物業(yè)公司行政管理制度

行政管理制度第一節(jié)部門經(jīng)理工作守則各部門經(jīng)理應(yīng)堅決維護(hù)公司的利益和信譽，堅持同一切不良傾向作斗爭。把公司的事業(yè)當(dāng)作自己崇高的事業(yè)。牢固樹立業(yè)主至上、服務(wù)第一的意識，毫不含混地確立業(yè)主是“上帝”、業(yè)主永遠(yuǎn)是對的觀念、為業(yè)主提供一流的服務(wù)。各部門經(jīng)理，必須忠于職守，熟悉業(yè)務(wù)。物業(yè)公司各部門是公司不可分割的組成部分，各部門必須團結(jié)一致，通力合作，要具備高度的合作精神。各部門經(jīng)理必須模范地遵守員工手冊，事事以身作則。關(guān)心、愛護(hù)員工，切實為員工解決工作中和生活中存在的困難。獎懲分明，使部門員工有高度的凝聚力。努力學(xué)習(xí)，提高自身的文化素質(zhì)和工作能力。第二節(jié)辦公室職員守則職員上班時應(yīng)注意儀容、儀表，男不留長發(fā)、胡須，女不梳披肩發(fā)、留長指甲、涂有色指甲油，穿戴制服要干凈平整，嚴(yán)禁在辦公室內(nèi)吃飯、換工服。辦公桌要保持整潔，不準(zhǔn)擺放私人物品，水杯要放在固定位置。嚴(yán)禁大聲喧嘩、聚眾聊天，談與工作無關(guān)的事，手機要調(diào)至振動方式，以保持安靜的辦公環(huán)境。愛護(hù)辦公設(shè)施，節(jié)約辦公材料，領(lǐng)用辦公物品須登記。不得遲到、早退，不許在辦公室內(nèi)私人會客，有事外出須向部門經(jīng)理請假，告知去向。打電話要言簡意賅，使用禮貌用語，嚴(yán)禁用辦公電話打私人電話。為了提高辦公效率，各部門要本著求大同存小異的原則，通力協(xié)作，顧全大局，避免相互推諉。遇到有不同意見，要下級服從上級，重大事宜需請示總經(jīng)理。任何職員禁止翻閱他人文件，要將與工作相關(guān)之文件妥善保管。職員下班離開辦公室前要本著點滴節(jié)約的精神，人走燈滅。關(guān)好門窗，切斷電源，消除安全隱患。第三節(jié)保密制度本制度是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。全體員工必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機要文件及機要事項的紀(jì)律。本規(guī)定的修改與廢止由行政部提議，公司總經(jīng)理決定后實施。凡涉及公司人事檔案、員工工資、文件、業(yè)主資料、圖表、信件、郵件、各崗位責(zé)任制及公司各項規(guī)章制度等均屬保密范疇。全體員工必須遵守如下規(guī)定：不該說的秘密，絕對不說。不該問的機密，絕對不問。不該看的文件，絕對不看。不該記錄的內(nèi)容，絕對不記錄。不在非保密記錄本上記錄機密。不在私人通訊中涉及公司機密。不在公共場所或訪親問友時談?wù)摍C密。不在非保密的地方存放機密文件、資料。需傳閱的文件一定要各個環(huán)節(jié)把好關(guān)，要及時分類登記，包括文件號、文件題目及系統(tǒng)編號以備日后查找。對那些機密、絕密之文件未經(jīng)部門經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理許可嚴(yán)禁復(fù)印、拷貝。對那些不需保存的文件，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)銷毀，不得亂扔、亂放或隨意處理。各部門要定期檢查文件保存情況，發(fā)現(xiàn)問題及時追查、糾正。公司擇人的態(tài)度尤其是重要崗位人員一定要選配忠誠、可靠、保密觀念強的人員進(jìn)行管理。第四節(jié)物品申報及采購程序一、每月二十五日前各部門根據(jù)本部所需物品的種類、數(shù)量提前做出《物品需求計劃》（一式二份），經(jīng)本部門經(jīng)理審核簽字后，報至行政部。二、接到各部門上報的購物計劃后，由行政部根據(jù)庫存情況，經(jīng)營情況及工程施工情況作以平衡及審核匯總，凡需購買的物品，由行政部需填寫《采購計劃》。三、根據(jù)總經(jīng)理批文，按所需程序及情況轉(zhuǎn)發(fā)至行政部存檔及安排購買。個別急需物品，請寫書面報告，詳細(xì)標(biāo)明所需日期，由本部門經(jīng)理簽字后轉(zhuǎn)交行政部審批，上報總經(jīng)理批示后方可購買。四、行政專員當(dāng)接到《采購計劃》時，根據(jù)審批后的計劃及報告，按照“三比”（比質(zhì)量、比價格、比運距）的原則進(jìn)行采購。五、購買后的物品由行政專員與庫管員進(jìn)行交接，填制入庫單。逐項驗收、簽字。六、驗收、簽字后，行政專員連同財務(wù)人員驗收簽字后的入庫單、購物批件到財務(wù)部按制度報帳。第五節(jié)倉庫管理規(guī)定物品按規(guī)定入庫后，保管員應(yīng)將物品分類擺放整齊，便于拿取。保管員要熟悉物品擺放位置，用標(biāo)簽標(biāo)示物品名稱及數(shù)量，便于每月盤點及即時抽查。保持庫房通風(fēng)、清潔，防蟲、防水。對待報廢物品應(yīng)按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。設(shè)立庫房的安全防范措施，防火、防盜。與庫房無關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)入。第六節(jié)采購物品入庫管理制度采購物品到貨后，由各相關(guān)部門經(jīng)理、財務(wù)人員，庫管員（行政部）共同驗收，在數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量上嚴(yán)格把關(guān)，并與《采購呈批件》上金額、數(shù)量、品牌等核實無誤，符合要求后才能辦理入庫。入庫前必須填寫《入庫單》，《入庫單》一式三份，由使用部門、行政部及公司財務(wù)部共同簽字認(rèn)可。并由上述三個部門分別存檔，以便核對。行政部在收到發(fā)票后匯總與此金額相符的所有入庫單送交財務(wù)部，作為采購員報賬的依據(jù)。第七節(jié)物品出庫管理程序物品出庫，必須由專門人員負(fù)責(zé)并辦理出庫手續(xù)，由領(lǐng)用部門填寫“辦公用品領(lǐng)取單”，由使用部門主管簽字，方可給予領(lǐng)用。倉庫保管員對任何部門、任何人員均嚴(yán)格按先辦手續(xù)后提貨的程序發(fā)貨。各部門按照規(guī)定的時間領(lǐng)用物品，特殊情況除外。公司為每個員工設(shè)立個人工具/物品領(lǐng)用紀(jì)錄，便于隨時查閱。出庫后，倉庫保管員應(yīng)立即登記銷賬，并做出結(jié)存。第八節(jié)貨物盤點與補充程序按公司規(guī)定每月進(jìn)行庫房盤點，由財務(wù)部、行政部、工程部同時進(jìn)行盤點，由倉庫保管員填寫“盤點表“，參加盤點人員應(yīng)根據(jù)盤點表上的紀(jì)錄進(jìn)行實物核對，核實后的盤點表經(jīng)相關(guān)人員簽字后，復(fù)印一式三份，一份交財務(wù)，一份交予部門負(fù)責(zé)人，一份留做庫房存檔。盤點時發(fā)現(xiàn)虧損，應(yīng)立即查找原因，落實責(zé)任歸屬，寫出書面匯報。公司應(yīng)對每種貨物制定最高及最低的儲備量，以作為補充貨物的依據(jù)。保管員根據(jù)庫存情況及各部采購計劃，及時填寫采購申請單，如各部需要專用物資，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。填寫補充計劃時，應(yīng)充分考慮到各方面的因素，既要防止供應(yīng)短缺，又要避免貨物積壓。第九節(jié)復(fù)印機使用管理規(guī)定復(fù)印機由行政部行政專員負(fù)責(zé)管理，并負(fù)責(zé)公司各部門的復(fù)印、登記及管理。所有復(fù)印的資料應(yīng)及時記錄于“復(fù)印登記本”，其中包括復(fù)印者的姓名，所屬部門、復(fù)印內(nèi)容、頁數(shù)。本公司按各部門記錄，每月統(tǒng)計一次復(fù)印的數(shù)量，與紙張使用數(shù)目及是否與復(fù)印機內(nèi)自動記錄相符。若發(fā)現(xiàn)數(shù)目相差過大，行政經(jīng)理要及時查明原因。行政專員負(fù)責(zé)復(fù)印機平時的保養(yǎng)、管理。為節(jié)省開支，可將使用過的紙張復(fù)制一些留底文件或做便簽。第十節(jié)傳真機使用管理規(guī)定本公司傳真機由行政專員負(fù)責(zé)接收。發(fā)出的傳真資料及時登記在傳真發(fā)出及接收記錄本上，詳細(xì)記錄發(fā)文內(nèi)容、時間及發(fā)往地點的號碼，接收人。有關(guān)國際長途的傳真，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可進(jìn)行撥發(fā)。第十一節(jié)電話使用管理規(guī)定為確保公司各部門工作順利進(jìn)行，以防重大及緊急事件的延誤處理，現(xiàn)就公司的電話使用作如下規(guī)定：公司電話設(shè)備為保障公司各業(yè)務(wù)工作得以順利進(jìn)行而配備，必須嚴(yán)格按規(guī)定使用，無故損壞應(yīng)賠償。公司各部門辦公區(qū)域，因公事要求安裝電話，須由部門或個人申請，行政部統(tǒng)一辦理報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交行政部實施。公司各部門職員辦公用電話，除總經(jīng)理辦公室電話及傳真機外，其余均不具有國際、國內(nèi)長途功能，確因公需要開通撥打長途，應(yīng)向行政部申請。接聽電話首句規(guī)范用語為：“非凡物業(yè)某某部，您好！”。任何員工在工作區(qū)域內(nèi)聽到無人接聽的電話時，都要主動接聽，詳細(xì)記錄電話內(nèi)容，并及時清楚的轉(zhuǎn)告有關(guān)部門的主管及相關(guān)人員，如遇緊急情況，可直接轉(zhuǎn)告總經(jīng)理。第十二節(jié)電腦使用管理規(guī)定一、非公司指定人員不可使用電腦。二、所有員工對打印文件資料須保密。三、禁止使用電腦進(jìn)行非公務(wù)工作。四、各部門人員使用電腦應(yīng)按規(guī)定使用，以免造成損壞影響工作。五、保持電腦的清潔，及時處理電腦中的碎片。六、為確保電腦的正確使用，要對經(jīng)常電腦進(jìn)行病毒的查殺。七、對打印的廢棄文件，應(yīng)做標(biāo)識。機密文件及時處理粉碎。第十三節(jié)報刊、郵件收發(fā)規(guī)定為提高服務(wù)質(zhì)量，確保報刊和郵件迅速、準(zhǔn)確地投遞到業(yè)主手中，特擬定如下規(guī)則：報刊類完善登記分類：凡業(yè)主所訂購報刊，須向業(yè)主索取報刊訂閱收據(jù)的復(fù)印件。分類登記后，保存留底備查。根據(jù)收據(jù)將業(yè)主所訂閱的報刊分類登記后，制成分揀明細(xì)表，表內(nèi)須有單元號、訂閱份數(shù)、報刊代號、起止日期等項目。雜志除按上述方法登記外，還需逐期登記，以便查找。郵件類普通平信：分揀后直接投入信箱。（在正式信箱設(shè)立之前，逐戶送交至業(yè)主簽收）。掛號信、包裹單、包裹等特殊郵件：在工作時間內(nèi)（周一至周五）由物業(yè)服務(wù)中心領(lǐng)取，逐一核實登記后，送交業(yè)主做簽收。大宗匯款單：除按上述規(guī)定辦理外，還必須注明收件人身份證號碼。三、對短缺報刊的處理經(jīng)清點，如有報刊短缺應(yīng)及時與郵局聯(lián)系，查明原因，第一時間內(nèi)通知業(yè)主。業(yè)主因短缺報刊提出投訴時，應(yīng)作好登記，并妥善處理。四、對已損壞郵件、誤投郵件的處理對已損壞郵件，視其情況嚴(yán)重，及時與郵局進(jìn)行協(xié)商，協(xié)商同意后，按郵局有關(guān)規(guī)定注明“收到如此”字樣并加蓋收發(fā)室印章及簽字。對誤投信件，按郵政常規(guī)退回。在退回之前須有詳細(xì)記錄，掛號信、包裹單等特殊郵件必須注明信件號碼、退回日期等，并在交與郵局時由其簽收。第十四節(jié)制服管理規(guī)定一、員工制服由公司按不同的工作崗位制裝，制服樣式根據(jù)工作性質(zhì)而定。所有制服的發(fā)放與保管按有關(guān)規(guī)定辦理。二、工服每兩年領(lǐng)用一次，員工領(lǐng)用制服兩年以上者（含）可免費領(lǐng)取新工服。三、試用期內(nèi)未領(lǐng)到工服者需按公司要求著裝，不得穿休閑裝出入辦公場所。四、員工必須經(jīng)常保持制服的清潔及完整；如因個人疏忽和濫用引起制服損壞或遺失，需由員工自行負(fù)責(zé)賠償。在使用期內(nèi)丟失的，由員工本人按當(dāng)時的成本價格100%賠償。五、工服有破損時，要申請進(jìn)行修補，如制服使用中出現(xiàn)多次修補或出現(xiàn)殘舊不宜使用時，須以舊換新。六、未經(jīng)批準(zhǔn)，員工不得穿著帶有公司標(biāo)識的工服離開公司（下班后工裝要留在公司；非因公外出，不得穿工裝）。七、在試用期內(nèi)以及過試用期以后半年之內(nèi)辭職者，離職前向公司繳付全部成本費，被公司解雇者，必須把制服完好地交回公司，如出現(xiàn)破損，則需要照價賠償。過試用期半年以后的員工離職時，公司將根據(jù)員工本人入職時間和制服成本價款按比率在其工資中扣除成本費。服務(wù)一年以上的員工離職時，交還工裝，不扣除成本費。八、員工制服由個人負(fù)責(zé)洗滌。九、在辦公時間和區(qū)域內(nèi)，若出現(xiàn)純系個人原因造成的工服臟亂現(xiàn)象，經(jīng)行政部認(rèn)定后，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對該員工處以20元至200元罰款。第十五節(jié)物業(yè)公司印章管理規(guī)定公司公章公司的公章由專人保管,不得隨意加蓋,印章使用情況應(yīng)做詳細(xì)登記，原則上印章不允許借用。項目物業(yè)印章項目物業(yè)印章（物業(yè)服務(wù)中心）由項目物業(yè)指定專人保管,原則上印章不允許借用。用章范圍僅限于以項目物業(yè)名義向業(yè)主張貼的通知、水電氣費的催繳單、業(yè)主身份證明等不涉及公司經(jīng)濟利益的事項。對外簽訂合同不得加蓋項目物業(yè)印章,應(yīng)按程序?qū)徟?，申請用公司印章，違反者罰款人民幣1000元整,情節(jié)嚴(yán)重者追究直接責(zé)任人與印章保管人的法律責(zé)任。財務(wù)專用章和財務(wù)專用私人鑒章財務(wù)專用章一般不得隨身攜帶外出,如因業(yè)務(wù)需要攜帶外出,應(yīng)報經(jīng)總經(jīng)理同意。如兩枚印章一并攜帶外出,必須兩人分別攜帶同行,處理完業(yè)務(wù)后及時交回,妥善保管。公司財務(wù)專用章按公司規(guī)定使用，不得違反公司規(guī)定加蓋無關(guān)文件。財務(wù)專用印鑒應(yīng)妥善保管,如果遺失,應(yīng)立即報告總經(jīng)理及集團財務(wù)中心負(fù)責(zé)人。更換銀行留存印鑒應(yīng)寫出書面報告,報經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理和總經(jīng)理及授權(quán)人審核及審批后方可辦理。第十六節(jié)個人保管、使用物品管理規(guī)定個人保管物品的范圍凡因工作需要購買或領(lǐng)用計算器、工具、儀器、儀表、對講機、電話、充電器、照相器材等單位價值在100元以上，使用年限1年以上，由個人保管和使用的物品，均為個人保管物品。二、個人保管使用物品的管理個人保管使用物品均屬公司資產(chǎn)，保管者有責(zé)任和義務(wù)妥善保管，合理使用。不得丟失或損壞，也不能隨意轉(zhuǎn)交他人。由于工作變動不再需要原個人保管的物品，可辦理退庫手續(xù)；新調(diào)入人員因工作需要應(yīng)按規(guī)定辦領(lǐng)用手續(xù)。因為使用者使用不當(dāng)造成物品損壞，由責(zé)任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程度折價賠償。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人保管物品損壞，由保管者填寫報廢申請表（見附件），說明原因和理由，經(jīng)部門經(jīng)理審核。單位價值在50元以下，由部門經(jīng)理審批，50元以上的物品由總經(jīng)理審批后辦理報廢手續(xù)，進(jìn)行有關(guān)帳務(wù)處理，并辦理補充新品的領(lǐng)用手續(xù)。各部門經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格控制個人保管物品的領(lǐng)用，對其使用的保管進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保本公司資產(chǎn)的完整及合理使用性。所有離職人員，必須先到行政部辦理物品退庫手續(xù)或按規(guī)定程序辦理物品移交有關(guān)手續(xù)，否則行政部不予簽字。行政部有權(quán)拒絕辦理離職手續(xù)。對不辦理手續(xù)擅自離職的員工，行政部將個人物品清單交秩序部，由秩序部負(fù)責(zé)追回并交回行政部辦理退庫手續(xù)。凡拒不交者，由秩序部按《治安管理條例》提交法律機構(gòu)依法處理。第十七節(jié)公司藥箱的管理規(guī)定為了應(yīng)付公司員工在工作期間內(nèi)突發(fā)疾病和意外傷害發(fā)生時的緊急救治，公司配備了藥箱，為了明確藥箱的使用范圍，特公布如下之規(guī)定。藥箱是為公司員工工作期間內(nèi)遇到突發(fā)疾病或意外傷害時緊急救治之用，不提供日常疾病治療之用。藥箱指定專人負(fù)責(zé)，并詳細(xì)登記使用人、病情、用藥數(shù)量。員工在申請用藥時，應(yīng)對自己以往有藥品過敏史告知管理人員，仔細(xì)斟酌用藥。藥箱僅供公司內(nèi)所有員工使用（除經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)外）。每月月底對藥品盤點一次，根據(jù)藥品用量情況進(jìn)行補充申購。第十八節(jié)勞保用品管理規(guī)定為了加強對勞保用品的管理，規(guī)范勞保用品的領(lǐng)用手續(xù)和更換期限，并結(jié)合工程部目前的實際情況，現(xiàn)對勞保用品的領(lǐng)用、保管和更換作如下規(guī)定：公共勞保用品：公共勞保用品是指發(fā)放給各系統(tǒng)員工工作時共同使用的勞動保護(hù)用品，如：雨衣、大衣、安全帶等。公共勞保用品按規(guī)定定期更換；特殊情況下，由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)更換。個人勞保用品：個人勞保用品是指發(fā)放給員工個人工作時使用的勞動保護(hù)用品，如：絕緣鞋、手套、毛巾、肥皂等。個人勞保用品由員工個人簽字領(lǐng)用，個人保管。損壞或丟失時由個人負(fù)責(zé)賠償。一般情況下，個人勞保用品按規(guī)定定期更換或發(fā)放。勞保用品的使用：員工在工作時，必須穿帶好勞保用品，特別是危及安全的工種和相關(guān)區(qū)域，員工必須穿帶相關(guān)勞保用品，穿帶勞保用品時，應(yīng)保證整潔、干凈。勞保用品的退換：按規(guī)定更換勞保用品時，原則上以舊換新（消耗品除外）。員工辭職或離職時應(yīng)交還所領(lǐng)用的勞保用品。第十九節(jié)對講機使用管理制度使用對講機，要注意控制音量，以免影響業(yè)/租戶辦公或居住。為保障對講機完好，誰使用誰負(fù)責(zé)，使用期間對講機不準(zhǔn)離身。如在使用過程中發(fā)生故障，應(yīng)立即報告部門主管并上交，使用者不得擅自拆卸檢查對講機，如因此而造成損壞負(fù)責(zé)自負(fù)，并進(jìn)行相應(yīng)賠償。工作交接時，接班人員必須認(rèn)真檢查對講機外觀和通訊功能，如有問題，應(yīng)由交、接班雙方領(lǐng)班簽字確認(rèn)，查找原因，跟進(jìn)處理。使用對講機聯(lián)絡(luò)，必須使用規(guī)范語言，凡涉及業(yè)/租戶、公司內(nèi)部等秘密事宜，嚴(yán)禁使用對講機通話。嚴(yán)禁用對講機聊工作無關(guān)的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。第二十節(jié)文書處理的管理規(guī)定行文工作行文用統(tǒng)一格式，部門經(jīng)理簽字，進(jìn)行登記，送交總經(jīng)理，簽署意見后，轉(zhuǎn)交簽字返回。對外行文一律用統(tǒng)一格式統(tǒng)一由總經(jīng)理簽發(fā)。做到及時、不拖延，防止漏辦，做到呈報準(zhǔn)確，對呈文要及時催辦，對不規(guī)范行文提出修改意見。呈文文字準(zhǔn)確、簡略、通順，標(biāo)點符號準(zhǔn)確。呈文專題專用，內(nèi)容準(zhǔn)確。文號、題目、主管領(lǐng)導(dǎo)指示，內(nèi)容符合規(guī)范要求。呈取文件需嚴(yán)格