第四章第三節(jié) 文書(shū)整理歸檔工作

PowerPointTemplate第三節(jié)文書(shū)整理歸檔工作一、歸檔1、歸檔的定義是指文書(shū)部門(mén)將辦理完畢的，具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷，向檔案部門(mén)移交的行為過(guò)程。

1）歸檔的文書(shū)，必須是辦理完畢的

2）歸檔的文書(shū)，必須具有一定的考查利用價(jià)值3）歸檔的文書(shū)必須經(jīng)過(guò)序化整理書(shū)整理歸檔的意義：保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護(hù)文書(shū)檔案的完整與安全，便于文書(shū)檔案的保管。CompanyLogo2、歸檔的范圍企事業(yè)單位的文書(shū)檔案歸檔范圍主要有：黨群工作類(lèi)方面的文件材料行政管理類(lèi)方面的文件材料經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)方面的文件材料生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)方面的文件材料CompanyLogo3、歸檔的時(shí)間第一時(shí)段：文件材料立卷—

6月底之前立卷部門(mén)：完成實(shí)體立卷和網(wǎng)上立卷，移交紙質(zhì)文件或提交電子文件

~紙質(zhì)文件（包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子文件紙質(zhì)稿）

~電子文件（包括文件目錄、電子文件原文）（注意：暫不進(jìn)行裝訂，但要求用別針或夾子固定）第二時(shí)段：文件材料的數(shù)字加工—6月底－9月底檔案館：對(duì)無(wú)電子文件原文的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字掃描加工。第三時(shí)段：文件材料裝訂、移交—10月—12月底之前立卷部門(mén)：裝訂—移交，辦理移交手續(xù)，完成與檔案館之間的移交歸檔任務(wù)。CompanyLogo4、歸檔要求電子文件

齊全與紙質(zhì)文件配套的電子文件掛接齊全

掛接電子文件

準(zhǔn)確掛接電子文件原文要求準(zhǔn)確，避免張冠李戴；電子文件應(yīng)為最后的定稿。

雙備份：辦公自動(dòng)化文件材料打印成紅頭紙質(zhì)文件。

手續(xù)完畢：打印的紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的公章

錄入信息準(zhǔn)備：手工錄入的案卷目錄、卷內(nèi)文件目和歸檔文件目錄準(zhǔn)確無(wú)誤—題名、文號(hào)、頁(yè)碼等；紙質(zhì)文件材料要求

卷內(nèi)文件材料手續(xù)完備制作和書(shū)寫(xiě)材料利于長(zhǎng)期保存，不能有紅色、圓珠筆和純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。不能使用復(fù)印件歸檔。CompanyLogo文件材料的鑒定剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料：應(yīng)歸檔的文件材料（含紙質(zhì)和電子文件）歸檔齊全完整，剔除不屬于歸檔的文件材料；確定文件材料的保存價(jià)值：根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：永久：凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)學(xué)校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值；長(zhǎng)期：凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的；短期：凡在短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的。文件材料的整理要求1、去掉卷內(nèi)文件上的金屬物。2、密不可分的文件材料：放在一起歸檔請(qǐng)示與批復(fù)：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；排列順序正件與附件：正件在前，附件在后；結(jié)論與依據(jù)材料：結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

CompanyLogo3、不同年度的文件材料：一般分年度立卷?？缒甓鹊恼?qǐng)示、報(bào)告與批復(fù)應(yīng)放在復(fù)文年度立卷；集中年度立卷跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃等放在所對(duì)應(yīng)第一個(gè)年度立卷；跨年度會(huì)議文件放在開(kāi)幕年度立卷；跨年度非訴訟案件放在結(jié)案年度立卷。4、專(zhuān)題性、成套性文件（教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案）按工作階段、內(nèi)容等分別組卷。5、編號(hào)：頁(yè)號(hào)：以卷為單位整理的案卷，在有文字的頁(yè)面下方編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；件號(hào)：以件為單位整理的應(yīng)在每份文件材料右上方加蓋件號(hào)章，編寫(xiě)件號(hào)。6、填寫(xiě)備考表：填寫(xiě)卷內(nèi)情況說(shuō)明，無(wú)說(shuō)明的也要填寫(xiě)立卷人姓名、檢查人姓名、立卷時(shí)間寫(xiě)上。檢查人應(yīng)是立卷單位的檔案工作分管負(fù)責(zé)人。7、超規(guī)格紙張：超過(guò)A4的圖紙、圖表等文件材料應(yīng)進(jìn)行規(guī)范折疊。CompanyLogo二、歸檔文件整理方式立卷（立小卷）不立卷：以“件”為單位整理通過(guò)立卷，形成案卷，以案卷作為基本保管單位，是目前歸檔文件的主要整理方法。立小卷則是簡(jiǎn)化的立卷形式，以“事”為單位立卷。適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要，國(guó)家檔案局推薦采用的新的整理方法。

CompanyLogo歸檔文書(shū)整理實(shí)例：文件立卷的步驟

一、編制立卷類(lèi)目立卷類(lèi)目，又叫歸卷類(lèi)目、案卷類(lèi)目，是在文件還沒(méi)有形成以前，根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個(gè)立卷計(jì)劃。CompanyLogo二、平時(shí)立卷平時(shí)歸卷，是文書(shū)人員依據(jù)立卷類(lèi)目，將已經(jīng)處理完畢的文件，按有關(guān)條款隨時(shí)歸入事先準(zhǔn)備好的文件夾或文件盒的行為過(guò)程。CompanyLogo三、年終立卷年終立卷，即在一年之終（一般在次年年初），在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，集中一段時(shí)間進(jìn)行立卷的行為過(guò)程。CompanyLogo㈠卷內(nèi)文件排列卷內(nèi)文件排列是指按一定的方法排列出卷內(nèi)文件的先后順序，以使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化、固定化。CompanyLogo卷內(nèi)文件排列CompanyLogo排序后文件CompanyLogo㈡編號(hào)定卷編號(hào)定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁(yè)號(hào)的方法使案卷固定下來(lái)的行為過(guò)程。CompanyLogo編號(hào)定卷——打頁(yè)號(hào)CompanyLogo打印的頁(yè)號(hào)CompanyLogo三、年終立卷㈢填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄，又叫卷首目錄。它放在卷首，用以介紹卷內(nèi)文件的成份和內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件。CompanyLogo卷內(nèi)文件目錄CompanyLogo填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄CompanyLogo㈣填寫(xiě)案卷卷皮(案卷封面與卷脊項(xiàng)目)CompanyLogo《案卷封面》樣式CompanyLogo填寫(xiě)案卷封面CompanyLogo填寫(xiě)完成的案卷封面CompanyLogo立卷改革前后案卷封面對(duì)比CompanyLogo案卷脊背CompanyLogo立卷改革前后案卷脊背CompanyLogo案卷脊背和底邊CompanyLogo㈤填寫(xiě)卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表放在卷尾，其作用主要有兩方面：一是供立卷時(shí)說(shuō)明卷內(nèi)文件的情況；一是供調(diào)整案卷時(shí)記載卷內(nèi)文件的異動(dòng)情況。CompanyLogo卷內(nèi)備考表式樣CompanyLogo填寫(xiě)卷內(nèi)備考表CompanyLogo㈥裝訂裝訂，即把案卷用卷繩組裝起來(lái)的行為過(guò)程。CompanyLogo上夾CompanyLogo上卷皮CompanyLogo作三孔標(biāo)記CompanyLogo打孔CompanyLogo打孔CompanyLogo打孔CompanyLogo穿線繩CompanyLogo穿線繩CompanyLogo穿線繩CompanyLogo穿線繩CompanyLogo穿線繩CompanyLogo系線繩CompanyLogo㈦立卷檢查

1.文件收集工作。

2.案卷質(zhì)量要求CompanyLogo三、文書(shū)分類(lèi)組卷的常用方法

1.常用的分類(lèi)方法1）年度分類(lèi)法2）機(jī)構(gòu)分類(lèi)法3）問(wèn)題分類(lèi)法4）期限分類(lèi)法CompanyLogo年度類(lèi)型自然年度，專(zhuān)門(mén)年度，教學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等

請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年；規(guī)劃放在針對(duì)的第一年；總結(jié)、報(bào)表放在針對(duì)的最后一年；會(huì)議文件，放在開(kāi)幕年；跨年度處理指根據(jù)文件形成(或處理）年度將其區(qū)分開(kāi)來(lái)最基本的分類(lèi)按年度分類(lèi)CompanyLogo一般做法按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類(lèi)組織機(jī)構(gòu)按黨、政、工、團(tuán)順序排列綜合性機(jī)構(gòu)在前，專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)列后

業(yè)務(wù)部門(mén)起草機(jī)關(guān)名義發(fā)文，歸綜合部門(mén)聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門(mén)機(jī)關(guān)名義召開(kāi)綜合性會(huì)議文件，歸綜合部門(mén)參加上級(jí)會(huì)議文件，全局性歸辦公部門(mén)，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門(mén)或機(jī)關(guān)跨部門(mén)處理指將文件按其形成、處理或承辦部門(mén)將其區(qū)分開(kāi)來(lái)適合大、中機(jī)關(guān)按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)CompanyLogo注意問(wèn)題不適合采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法時(shí)采用類(lèi)名要明確，不可交叉或包含排列上先綜合后具體，先主后次

突出單位主要工作問(wèn)題內(nèi)容性質(zhì)相同的文件相對(duì)集中優(yōu)點(diǎn)指按單位文件內(nèi)容所反映的各類(lèi)問(wèn)題將其區(qū)分開(kāi)來(lái)適合小機(jī)關(guān)按問(wèn)題分類(lèi)CompanyLogo指按歸檔文件不同的保存價(jià)值，將其歸入不同的保管期限歸檔文件按保管期限分類(lèi)往往與文件的歸檔鑒定結(jié)合起來(lái)進(jìn)行按保管期限分類(lèi)CompanyLogo

5）復(fù)式分類(lèi)法與分類(lèi)方案a年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類(lèi)法2000年：辦公室……永久、長(zhǎng)期、短期業(yè)務(wù)一處……永久、長(zhǎng)期、短期業(yè)務(wù)二處……永久、長(zhǎng)期、短期2001年……CompanyLogob保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類(lèi)法永久：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001年……長(zhǎng)期：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001……短期：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001……CompanyLogoc機(jī)構(gòu)——年度——保管期限分類(lèi)法辦公室：2000年……永久、長(zhǎng)期、短期

2001年……業(yè)務(wù)一處：2000年永久、長(zhǎng)期、短期

2001年……業(yè)務(wù)二處：……CompanyLogod年度——問(wèn)題——保管期限分類(lèi)法2000年：黨群類(lèi)……永久、長(zhǎng)期、短期業(yè)務(wù)類(lèi)……2001年：黨群類(lèi)……永久、長(zhǎng)期、短期業(yè)務(wù)類(lèi)……2002年：……CompanyLogoe保管期限——年度——問(wèn)題分類(lèi)法永久：2000年……黨群類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)……2001年……長(zhǎng)期：2000年……黨群類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)……2001年……短期：2000年……黨群類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)……2001年……CompanyLogof問(wèn)題——年度——保管期限分類(lèi)法黨群類(lèi)：2000年……永久、長(zhǎng)期、短期

2001年……業(yè)務(wù)類(lèi)：2000年……永久、長(zhǎng)期、短期

2001年……行政類(lèi)：……CompanyLogog復(fù)式分類(lèi)法與分類(lèi)方案⑺年度——保管期限分類(lèi)法2000年：永久、長(zhǎng)期、短期2001年：永久、長(zhǎng)期、短期2002年：……CompanyLogoh保管期限——年度分類(lèi)法永久：2000年、2001年、2002年……長(zhǎng)期：2000年、2001年、2002年……短期：2000年、2001年、2002年……CompanyLogo

六個(gè)特征立卷法（課本講的六種方法）一事一卷立卷法四分四注意立卷法適當(dāng)分級(jí)立卷法文件類(lèi)型立卷法我國(guó)最基本的組卷方法2、我國(guó)常用的組卷方法文件的組合即文件組卷是指在上述分類(lèi)基礎(chǔ)上將同類(lèi)文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。CompanyLogo即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于了解文件來(lái)源；適用：本單位制發(fā)的命令、指示、決議、決定等重要文件；內(nèi)部的會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。有時(shí)將上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件分別立卷。“六特征”組卷法作者特征CompanyLogo即將內(nèi)容為反映同一事件、問(wèn)題、人物、工作活動(dòng)、案件等文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系；便于歷史檢索。

注意：1、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；2、應(yīng)準(zhǔn)確劃分“問(wèn)題”。

使用最頻繁的立卷特征

問(wèn)題特征CompanyLogo即將相同名稱(chēng)的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：由于不同名稱(chēng)的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等方面的不同，因此按名稱(chēng)特征立卷，能反映案卷重要程度和價(jià)值。

適用：會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、情況簡(jiǎn)報(bào)等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；合同、協(xié)議書(shū)、統(tǒng)計(jì)表等專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的文件。名稱(chēng)即