會議策劃及組織

1會議策劃及組織1會議策劃及組織12說明為了便于掌握會議服務的各項流程，更好地為公司會議做好服務保障工作，特制作本講義供大家參考，講義內(nèi)容主要包含組織會議中所應做好的各項工作（會前，會中，會后）及注意事項。望隨時提出修改意見，謝謝！2說明為了便于掌握會議服務的各項流程，更好地為公司會議做好23會議的意義會議是一個集思廣益的渠道會議是一種群體溝通的方式會議的目的開展有效的溝通傳達資訊達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣3會議的意義34形式策劃內(nèi)容策劃實施策劃會議4形式策劃內(nèi)容策劃實施策劃會議45會議問題的管理原理為什么要管理？5會議問題的管理原理為什么要管理？56管理在特定的環(huán)境下，對組織所擁有的資源進行有效的計劃、組織、領(lǐng)導、控制，以便達到特定的組織目標的過程6管理在特定的環(huán)境下，對組織所擁有的資源進行有效的計劃、組織67

手段：效率結(jié)果：效果資源利用目標實現(xiàn)7手段：效率結(jié)果：效果78管理提高效率

—誰來負責？

達到效果

—誰來負責？8管理提高效率

—誰來負責？

89會議管理的四大職能計劃

組織領(lǐng)導控制9會議管理的四大職能計劃組織領(lǐng)導控制910會議的籌劃與管理

會前準備工作會間的組織服務會后的善后處理時間、地點、主持人、參加人員、目的、議題、材料、要求、回復等設立主持人和控制人、議程會議決定、問題10會議的籌劃與管理會前準備工作會間的組織服務會后的善后處1011流程圖選址確定起草會議通知會議預算設備準備預定會議室，房間，用餐，娛樂車輛安排起草會務通知議程PPT制作食品采買指導服務員工作場所布置與熟悉會議室、匯報人員、用餐、娛樂、住宿保障工作人員離會車輛安排退房設備整理結(jié)帳返回公司設備歸還報銷會務總結(jié)結(jié)束確認議題及參會人員范圍開始人員確認（住宿，交通）NY11流程圖選址確定起草會議通知會議預算設備準備預定會議室，車1112會前準備工作

（按順序）議題及參會人員范圍的確定會議場所的選定

會議通知的起草申報會議預算人員確認設備準備預定車輛安排會務通知起草議程PPT制作食品的采買指導服務員工作會議場地布置與熟悉12會前準備工作

（按順序）議題及參會人員范圍的確定1213會中工作

（按順序）會議室保障匯報人員的保障用餐的保障娛樂的保障住宿的保障13會中工作

（按順序）會議室保障1314會后中工作

（按順序）離會車輛安排退房設備整理結(jié)帳設備歸還費用報銷會務總結(jié)14會后中工作

（按順序）離會車輛安排1415費用預算申請1、場地費2、住宿費3、餐費4、娛樂5、食品6、交通費7、不可預見費15費用預算申請1、場地費1516會務細節(jié)表No.工作項目責任人核查No.核查責任人核查1選擇會議地點

11服務員指導工作

2會議項目

12會間擺放（點心、水果）

3會議時間

13PPT提示，指引牌提示

4活動負責人

14娛樂保齡、游泳、臺球、乒乓球、OK、網(wǎng)球

5活動作業(yè)分工明細

15會議通知

6會場預訂（大小、桌椅放置、溫度、燈光、音響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾）

16預算申批、借支票

7確認人員（時間、住宿、車輛、特殊要求）

17會務通知

8用餐（時間、地點、人數(shù)、標準、菜單、特殊要求）

18購買用品、水果

9車輛安排（時間表、用車人、接機、機動用車）

19房間安排

10借還設備--

20接聽電話、安排事情

投影機（1）

21文件發(fā)送、傳遞信息

投影幕（1）

22會場應急

無線麥（1）

23會后結(jié)帳

電子白板（1）

24設備整理

激光筆（1）

25費用報銷

白板筆（1）、白板擦（1）

26會務總結(jié)

筆記本（1）

打印機（1）

照相機（1）、攝像機（1）

插線板（1）

剪刀（1）、訂書機（1）

16會務細節(jié)表No.工作項目責任人核查No.核查責任人核查11617

會間的組織服務

1、

簽到

2、

安排就座

3、

做好會議記錄和錄音

4、

會場服務17

會間的組織服務1、簽到1718會場服務

轉(zhuǎn)接突發(fā)狀況建議休息協(xié)助上司掌握、控制會議進程18會場服務轉(zhuǎn)接1819會議的善