公文處理、印章管理與檔案管理

公文處理、印章管理與檔案管理2024/3/272主要內(nèi)容一、公文處理二、印章管理三、檔案管理2024/3/273一、公文處理

（一）發(fā)文程序與辦理發(fā)文程序是公文處理的重要環(huán)節(jié)，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二十四條規(guī)定“發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序?！卑l(fā)文處理是一個不斷形成和積累公文的過程；是發(fā)文機關(guān)履行法定職責，表達自身意志和愿望，形成、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由發(fā)文機關(guān)眾多工作人員共同參與的集體活動過程。

2024/3/2741、擬稿擬稿即擬定公文文稿，是發(fā)文辦理的初始環(huán)節(jié)，也是最重要的一個環(huán)節(jié)。擬稿一般由機關(guān)或單位的秘書部門負責，具體的由秘書草擬。如果草擬內(nèi)容是在職能部門承辦范圍之內(nèi)的，則由職能部門的工作人員草擬。擬定公文不同普通的文學創(chuàng)作，由于公文的特殊性，因而要求擬定的內(nèi)容符合單位的集體意識，具體而言，是在領(lǐng)導(dǎo)授意內(nèi)容的基礎(chǔ)上進行的寫作。這要求秘書部門要收集相關(guān)信息，以正確的政策為指導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)的意識為方向，對公文進行草擬。擬稿要做到符合法律、法規(guī)和政策要求，內(nèi)容要明晰，條理要清楚，要體現(xiàn)單位領(lǐng)導(dǎo)的意識，要格式規(guī)范，文字簡潔。為了更好的擬稿，工作人員要加強政策、理論和相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學習，要及時收集單位的有用信息，要學會總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提高文字表達的能力。2024/3/2752、會商會商是指發(fā)文單位擬稿的內(nèi)容涉及其他職能部門時，應(yīng)主動與其他職能部門聯(lián)系，進行商討，爭取獲得同意和支持，以免越權(quán)或者造成其他矛盾，使得收文單位難以處理。會商是提高公文的合法性和有效性的重要環(huán)節(jié)，是十分重要的。如果各個部門下發(fā)的公文相互沖突，就會導(dǎo)致政令不統(tǒng)一，影響公文的效用，使得相關(guān)工作無法順利開展。這就提醒我們在發(fā)文之前進行必要的會商、將不統(tǒng)一化為統(tǒng)一是非常重要的。會商要弄清楚除了發(fā)文機關(guān)，還涉及哪些部門，如果涉及其他多個部門，都需要聯(lián)系，不能遺漏會商對象。會商的方式有很多種，可以通過電話進行聯(lián)系，也可以采用書面文書的形式交流，還可以通過面談、座談等方式進行協(xié)商。對于會商的結(jié)果，如果各方達成統(tǒng)一意見，需要在相關(guān)的意見欄內(nèi)注明；如果會商未能統(tǒng)一意見，則需要上報上級機關(guān)，由上級機關(guān)定奪。2024/3/2763、審核審核是指機關(guān)或單位秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人或負責人，對擬稿的公文進行審查、核準以及修改。這個過程是對草擬的公文進行把關(guān)，看其是否符合相關(guān)政策，是否做到了真正體現(xiàn)部門的意識，是否交代清楚了需要傳遞的內(nèi)容，從而確保發(fā)文的質(zhì)量。審核過程十分重要，一般是由經(jīng)驗豐富的秘書人員或辦公室相關(guān)負責人擔任。通過審核，不僅可以保證公文的質(zhì)量，而且可以控制發(fā)文的數(shù)量。具體而言，審核內(nèi)容包括：（1）確認是否具有發(fā)文的必要；（2）確認公文的格式是否正確；（3）確認公文選用的文種是否恰當；（4）確認公文的內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)，是否正確、全面地體現(xiàn)了單位的意識，語言是否準確，結(jié)構(gòu)是否完整，涉及的數(shù)據(jù)、人名、時間、地點、標點等是否無誤等；（5）確認公文的發(fā)文單位是否正確，行文方式是否恰當。針對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進行處理和修改，以保證公文的權(quán)威性。2024/3/2774、簽發(fā)簽發(fā)是指機關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)進行審核的公文進行最終的審核，并進行簽署，決定印發(fā)。簽發(fā)是發(fā)文過程中公文草擬的最終環(huán)節(jié)。公文一旦進行簽發(fā)，即刻生效，具有法律效力進行簽發(fā)前，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對公文進行最后一次的全面審查，及時糾正錯誤，確認無誤后才能進行簽署。簽發(fā)時，領(lǐng)導(dǎo)首先要明確簽署自己的意見，如“同意”、“發(fā)”等，然后簽署自己的姓名和簽署時間。簽發(fā)后的公文是定稿，是可以作為法律依據(jù)的文件。簽發(fā)時首先要先對公文內(nèi)容進行最后的把關(guān)，確保公文的質(zhì)量，提高工作效率；其次，簽發(fā)不能越級，各級領(lǐng)導(dǎo)人只能負責簽發(fā)自己職責以內(nèi)的公文；如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不在，可以授權(quán)或委托其他負責人負責簽發(fā)；再次，簽發(fā)時態(tài)度要嚴肅，簽署姓名要寫全稱，不可只寫姓；簽發(fā)的時間也要清楚注明。2024/3/2785、復(fù)核復(fù)核是在繕印公文前，出于慎重以及對公文具有法定效力的尊重，秘書部門對定稿履行復(fù)核手續(xù)。這種復(fù)核手續(xù)包括從格式到內(nèi)容的檢查，具體包括復(fù)核公文的格式是否規(guī)范；復(fù)核公文簽發(fā)手續(xù)是否完整；復(fù)核公文內(nèi)容是否準確；復(fù)核公文行文關(guān)系是否正確。6、繕印繕印是指將公文的定稿印成正式對外發(fā)送的文本?？樣】梢韵冗M行人工謄寫或者是機器謄寫，無論采取哪種方式，都要做到文本清晰、字體適中、裝訂美觀?？樣《傻奈谋臼蔷哂蟹ǘㄐЯΦ?，是最終的成品。印制文件可以采用油印、復(fù)印、膠印、激光打印等多種方式，要在規(guī)定時間內(nèi)完成指定份數(shù)的印刷?？樣r要注意幾個細節(jié)。首先是繕印要以定稿為底本，不能隨意地改動，對原稿也要進行保存。其次是繕印機密文件時，要做好保密工作，由專人負責，以免泄露機密。2024/3/2797、校對校對是依據(jù)定稿，對繕印的內(nèi)容進行核準，發(fā)現(xiàn)繕印錯誤的地方要及時進行修正。校對的基本原則是忠于定稿。校對時要認真仔細，杜絕錯誤，保證公文的法定效力和嚴肅性。為了明確責任，負責繕印和校對的工作人員都應(yīng)當在校本上簽名。8、用印或簽署用印是指在公文的正本上加蓋機構(gòu)或單位的公章。用印后的公文法律效力即刻生效。簽署是指在公文的正本上由領(lǐng)導(dǎo)人簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章后，公文的法律效力即刻生效。用印是有要求的。首先，未經(jīng)簽發(fā)的公文不可用??；其次，用印時采用的公章要與發(fā)文單位一致；再次，用印時，若是單獨蓋章要清晰端正，蓋在成文日期上，上邊緣不能壓住正文，下邊緣要騎年蓋月；若是聯(lián)合行文的，發(fā)文機關(guān)都需要用印（具體的印章管理內(nèi)容放在本講座的第二部分）。2024/3/27109、登記登記是指發(fā)文機關(guān)在用印或者簽署后，在公務(wù)分發(fā)之前，將公文的相關(guān)內(nèi)容按照一定的格式進行登記，方便查找、統(tǒng)計和管理的重要環(huán)節(jié)。登記主要采用簿式登記。登記內(nèi)容包括公文標題、發(fā)文日期、發(fā)文字號、密級、發(fā)送單位、份數(shù)等。10、分發(fā)分發(fā)是指發(fā)文機關(guān)將公文分裝發(fā)送至收文單位。這個環(huán)節(jié)需要及時進行，因為公文的時效性很強，尤其是緊急公文更需要迅速傳遞。分發(fā)公文也是有規(guī)定的。分發(fā)之前，要填寫《發(fā)文通知單》或者是《回執(zhí)單》，然后，將公文裝入封套，填寫收文單位的名稱和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件，要在封套上表明緊急程度和密級，再按照緊急程度和密級發(fā)送。2024/3/2711

（二）收文程序與處理

根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定：“收文辦理是指對收到公文的辦理過程，它包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序”。收文程序?qū)儆趯⑹盏降墓倪M行加工、處理的過程，它與發(fā)文程序處于同等重要的地位，是單位履行工作職責的條件和保證。因此，應(yīng)高度重視。2024/3/27121、簽收簽收是指收文機關(guān)或單位對收到的公文進行確認、清點、檢查、簽注等。收文人員要在發(fā)文單位隨同公文發(fā)來的《發(fā)文通知單》或《回執(zhí)單》上進行簽字。簽收是收文程序的第一步，通常由各機關(guān)、單位秘書部門所屬的收發(fā)室進行，稱為外收文。然后，當收發(fā)人員簽署完畢后，及時交給辦公室人員接收，稱為內(nèi)收文。如果是注明送呈領(lǐng)導(dǎo)的“親啟”公文，則應(yīng)該直接交給領(lǐng)導(dǎo)本人或者是交給領(lǐng)導(dǎo)指定的秘書。2、登記登記是指收文機關(guān)對收到的公文進行一定形式、內(nèi)容的記錄，從而便于查找、管理，也可以作為交接公文的憑據(jù)。公文登記的方式可以采用登記簿式、卡片式或電腦登記。登記簿式即按照事先定好的流水號形式進行記錄，容易保存，然而按照內(nèi)容查找時不方便?？ㄆ郊匆詥为毜目ㄆ瑢Ω鱾€公文進行記錄，這種形式很靈活，可以按照發(fā)文單位進行歸檔，但是卡片容易散落。電腦式是將公文的主要信息，如標題、發(fā)文單位、主題詞進行登記，這種方式最容易檢索，是現(xiàn)代文秘辦公的主要形式。2024/3/27133、分發(fā)分發(fā)是指收文機關(guān)或單位將收到的公文送達有關(guān)部門告知或處理。分發(fā)文件需要按照緊急程度、密級、部門職責、文件性質(zhì)等進行。文件可以分為閱讀件和辦理件。閱讀件是多為信息的告知，如簡報、抄送文件的內(nèi)容等。辦理件是指需要部門辦理的文件，一般先由秘書部門提出擬辦意見，然后進行批辦、承辦等。分發(fā)文件是有要求的。如果分發(fā)的是閱讀件，分發(fā)前要附上《文件傳閱單》；如果分發(fā)的是辦理件，分發(fā)前要附上《收文處理單》。如果分發(fā)的是給各部門的文件，分發(fā)前要填寫《文件交辦單》；如果分發(fā)的是給領(lǐng)導(dǎo)直接辦理的文件，分發(fā)前要填寫《送領(lǐng)導(dǎo)人文件登記單》。2024/3/27144、擬辦擬辦是指秘書部門根據(jù)文件內(nèi)容對公文提出的初步辦理意見，相當于請示或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。擬辦是收文處理中的重要環(huán)節(jié)，它會直接影響公文的最終處理結(jié)果。擬辦也是有要求的。為了提高效率，首先，秘書要熟悉相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公文辦理的程序；其次，要認真研究收到的公文，對問題仔細考量，提出細致的解決方案，要條理清楚，簡明扼要。擬辦的意見一般附在《文件交辦單》的擬辦欄中，并附上擬辦人姓名以及擬辦日期。2024/3/27155、批辦批辦是指機關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)針對公文提出的問題，在擬辦意見的基礎(chǔ)上，對文件作出批示或指示。批辦時，要表明對擬辦意見的態(tài)度。擬辦意見只是參考性的建議，而批辦則是單位負責人作出的決策，兩者的意義是不同的。批辦的意見一般附在《文件處理單》的批辦欄中，并附上批辦人姓名以及批辦日期。6、承辦承辦是指有關(guān)部門根據(jù)批辦的意見具體辦理事務(wù)。承辦屬于收文的中心環(huán)節(jié)。通過承辦，各方的意見才能得以落實。承辦是有嚴格的時效性要求的，因而承辦部門應(yīng)對收到的文件及時辦理，尤其是對于緊急公文，更要設(shè)定明確的辦理時限，以免貽誤時機，影響工作。2024/3/27167、催辦催辦是指機關(guān)或單位的秘書部門對公文承辦的情況進行監(jiān)督、檢查，以免公文擠壓，延誤事情。催辦有多種形式。可以通過電話的形式，提醒承辦單位；可以填寫《催辦單》，以書面文字的形式提醒；也可以舉辦座談會或面談，進行催詢；還可以直接登門，口頭進行催辦。一般要求對緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。8、注辦注辦是由承辦人在文書處理單上簡要注記公文的處理情況，以備日后查考和公文的整理，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。注辦一般包括以下內(nèi)容：⑴一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，由文書人員注明閱畢的日期；⑵需要辦理復(fù)文的文件，辦完后由文書人員注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號；⑶用口頭或電話答復(fù)的文件，文書人員要注明時間、地點、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；⑷不需復(fù)文的文件，文書人員要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。2024/3/2717（三）文書立卷與歸檔

1、文書立卷及其意義文書立卷是指將一定時期內(nèi)（一般為一年）處理完畢的、具有保存價值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進行系統(tǒng)的整理，形成一個個案卷的工作。通過文書立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效地保護公文，它是將公文轉(zhuǎn)化為檔案的必不可少的環(huán)節(jié)。2024/3/27182、文書立卷的原則（1）保持公文之間的歷史聯(lián)系文書立卷，不能隨意組合，而是要遵循公文之間的客觀規(guī)律，保持公文之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上進行立卷。也唯有此，才能真實地再現(xiàn)公務(wù)活動的過程，使得公文真正成為再現(xiàn)公務(wù)活動的載體。（2）便于查找和利用為了做到這一點，首先，要選擇合適的組卷方法，案卷排列要也要合理；其次，每個案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適宜，文件的份數(shù)不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后，重要文件和次要文件要分開。重要文件利用頻率高，可以相對細分，單獨裝訂；次要文件參考價值不大，可以較為集中。2024/3/2719（3）區(qū)分文件的保存價值文書立卷時，要根據(jù)文件的保存價值進行劃分。具體方法有以下幾種：A按照文件的密級進行立卷。對有密級的文件，應(yīng)該按照不同的密級進行劃分，這是因為不同的密級規(guī)定著文件有不同的使用范圍，因而在文件立卷時，不同密級的公文要區(qū)分開來，同一密級的文件可以組成同一個案卷。B按照文件的保管期限進行立卷。根據(jù)國家檔案局公布的《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》，案卷的保管期限分為永久、長期（16年至50年左右）和短期（15年以下）三種。區(qū)分案卷的保管期限是由案卷的價值大小決定的。C按照文件的載體劃分進行立卷?，F(xiàn)在文件的載體形式并不局限于紙張，還有照片、錄音、磁盤等多種形式，因而在文件立卷時，不同載體的文件要分別立卷。如果不同載體形式的文件存在歷史聯(lián)系，則可以在案卷最后的備考表中注明，從而方便查找。2024/3/27203、文書立卷的方法文書立卷的方法主要有以下六種：（1）按照文件作者進行立卷即按照公文的發(fā)文機關(guān)，將同一制發(fā)機關(guān)的公文放在一起立卷。這樣可以清楚反映同一作者的公務(wù)活動。（2）按照時間進行立卷即將屬于同一時間段的公文放在一起立卷。公文立卷一般都是按照年度進行劃分的，這樣可以反映機關(guān)或單位在某一段時間的內(nèi)的工作狀況。（3）按照內(nèi)容進行立卷即將屬于同一內(nèi)容特征的公文放在一起立卷。通過這種方法，可以清楚了解圍繞這一內(nèi)容工作的發(fā)展狀況。（4）按照文種進行立卷即將屬于同一文種的公文放在一起立卷。通過這種方法，方便對同一文種的公文進行查找。2024/3/2721（5）按照地區(qū)進行立卷即將公文內(nèi)容涉及的同一地區(qū)的文件放在一起立卷。通過這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。（6）按照通訊者進行立卷即按照收文機關(guān)的名稱將公文放在一起立卷。通過這種立卷方法，可以直接反映單位之間的工作往來情況。以上六種立卷方法，在實際工作中一般不單獨使用，而是相互結(jié)合使用的。具體結(jié)合情況一般是將具有共同特征的文件靈活組合，既可以清楚地反映公文之間的歷史關(guān)聯(lián)，又方便利用。詳細地組合情況比較復(fù)雜，也很專業(yè)，在此恕不一一列舉。因為它是檔案專業(yè)工作人員的具體工作，在此不予詳述。2024/3/27224、文書立卷的過程文書立卷的過程，一般包括：（1）平時整理，是指將公文處理完畢后，將公文歸入相應(yīng)的類目。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應(yīng)按照立卷類目認真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。（2）正式立卷，一般機關(guān)或單位都會在年底對本單位同一年度的文件進行立卷。立卷之前，首先，要認真整理公文，進行歸類，看公文收集是否齊全，分類是否科學；其次，將同一案卷內(nèi)的文件，按照一定的規(guī)律和歷史關(guān)聯(lián)進行先后順序的排列；再次，為這一案卷擬寫案卷標題，做到簡明扼要，可以清楚反映該卷內(nèi)容，方便日后查找；接著，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄按照案卷內(nèi)文件順序和規(guī)定的格式進行填寫，備考表中則需要注出本案卷的大致情況；最后，填寫案卷封面并進行裝訂。（3）按時歸檔，正式立卷結(jié)束后，需要定期將立好的案卷向本單位檔案部門（檔案館或檔案室）移交。2024/3/27235、文書歸檔《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”。所以，歸檔是文書處理工作不可缺少的程序。同時，歸檔也是文書由文件轉(zhuǎn)化為檔案的標志，是積累檔案的重要手段。（1）歸檔時間即部門的秘書部門向檔案部門移交案卷的時間。根據(jù)《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，一般在次年6月底以前移交。這樣有利于保持部門一個年度的案卷的完整性。（2）歸檔范圍歸檔的范圍包括本單位形成的、上級單位下發(fā)的以及下屬單位上報的所有有保存價值和參考價值的文件材料。（3）歸檔要求歸檔文件要齊全、完整；要保持文件之間的歷史聯(lián)系；要按照規(guī)定填寫案卷封面；要編制完整的案卷目錄。（4）歸檔手續(xù)秘書部門向檔案部門移交案卷時，檔案部門需要對案卷進行檢查，要查看案卷的格式，即案卷目錄、卷內(nèi)目錄填寫是否正確，卷內(nèi)文件的編寫質(zhì)量是否合格等。對合格的案卷，需要填寫案卷移交清單，一式三份；對不合格的案卷，則需要退回秘書部門，重新整理。2024/3/2724二、印章管理印章主要指各級各類機關(guān)或單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人的名章，它是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人職權(quán)的象征。凡是法定的機關(guān)或組織，都有代表自己職權(quán)的印章。如果管理使用不當，會給本機關(guān)、本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認真對待這項工作。（一）印章的種類1、正式印章。又稱公章，代表一個單位的正式署名，具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)實的證明效力。2、套印章。指印刷單位經(jīng)授權(quán)制版而成，用于印刷大量文件，與正式印章具有同樣效力。2024/3/2725

3、鋼印。一般加蓋在證明性公文或證件的相片上，其位置在持證件人相片的右下角，起證明持證人身份的作用。4、辦事章。是為辦理日常事務(wù)而刻制的一種公務(wù)印章。辦事章不得用于正式文件，以顯示正式印章的莊重性。5、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。是根據(jù)機關(guān)或單位主管用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其作用是代替領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名，與領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名具有同樣的效力。6、其他印章。主要是指電子印章、收發(fā)章、財務(wù)專用章、校對章、封條章、會議專用章等。2024/3/2726（二）印章的尺寸規(guī)格正式印章的尺寸大小應(yīng)符合下列規(guī)定：1、國務(wù)院的正式印章，直徑為6厘米。2、省部級機關(guān)或單位的正式印章直徑為5厘米。3、下列機關(guān)或單位的正式印章直徑為4.5厘米：（1）副部級的國務(wù)院直屬機構(gòu)、辦事機構(gòu)；（2）副部級的國務(wù)院直屬事業(yè)單位；（3）國務(wù)院部委管理的國家局；（4）自治州、市、縣級（縣、自治縣、縣級市、旗、自治旗、特區(qū)、林區(qū)，下同）和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū)（盟）行政公署。2024/3/2727

4、國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的印章，以及駐外使領(lǐng)館的印章，直徑為4.2厘米。5、國家行政機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)或直屬單位、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體的印章，直徑不得大于4.5厘米。6、黨的機關(guān)的正式印章尺寸規(guī)格一般與同級行政機關(guān)的印章相同。7、套印章的尺寸大小與正式印章相同。8、國務(wù)院的鋼印，直徑為4.2厘米。其他確需使用鋼印的單位，其鋼印的直徑最多不得超過4.2厘米，不得小于3.5厘米。9、其他印章或戳記的尺寸大小由使用單位自行確定。2024/3/2728（三）印章的管理工作1、印章的頒發(fā)和啟用頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級領(lǐng)導(dǎo)人派可靠人員來領(lǐng)取。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介紹信或領(lǐng)導(dǎo)人的手跡。在確認領(lǐng)取人的身份后，要嚴格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途安全。領(lǐng)取人接回印章后，要向領(lǐng)導(dǎo)人報告，并交給專人查明接受。啟用新印章，必須在嚴格履行審批手續(xù)的基礎(chǔ)上進行。凡經(jīng)主管機構(gòu)批準使用的印章，須先向所屬機構(gòu)及平行機關(guān)發(fā)出正式通知，附上啟用印章的印樣，說明正式啟用的日期。啟用印章的印模除留底外，還必須送上級機關(guān)備案。同時，為防止偽造印章，秘書部門應(yīng)在印章上刻制暗記，以便識別真假印章。暗記要注意保密。2024/3/2729

2、印章的保管秘書部門對于保管和使用印章的人員必須嚴格審查和挑選，并應(yīng)加強平時的教育和考查。印章應(yīng)選擇安全保險的地方存放和保管，如機要室或辦公室的保險箱內(nèi)，或存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)當裝配牢固的鎖。印章不得委托他人代管。平時使用印章要注意輕取輕放，避免破損。同時要注意經(jīng)常洗刷，防止印泥和其他污物將刻痕填塞，以保持圖案和印文的清晰。2024/3/27303、印章的使用管理

使用印章，一般應(yīng)經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不要擅自做主。文件用印，以文件領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)簽字為準；常規(guī)用印，有秘書部門負責人批準即可；對一般事務(wù)性的介紹信用印，秘書人員可依照慣例承辦，不必事事請示。秘書部門必須建立用印登記簿，登記內(nèi)容包括用印時間、用印單位及姓名、用印份數(shù)、批準人、經(jīng)辦人等，以備查考。秘書人員要正確用印。蓋印時，秘書要握準公章，蓋印要穩(wěn)，不要轉(zhuǎn)動，蘸印泥要輕蘸多次，使每個字都能均勻地吸上印泥。需蓋印的公文或證明信，放置要端正，桌面要平，印文下面可墊一些較軟的紙張或書籍。需裝訂的公文，應(yīng)先蓋印后再裝訂。蓋出的印章圖案，必須保持位置恰當，字體端正，圖形清晰，不能模糊不清。2024/3/27314、印章的停用和銷毀機關(guān)或單位如發(fā)生合并、撤銷、名稱更改的情況，原印章應(yīng)立即停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，附上印模，說明停用的原因和停用時間，并宣布原印章失效。廢印章必須及時送交原制發(fā)機關(guān)封存或銷毀，或按公安部會同有關(guān)部門另行制定的規(guī)定處理，不得在原使用單位長期留存。原制發(fā)印章的單位，對廢印章應(yīng)當?shù)怯涀N。除某些重要單位具有保存價值的印章須存檔保管外，一般單位的廢印章應(yīng)集中起來，定期銷毀。銷毀印章應(yīng)當報經(jīng)單位負責人審核批準。主管印章的人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場實地監(jiān)銷。2024/3/2732（四）電子印章的管理電子印章是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用其私鑰進行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，通俗地說，電子印章就是電子簽名加上印章圖片。電子印章的管理需要注意以下幾點：1、電子印章的形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格等外觀形式以及法定效力與正式印章相同。2、電子印章必須由上級機關(guān)統(tǒng)一制作頒發(fā)，任何單位不得自行制作使用，也不得私自復(fù)制電子印章軟盤。3、電子印章及密碼必須由指定的秘書人員保管和使用。保管人員不得向任何人提供操作程序、電子印章軟盤及密碼。4、保管電子印章的人員如有變動，應(yīng)立即通知頒發(fā)機關(guān)，以便及時更改密碼。5、電子印章應(yīng)在專用計算機上使用。6、電子印章只用于電子文書，其蓋章位置與紙質(zhì)正式公文相同。7、電子印章的停用和銷毀管理要求與正式印章相同。2024/3/2733三、檔案管理（一）檔案的種類1、公務(wù)檔案與私人檔案公務(wù)檔案是指人們在公務(wù)活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機關(guān)或其他社會組織；私人檔案是指人們在私人活動中形成的檔案，其形成主體主要是個人。這兩個相對概念解決了檔案的歸屬及所有權(quán)問題。2、歷史檔案與現(xiàn)行檔案歷史檔案是指形成時間較早，離現(xiàn)在較久遠且主要起歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案是指形成時間較晚，離現(xiàn)在較近且主要起現(xiàn)實參考作用，即對人們的現(xiàn)實工作、生活依然有具體的實際作用的檔案。2024/3/2734

3、文書檔案、科技檔案與專門檔案文書檔案是指行政管理檔案，即在社會的行政管理活動中由各種行政性、法律性或政治性公文（如請示、批復(fù)、決定等）轉(zhuǎn)化而成的檔案，其實質(zhì)是突出強調(diào)了行政性檔案在檔案大家庭中居主導(dǎo)地位?？萍紮n案是指人們在科技、生產(chǎn)活動中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案，如圖紙、設(shè)計任務(wù)書等。它是人類面對自然進行科學研究，進行物質(zhì)生產(chǎn)活動的記錄。專門檔案是指除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動中形成的檔案，如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案等。2024/3/2735（二）存儲媒體與圖書、資料一樣，檔案也有其存在的形態(tài)，也就是人們通常所說的檔案載體。換句話說，我們認識檔案，也只能先從它的“外形”開始?，F(xiàn)階段存儲媒體主要有：1、紙質(zhì)媒體紙質(zhì)檔案是目前使用最多的存儲媒體，盡管現(xiàn)在人們總是不斷地提“無紙辦公室”，但它依然還是辦公室的主角。因為紙質(zhì)檔案比起電子、磁性或者其他媒體歷史最悠久，其設(shè)備、供應(yīng)品及存檔程序相對而言也更具標準化。2、磁性媒體常見的磁性媒體有軟盤、硬盤和磁帶。軟盤的體積很小，存儲空間取決于生產(chǎn)廠家提供的存儲能力。硬盤的存儲量比較大，可以保存大量用不同的文件名組織起來的文件。2024/3/27363、縮微圖像媒體盡管目前計算機磁盤的使用在存儲數(shù)據(jù)方面超過了縮微圖像媒體的使用，但縮微膠卷和縮微膠片在長期存儲，尤其是在檔案材料的長久保存中一直占有很重要的地位。4、光盤媒體光存儲器是指計算機數(shù)據(jù)的大容量存儲。光存儲器可以保存磁盤、磁帶和卡片上的資料，其中光盤是最常見的形式。常見的存儲光盤有只讀光盤存儲器和一寫多讀光盤。2024/3/2737（三）文書整理歸檔文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。歸整的文書，必須按照它們在形成過程中的自然聯(lián)系分類整理。也就是說，應(yīng)把有密切聯(lián)系的文件材料以“件”為單位進行分類整理，以便查找利用。以“件”為單位是指內(nèi)容大致相同的一份文件或一組文件。“件”的界定有四種情況：一是以“自然件”為一件，即一般的每份文件為一件；二是文件正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)印件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；三是報表、名冊、圖冊等為一