大酒店采購庫房管理新規(guī)制度

酒店物資采購、入庫、出庫管理制度采購管理制度物資采購是酒店經(jīng)營管理中關(guān)鍵步驟，加強(qiáng)采購工作管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提升經(jīng)濟(jì)效益關(guān)鍵手段。采購員是酒店采購工作專業(yè)人員，酒店所需物品標(biāo)準(zhǔn)上均由其統(tǒng)一購置，其它部門應(yīng)給予支持、配合、監(jiān)督。一、采購計(jì)劃管理加強(qiáng)計(jì)劃管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購管理關(guān)鍵。1、客房部、餐飲部、工程部等各部門應(yīng)編制“物資需求計(jì)劃”，交主管執(zhí)總簽署意見，分管總經(jīng)理審批決議，轉(zhuǎn)采購部；每個(gè)月1、15日。2、倉庫自動(dòng)補(bǔ)倉，由倉庫保管依據(jù)存量和需求提出申請，填寫物品申購報(bào)主管執(zhí)總、總經(jīng)理同意后，轉(zhuǎn)采購部；3、其它零星物品計(jì)劃外緊急申購，由使用部門提出申請，經(jīng)理依據(jù)庫存情況審核簽字，送主管執(zhí)總、總經(jīng)理審批轉(zhuǎn)采購部；4、食品原材料批量采購采取定時(shí)補(bǔ)給措施，由餐飲部報(bào)申購計(jì)劃，包含大宗批發(fā)原材料和調(diào)料、糧油等，交主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購部；5、餐飲部天天需購入生鮮原材料，由廚師長、餐飲經(jīng)理簽字后，于晚20：30前將采購單報(bào)采購員。白天補(bǔ)貨14:00前6、除食品原材料批量每日采購?fù)?，其它批量采購必需?bào)企業(yè)同意后方可采購。二、采購物資擇商和價(jià)格管理采購物品堅(jiān)持貨比三家，嚴(yán)格價(jià)格控制。1、全部申購計(jì)劃或申購單送到采購員后，由其具體負(fù)責(zé)對申購計(jì)劃、申購單上采購物資進(jìn)行擇商、確定和報(bào)價(jià)；2、采購人員收到自己分管申購單后要認(rèn)真歸納、分類整理。對其中有疑問內(nèi)容要和部門經(jīng)理、總監(jiān)和申購部門立即溝通，在確定無誤后，根據(jù)要求時(shí)限立即尋求最少三家以上供給廠、商，進(jìn)行業(yè)務(wù)治談，經(jīng)過對比篩選，擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購單，并填好總金額、供給廠商名稱后，送主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購部；3、全部采購物資擇商報(bào)價(jià),必需由采購部在充足準(zhǔn)備掌握市場行情條件下?lián)駜?yōu)確定，分管執(zhí)總和使用部門有權(quán)依據(jù)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)對所需物品價(jià)格、質(zhì)量、和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提出質(zhì)疑，并對所掌握供給廠商及購物意向要主動(dòng)通報(bào)采購部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)保障供給廠商；4、鮮活原材料價(jià)格受市場影響浮動(dòng)較大，對于長久供貨（鮮活類）供給商，必需有供給約定時(shí)（15天）給酒店報(bào)價(jià)，酒店產(chǎn)品研發(fā)小組進(jìn)行市場詢價(jià)，依據(jù)詢價(jià)和供給商報(bào)價(jià)進(jìn)行最終定價(jià)，雙方署名給予認(rèn)可，依據(jù)雙方署名定價(jià)表進(jìn)行收貨。5、全部供貨商全部必需提供有效證件和對應(yīng)確保金，簽署供給協(xié)議。協(xié)議實(shí)施和留檔在酒店行政辦。三、采購物資審批全部采購物資經(jīng)審批手續(xù)齊全后，方能實(shí)施購置。1、采購非入庫物資由部門提出申請，部門總監(jiān)或經(jīng)理簽字后送主管執(zhí)總、總經(jīng)理審批,轉(zhuǎn)采購部進(jìn)行采購；總經(jīng)理合理授權(quán)時(shí)，可將授權(quán)類別審批權(quán)由執(zhí)總簽批暨生效。不管授權(quán)是否，最終簽批人為審批責(zé)任人。2、采購入庫物資由倉庫保管員依據(jù)用量及庫存量提出申請，使用部門經(jīng)理簽字后交財(cái)務(wù)成本控制，財(cái)務(wù)成本控制依據(jù)各部門“物品需求計(jì)劃”及庫存量對申購物資進(jìn)行審核簽字后，送主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購部進(jìn)行采購；3、采購原材料由各廚房于每日下午2點(diǎn)前報(bào)次日原材料采購單，由廚師長、餐飲經(jīng)理簽字后報(bào)采購部，采購員依據(jù)采購單，通知各供貨商準(zhǔn)備原材料，并于次日早晨9點(diǎn)前按時(shí)到貨。四、特殊采購物資1、對部分技術(shù)性強(qiáng)，或有特殊要求，需現(xiàn)場選定或和需和商家有專業(yè)溝通問詢采購物資，采購員能夠邀請相關(guān)部門相關(guān)人員會(huì)同購置或授權(quán)相關(guān)部門相關(guān)人員購置；2、通常采購物品在5天前、緊急物品在二十四小時(shí)前由各申購部門根據(jù)申購程序辦理申購。若確有部分緊急需求，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由所需部門自行購置，在相關(guān)授權(quán)人監(jiān)督下收貨，于次日立即補(bǔ)辦申購、審批、收貨手續(xù)。二十四小時(shí)完結(jié)。六、采購物資結(jié)算方法物資驗(yàn)收后，以“收貨統(tǒng)計(jì)”做為結(jié)算依據(jù)，結(jié)算方法一律采取定時(shí)支付。庫房管理制度一、庫房安全管理制度：1、庫房是物資保管重地，除倉庫工作人員和業(yè)務(wù)、工作需要相關(guān)人員外，其它人員未經(jīng)同意不得進(jìn)入倉庫。2、因工作需要入倉人員須有倉庫管理人員陪同，不得獨(dú)自入倉。3、一切進(jìn)倉人員不得攜帶火種、背包等物品入倉。4、倉庫辦公地點(diǎn)不得會(huì)客，其它部門職員也不得在此閑聊。5、倉庫范圍內(nèi)不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。6、倉庫不得代存私人物品，也不得答應(yīng)未經(jīng)上級同意其它部門或單位物品存?zhèn)}。7、定時(shí)檢驗(yàn)消防設(shè)施，并接收保安部檢驗(yàn)、監(jiān)督。二、庫房清潔管理制度：1、庫管員在自己管理范圍內(nèi)要勤于打掃、整理、保持庫房潔凈整齊。2、庫房周圍不能堆放垃圾、雜品及其它廢棄物。3、庫房物品擺放整齊，常常擦拭貨架，物品不能有落土、灰塵。4、采光、通風(fēng)良好，常常檢驗(yàn)庫存物品，防霉、防蟲蛀、防異味。5、常常清理庫房死角，垃圾隨時(shí)清掃，杜絕鼠、蚊、蠅等“四害”滋生。6、伴隨季節(jié)不一樣，庫房應(yīng)配放對應(yīng)滅四害藥劑。7、最底層貨架距地面15-20CM.貨物不能直接放在地上，應(yīng)根本防潮。8、庫管員應(yīng)定時(shí)做到庫房全方面衛(wèi)生清理，檢驗(yàn)工作。9、管理人員應(yīng)做好全部庫房檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)，包含衛(wèi)生、存放、保管等統(tǒng)計(jì)。三、庫房管理制度：（一）、實(shí)物管理：1、酒水：通常酒水和飲料在常溫下貯存，有些酒水需要穩(wěn)定溫度，應(yīng)區(qū)分對待：1.1.紅酒應(yīng)以室溫或更涼部分溫度供給，最好溫度是低于20℃。1.2.白酒供給溫度8-10℃，所以應(yīng)先冷凍，送整瓶酒時(shí)應(yīng)置于冰桶內(nèi)。1.3.啤酒飲用溫度以6-8℃為宜，它是唯一一個(gè)愈新鮮愈好酒類，（二）、檔案管理1、庫房檔案有：物品登記卡；實(shí)物帳??；材料明細(xì)帳；采購申請單；2、物品領(lǐng)料單；物品入庫單；質(zhì)量檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)；物品盤點(diǎn)記錄表；材料會(huì)計(jì)報(bào)表等。3、按不一樣類別檔案資料分類保留，專員保管，并隨時(shí)查閱4、檢驗(yàn)庫房管理工作，以此原始資料為依據(jù)，隨機(jī)抽查，相互制約。5、檔案要妥善保管。若因跨期過長需要銷毀，必需報(bào)財(cái)務(wù)部長，同意后方可銷毀。6、庫房管理人員亦能夠憑此檔案為基準(zhǔn)，全方面展開工作，定時(shí)或不定時(shí)檢驗(yàn)各崗位工作實(shí)施情況。四、收貨程序：1、驗(yàn)收準(zhǔn)備：關(guān)鍵是組織驗(yàn)收人員（庫管及使用部門責(zé)任人）搜集并熟悉驗(yàn)收憑證及物品相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備對應(yīng)正確驗(yàn)收工具，如：磅、稱、量尺等。2、查對證件2.1.當(dāng)貨物送到時(shí)，收貨員應(yīng)先檢驗(yàn)發(fā)票和申購單，或其它采購文件，為了便利驗(yàn)收效率，應(yīng)指示供給商在發(fā)票或送貨憑證上寫明酒店采購文件編號。2.2.如缺乏采購文件，保管應(yīng)和采購部或相關(guān)部門取得聯(lián)絡(luò)，方便得到她們意見。3、不管是采購人員自購還是供給商送貨，貨到酒店后，必需首先和保管員聯(lián)絡(luò)驗(yàn)收，不許可采購人員或供給商直接將貨物交和所需部門；保管員視同為未入庫商品，不得辦入庫。4、各項(xiàng)進(jìn)貨均由倉管員、采購員、使用部門授權(quán)人按審批手續(xù)齊全申購單進(jìn)行驗(yàn)收，每次到貨需幾方同時(shí)驗(yàn)收，依據(jù)申購單查對貨物品名、規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，全部進(jìn)貨均應(yīng)過磅點(diǎn)數(shù)；5、進(jìn)貨物品如有協(xié)議或小樣，應(yīng)依據(jù)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進(jìn)行驗(yàn)收；6、驗(yàn)收不入庫房物資（直撥），依據(jù)審批手續(xù)齊全采購單，倉管員和使用部門授權(quán)人同時(shí)收貨，根據(jù)采購單上要求對物品質(zhì)量、數(shù)量價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格保管員開據(jù)“收貨統(tǒng)計(jì)”并注明采購單號，由倉管員、供貨商、部門授權(quán)人同時(shí)簽字確定；7、驗(yàn)收入庫物資，依據(jù)審批手續(xù)齊全采購單，倉庫保管員收貨，根據(jù)采購單上要求對物品質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格由保管員開據(jù)“收貨統(tǒng)計(jì)”并注明采購單號，由保管員、供貨商同時(shí)簽字確定；8、驗(yàn)收食品原材料，保管和指定廚師三人以上同時(shí)收貨，對原材料質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，驗(yàn)收合格，保管、廚師長、采購員（供貨商）同時(shí)簽字確定；采購員需提供食品原材料購置原始票據(jù)，大類商品必需提供屠宰證等必需證件。9、全部進(jìn)貨如發(fā)覺和申購單內(nèi)容不符，保管員有權(quán)拒收，并立即上報(bào)。對計(jì)劃外急購物資應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)，每日把驗(yàn)收過程中出現(xiàn)問題留存資料，為下次同類貨物和同類供貨商驗(yàn)收提供依據(jù)；10、實(shí)物檢驗(yàn)：數(shù)量檢驗(yàn)要按供需雙方約定或供貨協(xié)議要求計(jì)量方法來檢點(diǎn)，按重量供貨要求過稱，按數(shù)量供貨要清點(diǎn)計(jì)數(shù)，有定尺或定量包裝供貨，必需進(jìn)行抽檢，在對飲品、食品驗(yàn)收過程中還必需注意它們保質(zhì)期，經(jīng)過實(shí)物檢驗(yàn)可能發(fā)覺部分問題，如證件不全、包裝破損、數(shù)量短少、質(zhì)量不符合要求或已靠近過期日期等，如有上述事情發(fā)生，貨物將會(huì)被退回及通知采購部和相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)處理。收貨時(shí)必需通知申購部門一起收貨。11、做收貨統(tǒng)計(jì)：經(jīng)驗(yàn)收貨物品質(zhì)等各方面完全符合采購要求，保管要依據(jù)