科研事業(yè)單位物資采購成本管控問題及對策

引言廣義的物資采購成本包括采購訂單費用、計劃管理費用和采購機構(gòu)的管理費用等；狹義的物資采購成本僅包括采購訂單費用。本文以狹義的物資采購成本作為研究對象。企業(yè)物資采購，是企業(yè)內(nèi)部采購部門或外部委托機構(gòu)通過計劃管理與組織控制為需求部門提供所需要的各種資源的管理活動。一般來說，主要資源包括：形成產(chǎn)品的原材料、輔助材料、外購成品件和消耗性的實驗器材、工具模具材料、生產(chǎn)燃料以及經(jīng)營消耗的低值易耗品等。毫無疑問，企業(yè)的日常生產(chǎn)運營需要大量物資的持續(xù)投入，要提升企業(yè)的市場競爭力，保證可持續(xù)發(fā)展，任何一家單位都必須持續(xù)做好物資采購管理工作，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的物資需要，有效降低物資采購成本、不斷提升企業(yè)競爭力。一、現(xiàn)階段科研事業(yè)單位物資采購成本管理中存在的主要問題科研事業(yè)單位是國家及政府投資設(shè)立從事科技創(chuàng)新、技術(shù)開發(fā)以及特種設(shè)備研制工作的事業(yè)單位。隨著國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略實施、促進供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的進一步深入，我國科研事業(yè)單位也開始面臨激烈的市場競爭，提升物資采購管理水平，有效地降低成本，是其有效應(yīng)對眾多靈活性強的民營中小企業(yè)競爭的重要手段?，F(xiàn)階段，我國科研事業(yè)單位物資采購成本管理呈現(xiàn)以下主要問題：（一）設(shè)計成本理念普及不足我國現(xiàn)有的科研事業(yè)單位大部分是從國家指令性的計劃管理體制中走進市場經(jīng)濟之中的，很多單位的設(shè)計人員仍然有采購成本控制與己無關(guān)只是職能部門的事情的觀念。事實上，一個項目的采購成本除了采購過程中能否“貨比三家”獲得最低的采購訂單費用以外，更重要的是取決于項目的設(shè)計方案。很多設(shè)計人員缺乏全面的成本設(shè)計理念，在進行項目設(shè)計時，往往只考慮產(chǎn)品的性能、使用的便利性和項目的進度，卻很少考慮物資選型通用性如何，性價比是否合適等，無形之中給采購計劃的統(tǒng)籌和采購成本的控制帶來了不利影響。（二）采購需求環(huán)節(jié)管理薄弱采購需求一般由需求部門提出，采購部門審核。采購需求管理包括物料需求和采購實施計劃兩個部分。一方面，大部分科研事業(yè)單位專職從事采購工作的人員一般較少，采購相關(guān)的事務(wù)繁雜，采購人員多疲于采購程序的執(zhí)行，無暇顧及采購需求管理。另一方面，有些需求部門對供給市場了解有限，只能引用部分熟悉或有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商提供的采購技術(shù)參數(shù)信息，造成了采購需求脫離實際，對供應(yīng)商存在差別待遇、歧視待遇等現(xiàn)象；有些設(shè)計人員熱衷于“創(chuàng)新”，喜歡搞一套“自己”的東西，物料器件選型通用化情況較差；多數(shù)科研事業(yè)單位產(chǎn)品為單臺套、小批量研制，只有接到項目任務(wù)書并完成產(chǎn)品設(shè)計和選型后，才能明確物料器件的需求，需求確定時間較晚；受技術(shù)進步、產(chǎn)品更新迭代快，預(yù)期市場不確定性的影響，大量關(guān)鍵性器件難以確定準確的物料需求。采購計劃方面，由于物料品種多、需求不明確，為避免浪費，采購計劃制定偏向短期化，不利于價格談判，不利于發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢。（三）采購從業(yè)人員的素質(zhì)和專業(yè)能力有待加強在很多單位的管理者看來，采購工作是一項非常簡單，什么人都能來做的工作，采購管理部門中有著采購管理、物流管理以及招投標(biāo)等專業(yè)教育經(jīng)歷的人員較少，受到的相應(yīng)采購談判等方面的技能培訓(xùn)也有限，這就造成了整體上各單位采購人員文化程度不高、專業(yè)能力不強的現(xiàn)象。科研事業(yè)單位主體是科研一線技術(shù)人員，采購人員如果沒有足夠的技術(shù)背景、深厚的采購管理知識和較豐富的采購經(jīng)驗，一方面很難有效對高學(xué)歷設(shè)計師的需求進行有效管理，另一方面也容易在采購工作中被一部分不良供應(yīng)商蒙蔽，采購到質(zhì)次價高的產(chǎn)品。而廉潔奉公則是一個采購人員的基本素質(zhì)，也有采購人員為了個人利益，損公肥私，在挑選供應(yīng)商時為與自己有私人關(guān)系的供應(yīng)商提供便利，給其他有競爭的供應(yīng)商設(shè)置障礙等情形。（四）采購管理制度和流程設(shè)計應(yīng)進一步完善和優(yōu)化近年來，按照國家主管機關(guān)的有關(guān)要求，國內(nèi)大部分科研事業(yè)單位都已經(jīng)制定了相應(yīng)的基礎(chǔ)采購管理制度，但是不少單位采購制度只是照搬上級文件，制定不切實際，不能貼合自身單位的具體情況，存在著制度不成體系，規(guī)定籠統(tǒng)，可操作性差等問題；而采購流程的設(shè)計往往為了刻意的留痕和無效的內(nèi)控而設(shè)置的很長，卻忽視了供應(yīng)商開發(fā)、商務(wù)談判、需求分析等采購增值關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理；同時，制度的不完善和不科學(xué)也會被部分不良的采購員或者需求方利用，有空可鉆，有機可乘，依據(jù)自己的個人利益來選擇供應(yīng)商。（五）供應(yīng)商入圍考察標(biāo)準不清晰優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商對一個企業(yè)而言是優(yōu)質(zhì)資源，對科研事業(yè)單位而言也是一樣。然而目前很多單位在供應(yīng)商入圍考察時標(biāo)準并不清晰，隨意性很強，有時僅僅為了一個緊急采購而引入一個“僵尸”供應(yīng)商和“一次性”供應(yīng)商，有時引入了實際沒有供貨能力的供應(yīng)商，導(dǎo)致項目擱置、拖期、重復(fù)采購，甚至?xí)o單位帶來無法挽回的經(jīng)濟和政治損失。二、科研事業(yè)單位物資采購管理工作改進路徑分析我國科研事業(yè)單位的采購成本管理處于較低水平的主要原因，一是采購管理體系不夠完善，一般科研事業(yè)單位的管理者將管理重心都放在了科研工作中，對于采購管理工作僅僅是合規(guī)合法、保證供應(yīng)，重視程度較低；二是缺乏科學(xué)的管理手段，對采購參與部門，包括需求部門和采購部門的業(yè)績考核手段單一，導(dǎo)致我國科研事業(yè)單位的采購管理水平與同規(guī)模民營科研企業(yè)相比存在著較大差距。要解決這些問題，科研事業(yè)單位的管理者要加大對采購管理工作的重視力度，進一步完善科學(xué)的采購管理體系。（一）完善采購管理制度和流程設(shè)計建立一套完善科學(xué)的采購管理制度，不僅能有效規(guī)范企業(yè)的采購活動、杜絕部門之間的扯皮，還能提高采購業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量?？蒲惺聵I(yè)單位在建立和完善物資采購制度的過程中要注意以下幾點：一是必須適應(yīng)科研事業(yè)單位單臺套、小批量設(shè)計研制產(chǎn)品的特點；二是要綜合考慮本單位物資需求環(huán)境、倉儲條件、物流配送、信息化管理、質(zhì)量追溯等因素來確定各類物資的采購執(zhí)行節(jié)奏和采購方式；三是對不同的采購對象要采用不同的采購成本管理彈性，如針對一般原材料、通用標(biāo)準工業(yè)品的采購就單純采購物資而言原則上應(yīng)當(dāng)嚴格的“貨比三家”；而對定制化采購則要更多考慮供應(yīng)商的技術(shù)能力等因素，采購價格就不應(yīng)當(dāng)是簡單的比大小了，而是要通過價格形成機制的分析來判斷供應(yīng)商報價的合理性。（二）強化設(shè)計選型主體責(zé)任，加強采購需求合理性審核科研事業(yè)單位要加強宣傳引導(dǎo)，要將責(zé)任意識全面落實到采購流程涉及的每一個崗位每一個人，尤其是為產(chǎn)品選型的設(shè)計師，落實設(shè)計方案決定采購成本的理念。采購管理部門要積極組織物料統(tǒng)型，加強需求部門計劃人員的培訓(xùn)，準確區(qū)分通用物料與專用物料，加強采購需求尤其是專用物資的合理性審核，避免設(shè)計變更造成的風(fēng)險和專用物資的過度積壓浪費。設(shè)計選型方應(yīng)根據(jù)研發(fā)成本難度等因素制定合理的采購預(yù)算，避免采購人員的盲目議價。（三）科學(xué)統(tǒng)籌物資采購計劃，發(fā)揮集中采購優(yōu)勢科學(xué)的物資采購計劃是集中采購優(yōu)勢發(fā)揮的基礎(chǔ)要求。物資采購計劃就是解決單位面臨的需要什么物資、需要多少、什么時候需要的問題，只有把這幾個問題處理好了，才有利于采購部門統(tǒng)籌計劃，發(fā)揮其集中采購機構(gòu)的優(yōu)勢。在需求明確的情況下，采購部門應(yīng)鼓勵需求部門制定長期的物資采購計劃，避免短期的零星計劃。采購部門則可以綜合考慮采購保障資金狀況、物資庫存和管理現(xiàn)狀等因素制定合理的周期計劃。（四）加強采購成本分析，制定采購成本考核標(biāo)準，確?？冃Э己寺涞卮蠖鄶?shù)科研事業(yè)單位的采購績效評價指標(biāo)不夠科學(xué)清晰，缺乏指標(biāo)評價的客觀性和實際的可操作性，主要原因就是長期以來缺乏對采購成本的細致分析。物資采購價格的變動不僅受采購管理活動的影響，更多的還受客觀市場波動的影響，因此科學(xué)合理地評價采購管理工作的績效并不是一件容易的事，需要分類施策和考核，比如對于原材料和標(biāo)準工業(yè)品采購成本考核，可以根據(jù)標(biāo)準采購價格來評價；而對于定制化物資采購則可采用設(shè)計預(yù)算評價法來考核。（五）加強采購從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，適應(yīng)科研事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)的較高要求物資采購工作并不是簡單的購買行為，尤其是對于科研事業(yè)單位而言，不僅要熟悉單位物資采購管理制度和流程，也要對采購的物料有一定的專業(yè)了解，尤其在定制化采購時，需求部門提供的只是一份技術(shù)文檔，采購人員就必須對待采購物料的技術(shù)指標(biāo)要求等有一定判斷能力，才能保證開展足夠的尋源工作。同時，在實際采購業(yè)務(wù)中，采購人員還需嚴格遵守采購制度和規(guī)范；及時掌握產(chǎn)品市場狀況，具有相關(guān)采購物資的一定鑒別能力；要保障所采物料較高的質(zhì)量、合理的價格以及及時的配送，必須做到全方面、多角度地控制整體的采購成本。提升整體物資采購人員的職業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)化從業(yè)人員自身的采購能力是提升物資采購工作整體質(zhì)量和效率的必要條件。（六）明確供應(yīng)商入圍標(biāo)準，嚴格供應(yīng)商入圍審核供應(yīng)商管理的內(nèi)容包括供應(yīng)商的了解、選擇、開發(fā)、使用和控制等活動，目的是從供應(yīng)商處以合理的成本取得滿足要求的產(chǎn)品或服務(wù)，確保到貨準時；另外，維護良好的供應(yīng)商關(guān)系和開發(fā)潛在的有競爭力的供應(yīng)商也是其內(nèi)容之一。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，供應(yīng)商的管理占有非常重要的地位，一個企業(yè)的供應(yīng)鏈就是它的血液系統(tǒng)，只有源源不斷的物資供應(yīng)才能保證企業(yè)經(jīng)營活動的持續(xù)有效開展。企業(yè)是這樣，科研事業(yè)單位也是一樣，采購管理水平提升的同時也一定伴隨著優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商比例的增長，科研單位也應(yīng)當(dāng)明確供應(yīng)商入圍標(biāo)準、嚴格供應(yīng)商入圍審核，減少供應(yīng)商入圍的隨意性。選擇質(zhì)量體系完善、資質(zhì)完備、財務(wù)狀況良好的供應(yīng)商入圍，一方面可以減輕采購部門的采購物品進行審核的工作壓力和負擔(dān)，減少耗費額外的人力和物力，對產(chǎn)品進行調(diào)查，提升采購效率；另一方面，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，避免由于供應(yīng)商的資質(zhì)不高，出現(xiàn)供應(yīng)不合格產(chǎn)品、無法按照合同技術(shù)供應(yīng)產(chǎn)品等情況的發(fā)生。（七）加強物資采購管理信息化建設(shè)，夯實采購基礎(chǔ)管理如上所述，科研事業(yè)單位由于自身特點，物資采購管理工作中存在著物料需求品種多、定制化比重大、計劃零散等特點，相較一般企業(yè)物料品種相對固定，需求穩(wěn)定持續(xù)而言，業(yè)務(wù)繁雜度要高很多。物料需求品種多、采購頻次多、采購分析難度大，如果這些工作都采用人工方式開展，必然會造成效率低下，采購成本失控，質(zhì)量追溯混亂等風(fēng)險?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為整合復(fù)雜的采購工作提供了一條新路徑。我們可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)處理大量數(shù)據(jù)的效率和準確率優(yōu)勢，加強采購的共享，確保物資采購計劃與業(yè)務(wù)需求相匹配，防止出現(xiàn)重購、錯購以及漏購現(xiàn)象，同時將流程管理設(shè)計植入管理系統(tǒng)之中，避免人為因素的影響，降低物資采購成本以及物資閑置率的同時，提高物資利用率和周轉(zhuǎn)率，達到“開源節(jié)流”的效果。除此之外，通過構(gòu)建信息化的物資采購模式，能夠進一步優(yōu)化企業(yè)物資采購計劃管理工作，節(jié)省人工費用并簡化采購環(huán)節(jié)。企業(yè)只有搭建信息化物資采購模式，才能更好地增強物流配送、財務(wù)管理以及采購之間的銜接性，進而間接達到控制采購成本的目的。結(jié)語結(jié)合當(dāng)前國內(nèi)科研事業(yè)單位經(jīng)營實際情況來說，采購成本控制管理效果并不理想。影響采購成本的因素有很多，雖然沒有一種非常通用的采購成本管理模式適用于所有企事業(yè)單位，各單位管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位的經(jīng)營產(chǎn)品特點