有信息輸完后按工具欄上的保存〔F2〕按鈕進(jìn)行保存。1.3.4供給商解款輸入對供給商的押款進(jìn)行處理后，有些款項須返還給供給商的，這就涉及到對供給商的押款進(jìn)行解款問題，其操作方法是：如圖1.3.4，輸入押款單號或相應(yīng)的供給商，然后按工具欄上的執(zhí)行〔F9〕按鈕查出押款單據(jù)，輸入解款人和注明解款原因，輸完后按保存按鈕進(jìn)行保存。1.3.5供給商贊助/扣款一覽表1.4財務(wù)確認(rèn)過賬公司向供給商進(jìn)行采購商品，須向供給商付款，由于不同的供給商有不同的結(jié)算方式，同一供給商的不同商品也有不同的結(jié)算方式，這就要生成相應(yīng)的應(yīng)付憑證。財務(wù)須對公司的入庫單，退廠單，供給商的贊助扣款憑證進(jìn)行過帳，生成相應(yīng)的付款憑證。作為供給商的解款依據(jù)。1.4.1商品入庫過賬供給商的商品采購入庫后，須對入庫單進(jìn)行過賬，生成相應(yīng)的付款憑證，從而向供給商進(jìn)行付款。入庫過賬的操作方法是：如圖：1.4.1，選擇/輸入收貨機(jī)構(gòu)，選擇/輸入供給商，輸入?yún)^(qū)間段然后按查詢按鈕，系統(tǒng)會查出這一區(qū)間向此供給商的進(jìn)貨情況。選中入庫單，點擊窗口下的查看明細(xì)，可以查出具體的入庫明細(xì)。選中要過賬的入庫單，然后按窗口下的入庫過賬按鈕，系統(tǒng)會自動按供給商的結(jié)算方式生成相應(yīng)的應(yīng)付憑證。1.4.2商品退廠過賬1.4.3供給商贊助/扣款過賬1.4.4實銷實結(jié)應(yīng)付憑證生成由于供給商的不同商品有不同的結(jié)算方式，須根據(jù)不同的結(jié)算方式生成不同的結(jié)算憑證，對實銷實結(jié)商品。須根據(jù)結(jié)算天數(shù)生成相應(yīng)憑證。假設(shè)一個供給商既有購銷也有代銷，要建立兩個供給商編碼進(jìn)行管理。實銷實結(jié)是按照供給商的結(jié)算方式來衡量的。只要該供給商為實銷實結(jié)那么，那么該供給商提供的商品均當(dāng)作實銷實結(jié)來處理。實銷實結(jié)憑證生成日期要求每月的6號之后〔包含6號〕，并且當(dāng)月不能做連續(xù)幾個月的憑證，要求當(dāng)月做上個月的憑證。如圖1.4.4，選擇/輸入相應(yīng)的供給商，輸入銷售年月，按查詢按鈕。即可查出所查年月的銷售情況，點擊窗口左下腳的生成應(yīng)付憑證按鈕，系統(tǒng)即會根據(jù)供給商及其商品的結(jié)算方式生成不同的憑證。1.4.5入庫/退廠單據(jù)查詢1.5付款處理各種憑證生成好之后，須對供給商的發(fā)票資料進(jìn)行付款申請，進(jìn)行付款沖賬。1.5.1發(fā)票資料錄入對供給商開具的發(fā)票資料進(jìn)行錄入，沖相應(yīng)的憑證，同一發(fā)票可以對應(yīng)沖多張憑證，同樣一張憑證可以對應(yīng)多張發(fā)票。其操作方法如圖：圖1.5.1，輸入付款日期，輸入/選擇結(jié)算的供給商，選中一條明細(xì)記錄，點擊窗口下的‘選擇單據(jù)’按鈕，系統(tǒng)彈出另一窗口如圖1.5.1.2，選擇本次付款的憑證，按選擇返回按鈕進(jìn)行返回，填寫正確的發(fā)票金額和沖賬金額，以及稅率。選擇正確的發(fā)票類型〔供給商發(fā)票、營業(yè)發(fā)票〕，填寫正確的發(fā)票號碼，所有填完后按工具欄上的保存按鈕進(jìn)行保存。供給商發(fā)票：指供給商開來的結(jié)款發(fā)票，其一般是增值稅發(fā)票。營業(yè)發(fā)票：指公司開具給供給商的發(fā)票，公司對供給商的贊助/扣款等款項開具的發(fā)票。1.5.2發(fā)票審核財務(wù)主管對錄入的發(fā)票資料進(jìn)行審核確認(rèn)。其操作方法如圖：圖1.5.2，輸入發(fā)票號碼，然后按‘查詢’按鈕，查詢出相應(yīng)的發(fā)票資料，主管確認(rèn)無誤后按畫面下的‘發(fā)票審核’按鈕進(jìn)行審核，再按工具條上的‘保存’按鈕進(jìn)行保存。1.5.3應(yīng)付賬款生成付款申請單對供給商的發(fā)票資料進(jìn)行付款申請，生成付款申請單，向公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行付款申請。其操作方法如圖：圖1.5.3，選擇/輸入對應(yīng)的供給商，按窗口上的查詢按鈕，查出此供給商的發(fā)票資料，選擇發(fā)票資料〔一張發(fā)票不能進(jìn)行屢次付款申請〕，點擊窗口下的生成付款申請單生成相應(yīng)的付款申請單。1.5.4付款申請單維護(hù)對供給商的應(yīng)付憑證及押款、解款憑證須生成付款申請單向主管進(jìn)行申請,從而對供給商的發(fā)票進(jìn)行付款沖賬。其操作方法如圖：圖1.5.4，先按工具條上的‘選擇’按鈕，輸入/選擇供給商編號，再按‘執(zhí)行’按鈕查出應(yīng)付款資料，輸入相應(yīng)的押款、解款單號，填寫正確的申請金額及付款日期。填寫正確后按保存按鈕進(jìn)行保存。此時便可打印出付款申請單〔如圖1.5.4.2〕進(jìn)行付款申請。1.5.5付款申請審核公司主管對付款申請單進(jìn)行審核，確保付款無誤。從而做到公司賬證相符。其操作方法如圖：圖1.5.5，輸入付款申請單號或輸入供給商編號，然后按‘執(zhí)行’按鈕查出付款申請單，確認(rèn)付款憑證及付款金額等正確無誤后按窗口下的‘審核通過’按鈕進(jìn)行審核，再按‘保存’按鈕進(jìn)行保存。1.5.6付款沖賬 付款申請確認(rèn)后，供給商結(jié)款完成，須進(jìn)行付款沖賬，對入庫單進(jìn)行結(jié)案處理。其操作方法是：如圖1.5.6，進(jìn)入付款沖賬畫面，系統(tǒng)自動列出付款申請確認(rèn)的單據(jù)，選中沖賬的付款申請單，按窗口下的‘付款沖賬’按鈕，系統(tǒng)將自動沖相應(yīng)的入庫單。1.5.7憑證發(fā)票查詢該報表功能是查詢某供給商在某區(qū)間段內(nèi)的發(fā)票資料情況，以及公司的付款憑證情況。輸入條件后按‘查詢’按鈕，系統(tǒng)會按條件查出相應(yīng)的憑證和發(fā)票資料，如圖1.5.7，雙擊發(fā)票明細(xì)可查出此發(fā)票對應(yīng)的商品明細(xì)資料如圖1.5.7.2。1.5.8直供商品進(jìn)貨應(yīng)付賬款直供商品進(jìn)貨應(yīng)付賬款主要是對廠商直接送貨到門店進(jìn)行的賬款處理?！苍摴δ芤驯恢蓖ㄊ轿锪魅〈?.5.9直供商品退貨應(yīng)付賬款直供商品退貨應(yīng)付賬款，主要是對廠商直接送門店的那一部份商品進(jìn)行退貨的賬款處理?！苍摴δ芤驯恢蓖ㄊ轿锪魅〈?.6賬款報表系統(tǒng)通過未付、應(yīng)付、已付等幾張報表，可以清晰地反映出公司一段區(qū)間內(nèi)公司的賬款付對情況。從而正確地輔助財務(wù)工作。1.6.1未付賬款資料表通過該報表可以反映出公司在某區(qū)間內(nèi)對供給商的未付款情況。如圖1.6.1，輸入供給商廣州醫(yī)藥總匯，再輸入時間段，然后按‘執(zhí)行’按鈕，系統(tǒng)將查出此時間段內(nèi)公司對供給商廣州醫(yī)藥總匯的未付款情況。如圖1.6.1.2。1.6.2應(yīng)付賬款資料表通過此報表可以反映出某個賬款日公司的應(yīng)付款情況。如圖1.6.2，在賬款日內(nèi)輸入‘2003/05/20’后按‘執(zhí)行’1.6.3已付賬款資料表系統(tǒng)通過該報表可以反映出某區(qū)間內(nèi)公司已付款申請確認(rèn)且付款沖賬情況。如圖1.6.3，輸入某一時間段后按‘執(zhí)行’1.6.4財務(wù)報帳該功能是供財務(wù)月底報