服飾有限公司采購管理制度

服飾有限公司采購管理制度（試運(yùn)行）一、目的：為規(guī)范公司的物料采購，確保公司物料供應(yīng)，有效降低物料采購成本，加強(qiáng)公司物料采購的監(jiān)督與管理，特制訂本制度。二、范圍：適用于公司采購部及其相關(guān)部門的工作人員。三、定義：1、物料：指公司經(jīng)營中常用的原材料、半成品、成品；經(jīng)常性批量采購的材料。2、臨時材料：指非經(jīng)營常用材料，半成品、成品；非經(jīng)常性批量采購的材料。3、辦公易耗品與后勤常用物品的購買不在本制度范圍之內(nèi)。四、權(quán)責(zé)：1、采購部門按本制度安排采購工作；2、財務(wù)部門按本制度進(jìn)行采購工作的相關(guān)審核事項；3、倉庫、質(zhì)檢及生產(chǎn)部門按本制度與采購部門進(jìn)行相關(guān)配合。五、部門職責(zé)：1、負(fù)責(zé)公司物料采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制訂；2、負(fù)責(zé)按時、保質(zhì)保量的完成所需各項物料的采購工作；3、負(fù)責(zé)物料采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價；4、負(fù)責(zé)安排供貨商檔案的建立、補(bǔ)充工作；5、負(fù)責(zé)組織所采購物料的檔案建立，補(bǔ)充工作；6、做好各項采購檔案的管理工作，如采購合同，各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件；7、負(fù)責(zé)物料采購員及檔案管理員的監(jiān)督與管理；8、對交料情況進(jìn)行控制和跟催，使物料能夠按時到達(dá)；對于未及時到達(dá)的物料，要將信息及時向相關(guān)部門反映；9、負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作；10、總經(jīng)理安排的其他工作。六、物料采購遵守的原則：1、未經(jīng)審批的物料一律不得采購；2、倉庫內(nèi)的庫存物料應(yīng)優(yōu)先使用；3、建立合格供應(yīng)商名錄時，采購遠(yuǎn)近搭配的原則；4、采購物料時，應(yīng)盡量通過銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；5、在比價過程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同質(zhì)量比價格，同價格比服務(wù)的原則，擇優(yōu)確定采購單位；6、對于初次試用的物料，必須經(jīng)過使用部門的認(rèn)可，通過審批后，方可批量采購；七、物料采購管理：1、為節(jié)約采購成本，采購部要從實際工作出發(fā)，嚴(yán)格按照總經(jīng)理審批過的采購計劃和采購任務(wù)進(jìn)行采購，避免物料積壓；2、采購物料時必須嚴(yán)格按照采購原則、采購計劃與任務(wù)進(jìn)行采購，做到不錯訂、不漏訂，及時準(zhǔn)確的做好物料的供應(yīng)工作；3、采購物料時，出現(xiàn)物料短缺、斷貨等現(xiàn)象，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，經(jīng)確認(rèn)后方可采購使用單位愿意接受的替代品，否則，出現(xiàn)后果由采購部直接負(fù)責(zé)；4、采購部未能及時完成采購任務(wù)，應(yīng)及早將原因報相關(guān)部門，采取補(bǔ)救措施；八、采購控制流程（本地采購）：1、采購申請人員按照所需物料填寫《采購申請單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，交采購部門進(jìn)行采購；《采購申請單》一式三份，一份申請人自留，一份交采購部經(jīng)理，一份交采購人員。未審批的《采購申請單》不予采購；2、采購工作人員按照已經(jīng)審批過的《采購申請單》安排當(dāng)天的采購工作；采購員將供貨商相關(guān)信息一方面明確附于報銷憑據(jù)上，另一方面負(fù)責(zé)建立、補(bǔ)充供貨商檔案；3、采購工作人員當(dāng)日采購回來物料，必須當(dāng)日辦理入庫手續(xù)；導(dǎo)入倉庫控制流程；采購回來的物料，采購人員要負(fù)責(zé)建立該物料的檔案；4、在所訂物料不能按照規(guī)定時間到達(dá)時，填寫《采購缺省通知單》一式三份，自留一份，采購部門經(jīng)理一份，采購申請人一份；5、憑入庫手續(xù)（質(zhì)檢簽字）導(dǎo)入報銷控制流程；6、在負(fù)責(zé)與賬期供應(yīng)商的結(jié)算時，先與供應(yīng)商溝通往來數(shù)據(jù)，并與財務(wù)校對，確認(rèn)無誤之后，填寫《付款申請單》，辦理支付手續(xù)；九、外購物料的辦理流程（非本地采購）：1、按照審批過的《采購申請單》，與供應(yīng)商聯(lián)系，確認(rèn)物料數(shù)量及金額；2、根據(jù)審批過的《采購申請單》，填寫《付款申請書》，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核及總經(jīng)理審批后，交出納辦理付款手續(xù)；3、跟催外購物料的收貨工作，及時收貨，在所訂物料不能按照規(guī)定時間到達(dá)時，填寫《采購缺省通知單》一式三份，自留一份，部門經(jīng)理一份，采購申請人一份；4、外購物料到達(dá)后，當(dāng)天到倉庫辦理入庫手續(xù)，導(dǎo)入倉庫控制流程；5、憑入庫手續(xù)（質(zhì)檢簽字），導(dǎo)入報銷控制流程，沖減預(yù)付貨款；6、采購人員在第一現(xiàn)場采購時，做好初步質(zhì)檢工作；7、在所采購物料質(zhì)量、數(shù)量出現(xiàn)問題時，采購人員盡量在與供應(yīng)商的溝通、協(xié)調(diào)及退換貨工作，并對出現(xiàn)的問題負(fù)責(zé)；8、在公司需要與供貨商調(diào)整供貨品種或數(shù)量時，要積極配合，盡量滿足公司運(yùn)營的需要，降低采購及儲藏成本；9、臨時材料所需部門下發(fā)《采購申請單》時，盡可能給出參考意見，總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購部統(tǒng)一安排；10、退換貨時處理流程：已經(jīng)入庫的物料，由倉庫管理員開退貨單，采購人員簽字后將貨品退還供貨商，并由供貨商在退貨單上簽收后，轉(zhuǎn)交財務(wù)部門，辦理相關(guān)手續(xù)；未入庫的物料，由采購人員直接將貨品與供貨商退換，并辦理相關(guān)手續(xù)。十、物料驗收入庫管理：1、物料采購?fù)戤叄少徣藛T通知倉庫管理員、質(zhì)檢員對物料的數(shù)量、質(zhì)量及規(guī)格型號進(jìn)行驗收確認(rèn)，按照約定時間對物料辦理入庫手續(xù)；2、檢驗入庫中不合格的物料，由采購部及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通及時進(jìn)行退、換貨處理；3、驗收合格的物料，由采購人員協(xié)助倉庫管理員及時送至倉庫，由倉庫管理