人工造林項目合同管理措施

第一節(jié)合同管理總則 1第二節(jié)機構設置及管理職責 2第三節(jié)施工合同評審 7第四節(jié)施工合同的簽訂與管理 11第五節(jié)合同交底及履約 12第六節(jié)合同印章使用 14第七節(jié)合同變更與解除 15第八節(jié)合同文件的使用與存檔 16第九節(jié)合同管理責任與獎懲 16第一節(jié)合同管理總則一、為加強公司合同管理，提高合同管理質(zhì)量，規(guī)范簽約與履約行為，維護企業(yè)合法權益，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，根據(jù)中華人民共和國有關法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本措施。二、本規(guī)定適用于公司范圍內(nèi)簽訂和履行的工程施工合同、分包（勞務）施工合同或法律效力等同于合同的協(xié)議、承諾書等商務文書。三、工程施工合同簽訂實行洽談權、審查權、批準權相對獨立，互相制約的原則。任何合同均需按照合同評審程序進行評審，并按公司規(guī)定的權限訂立。所有工程施工合同必須采用書面形式簽訂。嚴禁施工在前，合同簽訂在后，所有合同均由公司蓋章后生效。四、工程施工合同實行法定代表人簽訂與授權委托人簽訂制度。委托代理人憑法定代表人的授權委托書在授權范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越委托代理權限。五、施工合同實行三級管理。即公司、區(qū)域公司或直屬項目部、區(qū)域公司屬項目部三級管理。公司合約成本管理部是施工合同管理的職能部門，區(qū)域公司分管領導或直屬項目部商務經(jīng)理負責本區(qū)域或本單位合同管理，項目部商務經(jīng)理，負責項目合同履行管理，辦理具體合約事務。本辦法明確了公司合同管理職責分工及合同洽談、擬制、評審、訂立、用印、履行、變更、歸檔等管理要求。第二節(jié)機構設置及管理職責一、合同管理組織機構分管領導公司合約成本管理部經(jīng)理商務經(jīng)理項目經(jīng)理部區(qū)域公司合同管理部門項目經(jīng)理部項目商務經(jīng)理二、成立合約管理委員會公司成立合約管理委員會，是合約管理的最高機構。合約管理委員會的具體職責和人員組成另文規(guī)定下發(fā)。公司合約成本管理部是合同管理的職能部門，負責公司合約管理的全面工作。施工總包合同由合約成本管理部根據(jù)經(jīng)營部門轉(zhuǎn)交的招標文件、投標文件合同標準文本、交底資料、地方規(guī)定等提出合同初稿報總經(jīng)濟師、分管領導審閱后與業(yè)主協(xié)商談判。合同具體經(jīng)辦人將談判主要條款與分管領導、相關部門領導溝通協(xié)商確定后，經(jīng)公司工程部、財務部、合約成本管理部（法務主管）、經(jīng)營部、總經(jīng)濟師、分管領導評審后，報法定代表人批準。如由發(fā)包人提供合同文本及已經(jīng)擬定的合同條款，合同經(jīng)辦人應當將該合同條款進行會簽，將會簽結(jié)果匯總后與發(fā)包人進行談判。三、合同評審（一）勞務、分包合同由區(qū)域公司或直屬項目部評審后報公司合約成本管理部組織復評，經(jīng)分管領導批準后，由公司簽訂。（二）一般合同評審由以下人員組成：1.項目經(jīng)理部：項目經(jīng)理、商務經(jīng)理。2.區(qū)域公司：區(qū)域公司經(jīng)理、商務經(jīng)理。3.合約成本管理部：經(jīng)理、合約經(jīng)辦人、法務主管。4.工程部：工程部經(jīng)理。5.財務部：財務部經(jīng)理。6.總經(jīng)濟師。7.分管領導。8.總經(jīng)理。四、主要職責（一）合約成本管理部公司合約成本管理部在公司分管領導的領導下開展工作，其在合約方面的主要職責是：1.負責宣傳、貫徹、執(zhí)行與合約管理有關的法律、法規(guī)和政策以及有關規(guī)定；2.負責公司《施工合同管理辦法》的擬定、修改、解釋工作；3.負責工程總包合同的談判、評審和簽約工作；4.負責合作項目分包合同的談判、評審和簽約工作；5.負責勞務隊伍的選用及一次分包工作量在10萬元以上分包合同的評審、簽約工作；6.負責公司合同專用章的使用與管理；7.負責向區(qū)域公司或公司直屬項目部進行合同交底，并對合同履行過程進行檢查、監(jiān)管，辦理合同的變更和解除、中止和終止手續(xù)；8.負責公司總包及分包合同臺賬的建立工作；9.負責公司合同文件和資料的保存及歸檔工作；10.負責公司合約人員的培訓、考核與管理工作。11.法務主管：參與工程總包合同的評審；對分包合同內(nèi)部標準文本涉及法律風險等條款進行評審及分包合同采用內(nèi)部標準合同文本有較大改變或使用對方合同文本時進行法律風險方面的評審；同時對合同的法律主體進行審查確認。（二）區(qū)域公司區(qū)域公司在公司合約成本管理部的領導下負責本區(qū)域合約管理工作，其主要職責是：1.貫徹執(zhí)行公司合同管理規(guī)定，接受公司合約成本管理部的指導、監(jiān)督和檢查；2.協(xié)助公司或在公司授權下進行總包工程施工合同的洽談和合同條款的擬定，合同評審后報公司審核；3.負責勞務分包合同的洽談、擬制、評審工作；4.接受公司合約管理部門的總包合同書面一級合同交底并負責開工前向項目經(jīng)理部進行二級合同書面交底，并對合同履行過程進行檢查、監(jiān)管；5.參與或在公司授權下進行合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟；6.負責與合同有關資料的收集、整理和歸檔工作；7.負責在規(guī)定時間將各類合同文件和資料報送公司合約部；8.負責本區(qū)域工程合同臺賬的建立工作。（三）商務經(jīng)理公司所屬項目部均設商務經(jīng)理，商務經(jīng)理在項目經(jīng)理和公司合約成本管理部的領導下工作，其主要職責是：1.貫徹執(zhí)行公司合同管理規(guī)定，接受公司合約成本管理部的指導、監(jiān)督和檢查。2.協(xié)助公司或在公司授權下進行總包工程施工合同的洽談和合同條款的擬定，合同初步評審后報公司審核。3.負責勞務分包合同的洽談、擬制、初步評審工作。4.接受公司合約管理部門對項目經(jīng)理部的書面一級合同交底，并負責向項目經(jīng)理部人員進行二級合同書面交底。5.按公司合同檔案要求，及時收集、記錄、整理、保存與合同有關的協(xié)議、函件等資料，辦理工程簽證事宜，做好履約經(jīng)濟資料的收發(fā)與監(jiān)控工作。6.負責建立本項目的合同臺賬。7.負責在規(guī)定時間將各類合同文件和資料報送公司合約成本管理部。（四）項目部區(qū)域公司屬項目部在區(qū)域公司領導下工作，負責合同的履約、合同資料的收集、合同臺賬的建立等工作。（五）其他部門公司總部其他部門在職責范圍內(nèi)負責下列工作：1.經(jīng)營部：在工程中標后及時向合約成本管理部進行投標交底，提供招標文件、投標文件、投標答疑、澄清文件、書面承諾等涉及工程合同條款的文件并辦理簽收手續(xù)；必要時參與工程總包合同的洽談、評審；2.工程部：參與工程總包合同的評審、工程分包勞務隊伍的推薦及分包合同的評審；在合同談判過程中提供必要的技術支持；3.財務部：參與工程總包合同、勞務分包合同的評審；主要對合同涉及價款支付、履約保證金（保函）地提供、稅金繳納、支付程序等進行評審；4.辦公室：負責辦理《法人授權委托書》手續(xù)；負責公司各類歸檔合同文件和資料的歸檔管理及借閱工作。第三節(jié)施工合同評審一、總包合同評審工程施工總包合同簽訂前，由公司合約成本管理部組織評審，針對投標、招標文件與合同條款內(nèi)容進行工程總包合同評審。未進行評審會簽的合同一律不得簽訂。主要評審內(nèi)容如下：（一）工期要求：業(yè)主的工期要求是否適當，有無分段驗收交付使用的要求，工期獎罰額度等；（二）質(zhì)量要求：是否能滿足業(yè)主提出的質(zhì)量標準和等級，對優(yōu)良工程是否有經(jīng)濟補償?shù)龋唬ㄈ┏邪绞胶头秶簩I(yè)主提出的承包方式和承包范圍是否與招標文件一致，是否可以接受；（四）工程技術：對所需工程技術的難易程度、解決方法、應注意的問題，并提出具體承擔此項工程的技術能力要求，同時對需要特殊投入可能增加的費用進行預估測算；（五）投標保函及履約保證金：對投標保函及履約保證金等投資能力的評審；（六）施工現(xiàn)場條件：了解工程項目的地理環(huán)境，施工場地、水、電、道路等是否滿足施工要求，對于不能滿足要求地提出改進方案及增加的費用測算；（七）資信情況：進一步了解發(fā)包人的注冊登記情況，工程項目資金來源是否可靠、充足，能否滿足連續(xù)施工的需要等；（八）優(yōu)惠條件：針對招標、投標文件所提出的優(yōu)惠，結(jié)合本公司的承受能力，提出具體意見；（九）合同價款與支付：合同價款以及調(diào)整方式，工程是否有預付款，付款方法，包括付款比例、扣回方式及比例、保修金比例、拖延付款的利息支付和違約金的支付以及雙方的權利與義務等；（十）結(jié)算方式：結(jié)算方式是否合理，有無風險，并提出具體意見；（十一）其他：對招標文件中未提到的可能涉及公司權利義務方面的內(nèi)容。工程施工總包合同洽談過程中，對于擔保、墊資、進度款、各類保證金等涉及費用較大的項目，必須履行報告審批手續(xù)，與合同一并評審。對于大型建設工程及有影響的重點工作、特殊工程，應組織分管領導、有關部門負責人參加的評審會議，對合同的主要內(nèi)容進行討論和審查，然后提交合約成本管理部組織評審。擬參與施工的項目經(jīng)理、商務經(jīng)理應根據(jù)情況及合約成本管理部要求參與合同洽談、簽訂等工作。（十二）負有合同評審職責的部門，必須在各自職責范圍內(nèi)提出明確而具體的評審意見，除總經(jīng)理或授權的委托人批準簽訂合同的決策意見外，不允許其他合同評審部門在合同評審表中填寫“同意”二字代替合同評審的意見。二、勞務及分包合同的評審合作項目的分包合同由合約成本管理部組織評審，工程部、財務部、總經(jīng)濟師、分管領導參與評審，總經(jīng)理或授權委托人簽訂。（一）工程施工勞務分包方按《勞務、專業(yè)分包招標管理辦法》選定后，勞務分包工程一次分包工作量在10萬元（含）以上的分包合同，由區(qū)域公司或直屬項目經(jīng)理部依據(jù)公司內(nèi)部標準合同文本起草合同，按本單位的合同評審程序進行評審后報公司合約成本管理部，由合約成本管理部、工程部、財務部、總經(jīng)濟師評審，分管領導審批；要求申報時間不得晚于勞務分包進場施工前15天，合同未批復前不得進場施工。（二）簽訂一次分包工作量在10萬元以下的工程勞務分包合同，由工程所屬單位合同管理部門起草合同并評審后報公司合約成本管理部審核備案，通過后簽訂合同，合同簽訂前勞務分包隊伍不得進場施工。對于應急開工的項目，區(qū)域公司、項目部應當提前三天向合同管理部門提出申請勞務單位進場施工，但進場前必須由擬進場隊伍提交由其法定代表人出具的書面承諾書，承諾書包括合同單價（或總價）、工期、質(zhì)量等的承諾，并在進場后一個月內(nèi)按照規(guī)定程序完成勞務分包合同的評審和簽訂。三、分包合同的評審重點（一）分包隊伍是否按公司《分包隊伍管理辦法》經(jīng)過招標評標選擇的，是否符合公司管理體系文件的要求；（二）合同洽談資料是否完整；（三）分包方的資信狀況如何，是否索取了如下文件資料：對方主體為企業(yè)法人或其他組織的，是否已查驗其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、合同有關的許可證、法人授權書等原件，并將其復印件（法人授權書保存原件）作為合同的附件；（四）是否使用公司內(nèi)部標準合同文本；（五）分包價格是否合理；（六）價款支付方式及支付比例是否可行。第四節(jié)施工合同的簽訂與管理一、工程總包合同（一）工程總包合同經(jīng)合約成本管理部組織評審、法定代表人審批后簽訂。合同簽訂前，合約成本管理部要特別注意復核下列因素：1.對方當事人的主體資格；2.對方當事人使用的證件是否真實可靠；3.對方當事人使用的印鑒是否合法和真實有效。（二）對方當事人的代理人是否有授權委托以及是否有超越權限的行為。（三）合同簽訂必須文字嚴謹、詞意表達清楚、條款齊全、內(nèi)容完整符合法律法規(guī)的規(guī)定。（四）合同簽訂原則上采用國家相關部委發(fā)布的標準合同文本。合同需要鑒證或備案的，由合約成本管理部負責或委托區(qū)域公司辦理。二、工程勞務分包合同（一）一次分包工作量在10萬元（含10萬元）以上的分包合同，總部評審后返項目部，項目部按評審意見修改完畢對方簽字蓋章后報合約成本管理部，合約成本管理部必須在確認合同文本與審批通過的合同文本完全一致時方可簽訂，加蓋法定代表人章及公司合同專用章；簽訂一次分包工作量在10萬元以下的工程勞務分包合同，公司合約成本管理部審核通過備案后加蓋法定代表人章公司合同專用章。（二）向?qū)Ψ桨l(fā)送合同時要求其必須在發(fā)文登記本上簽字確認。（三）區(qū)域公司上報公司合約成本管理部評審的合同資料，必須同時將區(qū)域公司或項目部的合同洽談資料、評審資料同時上報；合同簽訂時要將洽談資料和評審資料原件與合同文本同時報合約成本管理部，合同簽訂后，洽談資料及評審資料原件由合約成本管理部存檔。（四）公司合約成本管理部根據(jù)國家法律、法規(guī)，結(jié)合公司的實際情況統(tǒng)一制定內(nèi)部標準合同文本。區(qū)域公司或直屬項目部在簽訂勞務分包合同時必須使用公司的標準合同文本；同時，合約成本管理部要根據(jù)標準合同文本的實施情況定期對其進行評價，根據(jù)評價結(jié)果，及時進行修訂，以滿足工程施工的需要。第五節(jié)合同交底及履約一、公司所有工程施工合同必須進行合同交底，合約成本管理部在合同簽訂后、工程開工前10日內(nèi)對區(qū)域公司或直屬項目部進行總包合同一級合同交底，屬區(qū)域公司的工程，由區(qū)域公司對項目部進行二級合同交底，項目部商務經(jīng)理對有關人員進行三級合同交底；屬直屬項目部的工程，由項目商務經(jīng)理對有關人員進行二級合同交底。必要時，各級交底可以以召開交底會的形式合并進行。二、合同交底必須有書面資料，并針對合同條款分類整理發(fā)放到項目經(jīng)理部相應的合同履行人員；同時做好合同交底記錄。三、合同交底的主要內(nèi)容包括：工期、合同價款、承包范圍、雙方權利與義務、合同價款支付、合同價款調(diào)整、工程結(jié)算辦法、違約責任、保修范圍及內(nèi)容等，對于一級合同交底，除了上述內(nèi)容還要將合同洽談的重點內(nèi)容、合同履行中潛在的風險、索賠點進行交底。四、一級合同交底針對區(qū)域公司的，必須有區(qū)域公司經(jīng)理、生產(chǎn)副經(jīng)理、總工、商務經(jīng)理、財務人員等參加；針對直屬項目部的，必須有項目經(jīng)理、副經(jīng)理或工主任、商務經(jīng)理、總工等參加；二級合同交底，區(qū)域公司對項目部交底，必須有項目經(jīng)理、副經(jīng)理或工主任、總工、商務經(jīng)理等參加，直屬項目部則必須對項目部的全體人員交底；商務經(jīng)理制定合同履約策劃、控制方案或合同風險轉(zhuǎn)移、合理分解的措施；在合同交底時將合同履約策劃、控制方案或合同風險轉(zhuǎn)移、合理分解的措施發(fā)到相關責任人。三級交底，區(qū)域公司項目部對全體人員交底。五、總包合同簽訂并生效后，公司合約成本管理部和其他業(yè)務主管部門及各單位要隨時了解合同履行情況，跟蹤監(jiān)督合同履行全過程，發(fā)現(xiàn)問題必須采取相應措施，及時對原合同進行修訂、補充和完善。六、公司有關部門和各單位對已簽訂生效的工程分包合同，履行過程中若發(fā)現(xiàn)對方有欺詐或其他損害我方利益的情況時，應及時按本辦法規(guī)定的程序與對方協(xié)商變更或解除合同，并立即采取有效的措施，防止我方損失的擴大。第六節(jié)合同印章使用一、合同評審完畢，由合約成本管理部負責辦理用印手續(xù)。二、合同文本用印前，印章管理人員應按規(guī)定的評審程序認真審查《合同評審表》，未經(jīng)批準或越權批準及不經(jīng)公司合約成本管理部辦理手續(xù)，印章管理人員不得為任何人員辦理用印。三、公司簽訂總包或分包合同用印時，經(jīng)印章管理人員審查后加蓋“公司合同專用章”（除委托代理合同、授權合同及業(yè)主特殊要求的以外，嚴禁用公司“行政印章”或其他印章代替“合同專用章”）并加蓋騎縫章，做好用印登記，總包合同由法定代表人或授權代理人簽字，分包合同由項目經(jīng)理簽字確認，同時要求分包方法定代表人或授權代理人簽字并蓋章。第七節(jié)合同變更與解除一、發(fā)生合同的變更與解除，中止與終止事宜，必須經(jīng)過公司批準方可進行。重大合同（如業(yè)主總包合同、主要勞務分包合同）的變更與解除、中止與終止需按照合同簽訂的程序進行評審。區(qū)域公司商務經(jīng)理或直營項目商務經(jīng)理應及時書面向公司合約成本管理部報告并提出相應的處理意見。二、合同若確需變更或解除時，由區(qū)域公司或項目部商務管理部門查明原因，提出意見，經(jīng)分管領導和經(jīng)理審核，報公司合約成本管理部，經(jīng)公司分管領導審核準后由與對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。三、合同變更必須經(jīng)公司批準，由合約成本管理部負責實施，并要辦理合同變更評審，同時要做好變更文件的整理、保存和歸檔工作；變更的合同與原合同傳遞范圍相同。四、合同履行過程中的合同中止（包括停、緩建），項目商務經(jīng)理應及時收集因中止合同給公司造成經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料，及時辦理索賠和結(jié)算事宜。中止的合同又恢復履行時，同樣也要辦理恢復履行的手續(xù)。五、對于合同的終止（合同未履行完，但決定不再繼續(xù)履行），項目商務經(jīng)理應做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關的資料，按照實際發(fā)生的費用或造成的損失，及時辦理索賠。第八節(jié)合同文件的使用與存檔一、總包合同簽訂后，正本由合約成本管理部交檔案室存檔，副本兩份交項目部，一份交公司財務部，區(qū)域公司的工程根據(jù)需要分送，一份存合約成本管理部，其余副本交檔案室存檔。二、合同簽訂前的相關資料（招投標文件、中標通知書等），由經(jīng)營部移交合約成本管理部，待施工合同簽訂后與合同一起交檔案室存檔。三、合同履約過程中的合約資料由項目商務經(jīng)理收集、整理、歸檔。四、勞務分包合同要一式八份，簽訂后返還對方兩份，合約成本管理部自留一份，送財務部一份，返回區(qū)域公司或項目經(jīng)理部三份，其中項目部項目經(jīng)理或區(qū)域公司主管部門一份、商務經(jīng)理一份、成本經(jīng)理（會計）一份，剩余一份由合約成本管理部報檔案室存檔。五、合同履行完畢，合約成本管理部要將保存的全部合同資料移交檔案室存檔。第九節(jié)合同管理責任與獎懲一、合同管理工作的責任與獎懲合同洽談、簽約人員要有相應的業(yè)務能力和專業(yè)知識，遵紀守法，嚴禁借工作之便收受錢物、假公濟私，不準采取脅迫、欺詐、誘惑等不法手段，嚴禁簽訂違法合同、無效合同和不利于企業(yè)的合同。二、合同管理工作的獎勵各級合同管理部門和人