《大學(xué)創(chuàng)意寫(xiě)作 應(yīng)用寫(xiě)作篇》課件 3第一節(jié) 商務(wù)信函

第三章商務(wù)文書(shū)商務(wù)文書(shū)是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、傳遞經(jīng)濟(jì)信息、處理有關(guān)經(jīng)濟(jì)事務(wù)所寫(xiě)的應(yīng)用文。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善,商務(wù)文書(shū)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的地位和作用越來(lái)越重要,已成為開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要工具。本章主要介紹商務(wù)信函、經(jīng)濟(jì)合同、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)廣告等使用頻率較高的商務(wù)文書(shū)的文體特征、應(yīng)用范圍及寫(xiě)作要點(diǎn)等。第一節(jié)商務(wù)信函一、文體界說(shuō)1.商務(wù)信函是指企業(yè)在開(kāi)展商務(wù)往來(lái)的過(guò)程中,用于溝通信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談交易、磋商問(wèn)題時(shí)使用的函件。在商務(wù)活動(dòng)中,商務(wù)信函起著取得聯(lián)系、溝通買(mǎi)賣(mài)愿望、達(dá)成交易、履行合同、促進(jìn)貿(mào)易的作用。2.根據(jù)行文對(duì)象的不同,商務(wù)信函可分為國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)信函和進(jìn)出口業(yè)務(wù)信函。前者以國(guó)內(nèi)工貿(mào)企業(yè)之間或外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部為對(duì)象,后者以國(guó)外廠商客戶(hù)為對(duì)象。3.根據(jù)不同的功用,商務(wù)信函可分為商品交易磋商信函、索賠和理賠信函。所謂商品交易磋商信函是指在外貿(mào)活動(dòng)中,交易雙方就買(mǎi)賣(mài)某種商品及各項(xiàng)交易條件,如商品的品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、包裝、交貨、支付方式等進(jìn)行書(shū)面協(xié)商,書(shū)面協(xié)商通過(guò)信函方式進(jìn)行的,即為商品交易磋商信函。商品交易磋商信函的內(nèi)容一般包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢(xún)盤(pán)、發(fā)盤(pán)、還盤(pán)、接受等方面。所謂索賠和理賠信函是指在履行合約的過(guò)程中,貿(mào)易雙方常常會(huì)因某種原因發(fā)生爭(zhēng)議,如買(mǎi)方不按規(guī)定開(kāi)證,不按時(shí)按數(shù)額付款,不收取貨物等,賣(mài)方所交貨物品質(zhì)不符,數(shù)量短缺,交貨期與合同不符,包裝不良致貨物損壞、錯(cuò)發(fā)、錯(cuò)運(yùn)等。爭(zhēng)議和違約均會(huì)引起索賠和理賠。索賠指受損失的一方向違約的一方提出賠償?shù)囊?。理賠是違約方受理遭受損失的一方提出的索賠要求,為處理這一爭(zhēng)議事件所寫(xiě)的信函即為索賠和理賠信函。二、文體特征商務(wù)信函主要具有商務(wù)性和憑證性特點(diǎn)。所謂商務(wù)性,是指它主要用于商貿(mào)活動(dòng)的磋商,與一般信函相比,它的內(nèi)容比較單一。所謂憑證性,是指貿(mào)易雙方來(lái)往的商務(wù)信函可作為訂立合同、協(xié)議的憑證,一旦雙方當(dāng)事人發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)或糾紛,商務(wù)信函也可作為解決矛盾和糾紛的重要憑證。三、寫(xiě)作要點(diǎn)(一)格式商務(wù)信函一般包括信頭、標(biāo)題、行文對(duì)象、正文、落款、附件等部分。1.信頭商務(wù)信函一般采用本單位特制的信箋,在正文首頁(yè)上部已預(yù)先印好信頭,如本單位的名稱(chēng)、地址、電話、傳真、郵政編碼、電子郵箱等,有的還有商函編號(hào)。2.標(biāo)題標(biāo)題要概括商務(wù)信函的中心內(nèi)容。有兩種形式:一種是由事由和文種構(gòu)成標(biāo)題,如“希望建立貿(mào)易關(guān)系函”“過(guò)期提貨索賠函”;另一種是先寫(xiě)“事由”兩字,后跟冒號(hào),然后概括該函的中心內(nèi)容,如“事由:要求支付貨款”。3.行文對(duì)象行文對(duì)象即發(fā)函的對(duì)象,可以是公司、商號(hào),如“××商行”“××公司”;也可以是個(gè)人,一般在名字之后帶上職務(wù)頭銜,以示尊重,如“李××經(jīng)理”。如不清楚對(duì)方職務(wù),可用“先生”“女士”來(lái)稱(chēng)呼。4.正文一般包括發(fā)函緣由、發(fā)函事項(xiàng)、希望要求三部分。(1)發(fā)函緣由。初次去函,可先作自我介紹;已有合作關(guān)系的,可簡(jiǎn)述合作情況;雙方頻繁來(lái)往的,可直接說(shuō)明發(fā)函的目的。復(fù)函則要引述對(duì)方來(lái)函的日期、事由等。(2)發(fā)函事項(xiàng)。應(yīng)詳細(xì)陳述需告知對(duì)方的具體事項(xiàng),表明自己的看法。復(fù)函一定要針對(duì)來(lái)函的內(nèi)容作出明確答復(fù)。(3)希望要求。用一兩句結(jié)束語(yǔ)表達(dá)對(duì)收文方的希望和要求,如“特請(qǐng)貴方惠顧并來(lái)函詢(xún)問(wèn)”“希望上述答復(fù)能令貴方滿意”等。也可用“特此函達(dá)”“此復(fù)”等慣用結(jié)束語(yǔ)結(jié)束全文。5.落款落款包括發(fā)函單位和發(fā)函日期兩個(gè)部分。如果以單位名義發(fā)的函,要在發(fā)函單位下一行的發(fā)函日期中間蓋上發(fā)函單位公章。如果以個(gè)人名義發(fā)的函,要寫(xiě)明發(fā)函單位名稱(chēng)和負(fù)責(zé)人的職銜、姓名,如“××公司經(jīng)理×××”,下一行再寫(xiě)發(fā)函日期。6.附件附件指附在商函之后的相關(guān)材料,如公司簡(jiǎn)介、商品價(jià)格表、發(fā)票、單證、有關(guān)樣照等。它是函件的重要組成部分,但不是每封函件都有。(二)寫(xiě)作注意事項(xiàng)1.內(nèi)容明確完整商務(wù)信函的內(nèi)容必須明白清晰,讓人一看便知道你寫(xiě)信的目的、要求,因此不能有遺漏、殘缺。2.語(yǔ)言準(zhǔn)確簡(jiǎn)明準(zhǔn)確是指不用有歧義的語(yǔ)句、數(shù)字、術(shù)語(yǔ),交易條件的標(biāo)注不可模棱兩可。簡(jiǎn)明,即簡(jiǎn)單明了,用最經(jīng)濟(jì)的語(yǔ)言表達(dá)豐富完整的內(nèi)容,言簡(jiǎn)意賅,使對(duì)方一目了然。3.風(fēng)格平實(shí)得體平實(shí),即實(shí)實(shí)在在。行文時(shí),用平直的敘述。恰當(dāng)?shù)淖h論、簡(jiǎn)潔的說(shuō)明即可,不需要用比喻、夸張等方法進(jìn)行描寫(xiě),也不需要抒情。得體,指要根據(jù)不同的情況和不同的對(duì)象,使用不同的詞語(yǔ)和語(yǔ)氣。例文3-1

介紹并推銷(xiāo)工藝品函××公司:從我駐意大利使館商務(wù)處來(lái)信中獲悉,貴公司希望與我國(guó)經(jīng)營(yíng)工藝品的外貿(mào)公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系,我們很高興地通知貴公司,我們?cè)敢庠谶@類(lèi)商品的貿(mào)易方面與貴公司合作。我公司經(jīng)營(yíng)的工藝品有繡品、草竹編、燈具、滌綸花、珠寶首飾以及仿古器物和書(shū)畫(huà)等,這些品種均制作精美、質(zhì)量上乘。特別是滌綸花,式樣新穎、色彩鮮艷、形態(tài)逼真,可與鮮花媲美,目前在歐、美、亞等洲許多國(guó)家極為暢銷(xiāo),深受消費(fèi)者的喜愛(ài)。現(xiàn)寄上滌綸花樣照一套,供參考。歡迎來(lái)信聯(lián)系?！痢吝M(jìn)出口公司××年×月×日附件:滌綸花樣照一套。這是一封主動(dòng)與意大利某公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系的函。首先說(shuō)明通過(guò)何種途徑取得了對(duì)方的聯(lián)系方式,以示禮貌;接著表明希望與對(duì)方聯(lián)系的愿望;再介紹本公司的經(jīng)營(yíng)范圍并著重推銷(xiāo)滌綸花;最后說(shuō)明發(fā)函意圖,希望對(duì)方來(lái)信聯(lián)系,表現(xiàn)了合作的誠(chéng)意。例文3-2

綠茶詢(xún)價(jià)函××茶葉有限公司:我公司對(duì)貴公司生產(chǎn)的綠茶感興趣,需訂購(gòu)黃山毛峰茶。品質(zhì):一級(jí)。規(guī)格:每包100克。望貴公司能就下列條件報(bào)價(jià):

1.單價(jià)2.交貨日期3.結(jié)算方式如果貴方報(bào)價(jià)合理,且能給予優(yōu)惠折扣,我公司將考慮大批量訂貨。希速見(jiàn)復(fù)。××公司××年×月×日這是一封綠茶詢(xún)價(jià)函。首先,表示“對(duì)貴公司生產(chǎn)的綠茶感興趣”,意圖明確;然后,希望得到對(duì)方報(bào)價(jià)的內(nèi)容,簡(jiǎn)明扼要;最后,表明大批量訂貨和能夠得到迅速答復(fù)的愿望。例文3-3

ACROPLIS輪磷酸鹽短量索賠函加拿大ONLSOBLN化工出口公司:第3/7775號(hào)合同磷酸鹽第一批貨已由ACROPLIS輪于×月×日運(yùn)抵青島。結(jié)算發(fā)票重量為21504.175噸,根據(jù)青島商品檢驗(yàn)局水尺鑒定,卸船實(shí)際重量為21468.5噸,短重35.675噸(其他數(shù)據(jù)略)。根據(jù)合同規(guī)定向你方提出索賠,你方應(yīng)賠我方損失金額如下:1.貨價(jià)(按每噸12美元,FOB計(jì)算)1017.84美元2.運(yùn)費(fèi):2377.50美元3.保險(xiǎn)費(fèi):535美元4.檢驗(yàn)費(fèi):538.29美元共計(jì):4468.63美元隨函寄去青島商品檢驗(yàn)局第73/1205號(hào)檢驗(yàn)證明書(shū)正本一份及水尺鑒定記錄一份,請(qǐng)接受此項(xiàng)索賠并速匯款結(jié)賬。中國(guó)化工進(jìn)出口公司××年×月×日附件:檢驗(yàn)證明書(shū)一份。水尺鑒定記錄一份。這是一封索賠函。先陳述到貨的磷酸鹽重量與合同不符的事實(shí),然后就磷酸鹽發(fā)生的短量向?qū)Ψ教岢鼍唧w的索賠要求,并出具了青島商品檢驗(yàn)局的檢驗(yàn)證書(shū)及水尺鑒定記錄,證據(jù)確鑿,有說(shuō)服力。例文3-4錯(cuò)裝貨物理賠函××公司:×月×日來(lái)函收悉。來(lái)函指出:去年×號(hào)售貨確認(rèn)書(shū)項(xiàng)下錯(cuò)裝之“地球牌”抽屜鎖20箱,雖經(jīng)多方推銷(xiāo),但仍無(wú)人問(wèn)津,至今積壓倉(cāng)庫(kù)。因此,要求退貨重?fù)Q,并賠償全部退貨損失。對(duì)于你方為解決該貨所做的努力,我們表示感謝。但我們始終認(rèn)為退貨非兩全之計(jì),現(xiàn)提出下列意見(jiàn),希予考慮:1.據(jù)了解你客戶(hù)無(wú)意承購(gòu)“地球牌”抽屜鎖,其原因是由于對(duì)該品種不了解,因而缺乏經(jīng)營(yíng)信心。事實(shí)上,此牌號(hào)商品的質(zhì)量與808牌的完全相同,只是在你地市場(chǎng)尚未引起注意而已。如廣為宣傳,多方推銷(xiāo),必能招徠生意。望即一試。2.為加強(qiáng)雙方貿(mào)易往來(lái),我公司不惜降低“地球牌”抽屜鎖的售價(jià),例外給予10%折扣,希積極配合。3.由于我方的工作疏忽,給你公司帶來(lái)了麻煩,但退貨重?fù)Q必將影響市場(chǎng)供應(yīng),使交易雙方均遭受損失。為了表示加強(qiáng)雙方貿(mào)易合作的誠(chéng)意,我公司決定再供應(yīng)808抽屜鎖20箱,仍給予5%傭金優(yōu)惠。希函告你方意見(jiàn)?！痢吝M(jìn)出口公司××年×月×日這是一封同意賠償?shù)睦碣r函。態(tài)度誠(chéng)懇,承認(rèn)己方工作疏忽,并對(duì)客戶(hù)的推銷(xiāo)努力表示感謝。提出三點(diǎn)處理意見(jiàn),合情合理,著眼今后業(yè)務(wù)的有利開(kāi)展,易為對(duì)方接受。例文3-5交貨裝運(yùn)手續(xù)完備拒賠函××公司:接×月×日函,獲悉銷(xiāo)售合同×號(hào)發(fā)票×號(hào)項(xiàng)下貨物到達(dá)××港時(shí),你方發(fā)現(xiàn)其中三箱(×箱×箱×箱)內(nèi)分別短缺鬧鐘20只、座鐘25只、臺(tái)鐘20只,并提出賠償要求。此事已引起我方嚴(yán)重關(guān)注。經(jīng)向有關(guān)生產(chǎn)廠及倉(cāng)庫(kù)查詢(xún),查明上述貨物在生產(chǎn)、包裝及出倉(cāng)過(guò)程中,不僅環(huán)環(huán)經(jīng)過(guò)檢查,而且還逐磅稱(chēng)分量,沒(méi)有發(fā)現(xiàn)短裝情況。出口裝運(yùn)前又經(jīng)商品檢驗(yàn)局驗(yàn)明無(wú)誤,并在貨運(yùn)單據(jù)中附有裝箱單。這一切,足以證明該貨裝運(yùn)手續(xù)完備,你方所遇短缺情況絕不可能發(fā)生在裝運(yùn)之前。來(lái)函提出由于短缺的三箱到貨外表跟其他到貨一樣完整,箱外打包鐵皮夾扣原封未動(dòng),全無(wú)撬拆損傷痕跡,因此保險(xiǎn)公司拒絕賠償。我們認(rèn)為保險(xiǎn)公司以貨物包裝外形完整無(wú)損來(lái)證明運(yùn)輸途中沒(méi)有發(fā)生問(wèn)題,理由是不夠充分的。須知打包鐵皮夾扣并無(wú)特殊標(biāo)記,可以任意拆除調(diào)換,不著痕跡,以此作為拒絕賠償?shù)睦碛?似欠妥當(dāng)。我們認(rèn)為,上述短缺損失,理應(yīng)由保險(xiǎn)公司或輪船公司承擔(dān)。建議你方徑向有關(guān)保險(xiǎn)公司或輪船公司提出賠償?！痢吝M(jìn)出口公司××年×月×日這是一封拒絕賠償?shù)睦碣r函。申訴理由,說(shuō)理很充分。先概述對(duì)方來(lái)函的主要內(nèi)容,“此事引起我方嚴(yán)重關(guān)注”表明我方的態(tài)度。接著直接用事實(shí)據(jù)理辯駁,充分證明該貨在裝運(yùn)前不可能發(fā)生短重情況,短重應(yīng)發(fā)生在海洋運(yùn)輸途中,從而明確短重責(zé)任與我方無(wú)關(guān),拒絕賠償。最后提出建議——應(yīng)由保險(xiǎn)公司或輪船公司賠償。四、寫(xiě)作訓(xùn)練1.根據(jù)香港××商行的來(lái)函擬一復(fù)函,以與該客戶(hù)建立業(yè)務(wù)關(guān)系。上?！痢吝M(jìn)出口公司:敝商行是香港一家進(jìn)出口商行,主要經(jīng)營(yíng)紡織品、服裝,也經(jīng)營(yíng)其他日用百貨?？蛻?hù)主要來(lái)自美國(guó)、加拿大、巴拿馬等國(guó)。敝商行已與廣東、安徽等有關(guān)公司建立了良好的貿(mào)易往來(lái)關(guān)系。為了擴(kuò)大經(jīng)營(yíng),敝商行愿與貴商行建立經(jīng)常性的業(yè)務(wù)關(guān)系,有意開(kāi)展絲綢服裝的業(yè)務(wù)?，F(xiàn)急需了解貴公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品情況,請(qǐng)寄一下有關(guān)商品總目錄,以進(jìn)一步聯(lián)系和開(kāi)展業(yè)務(wù)。對(duì)于貴公司的配合,謹(jǐn)此致謝。順頌籌安香港××商行××年×月×日2.根據(jù)下列內(nèi)容,以某進(jìn)出口公司名義擬寫(xiě)一份理賠函。某進(jìn)出口公司對(duì)外成交自行車(chē)5000輛,合同規(guī)定為黑色車(chē)4000輛,湖藍(lán)色車(chē)1000輛。在備貨過(guò)程中發(fā)現(xiàn)湖藍(lán)色車(chē)無(wú)貨。經(jīng)辦人員認(rèn)為我方與客戶(hù)關(guān)系較好,而且對(duì)方要貨很急,估計(jì)搭配一些其他顏色的自行車(chē)沒(méi)有問(wèn)題。于是,在沒(méi)有征得客戶(hù)同意的情況下,擅自更改了花色品種,用300輛橘黃色、300輛紡織綠和400輛銀灰色自行車(chē)代替原合同的1000輛湖藍(lán)色自行車(chē)裝運(yùn)出口。單據(jù)寄往國(guó)外,客戶(hù)拒絕付款,并來(lái)函提出異議,理由是貨物與合同不一致。請(qǐng)擬一份復(fù)函,提出我方觀點(diǎn),以解決爭(zhēng)議(解決辦法是:盡快補(bǔ)交湖藍(lán)色車(chē)或本批雜色車(chē)降價(jià)處理)。3.根據(jù)下列內(nèi)容,以偉民工藝品公司名義擬寫(xiě)一份理賠函?！羾?guó)××商行××年10月與偉民工藝品公司成交了一批仿古竹編提籃。11月份已交貨。該客戶(hù)第二年參加春交會(huì),發(fā)現(xiàn)上年10月份的定價(jià)比現(xiàn)價(jià)高出40%,感覺(jué)吃了大虧,于是來(lái)函要求補(bǔ)償差價(jià),理由是訂貨與降價(jià)僅相隔半年。我方公司表示難以同意,如客戶(hù)愿繼續(xù)推銷(xiāo),可優(yōu)先供貨并讓利5%。4.指出下列信函問(wèn)題并加以修改。(1)甲乙雙方簽訂一份買(mǎi)賣(mài)合同,甲方供應(yīng)乙方500箱花生醬罐頭,合同規(guī)定:“每箱24罐×100克”。但甲方運(yùn)交的是“每箱24罐×200克”,乙方來(lái)函要求退貨,對(duì)此,甲方寫(xiě)下了這封信函:××公司:×月×日函收悉。經(jīng)核查,我方確未能按合同規(guī)定交貨。為此,我方愿意把200克作100克處理,價(jià)格不變,這對(duì)于你方也是有利的,可否,候復(fù)?！痢凉尽痢聊辍猎隆寥?2)暫緩接受新訂單函××公司:貴公司×月×日致中國(guó)紡織品總公司函,訂購(gòu)我牡丹牌真絲繡花女襯衫一節(jié),業(yè)已洽悉。但鑒于目前工廠新獲訂單已超出生產(chǎn)能力,因此,不得不暫緩接受新訂單,在力不從心的