情景化-秘書技能綜合實訓 課件 項目七 秘書寫作與文書處理

秘書技能情景化訓練高職高專文秘類十二五規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列秘書寫作與文書處理項目7目錄Contents任務(wù)7撰寫決定任務(wù)8撰寫商務(wù)談判備忘錄撰寫新聞稿任務(wù)6任務(wù)5撰寫請示任務(wù)3撰寫開幕詞任務(wù)4撰寫通報撰寫會議通知任務(wù)2任務(wù)9撰寫述職報告撰寫電子郵件任務(wù)1項目描述公文是一個機構(gòu)信息傳遞的重要手段，寫作能力是秘書人員工作的基本能力，也是文秘工作者綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。提高秘書人員寫作能力是做好秘書工作的關(guān)鍵。項目二案例導入1必備知識2實訓任務(wù)3任務(wù)一撰寫電子郵件Part01職場故事之初現(xiàn)鋒芒1公司最近新招來一批新文員，公司決定讓余安妮為她們做崗前培訓，余安妮明白這是公司給予的又一次重要任務(wù)，在準備培訓課程前，也專門向何雨竹請教。想來想去，還是覺得首先應(yīng)該從擬寫電子郵件入手……思考電子郵件不算是正式公文，所以不需要寫作規(guī)范嗎？你一般的電子郵件格式是怎么樣的？有人電子郵件的標題很簡單，甚至只有RE，你怎么看？Part02必備知識一、電子郵件的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價同色同質(zhì)小、少、精電子郵件，英文是ElectronicMail，縮寫為E-mail，它是目前互聯(lián)網(wǎng)中應(yīng)用最廣泛的服務(wù)，指通過一定的通信網(wǎng)絡(luò)，用電子手段提供電子文本信息傳輸與交換的通信方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，電子郵件在商務(wù)活動中的重要性日益凸顯，成為商務(wù)活動必須掌握的溝通手段。Part02必備知識010204030506郵件頭結(jié)尾前言信體落款正文二、電子郵件的結(jié)構(gòu)

（1）稱謂（2）問候語（3）主體Part02必備知識應(yīng)注重電子郵件標題擬寫。切忌別在郵件正文中把收件人的姓名、職位以及單位名稱弄錯注意有無附件方面的細節(jié)切忌輕視郵件正文內(nèi)容1234三、秘書人員擬寫電子郵件的注意事項5應(yīng)對收件人的性別、種族以及習俗有一定了解67應(yīng)注重使用項目符號對正文內(nèi)容進行條理化、有序化的分解有爭議話題需要發(fā)給多人時，要特別慎重Part03實訓任務(wù)點評03討論01撰寫02第一次培訓結(jié)束，朱槿來電話求助，“我現(xiàn)在也有一份電子郵件擬寫方面的煩惱，您要幫幫我啊。我已經(jīng)把我遇到的難題發(fā)電子郵件到您郵箱啦，您幫忙看看吧，我真的沒轍了，我都已經(jīng)心力交瘁了。”余安妮立刻打開自己的郵箱，發(fā)現(xiàn)了朱槿給自己發(fā)來的郵件。案例導入1必備知識2實訓任務(wù)3任務(wù)二撰寫會議通知Part01職場故事之初現(xiàn)鋒芒2第二次培訓課，余安妮把上課的地點進行了更改，改在會議室，并編輯成手機短信用電腦手機軟件進行群發(fā)，此外，她又擬寫了一份通知放在了原來上課培訓室的公告欄里。接下來，她就在更改的會議室等待著同學們前來，結(jié)果本來安排八點鐘進行的培訓課，直到九點鐘學員們才來齊。思考用手機短信發(fā)會議通知可靠嗎？怎么樣才能保證參會的人都收到會議通知？會議通知一般要包括哪幾個要素，各有什么要求？Part02必備知識一、會議通知的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價同色同質(zhì)小、少、精會議通知是上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的公文，它是秘書人員經(jīng)常要起草的，擬寫會議通知看似不難，其實如果沒有掌握寫作方法，或者輕率行文，就不可能擬寫出符合實際需要的會議通知，而影響正常工作。Part02必備知識01030204署名和日期受文對象正文標題二、會議通知的結(jié)構(gòu)

1.發(fā)文機關(guān)+事由+文種2.事由+文種3.會議通知參會者Part02必備知識秘書人員應(yīng)注重擬寫的會議通知內(nèi)容要全面。秘書人員切忌對會議通知中要交待的事項表述不清楚。秘書人員應(yīng)注意擬寫的會議通知文字要簡潔。123三、秘書人員擬寫會議通知的注意事項Part03實訓任務(wù)點評03討論01撰寫02明天要開一個公司職工會議，各部門把開會集中時間一再提前，朱槿不知道應(yīng)該怎么處理，又來求救于余安妮。余安妮說：“如果是這樣的話，那就由公司總部辦公室正式擬寫一個會議通知，以正式文件形式發(fā)放下去即可?！卑咐龑?必備知識2實訓任務(wù)3任務(wù)三撰寫開幕詞Part01職場故事之初現(xiàn)鋒芒3周桐希分管了公司的文體衛(wèi)工作，接手后的第一件工作，就是為集團公司職工運功會“和諧家園”田徑比賽致開幕詞。周桐希非常重視此次開幕詞的撰寫。盡管余安妮有培訓學員任務(wù)，但是他還是讓朱槿叫她前來開會，商量開幕式工作，尤其是擬寫開幕詞工作?！伎奸_幕詞在會議上起什么作用？什么樣的開幕詞才是內(nèi)容精彩的開幕詞？撰寫開幕詞應(yīng)該考慮領(lǐng)導說話的方式和習慣嗎？Part02必備知識一、開幕詞的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價同色同質(zhì)小、少、精開幕詞是在會議或活動的開幕式上，由領(lǐng)導人或主持人宣布會議開幕，并簡要說明會議的背景、意義及其他需要說明的情況，最后預祝會議成功的一種常用公文，開幕詞對活動或會議起到指導作用。秘書人員在公司重大活動或重要會議開始之前，常常會為公司主要領(lǐng)導或主持人準備開幕詞，或者協(xié)助領(lǐng)導完成開幕詞。Part02必備知識標題署名和日期稱謂正文01020304二、開幕詞的結(jié)構(gòu)Part02必備知識擬寫開幕詞要篇幅應(yīng)簡短，快速切入正題內(nèi)容。擬寫開幕詞要主旨集中，突出會議或活動的中心內(nèi)容，把握會議或活動的主要特點。擬寫開幕詞文字要簡潔明了，條理清晰，多用祈使句，切忌出現(xiàn)重復和啰嗦的現(xiàn)象。123三、秘書人員擬寫開幕詞的注意事項4擬寫開幕詞態(tài)度要熱情洋溢，語言要堅定有力，熱情友好，富有一定的鼓動性和號召性。Part03實訓任務(wù)點評03討論01撰寫02余安妮提醒朱槿：“開幕詞確實還是比較難以把握，這也難怪副總要實行三審制，對了，除了何雨竹所說的注意周副總讀稿速度之外，我覺得還要注意他的語音面貌，副總的方言音還是很重的?！薄爸x謝安妮姐的提點，還有什么指導的？”朱槿邊聽邊記，表情認真……案例導入1必備知識2實訓任務(wù)3任務(wù)四撰寫通報Part01職場故事之初現(xiàn)鋒芒4早上公司研發(fā)部電路起火，當班的小李在第一時間發(fā)現(xiàn)了火情，并在關(guān)閉電閘同時，拿起附近的滅火器滅火，在撲滅火后，又及時接通電路線，避免了一次火災(zāi)事故的發(fā)生周桐希要求朱槿，周末加班，寫份表彰通報出來。思考一份表彰通報也會很緊急嗎？在公司里有哪些情況才能用通報這種文件？平行單位能夠使用通報來傳遞信息嗎？Part02必備知識一、通報的定義和種類首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價同色同質(zhì)小、少、精通報主要是用來“表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或情況”的公文文種。通報的使用范圍很廣，各級黨政機關(guān)和公司都可以使用。010203表彰性通報批評性通報情況通報04指導性通報Part02必備知識標題主送機關(guān)正文署名和日期01020304二、通報的結(jié)構(gòu)Part02必備知識秘書人員要注意把握通報內(nèi)容典型性。秘書人員要注意把握通報內(nèi)容的真實性。秘書人員要注意把握通報內(nèi)容的及時性。123三、秘書人員擬寫通報的注意事項Part03實訓任務(wù)點評03討論01撰寫02朱槿上次那份表彰通報擬寫得很成功，周桐希很滿意，他在公司除了分管負責研發(fā)部工作，還負責公司的文體宣傳工作。前段時間，公司舉辦了“講同心故事圓中國夢想”的征文活動，專家閱卷后，評比的結(jié)果已經(jīng)出來，周桐希想想這份表彰通報也還是由朱槿來負責擬寫吧。案例導入1必備知識2實訓任務(wù)3任務(wù)五

撰寫請示Part01職場故事之初現(xiàn)鋒芒5鄧路走到朱槿辦公室，笑著對她說：“有事情求你，你看我一個研發(fā)部搞技術(shù)的，不會寫作啊，副總非要我把研發(fā)部新產(chǎn)品推廣進展情況暨請求增撥活動經(jīng)費的請示擬寫好，我本來也想試著寫寫，但是在電腦前發(fā)呆了一個小時都沒有頭緒啊，還是得麻煩一下你。”思考請示和報告有什么區(qū)別？手頭有三件事情需要領(lǐng)導批準，可以合寫成一份請示嗎？平行單位之間有事需要協(xié)助可以使用請示嗎？Part02必備知識一、請示的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價同色同質(zhì)小、少、精請示是黨政機關(guān)和企事業(yè)單位常用的一種公文，請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準的呈請性的上行公文。請示的使用范圍較廣，凡涉及有關(guān)工作中的重大問題，下級機關(guān)無權(quán)決定、無力解決而需要上級機關(guān)予以審核批準的事項（如財政支出、資產(chǎn)購置、人員定編、機構(gòu)設(shè)置）等諸多方面的內(nèi)容時，都應(yīng)該以請示行文。Part04項目驅(qū)動010203標題主送機關(guān)正文04落款二、請示的結(jié)構(gòu)Part02必備知識撰寫請示應(yīng)注意克服標題中的語意重贅請示應(yīng)按照隸屬關(guān)系行文，要逐級請示，一般不得越級行文請示應(yīng)一文一事請示只能有一個主送機關(guān)1234三、秘書人員擬寫請示的注意事項5請示要以組織為行文對象，而不能針對個人67請示要注意特定格式項目的完整性請示語氣要平實懇切，切忌語言生硬Part03實訓任務(wù)點評03討論01撰寫02經(jīng)研究，公司決定租用離公司300米左右的文秀路附近的一塊面積為1000平方米的空地，用作生產(chǎn)需要；為此，公司要向當?shù)貒临Y源管理局請示，請求租用這塊地，租期為5年。這份請示該怎么寫呢？案例導入1必備知識2實訓任務(wù)3任務(wù)六

撰寫新聞稿Part01職場故事之初現(xiàn)鋒芒6公司能成功地租用空地，意味著公司發(fā)展又向前邁進了一大步。公司未來發(fā)展一定會更美。周希桐覺得有必要對此進行新聞報道，這樣一來寫新聞稿的任務(wù)交給誰呢？換做平時，他可能想到的余安妮，此次他想到的是朱槿。思考新聞稿只能由記者來寫嗎？新聞稿跟正式的公文有什么不同，寫作要點是什么？你有觀察過新聞導語嗎，想一下導語的作用是什么？Part02必備知識一、新聞和新聞稿首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價同色同質(zhì)小、少、精新聞，是指通過報紙、電臺、廣播、電視臺、互聯(lián)網(wǎng)等媒體途徑所傳播信息的一種稱謂。秘書人員撰寫新聞對自身素質(zhì)與能力的提高有著促進作用，秘書人員在撰寫新聞稿時，會時刻注意有關(guān)的政策動向，并與這種動向保持一致性。此外，撰寫新聞稿能提高秘書人員的觀察能力，秘書人員需要在日常工作中發(fā)現(xiàn)問解決問題，以確保工作的順利開展秘書。Part04項目驅(qū)動010203導語新聞事件的具體敘述背景材料交代04評論二、新聞稿的結(jié)構(gòu)1.新聞稿的基本內(nèi)容Part04項目驅(qū)動12345何時何地何人何因何事2.新聞稿的六要素二、會議邀請函的寫作禮儀6何果Part02必備知識三、秘書人員擬寫新聞稿的注意事項應(yīng)注重新聞標題的擬寫。要學會寫導語。新聞的核心在導語。要掌握新聞寫作基本方法是用事實說話。123擬寫的新聞內(nèi)容要保持簡短。4Part03實訓任務(wù)點評03討論01撰寫02朱槿雖然接了這個任務(wù)，但是她不知道該怎么去做。不過她知道這次還是得靠自己去獨立解決，擺脫這種依賴心理。她上網(wǎng)查找了很多資料，明白執(zhí)行路徑還是要一步步來……案例導入1必備知識2實訓任務(wù)3任務(wù)七

撰寫決定Part01職場故事之初現(xiàn)鋒芒7公司高層決定成立培訓部，培訓部的負責人由行政部何雨竹經(jīng)理負責，余安妮則作為她的助手。于是何雨竹叫來余安妮，“你要做的第一件事情，就是擬寫好這個人事聘任決定。記住是決定文種，而不是報告文種。”秘書有時最幸福的事情就是自己擬寫與自己有關(guān)的文書，余安妮心情當然好。思考哪些情況需要用到?jīng)Q定？決定與通報相比在文字和語氣上有什么不同？平行單位之間可以使用決定這一文種嗎？Part02必備知識一、決定的定義和種類首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價同色同質(zhì)小、少、精決定適用于對重要事項或重大行動做出決策安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。010203法規(guī)政策性的決定部署指揮性的決定宣告知照性的決定04表彰處分性的決定Part02必備知識12345標題成文日期主送機關(guān)正文生效標識二、決定的結(jié)構(gòu)Part02必備知識秘書人員要切實把握決定的多種形式。秘書人員擬寫決定的文字應(yīng)詳略得當。秘書人員擬寫決定應(yīng)掌握恰當?shù)谋磉_方式。123三、秘書人員擬寫決定的注意事項決定Part03實訓任務(wù)點評03討論01撰寫02在培訓部人員不足的情況下，公司決定聘任李飛為文案策劃培訓師，聘任王輝為公司企業(yè)文化培訓師……何雨竹將總部辦公會議精神傳達給了余安妮，并讓她擬寫一下這份決定……案例導入1必備知識2實訓任務(wù)3任務(wù)八

撰寫商務(wù)談判備忘錄Part01職場故事之初現(xiàn)鋒芒8周希桐和朱槿去參加一次商務(wù)談判，朱槿在商務(wù)談判的準備工作方面做得很充分，事后朱槿主動提出應(yīng)擬寫一份備忘錄，以便記錄這次商務(wù)談判事務(wù)。周希桐肯定了她，“不錯，朱槿，這是談判必須的一個文件……”思考談判最終會簽訂合同或協(xié)議，為什么還需要備忘錄？備忘錄可以對外行文嗎？如果雙方談判出現(xiàn)分歧，備忘錄應(yīng)如何記述？Part02必備知識一、商務(wù)談判備忘錄的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價同色同質(zhì)小、少、精商務(wù)談判備忘錄是在商務(wù)談判時，經(jīng)過談判雙方初步討論，把雙方的意見、諒解和承諾記錄下來，以便在進一步洽談時作為參考的一種記事性文書。商務(wù)談判備忘錄不是一種正式文件，但可以在一定條件下起補充或證明作用，有時還可以作為某種調(diào)整的理由與依據(jù)。Part02必備知識123引言落款二、商務(wù)談判備忘錄的結(jié)構(gòu)主體Part02必備知識三、秘書人員擬寫商務(wù)談判備忘錄的注意事項商務(wù)談判備忘錄的內(nèi)容應(yīng)真實、準確、具體。商務(wù)談判備忘錄的語氣應(yīng)當平和而友好。商務(wù)談判備忘錄一般應(yīng)采取分條列項的方法，對具體事項逐條說明。123Part03實訓任務(wù)點評03討論01撰寫02朱槿翻開自己那天的商務(wù)談判筆記，只見自己記錄的是：陽光公司與進行商務(wù)談判的邁克公司于2016年2月11日在中國珠海市進行了商務(wù)談判，關(guān)于舉辦屋頂太陽能合資項目進行了初步協(xié)商，雙方交換了意見?！咐龑?必備知識2實訓任務(wù)3